Impulsa el crecimiento de la empresa con apoyo del departamento de Finanzas. El equipo financiero puede convertirse en un departamento estratégico, que agregue valor y genere eficiencias para toda la organización.
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La función del departamento financiero ha cambiado mucho. En la actualidad, se encarga de mucho más que gestionar nóminas, recibos y facturas. El equipo financiero de hoy debe colaborar en el desarrollo de las estrategias empresariales de alto nivel. No obstante, para ello necesita librarse de todas esas tareas administrativas manuales, que generan poco valor. También es necesario generar una fuerte colaboración entre los distintos equipos, de manera que no haya fricciones entre los perfiles financieros y los no financieros.
El departamento de Finanzas es único porque es una de las pocas áreas de negocio que participa en todas las demás. El equipo financiero generalmente debe involucrarse con todos los grupos, desde Recursos Humanos hasta Marketing, para apoyar la creación de presupuestos y políticas y gestionar los gastos. Para que un equipo financiero libere todo su potencial de trabajo y colaboración (incluyendo adopción, cumplimiento y visibilidad), se necesita que todos los departamentos trabajen en armonía.
El reciente informe de Harvard Business Review Analytic Services y Payhawk, Creación de una función financiera que impulse la estrategia y el crecimiento empresarial, reveló datos interesantes al respecto. El 84 % de los ejecutivos consultados considera que los equipos financieros pueden ofrecer una perspectiva única y valiosa sobre los desafíos empresariales a los que se enfrenta su organización.
No obstante, para que las empresas puedan materializar todo este potencial, requieren encontrar formas de aumentar la colaboración y participación de los departamentos financieros en toda la organización.
Para que los equipos de Finanzas puedan reunir la información estratégica necesaria para impulsar el crecimiento del negocio, necesitan tener una visibilidad financiera total. Esto no es posible sin la ayuda de los equipos no financieros, lo que puede convertirse en un problema cíclico.
Los profesionales financieros confían en que los empleados les proporcionen los recibos de sus gastos profesionales para poder cotejar todos los pagos de manera sistemática. Pero este proceso manual intensivo resta tiempo al objetivo final: impulsar el negocio y el crecimiento de la empresa. A su vez, los perfiles no financieros dependen de los equipos financieros para pagar a sus proveedores, así como las suscripciones que requieren para realizar sus tareas y mantener operativa a la empresa.
Para hacer una previsión de presupuesto realista y planificar los recursos, los equipos financieros necesitan cooperación. Muchas veces esta cooperación no existe. Eliminar la fricción debe ser una prioridad para cualquier negocio. Pero ¿cómo eliminarla y mejorar la experiencia para todos?
Para que el equipo financiero pueda ayudar a toda la organización, debe poder trabajar estratégicamente en colaboración con otros departamentos. Sin embargo, solo el 24 % de los ejecutivos consultados en el citado reporte declaró que su equipo financiero era “muy colaborador” con otros departamentos. Al parecer, la colaboración entre equipos todavía necesita muchas mejoras.
Esta cifra tan baja podría deberse, en parte, a la mentalidad de silo de los equipos financieros. El informe resalta que el 36 % de los consultados considera que el equipo financiero está aislado. Este escenario no ayuda a crear el ambiente de colaboración que las empresas necesitan para alcanzar sus objetivos de crecimiento.
El informe también reveló que otros miembros del equipo consideran que los departamentos de Finanzas deberían centrarse en ser más colaborativos. Asimismo, suponen que deberían enfocarse en actividades estratégicas, en vez dedicar tanto tiempo a tareas administrativas como perseguir recibos.
No obstante, el equipo financiero no puede empezar a colaborar de manera efectiva con otros, si los departamentos no entienden la función del equipo financiero y viceversa.
Todos los equipos y departamentos deben estar conscientes de la importancia de la función financiera, de por qué necesitan información sobre los gastos y de por qué es importante recibirla a tiempo. Por otro lado, los departamentos de Finanzas deben preocuparte de comprender mejor los retos a los que se enfrentan otros departamentos. Deben compartir información crucial con mayor rapidez y mejorar la calidad del apoyo que prestan a sus colegas de negocio.
