Wereldwijde uitgaven en ROI bijhouden bij GDS Group

Het leven vóór Payhawk

Als onderdeel van een wereldwijd bedrijf dat met geavanceerde technologie werkt om video's en evenementen van hoge kwaliteit te produceren, wist het financiële team van GDS Group dat hun processen een upgrade nodig hadden - en snel.

"Voordat we Payhawk gebruikten, moesten we alles handmatig doen met Excel-spreadsheets," legt Howard Thompson, Global Financial Controller bij GDS Group, uit. "Iemand stuurde zijn fysieke bonnetjes in een envelop met een afdruk van een spreadsheet, legde dat op het bureau van zijn manager en liet het aftekenen voordat het werd gedeeld met Financiën."

Door het afhandelen van onkosten op papier was er weinig overzicht, het financiële team was niet volledig op de hoogte van de bedrijfsuitgaven en het kostte veel tijd om alles te verwerken. Geen ideale situatie voor zowel de financiële afdeling als ook de rest van de organisatie.

"Voor Payhawk was het proces rondom onkosten een absolute nachtmerrie. Vroeger hadden we bonnetjes die ik ondertekende, op Excel-spreadsheets zette en verstuurde, maar ik kon echt niet bijhouden wanneer ze weer binnenkwamen of waar ze waren," vertelt Hannah Dobson, VP van Sales.

"Het financiële team zou alle bonnetjes moeten lezen en decoderen om erachter te komen in welke vakken de uitgaven voor ons grootboek moesten worden geplaatst," vervolgt Howard. "Er waren dus nogal wat uitdagingen."

"We betaalden ook via de salarisadministratie," voegt Nick Millard, VP van Finance, hieraan toe. "Mensen moeten dus een maand wachten op hun uitbetalingen."

Coderen, categoriseren en integreren voor een betere zichtbaarheid en boekhouding van budgetten

Sinds de overstap naar Payhawk kan het financiële team van GDS Group zich bezighouden met het coderen en analyseren van uitgaven. Deze verbeterde weergave en categorisatie van uitgaven heeft vervolgens de financiële afdeling en hun niet-financiële collega's geholpen om de ROI op hun projecten en evenementen beter te controleren.

"Het nauwkeurig beheren van uitgaven is een enorm voordeel voor marketing. Nu kunnen we namelijk met de financiële afdeling samenwerken om meer inzicht te krijgen in onze ROI."

"Het grootste pluspunt voor ons is de live realtime informatie die we in het bedrijf krijgen," aldus Howard. "Het is heel belangrijk om al onze uitgaven en kosten voor elk evenement bij te houden. We gebruiken de aangepaste velden bij het maken en toevoegen van uitgaven in de Payhawk oplossing – zodat elk evenement een projectcode heeft."

"Aangezien we al onze uitgaven hebben gecodeerd naar projectcodes in de Payhawk oplossing, kunnen we nu aan het eind van elke maand rapporteren over onze marges per evenement enzovoort. Payhawk heeft geweldig werk geleverd door ervoor te zorgen dat we dat aangepaste veld van NetSuite en de projectcode van NetSuite in Payhawk kunnen krijgen," vervolgt Howard.

Het categoriseren van uitgaven is nu super eenvoudig voor GDS Group. Zodra het financiële team samen met teamleiders en budgethouders de categorieën en aangepaste velden heeft ingesteld in Payhawk, hoeven de kaarthouders deze alleen nog maar te selecteren na de uitgave.

Het werkt als volgt: een kaarthouder betaalt met zijn Payhawk betaalkaart, maakt een foto van de bon via de OCR op de app en selecteert de categorie – en klaar. De uitgaven verschijnen in realtime in Payhawk, het financiële team kan ze in enkele seconden volgen en alle uitgaven stromen naadloos van de software voor kostenbeheer naar de boekhoudsoftware of ERP-integratie.

"Toen we ons uitgavenbeheer platform kozen, heb ik een matrix gemaakt van de verschillende criteria op basis waarvan we moesten beslissen," vertelt Howard. "Zeer belangrijk voor ons is, een integratie met NetSuite, ons boekhoudplatform, en natuurlijk voldoet Payhawk hieraan."

Tijd besparen en samenwerking tussen teams stimuleren

"Sinds we Payhawk hebben geïmplementeerd, zijn de voordelen enorm," legt Nick uit. "Het was een fulltime baan om bonnetjes na te trekken, creditcard-afschriften te coderen met de P&L en de kosten en creditcards te beheren."

Het team van GDS Group besteedde meer dan 15 uur per maand aan het coderen van uitgaven om er zeker van te zijn dat het geld dat werd uitgegeven ten laste kwam van het juiste budget. Sinds de overstap naar ons – en de kaarthouders zelf uitgaven kunnen coderen terwijl ze bonnetjes uploaden – kan het financiële team de uiteindelijke codering gewoon in realtime controleren. Dit bespaart de niet-financiële collega's van het team ook veel tijd, aangezien ze voorheen gezamenlijk minstens 10 uur per maand besteedden aan het heen en weer sturen van e-mails van financiën over hun uitgaven.

