Bilinguale Unternehmensführung: Wie die strategische Lücke zwischen Finanzen und Wirtschaft geschlossen wird

Ihr Finanzteam muss zum strategischen Partner Ihrer Geschäftsleitung werden, damit diese analysieren kann, welche Investitionen in Ihre Belegschaft, Initiativen, Technologielösungen und Prozesse nötig sind, um das Wachstum und die Agilität Ihres Unternehmens zu fördern.

Viele erfahrene Finanzleiter haben den Großteil ihres Berufslebens (und ihrer Ausbildungszeit) mit traditionellen Finanzsystemen gearbeitet, die nicht mehr mit unserem heutigen wettbewerbsstarken Geschäftsumfeld kompatibel sind. Diese Finanzleiter wissen, dass veraltete Prozesse abgeschafft werden müssen. Und dass eine gute Technologie dazu beitragen wird, die Finanzabteilung in einen strategischen Partner zu verwandeln, der Wachstum, Stabilität und vieles mehr fördert.

Bei einem kürzlich von Contentive veranstalteten CFO Executive Dialogue tauschten sich Mitar Mrdic, CFO von Kuehne + Nagel, sowie Konstantin Dzhengozov, CFO von Payhawk, darüber aus, wie eine effektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in der heutigen digitalen Welt aussehen kann. Beide Redner sprachen über die sich wandelnde Rolle von Technologie und Automatisierung bei der Unterstützung von Finanzteams, über die Nutzung von Datenerkenntnissen, um bessere Entscheidungen zu treffen, und darüber, wie man in den Augen der Stakeholder relevant und gleichzeitig den eigenen Werten treu bleiben kann.

Wie können Finanzteams herausfinden, welche Insights sie mit welchen Kollegen teilen sollten?

Eingeleitet wurde die Sitzung mit einer Diskussion darüber, wie man an die richtigen Erkenntnisse gelangt, um die Lücke zwischen Finanzstrategie und Unternehmensstrategie zu schließen. Dabei wurde deutlich, dass dieses Vorhaben ohne erfolgreiche Teamarbeit und die richtigen Technologielösungen nicht möglich ist.

An diesem Punkt ging Konstantin näher auf die Rolle von Technologie ein. Seiner Meinung nach ist für Unternehmen der Zugang zu nützlichen Einblicken und Daten unabdingbar, um in kurzer Zeit fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dafür seien ihm zufolge allerdings auch noch die passenden Technologielösungen notwendig. Doch selbst wenn solche Lösungen vorhanden sind, muss auch darauf geachtet werden, dass die Umsetzung dieser Systeme abteilungsübergreifend aufeinander abgestimmt ist, damit die einzelnen Funktionen nicht isoliert voneinander und mit heterogenen Datensätzen arbeiten. Finanzleitern fällt dabei die Rolle zu, diese Daten von allen Seiten zu betrachten, damit kein Potenzial ungenutzt bleibt.

Wie können Finanzteams sich dem Feedback anderer Abteilungen gegenüber öffnen?

Wahrscheinlich hat Ihr Finanzteam jetzt schon alle Hände voll zu tun mit der Budgetverwaltung, Forecastings und der Vermeidung von Kostenüberschreitungen. Während der Druck steigt und Ihre Technologielösungen sich kontinuierlich weiterentwickeln, müssen Sie jedoch ebenfalls dafür sorgen, dass Ihr Finanzteam mit den anderen Veränderungen in Ihrem Unternehmen Schritt halten kann. Dazu gehört auch die Pflege guter Beziehungen zu anderen Abteilungen.

Im weiteren Verlauf des Panelgesprächs wurde erörtert, wie wichtig es für Finanzteams ist, offen für Feedback von Kollegen zu sein und mit anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten.
Finanzexperten sollen in diesem Sinne eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit anstreben, sich mit den Bedürfnissen anderer Abteilungen auseinandersetzen und sich proaktiv an der Ausarbeitung von Unternehmensstrategien beteiligen. Durch diese Schritte können sie ihren Teil dazu beitragen, Prozesse zu verbessern, welche die allgemeine Effizienz oder das Level an Performance im Unternehmen negativ beeinflussen und potenziell zu Umsatzeinbußen führen.

