Poussez la stratégie de croissance de votre entreprise grâce à une collaboration financière efficace. Dans cet article vous découvrirez des moyens d'inclure votre équipe financière de manière plus efficace pour en faire bénéficier l'ensemble de votre entreprise.
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La fonction et les missions du département financier ont changé. Il ne s'agit plus seulement de traiter les fiches de paie, les reçus et les factures. Aujourd'hui, les services financiers doivent collaborer à des stratégies commerciales de haut niveau. Mais pour ce faire, ce service doit être libéré des tâches administratives manuelles. Et il a besoin d'une forte coopération inter-équipes, c'est-à-dire qu'il ne doit pas y avoir de friction entre les équipes financières et non financières.
L'équipe financière est unique car c'est l'un des rares secteurs d'activité qui travaille avec tous les autres. L'équipe financière travaille probablement avec les RH et le marketing, par exemple, pour soutenir la création du budget, les politiques et la gestion des dépenses. Pour que votre équipe financière puisse libérer le potentiel du travail et des processus collaboratifs (y compris l'adoption, la conformité et la visibilité), il faut que tout le monde travaille harmonieusement entre les départements.
Un rapport récent, publié par Harvard Business Review Analytic Services en association avec Payhawk (HBR), a mis en évidence des données convaincantes à cet égard. 84 % des dirigeants reconnaissent que l'équipe financière peut apporter un point de vue unique et précieux sur les défis de l'entreprise.
Mais les organisations doivent faire plus qu'envisager cette perspective. Les entreprises doivent également trouver des moyens d'accroître la collaboration financière au sein de l'entreprise.
Pour que les équipes financières puissent glaner les informations nécessaires à la croissance de l'entreprise, elles ont besoin d'une visibilité financière complète, ce qu'elles ne peuvent obtenir sans l'aide des équipes non financières. C’est donc le serpent qui se mord la queue.
Les professionnels de la finance comptent sur les employés pour leur fournir les reçus afin qu'ils puissent faire correspondre de manière cohérente tous les paiements. Mais ce processus manuel intensif fait perdre du temps par rapport à l'objectif ultime, qui est de faire évoluer l'entreprise avec succès. Les équipes non financières, quant à elles, comptent sur les équipes financières pour payer leurs fournisseurs et leurs abonnements afin de maintenir l'activité dans leur domaine.
Pour prévoir le budget en toute confiance et planifier les ressources, votre département financier a besoin de coopération, et parfois cette coopération n'existe pas. L'élimination de cette friction dans toute entreprise qui se développe devrait être une priorité, mais comment l'éliminer et rendre l'expérience meilleure pour tous ?
Pour que votre équipe financière puisse aider votre organisation à traverser une période de croissance rapide, elle doit être capable de travailler stratégiquement aux côtés des autres départements. Mais seuls 24 % des cadres interrogés ont déclaré que leur équipe financière était « très coopérative » avec les autres départements, ce qui semble indiquer qu'il y a encore du chemin à parcourir en matière de collaboration entre les différents secteurs des entreprises.
Ce faible chiffre pourrait être en partie dû à la mentalité cloisonnée des équipes financières, le rapport indique que 36 % des personnes interrogées estiment que l'équipe financière est peu ouverte à la collaboration. Cette situation ne contribue pas à créer l'atmosphère de collaboration dont votre entreprise a besoin pour atteindre ses objectifs de croissance.
Le rapport a également révélé que d'autres membres de l'équipe s'accordent à dire que les départements financiers devraient s'efforcer de devenir plus collaboratifs et se concentrer encore davantage sur les activités stratégiques plutôt que sur des tâches subalternes et chronophages comme la chasse aux reçus et factures.
Mais le département financier ne peut pas commencer à collaborer efficacement avec les autres si les départements ne comprennent pas la fonction de l'équipe financière et vice versa.
Les autres équipes doivent être conscientes de l'importance de la fonction financière, de la raison pour laquelle elles ont besoin des informations sur les dépenses et de l'importance de les recevoir à temps. D'un autre côté, les départements financiers devraient être chargés de mieux comprendre les défis auxquels sont confrontés les autres départements. Ils doivent partager les informations cruciales plus rapidement et améliorer la qualité du soutien qu'ils apportent à leurs collègues.
