Facturation électronique dans l'UE : suivez le guide

La facturation électronique en quelques mots

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste à générer, transmettre, recevoir et stocker des factures dans un format numérique structuré, généralement XML ou UBL. Contrairement aux factures papier traditionnelles ou aux formats numériques non structurés tels que les PDF, les factures électroniques vous permettent de tirer parti d'un traitement automatisé, réduisant ainsi les erreurs manuelles et l'inefficacité.

Cinq différences clés entre la facturation traditionnelle et la facturation électronique

Pour en savoir plus sur le traitement automatisé de vos factures, consultez l'article sur notre technologie OCR.

Facturation électronique vs. facturation numérique

Qu'est-ce qui différencie les factures numériques, déjà largement utilisées, des critères attendus pour la réforme de la facturation électronique ? Voici les 3 éléments principaux :

• La standardisation des processus : la facturation électronique va permettre d'utiliser un format standardisé, ce qui garantit la compatibilité et l'interopérabilité de vos différents systèmes. En revanche, les factures numériques sont des formats non standard (comme le PDF par exemple), qui peuvent varier d'un fournisseur à l'autre, ce qui complique leur traitement et leur intégration dans divers outils financiers.
• L'automatisation : la facturation électronique permet une automatisation complète de la création de la facture jusqu'à son traitement, contrairement à la facturation numérique qui peut encore impliquer des étapes manuelles.
• La mise en conformité : la facturation électronique est réglementée et suit des normes de conformité strictes, contrairement à certaines méthodes de facturation numérique.

En résumé, toute facture électronique est numérique, mais toute facture numérique n’est pas nécessairement une facture électronique. Une facture PDF peut encore nécessiter des contrôles manuels ou un traitement OCR, tandis qu’une facture électronique structurée est conçue pour les échanges entre systèmes et le traitement automatisé.

Facturation électronique : quels avantages ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en réduisant les coûts liés au papier, à l'impression et à l'affranchissement. Grâce à l'automatisation des processus, elle minimise les retards et les erreurs, tout en allégeant la charge de travail administratif. Elle garantit également une traçabilité claire et vérifiable des transactions, limitant ainsi les risques de fraude. Par ailleurs, son caractère standardisé facilite les échanges transfrontaliers, soutenant le développement du commerce international, en particulier au sein de l'Union européenne.

Mais ce n'est pas tout.

Des processus de paiement plus rapides

Lorsque les données de facture sont reçues dans un format structuré, les factures fournisseurs peuvent avancer plus rapidement dans les étapes de validation, d’approbation, de paiement et de synchronisation avec l’ERP. Les équipes comptabilité fournisseurs passent ainsi moins de temps sur la saisie manuelle et la correction des erreurs, tandis que la finance garde une meilleure maîtrise du calendrier de paiement.

Un traitement plus rapide permet aussi de maintenir la fluidité des workflows de facturation, même lorsque les volumes de transactions augmentent.

Une conformité renforcée et des pistes d’audit plus fiables

La facturation électronique permet de mieux tracer la façon dont les factures sont reçues, validées, traitées, approuvées et stockées. Les équipes finance disposent ainsi d’une piste d’audit plus fiable et peuvent répondre plus facilement aux questions liées à la conformité, à la fiscalité et aux contrôles internes.

Elle peut aussi contribuer à réduire certains risques de fraude, car les informations sur l’émetteur, les données de facturation et les enregistrements de transaction sont plus faciles à vérifier. La facturation électronique ne remplace toutefois pas les contrôles internes. Les entreprises doivent continuer à vérifier leurs fournisseurs, à mettre en place des workflows d’approbation, à séparer les tâches et à appliquer des contrôles de paiement.

Un traitement transfrontalier plus simple

La standardisation de la facturation électronique peut aussi simplifier le traitement des factures transfrontalières, en particulier pour les entreprises présentes sur plusieurs marchés européens. À mesure que les mandats nationaux se généralisent, les équipes finance ont besoin de workflows de facturation capables de prendre en charge les différentes exigences locales, sans créer de processus manuels distincts pour chaque entité.

Moins de travail manuel pour la comptabilité fournisseurs

La facturation électronique aide les équipes finance à réduire le temps consacré aux tâches administratives répétitives, pour se concentrer davantage sur l’analyse des exceptions, l’amélioration des contrôles et les missions à plus forte valeur ajoutée. Au lieu de saisir et de vérifier manuellement les données issues de pièces jointes reçues par e-mail, les équipes reçoivent directement des données de facture structurées.

Moins d’erreurs de facturation et des données ERP plus fiables

Grâce aux données de facture structurées, les informations clés sont capturées de manière plus cohérente et plus faciles à vérifier avant que la facture n’avance dans le processus de comptabilité fournisseurs. Numéro de facture, montant, TVA, fournisseur, date d’échéance ou centre de coût : chaque champ peut être contrôlé plus efficacement en amont.

Cela permet de réduire les erreurs liées à la saisie manuelle, de limiter les corrections après coup et d’améliorer la qualité des informations synchronisées avec votre ERP. Les équipes finance disposent ainsi de données plus propres pour suivre les engagements, préparer les paiements et fiabiliser les rapprochements comptables.

Une meilleure visibilité sur les factures et le suivi des approbations

Avec les processus de facturation traditionnels, il est souvent difficile de savoir où une facture est bloquée. Elle peut être en attente dans la boîte de réception d’un collaborateur, comporter des informations manquantes ou être retardée parce que le bon approbateur ne l’a pas encore examinée.