Heutzutage haben Finanzverantwortliche also nicht mehr die Funktion reiner „Kontrollorgane“ inne, sondern sind vielmehr Wegbereiter für das Geschäftswachstum. Natürlich bedeutet dieser Rollenwechsel nicht, dass sie nun die finanzielle Kontrolle abtreten und die Unternehmensausgaben aus dem Ruder laufen lassen können. Stattdessen müssen Finanzteams anhand geeigneter Technologielösungen ein gesundes Gleichgewicht finden, indem sie ihren Kollegen gewisse Freiheiten im Umgang mit Unternehmensmitteln einräumen und gleichzeitig einschränkende Rahmenbedingungen für diese Ausgaben festlegen.

Um von einem einfachen, leicht kontrollierbaren und effizienten Ausgabenmanagementzu profitieren, benötigen Unternehmen also eine geeignete Technologielösung. Eine solche Lösung kann Ihrem Finanzteam Stunden, wenn nicht sogar Tage, an Arbeitsaufwand ersparen, sodass es sich stattdessen auf strategisch wertvollere Aktivitäten konzentrieren kann. Darüber hinaus haben Ihre Finanzverantwortlichen so die Möglichkeit, Erkenntnisse mit anderen Abteilungen auszutauschen und Kollegen mit ihrem Know-how zu unterstützen.

Bessere Daten-Insights und Finanzmodelle

Die Panel-Teilnehmer diskutierten im Anschluss, wie man bei der Ausarbeitung von Finanzmodellen noch effektiver vorgehen könnte. Sie empfahlen, dass Finanzteams und andere Abteilungen ihre jeweiligen Insights miteinander teilen sollten, da eine solche Zwei-Wege-Kommunikation sehr positive Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann. Während ihre Unternehmen also skalieren oder sich durch die verschiedenen Phasen des ökonomischen Lebenszyklus bewegen, müssen Finanzleiter geeignete interne Prozesse implementieren, um eine solche Kooperation zu ermöglichen.

Ein gutes Beispiel für eine gelungene Zusammenarbeit ist die Anwendung von Data-Science zur Verbesserung der Entscheidungsfindung. Finanzabteilungen können es sich nicht erlauben, ihre Aktivitäten auf alten Prozessen und Empfehlungen zu basieren. Stattdessen müssen sie aktiv mit anderen Abteilungen (z. B. Vertrieb und Marketing) zusammenarbeiten, um bei diesen kontinuierlich Feedback einzuholen. Diese Einblicke helfen den Finanzverantwortlichen dann dabei, die Diskrepanzen zwischen ihren Modellen und dem tatsächlichen Status quo zu überwinden.

Mitar zufolge ist in expandierenden Unternehmen eine schnelle Entscheidungsfindung das Gebot der Stunde – schreitet das Geschäftswachstum hingegen nur langsam voran, sollte der Schwerpunkt auf effizienten Prozessen und sorgfältigen Prüfungen liegen.
Entsprechend diesem Prinzip wenden sich Finanzleiter angesichts des aktuellen wirtschaftlichen Abschwungs nun der Prüfung ihrer Geschäftsprozesse zu. Einige von ihnen ziehen eine Null-Basis-Budgetierung in Betracht, um ihre Entscheidungsfindungsprozesse zu verlangsamen. In diesem Zusammenhang empfahl Konstantin dann auch die Nutzung von Abonnementtools, mit deren Unterstützung Performance-Optimierungen erzielt werden können, da wiederkehrende Ausgaben leichter analysiert und auf ihre Notwendigkeit überprüft werden können.

Mit den richtigen Finanztools stehen Ihnen jederzeit die dafür erforderlichen Daten und Informationen zur Verfügung, insbesondere da Sie einen zentralen Zugang zu verschiedenen Systemen wie Ihrem ERP, CRM und Buchhaltungssystem erhalten.

Business bilingual und die Rolle der Technologie beim Aufbau starker Geschäftsbeziehungen

Finanzabteilungen können die strategische Entscheidungsfindung in ihren Unternehmen mithilfe ihrer Finanzdaten proaktiv unterstützen. Bevor sie jedoch entsprechende Insights beisteuern können, müssen die jeweiligen Finanzleiter ein gutes Verständnis ihrer gesamten Organisationsstruktur erlangen.
Konstantin und Mitar erklärten, dass man mit den richtigen Technologielösungen den manuellen Aufwand reduzieren und somit die erforderlichen Ressourcen freigeben kann, um starke Beziehungen zu anderen Abteilungen zu knüpfen. Auf diese Weise lernen die Finanzteams nicht nur die Arbeitsabläufe der anderen Funktionen besser kennen, sondern sie werden auch herausfinden, welche Einblicke ihre Kollegen tatsächlich benötigen, um ihre Performance und ihr Wachstum zu fördern.

