English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Group CFO? Zo krijg je controle over uitgaven per entiteit (Incl. tips van collega-CFO’s)
Je boeken sneller afsluiten? Begin bij het échte knelpunt: manuele reconciliatie. Finance teams hebben geen behoefte aan een tool zonder meerwaarde. Ze willen automatisering die écht tijd oplevert voor strategisch werk, samenwerking en doordachte beslissingen. De beste reconciliatiesoftware versnelt niet alleen het proces, maar vergroot ook de zichtbaarheid, verkleint de kans op fouten en geeft je team de ruimte om vooruit te kijken.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Automatische reconciliatie is niet zomaar een ‘nice to have’. Het kan het verschil maken tussen finance teams die groei stimuleren en teams die alleen maar het papierwerk bijhouden. Maar met zoveel aanbieders en opties op de markt, waar begin je dan met zoeken naar de reconciliatie-oplossing die écht bij je past?
Een nauwkeurige reconciliatie van je accounts is essentieel voor financiële rapportage en controle.
Je weet dat het afstemmen van interne gegevens met bankafschriften nodig is om aan wet- en regelgeving te voldoen, afwijkingen te signaleren en financiële integriteit te waarborgen. Je weet ook dat het een tijdrovend, handmatig en foutgevoelig proces is.
Daar komt automatisering om de hoek kijken. Automatisering haalt de administratieve last van manuele reconciliatie weg. Het maakt het afstemmen van banktransacties, facturen en onkostengegevens moeiteloos, met een naadloze gegevensstroom als resultaat. Hoe groter je organisatie, hoe meer entiteiten je beheert en hoe meer medewerkersuitgaven er zijn, hoe belangrijker dit wordt.
Als alles schaalt, heb je betrouwbare reconciliatie in realtime nodig. Bij Payhawk zorgen onze native integraties met ERP- en boekhoudsystemen en onze templates ervoor dat knelpunten verdwijnen. Zo krijgt je finance team kostbare tijd terug, zonder concessies.
Vraag het maar aan het kunstproductiebedrijf MDM Props, dat nu vier volle dagen bespaart dankzij automatische reconciliatie via Payhawk. Uchenna, Finance Manager bij MDM Props, vertelt:
Met het oude banksysteem wisten we niet waarvoor we betaalden, wat slecht was voor de cashflow… We moesten een PDF-bankafschrift downloaden, daarna fysiek de bonnetjes erbij zoeken en die aan het afschrift koppelen. Dat kostte dagen of zelfs weken om te reconciliëren. Nu met Payhawk zien we onze uitgaven in realtime. We krijgen een helder beeld van waar het bedrijf staat.
Bespaar tijd en neem betere beslissingen met realtime reconciliatie
De juiste functies kunnen het verschil maken voor je financiële processen. Daarom zetten we hier de belangrijkste mogelijkheden op een rij, zodat je meteen weet waar je op moet letten.
Software moet intuïtief zijn. Als mensen het graag gebruiken, ben je al halverwege.
Let op een gebruiksvriendelijke interface, slimme menu’s en ingebouwde controles die medewerkers helpen om compliant te blijven. Denk aan het automatische scannen van bonnen met onze OCR die gegevens direct uitleest, en automatische koppelingen tussen transacties en uitgaven.
Het resultaat? Een tool die medewerkers fijn vinden om mee te werken, minder fouten bij het overtypen, betere naleving van het beleid en een soepelere reconciliatie.
Wat heb je aan realtime reconciliatie als dat maar voor de helft van je organisatie werkt? Volledig inzicht en controle over alle entiteiten is essentieel. Zo worden transacties automatisch aan de juiste uitgavencategorie gekoppeld, ongeacht afdeling, locatie of team.
Van e-commercelogistiek tot marketingcampagnes, elke uitgave loopt via hetzelfde systeem. Kaartgebruikers kiezen vooraf ingestelde categorieën in de app. Zo krijgt finance zuivere data, snellere reconciliatie en geen verrassingen aan het eind van de maand, zelfs niet bij meerdere entiteiten.
Volledige documentatie en audittrails geven teams transparantie en verantwoordelijkheid gedurende het hele proces. Van aanmaak tot goedkeuring, mét tijdstempels.
Het logboek registreert data, type transacties, bedragen, aanpassingen en gebruikersacties. Deze logs helpen fraude voorkomen, zorgen voor naleving van boekhoud- en belastingregels en geven auditors snel toegang tot alle ondersteunende documentatie.
Stel: je CFO heeft morgen een spoedvergadering en heeft nauwkeurige cashflowcijfers nodig. Met handmatige reconciliatie zou je vanavond moeten overwerken.
Met een oplossing zoals Payhawk gebeurt reconciliatie meteen.
Zodra iemand een zakelijke kaart gebruikt of een uitgave indient, wordt de transactie automatisch gekoppeld aan je boekhouding. Geen ‘bij benadering’-rapportages meer of last-minute paniek, maar nauwkeurige, actuele data die elk moment van de maand tot doordachte beslissingen leidt.