Todos los equipos y departamentos tienen que adoptar una comunicación fluida. Pero muchas veces las herramientas que tienen disponibles obstaculizan esta comunicación y entendimiento.
En última instancia, los equipos de Finanzas pueden aprender cómo otros departamentos utilizan sus datos en la organización, especialmente los equipos de Tecnología, Ventas y Marketing.
Tienen que entender cómo la empresa gana dinero y cómo los datos que el equipo de Finanzas proporciona contribuyen a ello. El análisis de datos es una habilidad fundamental que poseen todos los profesionales de Marketing. Trabajar junto a este equipo puede ayudar a los profesionales de Finanzas a entender mejor el negocio al que sirven y cómo podrían alcanzar sus objetivos de forma colectiva.
Entender cómo se utilizan los datos financieros de cada equipo les puede ayudar a identificar cómo apoyar a todos los departamentos y a la organización como un todo.
Todos los departamentos tratan con el equipo financiero en algún momento. Y todos tienen gastos que procesar y presupuestos que gestionar, por lo que Finanzas puede ser un buen conector de personas en la organización. Los profesionales financieros conocen a muchas partes interesadas, por lo que tienen la oportunidad de conectar a cada quien con la persona adecuada, por ejemplo, del equipo de Producto, Tecnología o lo que corresponda.
Todos los equipos no financieros tienen que presupuestar y gestionar proyectos, y Finanzas puede ayudar en estos procesos de negocio. No cabe duda de que los equipos financieros son muy analíticos, por lo que otros departamentos deben aprovecharlo. El conjunto de habilidades de los equipos financieros puede ayudar a calcular los costes de los proyectos y las propuestas comerciales, añadiendo un elemento de resolución de problemas del que estos equipos podrían carecer. A menudo, el departamento financiero también puede ayudar en el diseño de procesos y controles, ya que es un componente vital del conjunto de competencias que necesitan para desempeñar sus funciones.
La colaboración entre todos los departamentos permite la eliminación del carácter aislado del equipo financiero, y los datos compartidos libremente entre los equipos permiten un crecimiento de negocio más enfocado.
Aunque los equipos financieros y no financieros siguen teniendo que mejorar la colaboración, ya se han hecho ciertos progresos a nivel ejecutivo. El 73 % de los encuestados del informe de HBR afirmó que el director financiero se estaba implicando más en el desarrollo conjunto de las estrategias empresariales de alto nivel.
Y esta acción parece estar impulsando la participación de todo el equipo financiero. El 65 % de los encuestados estuvo de acuerdo en que, en general, el departamento de Finanzas se está implicando cada vez más en este tipo de colaboración financiera.
Para impulsar el crecimiento estratégico de la empresa, los equipos financieros deben contar con un software de gestión de gastos que les facilite su función, en lugar de ponerles obstáculos. El equipo de Finanzas necesita un software dinámico y sencillo que anime a otros departamentos a compartir la información con facilidad. Un software que además reduzca el tiempo dedicado a la recolección manual de recibos y a las antiguas técnicas de gestión de gastos.
Según el informe de HBR, es menos probable que los equipos que realizan manualmente las tareas administrativas se involucren en el desarrollo de la estrategia empresarial. Tiene sentido: simplemente carecen del tiempo necesario para hacerlo. Payhawk ayuda a automatizar los procesos manuales y optimizar estas tareas que agregan poco valor.
Los equipos financieros necesitan mantener el control de los gastos de la empresa. Supongamos que actualmente los empleados utilizan tarjetas de crédito; unas pocas para toda la empresa o para todo el departamento, por lo que los pagos no se atribuyen a nadie a través de un software de gestión de gastos. En esos casos, siempre habrá confusión y ambigüedad. Y no hay lugar para la ambigüedad en los informes financieros. Al dar a cada responsable de presupuesto una tarjeta de empresa propia (conectada con un software de gestión de gastos), se pueden establecer límites de gasto individuales o por equipo, obteniendo total visibilidad de los gastos en tiempo real.
Mantener el control sobre todas las tarjetas de empresa sin la ayuda de un software es una tarea que requiere bastante tiempo. Y los flujos manuales de aprobación implican que los pagos importantes pueden retrasarse en toda la organización.
