Estrategia empresarial: acortar distancias con el equipo financiero

Las finanzas de la empresa deben convertirse en socios estratégicos de los líderes empresariales, ayudándoles a tomar mejores decisiones de inversión en personas, iniciativas, tecnología y procesos que impulsen el crecimiento y la agilidad de la compañía.

Sin embargo, muchos directivos financieros han pasado sus carreras (y su formación) trabajando con sistemas financieros tradicionales, que ya no son compatibles con el entorno empresarial actual, tan competitivo y cambiante, ni con las estrategias comerciales adecuadas. Estos directivos son conscientes de que los procesos obsoletos deben desaparecer y de que una buena tecnología desempeñará un papel trascendental en la transformación de la función financiera entre socios empresariales estratégicos que impulsen el crecimiento, la estabilidad y mucho más.

En un reciente Diálogo Ejecutivo de Directores Financieros organizado por Contentive, Mitar Mrdic, Director Financiero de Kuehne + Nagel, y Konstantin Dzhengozov, Director Financiero de Payhawk, compartieron sus puntos de vista sobre lo que significa ser bilingüe en los negocios en la era digital actual y cómo los equipos deben trabajar juntos para salvar la distancia entre las finanzas y la estrategia de negocio.

Ambos ponentes compartieron sus puntos de vista sobre el papel cambiante de la tecnología y la automatización en la capacitación de los equipos financieros, cómo aprovechar los datos para tomar mejores decisiones y cómo seguir siendo relevante a los ojos de las partes interesadas sin dejar de ser fiel a sus valores.

¿Cómo pueden los equipos financieros identificar la información adecuada para compartirla con las personas adecuadas?

La sesión se abrió con un debate sobre la búsqueda de la información adecuada para salvar la distancia entre las finanzas y la estrategia empresarial, en el que los dos pilares básicos del éxito fueron las personas y la tecnología.

Al hablar de los dos pilares fundamentales, Konstantin abordó el papel de la tecnología. Afirmó que las empresas deben asegurarse de que tienen acceso a la información y los datos adecuados para tomar decisiones informadas con rapidez. Explicó además que la tecnología puede ayudar a conseguirlo. Sin embargo, las definiciones y configuraciones de los sistemas deben alinearse en todos los departamentos para evitar que las divisiones empresariales trabajen de forma diferenciada y utilicen distintos conjuntos de datos. Y los responsables financieros desempeñan un papel fundamental en el análisis de estos datos para garantizar que no queden cabos sueltos.

¿Cómo pueden los equipos financieros abrirse a las opiniones de otros departamentos en beneficio de la estrategia empresarial?

Si tu empresa es como la mayoría, tu equipo financiero tiene mucho que hacer: gestionar presupuestos, prever gastos y garantizar que la empresa se mantiene dentro del presupuesto. Pero a medida que aumentan las presiones y cambia la tecnología, debes asegurarte de que tu equipo financiero puede seguir el ritmo de todo lo que ocurre en la compañía, incluido el mantenimiento de relaciones sanas y productivas con otros departamentos ajenos al financiero.

El debate se centró en la importancia de que los equipos financieros dominen los conceptos básicos y estén abiertos a recibir información de otros departamentos y dispuestos a colaborar con ellos.

Se animó a los profesionales de las finanzas a centrarse en la colaboración interfuncional, a comprender las necesidades de otros departamentos y a establecer activamente estrategias empresariales. De este modo, podrán ayudar a mejorar los procesos que estén mermando la eficiencia o los niveles de rendimiento generales, algo que podría afectar negativamente a los ingresos de la empresa si no se controla.

Ahora más que nunca, los equipos financieros deben ser "facilitadores" del crecimiento empresarial en lugar de "controladores". Obviamente, esto no significa anular cualquier control financiero y dejar que el gasto de la empresa se desboque. Lo que quiere decir, es que ahora los equipos financieros deben encontrar un equilibrio apoyándose en una tecnología que les permita ofrecer a sus colegas de fuera del departamento la libertad dentro de un marco para el gasto.

La tecnología adecuada puede ayudar a que la gestión de gastos sea fácil, controlada y eficiente para todas las partes. Y lo que es más, puede incluso liberar horas y días del tiempo de los equipos financieros para centrarse en actividades estratégicas, compartir conocimientos y proporcionar orientación a los profesionales que no sean de finanzas.

Estrategia empresarial: Mejorar el conocimiento de los datos y los modelos financieros

Cuando se trata de mejorar la modelización financiera, en el Diálogo se habló de que, crear una vía de doble sentido para que los conocimientos se compartan entre los departamentos financieros y otros departamentos, puede tener un impacto significativo. El responsable financiero debe establecer los procesos internos adecuados a medida que la empresa crece o atraviesa las distintas fases del ciclo de vida económico.