Om sneller je maandafsluiting te doen, moet betaalinformatie automatisch worden overgezet naar je boekhoud- of ERP-systeem. Je hebt dus een oplossing nodig die naadloos integreert en btw-codes, afdelingen, projecten en rekeningschema’s eenvoudig importeert — en uitgaven en transacties weer netjes exporteert.
Kies software die native integreert met tools zoals Exact Online, Microsoft Dynamics 365 en NetSuite, inclusief PO-synchronisatie. Heb je complexere eisen? Dan is ondersteuning voor robuuste API’s en maatwerk-integraties een must.
Werk je in de transport en logistiek? Dan heb je hele andere uitdagingen dan bedrijven in de techsector.
Je werkt met een wagenpark, chauffeurs en verkopers op de weg. Dan heb je een oplossing nodig waarmee je zakelijke kaarten op schaal kunt beheren en individuele of teamlimieten kunt instellen.
Kies dus altijd een oplossing die zich al bewezen heeft in jouw branche.
Maar zelfs met de juiste integraties en sectorgerichte workflows blijft één ding essentieel: een helder, efficiënt proces van aanvraag tot betaling. Want hoe beter je dat inricht, hoe minder fouten, handmatig werk en dubbele controles er nodig zijn.
Bekijk in deze korte video hoe een geautomatiseerd procure-to-pay proces eruitziet en waarom het zoveel tijd en frustratie bespaart.
Ben je het beu om aan het eind van de maand achter bonnetjes aan te rennen en verkeerde data recht te trekken? Bij Payhawk zorgen we ervoor dat reconciliatie geen pijnlijk bijproduct is, maar standaard onderdeel van hoe je team uitgaven doet, indient en goedkeurt.
Van directe ERP-integraties tot realtime synchronisatie en automatische categorisatie, zo halen wij het manuele werk uit reconciliatie en geven we je volledige controle over je financiële data, voor elke entiteit.
Benieuwd of AI en automatisering hun belofte waarmaken?
Onze resultaten zeggen genoeg. Zo verbeterden verschillende bedrijven hun reconciliatieprocessen met Payhawk:
Magdalena Velikova, Finance Manager bij AIOPSGROUP, vertelt dat haar team aanzienlijk tijd bespaart:
“Sinds we zijn overgestapt op Payhawk, besparen we ongeveer twee uur per dag en tot twee dagen qua verwerkingstijd. Dat geeft me ruimte om me te richten op belangrijkere taken.”
Een naadloze boekhoudintegratie helpt Esma Güzel, Finance & Operations Manager bij Cognito Media, om alles in één systeem te beheren:
“De integratie van Payhawk met Exact werkt vlekkeloos. Het is snel, en het voelt alsof ik in één systeem werk. Zodra je een betaling goedkeurt, staat die meteen in Exact Online. Het werkt heel eenvoudig en efficiënt, en het bespaart veel tijd.”
Voorheen verwerkte Discordia alle onkostennota’s handmatig. Nu, met digitale reconciliatie, is de productiviteit van meer dan 2.000 chauffeurs flink gestegen, aldus CFO Tsvetomir Uzunov:
We hebben de productiviteit van medewerkers meer dan verviervoudigd en verwachten nog meer impact naarmate ons wagenpark groeit. De automatisering van Payhawk heeft de verwerkingstijd sterk verkort en het aantal fouten uit handmatige verwerking drastisch verminderd.
Werk je net als de GDS Group internationaal met meerdere entiteiten? Dan biedt Payhawk wereldwijde controle over uitgaven:
“Bij GDS Group werken we met het VK, de VS en Europa. We hadden dus een oplossing nodig die met meerdere regio’s overweg kan. Payhawk was een van de weinige oplossingen die in al die regio’s actief is. Dat was voor ons doorslaggevend.”
Benieuwd welke alternatieven er zijn? Hier een overzicht van andere oplossingen.
Wil je een uitgavenbeheertool mét mogelijkheden voor reconciliatie? Dan zijn dit interessante opties:
Zoek je een oplossing die zich richt op reconciliatie zelf? Bekijk dan deze vijf:
De maandafsluiting handmatig afronden is passé. Met software zoals die van ons werk je met realtime reconciliatie of zelfs een continuous close.
Bij Payhawk benutten we automatisering met AI en machine learning om ongeëvenaarde financiële inzichten te leveren en rapportages te versnellen. Je besteedt minder tijd aan administratie, meer aan strategie en je kunt beter onderbouwde beslissingen nemen — zoals George Kutnerian, CEO en medeoprichter van Wellpointe Inc.
Trish Toovey is verantwoordelijk voor contentcreatie voor de Britse en Amerikaanse markt bij Payhawk. Van advertentieteksten tot videoscripts: ze werkt aan uiteenlopende formats die de boodschap scherp, toegankelijk en overtuigend overbrengen. Trish heeft een brede achtergrond in copywriting en contentontwikkeling, met ervaring in de financiële sector, maar ook in mode en reizen. Een combinatie die zorgt voor frisse invalshoeken en creatieve flair in alles wat ze maakt.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
