Previsión de gastos: cómo comunicarla de forma efectiva

Si quieres optimizar el proceso de creación de informes de gastos y asegurarte de que tu mensaje llega a las principales partes interesadas, aquí tiene algunos consejos para empezar:

La importancia de una previsión de gastos clara y precisa

Disponer de una estrategia de previsión empresarial y utilizarla es esencial para lo siguiente:

• Una toma de decisiones más rápida: Las previsiones de gastos claras y precisas permiten a las empresas conocer mejor su situación financiera y a los principales interesados actuar con rapidez.
• Aprovechar las oportunidades de negocio cuando surgen: Una previsión y un seguimiento cuidadosos ayudan a las empresas a gestionar sus presupuestos y aprovechar a tiempo las oportunidades de negocio ya que se agilizan los procesos de toma de decisiones que tienen que ver con el presupuesto.
• Aumento de la eficacia de la planificación y de la capacidad de recuperación: una solución sólida de gestión del gasto corporativo ayuda a las empresas a planificar con eficacia y a responder a tiempo a cualquier amenaza que pudiera inhibir el crecimiento de la empresa.
• Maximización de los beneficios - El uso de un software de gestión de gastos te ayudará a optimizar la planificación financiera y a maximizar los beneficios utilizando recursos limitados.

Los propietarios de empresas y los directores financieros deben comprender el valor de una previsión precisa, ya que es la base de todos los planes financieros de la empresa.

Estrategias para presentar las previsiones de gastos en un formato claro y comprensible

Presentar la previsión de gastos en un formato claro y comprensible es esencial para el éxito financiero de la empresa.

Permite a los responsables de la toma de decisiones analizar el panorama financiero, evaluar los riesgos y optimizar las asignaciones para obtener el máximo rendimiento. Según la guía de previsión empresarial de HubSpot, existen cuatro modelos principales de previsión:

• Duración del ciclo de ventas - Este modelo se basa en la duración del ciclo de ventas para determinar los puntos centrales de gasto.
• Previsión de series temporales - Este modelo se basa únicamente en datos históricos sobre los gastos de la empresa para determinar el valor de los gastos futuros.
• Previsión de la demanda - Este modelo se basa en los factores internos y externos que afectan a la demanda de un determinado producto/servicio.
• Análisis de regresión - Similar al modelo de series temporales, el análisis de regresión se basa en datos históricos. Pero, a diferencia de éste, el análisis de regresión se basa en un conjunto de variables estadísticamente significativas que afectan al gasto de la empresa en general, en lugar de basarse únicamente en datos históricos sobre el gasto global de la empresa.

Independientemente del modelo que elijas para tu empresa, esto te ayudará a simplificar los procesos de previsión para presentar los datos de forma concisa y fácil de leer.

Como profesional de las finanzas con mucha experiencia tienes que comunicar los datos de las herramientas de previsión de una manera que sea fácil de comprender para un perfil interesado no experto en finanzas. Asegúrate de traducir la información en pequeñas dosis digeribles para garantizar que los mensajes clave se transmitan de forma clara y precisa.

Aquí es donde resulta útil una solución de gestión de gastos con tablas o gráficos integrados.

Proporcionarán una visión general de los gastos hasta el día de hoy, informarán sobre el desarrollo de estrategias futuras y ayudarán a los principales interesados a comprender mejor los datos. Estos datos podrían ser especialmente útiles para interpretar los históricos y presentar el resumen de gastos a la alta dirección.

La aplicación de medidas adecuadas de previsión del gasto te ayudará a presentar tus previsiones de forma sencilla al tiempo que garantizas que sean datos exactos, lo que aumenta la probabilidad de que las partes interesadas confíen en ellos.

El papel de la previsión de gastos en la generación de confianza y credibilidad entre las principales partes interesadas

Según un informe de The Economist, el 88% de los ejecutivos de alto nivel afirman que la ejecución de iniciativas planificadas estratégicamente es "esencial" o "muy importante" para el futuro de sus organizaciones.