Les équipes doivent adopter une communication fluide, mais les outils dont disposent actuellement les membres de l'équipe freinent cette progression.
En fin de compte, les départements financiers peuvent apprendre comment les autres départements utilisent leurs données dans l'organisation notamment les équipes techniques, commerciales et marketing.
Elles doivent comprendre comment l'entreprise gagne de l'argent et comment les données fournies par l'équipe financière y contribuent. L'analyse des données est une compétence essentielle que tous les spécialistes du marketing possèdent. Travailler aux côtés de cette équipe peut aider les professionnels de la finance à mieux comprendre l'entreprise qu'ils servent et la manière dont ils peuvent collectivement atteindre leurs objectifs.
En comprenant comment les données financières de chaque équipe sont utilisées, ils peuvent identifier comment soutenir ces équipes à l'avenir.
Tous les départements traitent avec l'équipe financière à un moment ou à un autre. Et ils ont tous des dépenses à traiter et des budgets à gérer, le sujet de la finance peut donc être un bon connecteur de personnes dans l'organisation. Les professionnels de la finance connaissent un grand nombre de parties prenantes, ce qui permet de les mettre en relation avec la bonne personne de votre équipe produit, par exemple.
Toutes les équipes non financières doivent établir un budget et gérer des projets, et le service financier peut les aider dans ces processus opérationnels. Il ne fait aucun doute que les équipes financières sont très analytiques et les autres départements doivent en tenir compte. Les compétences des équipes financières peuvent contribuer au calcul des coûts des projets et des propositions commerciales, ajoutant ainsi un élément de résolution de problèmes qui pourrait faire défaut à ces équipes. Souvent, les services financiers peuvent également contribuer à la conception des processus et des contrôles, car il s'agit d'un élément essentiel des compétences dont ils ont besoin pour remplir leurs fonctions.
Le travail en collaboration entre les départements signifie que la nature cloisonnée de la finance n'existe plus. Et les données sont partagées librement entre les équipes pour permettre une croissance plus ciblée de l'entreprise.
Bien que les équipes financières et non financières doivent encore travailler sur la collaboration, certains progrès ont déjà été réalisés au niveau de la direction. 73 % des personnes interrogées dans le rapport HBR déclarent que le directeur financier ou le responsable des finances s'implique davantage dans la collaboration à la stratégie d'entreprise de haut niveau.
Et cette action semble encourager l'ensemble de l'équipe financière à s'impliquer, puisque 65 % des personnes interrogées reconnaissent que le département financier, en général, s'immerge dans ce type de collaboration financière.
Pour alimenter la stratégie de croissance de l'entreprise, les équipes financières doivent être responsabilisées à l'aide d'un logiciel de gestion des dépenses qui les aide et ne les gêne pas dans leur travail. L'équipe financière a besoin d'un logiciel dynamique et simple qui encourage les autres départements à partager facilement les informations. Un logiciel qui réduira également le temps consacré à la collecte manuelle des reçus et aux anciennes techniques de gestion des dépenses.
Selon le rapport HBR, les équipes qui gèrent manuellement leurs tâches financières sont moins susceptibles de s'impliquer dans la stratégie de croissance de l'entreprise. Ce qui est logique puisqu’elles n'ont tout simplement pas le temps. Payhawk vous aide à transformer vos tâches manuelles en processus automatisés sans effort.
Les équipes financières doivent garder le contrôle des dépenses de l'entreprise. Supposons qu'elles utilisent actuellement des cartes de crédit à l'échelle de l'entreprise ou du service, où les paiements ne sont attribués à personne via le logiciel de gestion des dépenses. Dans ce cas, il y aura une confusion et une ambiguïté massives. Et l'ambiguïté n'a pas sa place dans les rapports financiers. Lorsque chaque responsable de budget reçoit sa propre carte d'entreprise (connectée à un logiciel de gestion des dépenses), vous pouvez fixer des limites de dépenses pour l'équipe ou l'individu tout en assurant la traçabilité de chaque paiement.
