Zakelijk tweetalig worden: de kloof tussen financiële en bedrijfsstrategie overbruggen

De financiële afdeling moet een strategische partner voor leiders in het bedrijfsleven worden door hen te helpen betere beslissingen te nemen over investeringen in mensen, initiatieven, technologie en processen die tot meer groei en flexibiliteit leiden.

Maar veel financiële leiders werken al gedurende hun hele carrière (en opleiding) binnen traditionele financiële systemen die niet meer passen bij de snelle, competitieve zakenwereld van vandaag. Deze financiële leiders begrijpen dat ze afscheid moeten nemen van verouderde processen. En dat goede technologie een rol speelt bij de transformatie van de financiële afdeling tot strategisch zakenpartner die onder andere groei en stabiliteit mogelijk maakt.

Tijdens een CFO Executive Dialogue-evenement dat door Contentive georganiseerd werd, deelden Mitar Mrdic, CFO van Kuehne + Nagel,[3] en Konstantin Dzhengozov, CFO van Payhawk, hun ideeën over wat het betekent om zakelijk tweetalig te worden in het huidige digitale tijdperk. En hoe teams moeten samenwerken om de kloof tussen financiële en bedrijfsstrategie te overbruggen.

Beide sprekers deelden hun ideeën over de veranderende rol van technologie en automatisering voor financiële teams, over het gebruik van inzichten uit data om betere beslissingen te nemen en hoe je in de ogen van belanghebbenden relevant blijft en tegelijkertijd trouw blijft aan je eigen waarden.

Hoe identificeren financiële teams de juiste inzichten om met de juiste mensen te delen?

De sessie begon met een discussie over het zoeken naar de juiste inzichten om de kloof tussen financiële en bedrijfsstrategie te overbruggen, waarbij mensen en technologie de twee sleutels tot succes zijn.

In de discussie over die twee sleutels besprak Konstantin de rol van technologie. Hij zei dat bedrijven moeten zorgen dat ze de beschikking hebben over de juiste inzichten en gegevens om snel weloverwogen beslissingen te kunnen nemen. Hij legde uit dat technologie daarbij kon helpen. Maar definities en configuraties van systemen moeten afgestemd worden met alle afdelingen om te voorkomen dat bedrijfsonderdelen als eilandjes werken en verschillende datasets gebruiken. En financieel leiders spelen een belangrijke rol bij het onderzoeken van die data om losse eindjes te voorkomen.

Hoe kunnen financiële teams zich openstellen voor feedback van andere afdelingen?

Net als bij de meeste bedrijven heeft ook jouw financiële team waarschijnlijk veel op z'n bord: budgetten beheren, uitgaven voorspellen en zorgen dat het bedrijf binnen budget blijft. Maar terwijl de druk toeneemt en de technologie verandert, moet je ook zorgen dat je financiële team betrokken blijft bij wat er verder allemaal binnen je bedrijf gebeurt, zoals het onderhouden van gezonde relaties met andere afdelingen.
Daarna ging het gesprek verder over hoe belangrijk het is dat financiële teams de basis in de vingers hebben, dat ze openstaan voor feedback van andere afdelingen en bereid zijn om met die afdelingen samen te werken.

Financiële professionals moeten zich concentreren op samenwerken met andere afdelingen, inzicht krijgen in de wensen van andere afdelingen en actief ondernemingsstrategieën opstellen. Zo kunnen ze helpen om processen te verbeteren die de algehele efficiëntie of prestaties kunnen belemmeren en dus een negatief effect op de bedrijfsomzet kunnen hebben als ze niet aangepakt worden.

Meer dan ooit moeten financiële teams de groei van het bedrijf 'faciliteren' en niet alleen 'controleren'. Dat betekent natuurlijk niet dat ze alle financiële controles moeten laten varen en de bedrijfsuitgaven eindeloos kunnen laten oplopen. Het betekent wel een door technologie ondersteunde balans vinden waardoor financiële teams hun niet-financiële collega's vrijheid kunnen bieden binnen een raamwerk voor uitgaven.

Met de juiste technologie wordt uitgavenbeheer voor alle partijen gemakkelijk, beheerst en efficiënt. Bovendien kan de juiste technologie je financiële team uren of zelfs dagen aan tijd besparen die ze vervolgens kunnen gebruiken om zich te richten op strategische activiteiten, om inzichten te delen en niet-financiële afdelingen te begeleiden.

De basis voorbij: gegevensinzichten en financiële modellen verbeteren

Wat het verbeteren van financiële modellen betreft, stelde het panel dat het wederzijds delen van inzichten tussen financiën en andere afdelingen een grote impact kan hebben. De financieel directeur moet de juiste interne procedures opstellen als het bedrijf groeit of de verschillende economische levensfases doorloopt.