"We kunnen proactief zijn, kosten bijhouden en inzicht krijgen in uitgaven op het moment dat ze plaatsvinden... in plaats van reactief te zijn en altijd achter de feiten aan te lopen. Dat heeft ons dus vrijgemaakt om te kijken naar toekomstige uitgaven in plaats van altijd te rapporteren over historische uitgaven."

"Het mooie van Payhawk is de samenwerking die nu plaatsvindt tussen de financiële afdeling en de rest van het bedrijf," vertelt Howard ons. "Payhawk heeft de financiële afdeling echt geholpen zich te ontwikkelen naar een faciliterende rol."

"Met Payhawk kunnen we veel meer vooruit kijken. Degene die vroeger fulltime achter bonnetjes aanzat, heeft nu een heel andere rol," legt Nick uit. "Ze kunnen proactief zijn, kosten bijhouden en inzicht krijgen in uitgaven op het moment dat ze plaatsvinden... in plaats van reactief te zijn en altijd achter de feiten aan te lopen. Dat heeft ons dus vrijgemaakt om te kijken naar toekomstige uitgaven in plaats van altijd te rapporteren over historische uitgaven."

Gebruiksvriendelijk en geen bonnetjes meer natrekken

Het financiële team van GDS Group heeft echt zijn best gedaan bij het vinden van de juiste uitgavenoplossing om hun uitgavenbeheer probleem te verhelpen.

"We keken naar de bruikbaarheid van de software, hoe gebruiksvriendelijk het was en hoe makkelijk dit was voor niet-financiële mensen," legt Nick uit. "Een app hebben, met de OCR en ingebouwde kaartcontroles, betekent dat mensen het onderweg kunnen gebruiken en heel snel dingen kunnen indienen."

Door gebruik te maken van onze oplossing kan GDS Group haar team van drukbezette technische en creatieve professionals volledig ondersteunen. Teamleden kunnen onderweg onkosten maken en afscheid nemen van stapels papieren bonnetjes en Excel-sheets.

"Payhawk heeft mij tijd bespaard, maar nog belangrijker, het heeft mijn team tijd bespaard," aldus Hannah. "Het is een droom, want nu kan ik mijn team hun eigen uitgaven laten doen, en ik kan ze direct op afstand goedkeuren, super efficiënt. Het is een geweldige gebruikerservaring. En het betekent dat ze zich kunnen richten op activiteiten met een hogere prioriteit en waarde."

De oplossing is een hit bij niet-financiële collega's, en dat is belangrijk. Om volledig gebruik te maken van onze ingebouwde kaartcontroles (voor beleid) en aangepaste velden (voor boekhouding), is een hoge adoptie van vitaal belang.

"Payhawk is een platform dat gemakkelijk te gebruiken is door iemand die niet van financiën houdt," vertelt Howard. "Ze kunnen inloggen, een bonnetje uploaden en binnen enkele seconden hun uitgaven coderen en verwerken. Dat is echt top!"

Een winnaar kiezen met multi-entiteitenbeheer

Het beheren van meerdere entiteiten in verschillende landen is essentieel voor GDS Group. Met kantoren in de VS, het VK en Kosovo moet het team uitgaven over de hele wereld gemakkelijk en in realtime kunnen controleren.

“Bij GDS Group werken we met het VK, de VS en Europa, dus we hebben een product nodig dat compatibel is met meerdere regio's,” legt Nick uit. “Payhawk was een van de weinige oplossingen die in deze (en meer) regio's opereerde, dus dat was een belangrijk voordeel voor ons.”

Bij Payhawk betekent onze multi-entity management functie en het Group Dashboard dat klanten zoals GDS Group de internationale uitgaven volledig onder controle hebben. Met de uitgebreide reeks functies kunnen ze:

• Meer transparantie in uitgaven voor meerdere entiteiten
• Cashflow beheren tussen verschillende entiteiten en valuta's
• Wereldwijd consistente onkosten instellen
• Workflows optimaliseren voor meerdere entiteiten
• Crediteurenbeheer stroomlijnen tussen entiteiten
• Maandafsluiting stroomlijnen
• Ondersteuning bij boekhouding van meerdere entiteiten
• Een snelle introductie van medewerkers en teams in verschillende entiteiten stimuleren

Klaar om wereldwijde uitgaven te beheersen en een beter inzicht te krijgen in de ROI?

Payhawk heeft GDS Group geholpen beter inzicht te krijgen in de wereldwijde uitgaven, tijd te besparen en de nauwkeurigheid van de rapportage te verbeteren dankzij aangepaste velden en de juiste categorisatie van uitgaven.

"Payhawk heeft ons enorm geholpen," aldus Nick. "Het maakt tijd vrij in het financiële team, helpt ons de nauwkeurigheid van onze rapportages en de punctualiteit van onze maandelijkse rapportages te verbeteren."

Ben je op zoek naar een oplossing voor de uitdagingen bij het beheren van uitgaven in teams, projecten en locaties binnen jouw onderneming? Boek dan vandaag nog een demo.