Ya se ha producido un cambio en el departamento de Finanzas
Aunque los equipos financieros y no financieros siguen teniendo que mejorar la colaboración, ya se han hecho ciertos progresos a nivel ejecutivo. El 73 % de los encuestados del informe de HBR afirmó que el director financiero se estaba implicando más en el desarrollo conjunto de las estrategias empresariales de alto nivel.
Y esta acción parece estar impulsando la participación de todo el equipo financiero. El 65 % de los encuestados estuvo de acuerdo en que, en general, el departamento de Finanzas se está implicando cada vez más en este tipo de colaboración financiera.
Cómo puede ayudar la experiencia del departamento financiero a desarrollar el negocio
Para impulsar el crecimiento estratégico de la empresa, los equipos financieros deben contar con un software de gestión de gastos que les facilite su función, en lugar de ponerles obstáculos. El equipo de Finanzas necesita un software dinámico y sencillo que anime a otros departamentos a compartir la información con facilidad. Un software que además reduzca el tiempo dedicado a la recolección manual de recibos y a las antiguas técnicas de gestión de gastos.
Funcionalidades de Payhawk para apoyar al departamento de Finanzas
Automatizar tareas que requieren mucho tiempo
Según el informe de HBR, es menos probable que los equipos que realizan manualmente las tareas administrativas se involucren en el desarrollo de la estrategia empresarial. Tiene sentido: simplemente carecen del tiempo necesario para hacerlo. Payhawk ayuda a automatizar los procesos manuales y optimizar estas tareas que agregan poco valor.
Establecer límites de gasto para mantener el control
Los equipos financieros necesitan mantener el control de los gastos de la empresa. Supongamos que actualmente los empleados utilizan tarjetas de crédito; unas pocas para toda la empresa o para todo el departamento, por lo que los pagos no se atribuyen a nadie a través de un software de gestión de gastos. En esos casos, siempre habrá confusión y ambigüedad. Y no hay lugar para la ambigüedad en los informes financieros. Al dar a cada responsable de presupuesto una tarjeta de empresa propia (conectada con un software de gestión de gastos), se pueden establecer límites de gasto individuales o por equipo, obteniendo total visibilidad de los gastos en tiempo real.
Definir claramente las políticas de gastos y los flujos de aprobación
Mantener el control sobre todas las tarjetas de empresa sin la ayuda de un software es una tarea que requiere bastante tiempo. Y los flujos manuales de aprobación implican que los pagos importantes pueden retrasarse en toda la organización.
Payhawk permite agrupar los controles a nivel de tarjeta cuando se trata de límites recurrentes o retiradas de efectivo en cajeros automáticos. Esto facilita la gestión de tarjetas en bloque, lo que resulta muy útil a medida que la empresa y la plantilla crecen. También se pueden definir límites para las aprobaciones automáticas y crear flujos de autorización personalizados, según la estructura y requerimientos de la empresa.
Mejorar la experiencia de los empleados
Como ya hemos mencionado, la colaboración entre equipos es la clave del éxito. Ofrecer una buena experiencia a los empleados es fundamental, ya que es el factor que lo conecta todo en cualquier empresa. Sin empleados no se tiene una empresa. Y si están descontentos, siempre habrá problemas, ya que no estarán haciendo su trabajo de la forma más eficiente posible.
Algo crucial, más allá del descontento de los empleados, es cómo una mala gestión de los gastos puede afectar a la organización. Puede parecer algo que no provoca demasiados problemas, pero la realidad es otra.
Según el reporte de HBR, el 80% de los encuestados cree que el cumplimiento de las normas disminuiría si los procesos de gestión de gastos no fueran lo suficientemente sencillos, y muchos optarían, incluso, por no cumplirlas. El 90% afirma que si los gastos no son fáciles de presentar, el proceso tendría un impacto negativo en la experiencia de los empleados.
Estas alarmantes estadísticas deben indudablemente ser motivo de preocupación para cualquier organización.
Es necesario proporcionar a los empleados los mejores recursos disponibles para realizar su trabajo con eficacia y efectividad, lo que significa invertir en el software de gestión de gastos adecuado.
La generación de informes sobre el rendimiento financiero debe ser sencilla. Y parte de esto implica facilitar a los empleados la carga de sus recibos. El cumplimiento de los procesos es vital para garantizar que todos los gastos cuadren a fin de mes. Lo más importante es proporcionar al equipo financiero la tecnología y las herramientas que necesitan para tener éxito.
Funcionalidades de Payhawk que fomentan la implicación de los empleados
Cada responsable de presupuesto cuenta con su propia tarjeta para gastos
Dar autonomía a los empleados permite distribuir la responsabilidad entre todos los integrantes de la organización y ayuda a los empleados a sentirse valorados.
Equipados con su propia tarjeta de empresa (y una aplicación móvil intuitiva) pueden realizar todos sus pagos y cada transacción se les atribuirá a través del software de gestión de gastos. Este proceso automatizado de gestión de gastos elimina muchas gestiones para el equipo financiero y garantiza un reembolso rápido a los empleados.
El software de gestión de gastos también incluye muchas otras características que permiten automatizar y optimizar todo lo posible la gestión de gastos, tanto para los equipos financieros como para el resto de los empleados. Algunas de estas funcionalidades son el control de kilometraje y dietas, así como la gestión de suscripciones.
Informes de gastos: un proceso simplificado
En vez de recopilar recibos y confiar en procesos manuales, los empleados pueden disfrutar de una experiencia optimizada al presentar sus gastos. Solo tienen que sacar una foto a los recibos con la app móvil de Payhawk y el gasto se conciliará automáticamente con el pago.
Este proceso implica que los equipos financieros ya no tienen que perseguir a sus compañeros para obtener los recibos. Y no solo eso, el proceso permite liberarlos por completo del papeleo.
En resumen
Está claro que los equipos financieros pueden desempeñar un papel fundamental en el desarrollo y crecimiento de la empresa. Pero, para hacerlo bien, necesitan apoyo: soporte de otros equipos y soporte de la tecnología y las integraciones de sistemas adecuados.
Todo termina en el departamento financiero: los contratos conseguidos por el equipo comercial se convierten en facturas de ventas, los resultados de Marketing y Productos también llegan a Finanzas en algún momento, y la lista continúa. Para que la función financiera funcione correctamente es necesario entender cómo operan todos estos equipos y cómo pueden beneficiarse mutuamente del conjunto de habilidades del resto.
“Solo se puede lograr el control financiero de la empresa obteniendo primero un buen control del negocio. Este control requiere que Finanzas se comprometa con las otras partes interesadas del negocio para optimizar los procesos clave con un impacto financiero significativo”. — Robbie Hadfield, Ingeniero de Soluciones de Payhawk.
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