Por lo tanto, generar confianza y credibilidad entre las partes interesadas mediante previsiones de gastos es esencial para el éxito de cualquier plan de gestión. Por lo tanto, deberías afrontar tu presentación de previsiones con lo siguiente:

• Comprender a fondo el material que vas a presentar y ser capaz de responder a las preguntas demostrará a las partes interesadas que sabes de lo que está hablando.
• Una explicación clara de los supuestos en los que se basa la previsión guiará el proceso de toma de decisiones entre los altos ejecutivos, lo que les permitirá apoyarte a la hora de tomar decisiones basadas en datos relacionados con los presupuestos de la empresa.
• Planificar los materiales de presentación y proporcionar cifras relevantes que sean fáciles de comprender aportará claridad a cualquier decisión que propongas. También ayudará a que ambas partes se sientan más cómodas con sus decisiones.

Ahora que hemos establecido la importancia de que los ejecutivos comprendan las previsiones y su conexión con los objetivos centrales de la empresa, hablemos de lo que podrías hacer tú "si las cosas van mal".

Buenas prácticas para detectar desviaciones de las previsiones y cómo abordarlas

No hay por qué alarmarse cuando se producen cambios o desviaciones con respecto a la previsión de gasto original. En su lugar, hay que centrarse en señalar los principales factores que hicieron que las previsiones fueran imprecisas. Esto puede hacerse siguiendo un sencillo marco de comunicación de cambios en las previsiones de 3 pasos:

• Revisa los detalles de la nueva previsión y anota todos los factores que aportaron diferencias importantes con respecto a la original.
• Proporciona contexto a cada uno de los aspectos relevantes e identifica todos los elementos que se desviaron sustancialmente. Ayuda a las partes interesadas a comprender por qué se produjeron determinados cambios y mantén a todos al corriente de los futuros planes de previsión.
• Elabora una serie de sugerencias sobre cómo se puede evitar esta discrepancia en futuros planes de previsión.

También sería positivo señalar cualquier riesgo o incertidumbre que pueda surgir durante el periodo de previsión tan pronto como los detectes, ya que esto te ayudará a predecir cualquier posible desviación del plan y abordarla a tiempo.

Tres pasos para responder a las preguntas e inquietudes de las partes interesadas sobre la previsión de gastos

Responder de forma proactiva a las preguntas de las partes interesadas sobre la previsión de gasto es esencial para generar confianza. Esfuérzate siempre por ofrecer respuestas precisas, oportunas y basadas en datos a las preguntas de las partes interesadas.

Te contamos a continuación cómo puedes resolver cualquier comentario o preocupación que puedan tener utilizando un sencillo proceso de tres pasos:

• Anima a las partes interesadas a que te envíen sus comentarios sobre las previsiones presupuestarias iniciales y a que te comuniquen directamente sus preocupaciones.
• Analiza los comentarios enviados y evalúa si sus preocupaciones pueden dar lugar a posibles desviaciones del plan en el futuro. Estudia de forma proactiva las tendencias de gasto y realiza un seguimiento constante de la actividad para determinar cualquier posible desviación.
• Proporciona a las partes interesadas un análisis simplificado del rendimiento del gasto y mantenlas informadas durante todo el proceso de investigación: la previsión del gasto puede ser una herramienta eficaz para tomar decisiones financieras estratégicas y guiar a todo tu equipo hacia el éxito financiero.

Consejo Pro: Una solución de gestión de gastos como Payhawk automatizará todo el proceso de elaboración de informes de gastos empresariales.

Utilizar estos tres pasos de forma iterativa te ayudará a establecer un nivel de confianza más sólido con las principales partes interesadas y a reducir las posibilidades de falta de comunicación si algunas métricas cambian con el tiempo.

¿Con qué frecuencia debo comunicar los datos de previsión de gastos a las partes interesadas?