Payhawk permite agrupar los controles a nivel de tarjeta cuando se trata de límites recurrentes o retiradas de efectivo en cajeros automáticos. Esto facilita la gestión de tarjetas en bloque, lo que resulta muy útil a medida que la empresa y la plantilla crecen. También se pueden definir límites para las aprobaciones automáticas y crear flujos de autorización personalizados, según la estructura y requerimientos de la empresa.
Como ya hemos mencionado, la colaboración entre equipos es la clave del éxito. Ofrecer una buena experiencia a los empleados es fundamental, ya que es el factor que lo conecta todo en cualquier empresa. Sin empleados no se tiene una empresa. Y si están descontentos, siempre habrá problemas, ya que no estarán haciendo su trabajo de la forma más eficiente posible.
Algo crucial, más allá del descontento de los empleados, es cómo una mala gestión de los gastos puede afectar a la organización. Puede parecer algo que no provoca demasiados problemas, pero la realidad es otra.
Según el reporte de HBR, el 80% de los encuestados cree que el cumplimiento de las normas disminuiría si los procesos de gestión de gastos no fueran lo suficientemente sencillos, y muchos optarían, incluso, por no cumplirlas. El 90% afirma que si los gastos no son fáciles de presentar, el proceso tendría un impacto negativo en la experiencia de los empleados.
Estas alarmantes estadísticas deben indudablemente ser motivo de preocupación para cualquier organización.
Es necesario proporcionar a los empleados los mejores recursos disponibles para realizar su trabajo con eficacia y efectividad, lo que significa invertir en el software de gestión de gastos adecuado.
La generación de informes sobre el rendimiento financiero debe ser sencilla. Y parte de esto implica facilitar a los empleados la carga de sus recibos. El cumplimiento de los procesos es vital para garantizar que todos los gastos cuadren a fin de mes. Lo más importante es proporcionar al equipo financiero la tecnología y las herramientas que necesitan para tener éxito.
Dar autonomía a los empleados permite distribuir la responsabilidad entre todos los integrantes de la organización y ayuda a los empleados a sentirse valorados.
Equipados con su propia tarjeta de empresa (y una aplicación móvil intuitiva) pueden realizar todos sus pagos y cada transacción se les atribuirá a través del software de gestión de gastos. Este proceso automatizado de gestión de gastos elimina muchas gestiones para el equipo financiero y garantiza un reembolso rápido a los empleados.
El software de gestión de gastos también incluye muchas otras características que permiten automatizar y optimizar todo lo posible la gestión de gastos, tanto para los equipos financieros como para el resto de los empleados. Algunas de estas funcionalidades son el control de kilometraje y dietas, así como la gestión de suscripciones.
En vez de recopilar recibos y confiar en procesos manuales, los empleados pueden disfrutar de una experiencia optimizada al presentar sus gastos. Solo tienen que sacar una foto a los recibos con la app móvil de Payhawk y el gasto se conciliará automáticamente con el pago.
Este proceso implica que los equipos financieros ya no tienen que perseguir a sus compañeros para obtener los recibos. Y no solo eso, el proceso permite liberarlos por completo del papeleo.
En resumen
Está claro que los equipos financieros pueden desempeñar un papel fundamental en el desarrollo y crecimiento de la empresa. Pero, para hacerlo bien, necesitan apoyo: soporte de otros equipos y soporte de la tecnología y las integraciones de sistemas adecuados.
Todo termina en el departamento financiero: los contratos conseguidos por el equipo comercial se convierten en facturas de ventas, los resultados de Marketing y Productos también llegan a Finanzas en algún momento, y la lista continúa. Para que la función financiera funcione correctamente es necesario entender cómo operan todos estos equipos y cómo pueden beneficiarse mutuamente del conjunto de habilidades del resto.
“Solo se puede lograr el control financiero de la empresa obteniendo primero un buen control del negocio. Este control requiere que Finanzas se comprometa con las otras partes interesadas del negocio para optimizar los procesos clave con un impacto financiero significativo”. — Robbie Hadfield, Ingeniero de Soluciones de Payhawk.
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