Entre mise en conformité et opportunités, découvrez les défis du passage à la facturation électronique dans les différents pays de l'Union européenne. Réglementations, avantages, stratégies de mise en œuvre et perspectives d'avenir... Cet article vous propose une analyse détaillée de la facturation électronique en Europe.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique consiste à générer, transmettre, recevoir et stocker des factures dans un format numérique structuré, généralement XML ou UBL. Contrairement aux factures papier traditionnelles ou aux formats numériques non structurés tels que les PDF, les factures électroniques vous permettent de tirer parti d'un traitement automatisé, réduisant ainsi les erreurs manuelles et l'inefficacité.
Pour en savoir plus sur le traitement automatisé de vos factures, consultez l'article sur notre technologie OCR.
Qu'est-ce qui différencie les factures numériques, déjà largement utilisées, des critères attendus pour la réforme de la facturation électronique ? Voici les 3 éléments principaux :
Facturation électronique : mieux vaut anticiper !
La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en réduisant les coûts liés au papier, à l'impression et à l'affranchissement. Grâce à l'automatisation des processus, elle minimise les retards et les erreurs, tout en allégeant la charge de travail administratif. Elle garantit également une traçabilité claire et vérifiable des transactions, limitant ainsi les risques de fraude. Par ailleurs, son caractère standardisé facilite les échanges transfrontaliers, soutenant le développement du commerce international, en particulier au sein de l'Union européenne.
Mais ce n'est pas tout.
La facturation électronique accélère les cycles de paiement en réduisant le temps que vous auriez consacré à la saisie manuelle des données et à la correction des erreurs. En outre, la facturation électronique garantit une livraison plus rapide des factures que le papier ou les emails, éliminant ainsi les incertitudes quant à la réception de la facture.
La facturation électronique obligatoire fournit une trace claire et vérifiable des transactions, réduisant le risque de fraude et renforçant la conformité réglementaire. Elle facilite également les échanges transfrontaliers en normalisant les pratiques de facturation dans l'ensemble de l'UE.
La facturation électronique peut stimuler vos efforts en matière de développement durable. Si vous utilisiez jusqu'à présent des méthodes de facturation traditionnelles (sur papier), la dématérialisation de vos factures allègera votre empreinte carbone.
Pour aller plus loin dans votre reporting ESG, vous pouvez d'ailleurs suivre vos émissions de CO2 pour toutes vos dépenses par carte avec Payhawk Green.
L'Union européenne a introduit plusieurs directives visant à promouvoir et à normaliser la facturation électronique dans les États membres. La plus notable est la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique, qui rend obligatoire la facturation électronique dans les marchés publics à travers l'UE. Cette directive vise à harmoniser les processus de facturation électronique, à garantir l'interopérabilité et à réduire les charges administratives.
En bref : Le développement de la facturation électronique dans l'UE a commencé avec son obligation pour les transactions B2G, où les fournisseurs des secteurs gouvernementaux devaient utiliser des systèmes nationaux. Cette évolution s'est poursuivie dans l'espace inter-entreprises (B2B), certains pays comme la Grèce exigeant que les factures soient transmises en temps réel aux systèmes nationaux avant d'ajouter le transfert pour gérer les échanges de factures entre les émetteurs et les destinataires.
D'autres pays, comme la France et la Roumanie, ont contourné la phase de déclaration en temps réel et ont directement mis en place les mécanismes de transfert et de suivi de l'état d'avancement.
Les réglementations relatives à la facturation électronique imposent la communication en temps réel ou quasi réel de vos données de facturation, ce que l'on appelle le contrôle continu des transactions (CTC).
Il existe deux principaux types de CTC :
Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en conformité à l'approche de la réforme ? Téléchargez notre guide pratique, il contient une checklist pour vous aider à anticiper.
Les exigences sont assez simples jusqu'à présent - mais qu'en est-il de la mise en œuvre ? Et comment s'assurer d'être en conformité ?
Choisir la bonne solution de facturation électronique
Choisissez une solution compatible avec vos systèmes existants, conforme aux réglementations locales et capable de s'adapter aux besoins de votre entreprise.
Assurer la conformité légale
Assurez-vous que votre solution de facturation électronique répond à toutes les exigences légales et inclut des champs obligatoires tels que les coordonnées des fournisseurs, les informations relatives à la TVA et les montants des factures.
S'attaquer aux obstacles techniques
Anticipez les défis tels que l'intégration du système, la sécurité des données et la formation des employés et abordez-les de manière proactive.
Sécuriser les factures électroniques
Mettez en œuvre des mesures telles que le cryptage, la transmission sécurisée des données et les contrôles d'accès pour protéger les informations sensibles.
Vous avez besoin d'aide pour choisir les bons outils financiers ? Consultez nos fonctionnalités de comptabilité fournisseurs et la façon dont elles s'intègrent à vos systèmes financiers (ERP et logiciels comptables).
L'Union européenne fait évoluer en permanence sa réglementation en matière de facturation électronique. Les changements à venir devraient permettre de rationaliser davantage les processus et d'améliorer la conformité dans tous les États membres.
Le projet de directive ViDA
La directive ViDA (TVA à l'ère numérique) est susceptible d'influencer l'avenir de la facturation numérique, en poussant à une plus grande harmonisation et à une facturation électronique obligatoire dans tous les secteurs.
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Chez Payhawk, nous nous préparons à la facturation électronique, notamment grâce à des intégrations natives disponibles sur notre plateforme, permettant des flux financiers rationalisés et garantissant la conformité avec les réglementations spécifiques à chaque pays :
Conformité et avancées
Conscients de l'importance cruciale de la conformité, nous concevons notre solution pour qu'elle réponde aux normes réglementaires en vigueur dans les différentes juridictions. Notre plateforme prendra en charge les formats XML standardisés, garantissant ainsi l'intégration et l'interopérabilité des systèmes. Une fois mise en œuvre, nous proposerons également des rapports en temps réel dans le cadre du contrôle continu des transactions (CTC), ce qui simplifiera la mise en conformité avec les lois locales.
Rationalisation des flux financiers
Chez Payhawk, nous permettons déjà à des entreprises comme la vôtre de gérer et de traiter efficacement les dépenses. Avec notre solution :
Préparer le passage à la facturation électronique
Nous sommes conscients que la transition vers un nouveau système peut s'avérer difficile. Alors que nous travaillons à l'intégration de la facturation électronique dans notre plateforme, nous nous engageons à vous fournir des conseils clairs et concrets pour une mise en œuvre sereine. Notre engagement comprend une formation continue et une assistance à la clientèle afin que votre équipe soit parfaitement préparée.
Chez Payhawk, nous nous engageons à être votre partenaire de confiance tout au long de cette transition. Nous nous concentrons sur le développement de solutions qui simplifient vos flux financiers, mais qui vous permettent également de rester à la pointe des exigences réglementaires en constante évolution.
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Daniel dispose d'une expertise technique qui lui permet d'utiliser le Machine Learning et l'IA dans notre plateforme. Il est actuellement chef de produit pour l'automatisation de la gestion des dépenses et se concentre sur la réduction des tâches manuelles pour nos utilisateurs. Son objectif est de fournir de la valeur et une expérience de dépenses fluide pour nos clients en utilisant les bons outils.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
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