Viele Finanzabteilungen unterziehen ihre Prozesse aktuell einer digitalen Transformation: Sie bedienen sich Technologielösungen, um geringwertige Aufgaben zu automatisieren. Dies wiederum hält ihren Teamleitern den Rücken frei, um die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zu verbessern und sich als wertvolle Geschäftspartner zu profilieren. Technologien wie künstliche Intelligenz werden Finanzteams auch zukünftig maßgeblich dabei helfen, aufschlussreiche Erkenntnisse in ihren Daten zu entdecken. Aus diesem Grund werden sich Finanzmitarbeitende also dem digitalen Wandel verschreiben und die Vorteile neuer Technologien für sich entdecken müssen, anstatt sich diesen Lösungen zu verschließen.

Unternehmensrichtlinien und Mitarbeiter-Compliance

Um die Compliance mit Spesenrichtlinien unter ihren Kollegen zu begünstigen, müssen Finanzteams ihre Kommunikation möglichst einfach gestalten und auf die wichtigsten Punkte reduzieren. Die technologiegestützte Automatisierung von internen Prozessen und Richtlinien kann dabei die Kooperationsbereitschaft der Belegschaft erhöhen, ihre Compliance fördern und die Effizienz der Abläufe verbessern.

Mitar verriet dem Publikum dann auch, dass sein Finanzteam sich eine ganz besondere Initiative überlegt hatte, um dem restlichen Unternehmen die eigene Finanzstrategie näherzubringen – ganz nach dem Motto „Finanzabläufe für Mitarbeiter ohne Finanzerfahrung“. Mitars Team stellte dafür eine Reihe kurzer Präsentationen zu den verschiedenen Arbeitsbereichen seiner Finanzabteilung zusammen, die den anderen Teams dabei helfen sollten, ihre Aktivitäten besser zu verstehen – eine recht erfolgreiche Initiative. Im Zuge dieser Rechercheaktivitäten berichteten einige Mitarbeitenden, dass die Rechnungsabwicklung für sie die größte Hürde im Prozess darstellt. Mitar und Konstantin empfahlen daraufhin das KPI-Management-Konzept für eine effektivere Einbeziehung der Finanz- in die Unternehmensstrategie. Mitar erklärte, wie in seinem Unternehmen OKRs und KPIs zur Unterstützung des übergeordneten Geschäftsplans erstellt und nachverfolgt wurden.

Dabei mahnte er jedoch, dass bei der Festlegung solcher KPIs alle Stakeholder in den Prozess miteinbezogen werden müssen, damit jeder von ihnen relevante Ergebnisse erhält und weiterhin vollen Einsatz leisten kann. Finanzteams benötigen demnach entsprechende Technologielösungen und automatisierte Prozesse, um detaillierte Analysen für die strategische Entscheidungsfindung bereitstellen zu können. Beide Panelteilnehmer ermutigten die Finanzexperten im Publikum dazu, über ihren eigenen Schatten zu springen und mehr Zeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen zu verbringen, um nützliche KPIs und andere relevante Ziele zu definieren.

Zusammenfassung

Finanzteams fokussieren sich oft ausschließlich darauf, die richtigen Tools und Prozesse zu finden, um ihre eigenen Aufgaben effizienter zu erledigen. Nutzen Sie hingegen auch Technologielösungen, um die Zusammenarbeit, Transparenz und Datenerfassung in ihrem gesamten Unternehmen zu unterstützen, können sie der Geschäftsleitung maßgeblich bei der Entscheidungsfindung helfen.

Wie Konstantin bemerkt: „Finanzabteilungen können sich heute mehr Zeit für geschäftliche Aspekte nehmen, da moderne Technologielösungen traditionelle Finanzprozesse bedeutend vereinfachen. Obwohl nach wie vor ein gewisser Grad an Multitasking erforderlich ist, gibt es doch gute Tools, mit denen man (manuelle) Probleme lösen kann.“ Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit einer Ausgabenmanagement-Lösung Ihre Geschäftsabläufe transformieren können. Buchen Sie heute noch Ihre Demo.