Un ejemplo excelente es cómo las empresas inteligentes utilizan ahora el llamado data science (ciencia de datos) para mejorar las decisiones empresariales. Los departamentos financieros no pueden permitirse confiar en procesos y recomendaciones obsoletos y deben trabajar con otros departamentos (por ejemplo, ventas y marketing) para obtener de ellos la información adecuada. La información de estas distintas funciones ayuda a tender un puente entre lo que ocurre en la realidad y lo que pasa en el modelo de trabajo establecido.

Mitar también explicó que tomar decisiones rápidas con las contrapartes empresariales es una prioridad durante una expansión ágil, pero que el escrutinio y la eficiencia tienen prioridad durante una desaceleración.

Debido a la ralentización de la economía, los responsables financieros están revisando detenidamente los procesos organizativos y estudiando la posibilidad de aplicar el presupuesto cero para ralentizar los procesos de toma de decisiones. Konstantin mencionó a continuación las ventajas de utilizar herramientas de suscripción, que pueden ayudar a optimizar el rendimiento analizando los gastos recurrentes para que los equipos puedan comprobar su validez.

Una buena forma de hacerlo es asegurarse de que se dispone de las herramientas financieras adecuadas para tener todos los datos y la información que necesitan al alcance de la mano, incluido el acceso a varios sistemas como ERP, CRM y sistemas contables.

El bilingüismo empresarial y el papel de la tecnología en la creación de relaciones sólidas

Unas buenas funciones financieras desempeñarán un papel crucial en la toma de decisiones estratégicas, por lo que es importante que los responsables financieros comprendan plenamente toda la organización antes de compartir sus ideas.

Konstantin y Mitar recomiendan que la tecnología reduzca las tareas manuales y libere tiempo para establecer relaciones sólidas con las funciones no financieras, a fin de comprender cómo trabajan y qué información necesitan para optimizar el rendimiento y el crecimiento.

Muchas funciones financieras están experimentando actualmente una transformación digital.

Utilizan tecnologías específicas para automatizar tareas de poco valor, lo que permite a sus líderes centrarse en convertirse en mejores socios empresariales colaborando con otras funciones. La tecnología, como la inteligencia artificial, seguirá siendo el motor clave a la hora de descubrir nuevos conocimientos. A medida que avanzamos hacia el futuro, los profesionales de las finanzas deben aceptar el cambio adoptando la tecnología y haciendo que trabaje para ellos, en lugar de en su contra.

Política de empresa y cumplimiento por parte de los empleados

Cuando se trata de fomentar el cumplimiento de las políticas de gastos y por parte de los empleados, los profesionales de las finanzas deben simplificar su comunicación para centrarse en los puntos esenciales.

Automatizar los procesos internos y las políticas con tecnología puede facilitar las gestiones, fomentar el cumplimiento y aumentar la eficiencia.

Mitar también habló del enfoque de su organización para comprender mejor la estrategia financiera mediante la introducción de una iniciativa de "finanzas para los que no son de finanzas". Esta iniciativa incluía la creación de presentaciones de diferentes áreas de las finanzas para informar y formar a los empleados, y ha resultado beneficiosa.

Sin embargo, muchos asistentes afirmaron que la presentación de facturas es su mayor obstáculo. Como solución, Mitar y Konstantin sugirieron considerar el concepto de gestión de KPI como remedio para integrar las finanzas en la estrategia empresarial. Mitar compartió su experiencia de crear OKR y KPI alineados con el plan de negocio más amplio y cómo supervisan el progreso.

No obstante, advirtió de que es esencial implicar a todas las partes interesadas a la hora de definir los KPI, ya que hay que garantizar la relevancia y la motivación.

La importancia de la tecnología y la automatización en la capacitación de los equipos financieros es necesaria para desentrañar los análisis detallados implicados en la toma de decisiones dentro de la estrategia corporativa.

Los ponentes de ambas sesiones animaron a los profesionales de finanzas a salir de su zona de confort y pasar tiempo con compañeros de distintos departamentos para establecer e impulsar los KPI y otros objetivos.

En conclusión

Los equipos financieros suelen centrarse en crear herramientas y procesos que les permitan hacer mejor su trabajo.

Sin embargo, al utilizar la tecnología para facilitar la colaboración, la transparencia y la recopilación de datos, los equipos financieros pueden ayudar a sus líderes empresariales a tomar mejores decisiones.

Según Konstantin, "las finanzas se centran cada vez más en el negocio, ya que la tecnología moderna facilita el trabajo financiero tradicional. La multitarea sigue siendo necesaria, pero ahora se dispone de mejores herramientas para ayudar a resolver los problemas (manuales) en curso".

Consigue más información sobre cómo la gestión de gastos puede transformar tu negocio, reserva una demo hoy mismo.