Een goed voorbeeld daarvan is de manier waarop intelligente bedrijven nu gebruikmaken van datawetenschappen om betere zakelijke beslissingen te nemen. Financiële afdelingen kunnen niet vertrouwen op verouderde processen en aanbevelingen, maar moeten samenwerken met andere afdelingen (zoals verkoop en marketing) om de juiste feedback van hen te krijgen. Met de inzichten van deze andere afdelingen kan het verband gelegd worden tussen wat er in het model gebeurt en wat er in werkelijkheid gebeurt.

Verder legde Mitar uit dat het tijdens snelle groei belangrijk is om snel beslissingen te nemen met zakenpartners, maar dat kritisch onderzoek en efficiëntie prioriteit krijgen als de zaken langzamer gaan.
Vanwege een teruggang in de economie kijken financieel directeuren kritisch naar organisatorische processen en overwegen ze zero-based budgeting om besluitvormingsprocessen te vertragen. Konstantin haalde vervolgens het voordeel van abonnementstools aan, die de prestaties kunnen verbeteren door terugkerende kosten te analyseren zodat teams de validiteit ervan kunnen controleren.

Een goede manier om dat te doen, is door de juiste financiële tools te implementeren, waarmee ze de beschikking krijgen over alle informatie die ze nodig hebben, inclusief toegang tot bijvoorbeeld ERP-, CRM- en boekhoudsystemen.

Zakelijk tweetalig worden en de rol van technologie bij het opbouwen van sterke relaties

Goede financiële afdelingen spelen een cruciale rol bij de strategische besluitvorming. Het is dus belangrijk dat financiële leiders volledig inzicht in de hele organisatie hebben voordat ze hun inzichten delen. Konstantin en Mitar wijzen erop dat het aantal handmatige taken dankzij technologie afneemt, waardoor er tijd vrijkomt voor het opbouwen van sterke relaties met niet-financiële afdelingen om te doorgronden hoe die functioneren en welke inzichten ze nodig hebben om de prestaties en de groei te optimaliseren.

Veel financiële afdelingen ondergaan momenteel een digitale transformatie. Ze gebruiken technologie specifiek om taken met weinig waarde te automatiseren, zodat hun leiders betere zakenpartners kunnen worden door samen te werken met andere afdelingen. Technologie zoals artificiële intelligente blijft de drijvende kracht achter het ontdekken van nieuwe inzichten. Op weg naar de toekomst moeten financiële professionals verandering omarmen - door technologie te omarmen die en vóór hen, in plaats van tegen hen te laten werken.

Bedrijfsbeleid en naleving door werknemers

Als het om het motiveren van werknemers en het naleven van uitgavenbeleid gaat, moeten financiële professionals hun communicatie vereenvoudigen en zich concentreren op de essentiële punten. Automatisering van interne processen en beleidsregels met behulp van technologie kan de acceptatie versimpelen, de naleving stimuleren en de efficiëntie vergroten.

Mitar besprak ook hoe zijn organisatie probeert beter inzicht in financiële strategieën te krijgen door een initiatief te starten rond 'financiën voor niet-financiëlen'. Binnen dit initiatief zijn korte presentaties over diverse financiële onderwerpen gemaakt om werknemers te informeren. Die opzet is nuttig gebleken. Maar veel deelnemers gaven aan dat factuurbeheer voor hen het grootste obstakel was. Bij wijze van oplossing stelden Mitar en Konstantin een KPI-beheerconcept voor als middel om financiën te integreren in de ondernemingsstrategie. Mitar sprak over zijn ervaringen met het opstellen van OKR's en KPI's die afgestemd zijn op het grotere businessplan en hoe de voortgang daarop werd bijgehouden.

Maar hij waarschuwde dat alle belanghebbenden bij het opstellen van KPI's betrokken moeten worden om de relevantie en motivatie te waarborgen. Technologie en automatisering zijn belangrijk voor financiële teams om gedetailleerde analyses uit te voeren ten behoeve van strategische besluitvorming. Beide sprekers riepen financiële professionals op om uit hun comfortzone te stappen en samen met collega's van andere afdelingen KPI's en andere doelen vast te stellen en na te streven.

Conclusie

Financiële teams zijn vaak gefocust op het creëren van tools en processen waarmee ze hun werk beter kunnen doen. Maar als financiële teams technologie gebruiken die samenwerking, transparantie en betere dataverzameling mogelijk maakt, kunnen ze managers helpen om betere beslissingen te nemen.

“Financiën wordt meer zakelijk gericht doordat technologie het traditionele financiële werk gemakkelijker maakt”, zei Konstantin “Er is nog steeds behoefte aan multitasking, maar er zijn nu betere tools beschikbaar om voortdurende (handmatige) problemen op te lossen.”

Boek nu een demo om te ontdekken hoe kostenbeheer je bedrijf kan transformeren.