La comunicación regular ayuda a alinear estrategias, metas y objetivos dentro de una organización para aumentar la eficiencia general, el éxito financiero y la confianza entre los participantes interesados.

Establecer la frecuencia de la comunicación entre las partes y la organización te ayudará a asegurarte de que abordas todas las preocupaciones de las partes interesadas.

Como regla general, deberías:

• Reservar un espacio de tiempo recurrente para informar y actualizar las previsiones presupuestarias.
• Comunicar cuanto antes cualquier nuevo problema crítico que surja.
• Evitar comunicar los datos de previsión con más frecuencia de la necesaria (a menos que se trate de una actualización o desviación urgente del plan).

La frecuencia de las reuniones de previsión presupuestaria dependerá del nivel de compromiso de las partes interesadas, la urgencia de la desviación presentada y la flexibilidad de la planificación presupuestaria dentro de la empresa.

Algunas empresas de rápido crecimiento con presupuestos ajustados pueden necesitar reuniones semanales, mientras que a las empresas establecidas con presupuestos fijados para meses les puede ir mejor una actualización mensual.

Las mejores formas de comunicación para las reuniones de previsión de gastos

La tecnología ha hecho que la comunicación sea más accesible gracias a las ventajas de la mensajería instantánea y el correo electrónico.

Pero a pesar de todos estos avances, las presentaciones de previsión presupuestaria en persona son la mejor forma de comunicación.

Reunirse con alguien en persona nos permite leer entre líneas y entender realmente lo que alguien está diciendo. Si la empresa no puede organizar que todo el mundo esté en la misma oficina simultáneamente, las llamadas por videoconferencia también servirán.

Reunirse cara a cara permite a la gente hacer preguntas y aclarar cualquier malentendido para llegar a soluciones más concretas. La interacción conversacional permite establecer una buena relación y fomenta la confianza entre los participantes. Esto mejora la colaboración, que es vital cuando se trabaja conjuntamente para alcanzar un objetivo común.

Cómo presentar los datos de previsión de gastos a los principales interesados: consejos de experto

Aunque no lo creas, el éxito de tu mensaje depende de lo bien que presentes los datos. Por lo tanto, tu presentación tiene que ser perfecta. He aquí algunas técnicas y consejos que puedes utilizar para tu discurso ganador:

• Tono: hay que mantener la credibilidad, presentar con autoridad los datos y comunicar los puntos principales a todo el mundo de forma visual y fácil de comprender. Se transparente, honesto y breve en tus explicaciones.
• Precisión detallada: Presenta sólo los datos esenciales para facilitar la comprensión de la sala en torno a la previsión mostrada. Muestra las cifras para ayudar a los accionistas a entender por qué has tomado una determinada decisión sobre los presupuestos.
• Evita datos y métricas para rellenar: Tendrás que revisar cientos de datos y métricas para tomar decisiones presupuestarias informadas, pero tus accionistas no tienen por qué hacerlo: evita poner datos y figuras irrelevantes para mantener a tu audiencia interesada.
• Ayudas visuales: Acompañar presentaciones, gráficos y cuadros de alta calidad puede facilitar la comprensión de la información más compleja y ayudarte a transmitir los puntos principales eficazmente.

Simplifica la elaboración de informes de previsiones con una solución líder de gestión de gastos empresariales

Responder a las preguntas o inquietudes de las partes interesadas sobre las previsiones de gastos es difícil, aunque no tiene por qué serlo. La forma más sencilla de mejorar el proceso de elaboración de informes de previsión es utilizar una solución de gestión de gastos como Payhawk.

Payhawk proporciona una visión general de todos los gastos de la empresa de forma visual, lo que permite realizar un seguimiento de los gastos en múltiples entidades y obtener numerosos informes visuales.

Si estás buscando una solución integral para simplificar las previsiones de tu empresa, con Payhawk puedes decir adiós a la tediosa gestión de gastos y hola a las previsiones sin esfuerzo. ¿Te interesa? Reserva una demo hoy mismo.