Contrôler toutes les cartes d'entreprise sans l'aide d'un logiciel prend beaucoup de temps. Et les flux d'approbation manuels signifient que des paiements importants peuvent être retardés dans toute l'organisation. Payhawk vous permet de regrouper les contrôles au niveau des cartes lorsqu'il s'agit de limites récurrentes ou de retraits aux guichets automatiques et vous permet de gérer les cartes en masse, ce qui est pratique lorsque votre entreprise se développe. Vous pouvez également définir des limites pour les demandes d'approbation automatique et construire des flux d'approbation personnalisés pour s'adapter à votre structure organisationnelle.
Comme nous l'avons déjà évoqué, la collaboration des employés est la clé du succès d'une entreprise. Il est primordial d'offrir une bonne expérience aux employés, car elle relie tous les éléments de votre entreprise. Il n'y a pas d'entreprise sans employés. Vous aurez donc des problèmes s'ils sont mécontents et si vous ne rendez pas leur travail aussi efficace que possible.
Mais il ne s'agit pas seulement du mécontentement des employés, il s'agit de l'impact de mauvais processus de gestion des dépenses sur votre organisation. À première vue, on pourrait croire que cela ne pose pas trop de problèmes, mais la réalité est toute autre.
Selon le rapport HBR, 80 % des personnes interrogées pensent que le respect des règles diminuerait si les processus de gestion des dépenses n'étaient pas assez simples et beaucoup choisissent de ne pas se conformer du tout. Et 90% déclarent que si les dépenses ne sont pas faciles à soumettre, cela a un impact négatif sur l'expérience des employés.
Ces statistiques alarmantes devraient sans aucun doute être une source d'inquiétude pour toute organisation.
Vous devez fournir aux employés les meilleures ressources possibles pour faire leur travail de manière efficace, ce qui rime avec investir dans le bon logiciel de gestion des dépenses.
L'établissement de rapports sur les performances financières doit se faire sans effort. Pour ce faire, il faut notamment que les employés puissent télécharger leurs reçus en toute simplicité. La conformité est essentielle pour garantir que toutes les dépenses correspondent à la fin du mois et surtout, pour donner à l'équipe financière la technologie et les outils dont elle a besoin pour réussir.
Donner de l'autonomie aux employés responsabilise chaque personne de l'organisation et aide les employés à se sentir valorisés. Dotés de leur propre carte d'entreprise (et d'une application mobile intuitive), chaque paiement leur est attribué via le logiciel de gestion des dépenses, ce qui simplifie considérablement la gestion des dépenses de l'entreprise. Ce processus modernisé de gestion des dépenses supprime de nombreux points pour les finances et garantit que les employés sont payés rapidement.
Le logiciel de gestion comprend également de nombreuses autres fonctionnalités pour garantir que la gestion des dépenses est aussi automatisée et efficace que possible pour les équipes financières et non financières. Ces fonctionnalités comprennent le suivi du kilométrage, les indemnités journalières et la gestion des abonnements.
Au lieu de collecter des reçus et de s'appuyer sur des processus manuels, les employés peuvent profiter d'une expérience simplifiée lorsqu'ils soumettent leurs dépenses. Il leur suffit de saisir les reçus sur l'application mobile Payhawk pour que les dépenses correspondent automatiquement au paiement.
Grâce à ce processus, les équipes financières n'ont pas besoin de harceler leurs collègues pour obtenir des reçus. Au contraire, elles sont libérées de la nécessité de leur demander les reçus en premier lieu.
Pour conclure
Il est clair que les équipes financières peuvent jouer un rôle central dans la conduite de la stratégie de croissance au sein de votre entreprise. Mais pour bien le faire, elles ont besoin de soutien venant des autres équipes, de technologie efficace et d’intégrations comptables.
Tout aboutit à la finance : les contrats de vente deviennent des factures de vente pour la finance, les résultats du marketing et des produits entrent dans la finance à un moment ou à un autre, et la liste est longue. Et pour que la fonction financière fonctionne bien, elle doit comprendre comment ces équipes fonctionnent et comment elles peuvent bénéficier mutuellement des compétences de l'autre.
« Vous ne pouvez obtenir le contrôle financier de l'entreprise que si vous obtenez un bon contrôle de l'entreprise. Ce contrôle exige que la finance s'engage avec d'autres parties prenantes de l'entreprise pour optimiser les processus de base qui ont un impact financier significatif. »
Robbie Hadfield, Ingénieur solution à Payhawk.
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