Lorsque la facturation électronique est connectée à votre workflow de comptabilité fournisseurs, votre équipe peut suivre plus clairement les factures, de leur réception à leur approbation, puis jusqu’au paiement. La finance bénéficie ainsi d’une meilleure visibilité sur les dettes en attente, les sorties de trésorerie à venir et les points de blocage dans le processus d’approbation.

Un impact sur le développement durable

La facturation électronique peut stimuler vos efforts en matière de développement durable. Si vous utilisiez jusqu'à présent des méthodes de facturation traditionnelles (sur papier), la dématérialisation de vos factures allègera votre empreinte carbone.
Pour aller plus loin dans votre reporting ESG, vous pouvez d'ailleurs suivre vos émissions de CO2 pour toutes vos dépenses par carte avec Payhawk Green.

La réforme de la facturation électronique en Europe

L'Union européenne a introduit plusieurs directives visant à promouvoir et à normaliser la facturation électronique dans les États membres. La plus notable est la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique, qui rend obligatoire la facturation électronique dans les marchés publics à travers l'UE. Cette directive vise à harmoniser les processus de facturation électronique, à garantir l'interopérabilité et à réduire les charges administratives.

En bref : Le développement de la facturation électronique dans l'UE a commencé avec son obligation pour les transactions B2G, où les fournisseurs des secteurs gouvernementaux devaient utiliser des systèmes nationaux. Cette évolution s'est poursuivie dans l'espace inter-entreprises (B2B), certains pays comme la Grèce exigeant que les factures soient transmises en temps réel aux systèmes nationaux avant d'ajouter le transfert pour gérer les échanges de factures entre les émetteurs et les destinataires.

D'autres pays, comme la France et la Roumanie, ont contourné la phase de déclaration en temps réel et ont directement mis en place les mécanismes de transfert et de suivi de l'état d'avancement.

Les délais et réglementations obligatoires en matière de facturation électronique B2B au sein de l'UE :

Retrouvez toutes les informations sur les obligations et les échéances clés de chaque pays européen dans notre fiche pays complète sur la facturation électronique.

Contrôle Continu des Transactions (CTC) et mise en conformité

Les réglementations relatives à la facturation électronique imposent la communication en temps réel ou quasi réel de vos données de facturation, ce que l'on appelle le contrôle continu des transactions (CTC).

Il existe deux principaux types de CTC :

1. Les factures doivent être approuvées par les autorités fiscales avant d'être envoyées aux destinataires.
2. Les factures sont déclarées aux autorités fiscales en temps réel ou périodiquement après leur émission.

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en conformité à l'approche de la réforme ? Téléchargez notre guide pratique, il contient une checklist pour vous aider à anticiper.

Comment mettre en œuvre la facturation électronique ?

Les exigences sont assez simples jusqu'à présent - mais qu'en est-il de la mise en œuvre ? Et comment s'assurer d'être en conformité ?

1. Choisir la bonne solution de facturation électronique
   Choisissez une solution compatible avec vos systèmes existants, conforme aux réglementations locales et capable de s'adapter aux besoins de votre entreprise.

2. Assurer la conformité légale
   Assurez-vous que votre solution de facturation électronique répond à toutes les exigences légales et inclut des champs obligatoires tels que les coordonnées des fournisseurs, les informations relatives à la TVA et les montants des factures.

3. S'attaquer aux obstacles techniques
   Anticipez les défis tels que l'intégration du système, la sécurité des données et la formation des employés et abordez-les de manière proactive.

4. Sécuriser les factures électroniques
   Mettez en œuvre des mesures telles que le cryptage, la transmission sécurisée des données et les contrôles d'accès pour protéger les informations sensibles.
   Vous avez besoin d'aide pour choisir les bons outils financiers ? Consultez nos fonctionnalités de comptabilité fournisseurs et la façon dont elles s'intègrent à vos systèmes financiers (ERP et logiciels comptables).

L'avenir de la facturation électronique en Europe : à quoi s'attendre ?

L'Union européenne fait évoluer en permanence sa réglementation en matière de facturation électronique. Les changements à venir devraient permettre de rationaliser davantage les processus et d'améliorer la conformité dans tous les États membres.

ViDA : vers un modèle européen de facturation électronique

Le paquet européen « TVA à l’ère numérique », connu sous le nom de [ViDA](TVA à l'ère numérique)](https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en?prefLang=fr), rapproche l’Union européenne d’une approche plus harmonisée du reporting numérique de la TVA et de la facturation électronique. Pour les équipes finance, l’essentiel à retenir est que la facturation électronique n’est plus seulement un enjeu de conformité pays par pays. Elle devient progressivement un modèle opérationnel européen.

Les entreprises qui disposent d’entités dans plusieurs marchés de l’UE doivent, dans la mesure du possible, éviter les solutions locales ponctuelles. Elles ont plutôt intérêt à préparer des workflows de facturation évolutifs, capables de prendre en charge différentes règles nationales, formats structurés, identifiants fiscaux, exigences de reporting et intégrations ERP.

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Comment planifier votre transition vers la facturation électronique avec Payhawk

Payhawk aide les équipes finance à intégrer les factures électroniques au même workflow de comptabilité fournisseurs que celui qu’elles utilisent déjà pour les factures fournisseurs, les approbations, les paiements et la synchronisation ERP. Grâce à son partenariat avec Invopop, Payhawk propose une plateforme de facturation électronique qui prend en charge la réception et le traitement conformes des factures électroniques, tout en conservant les contrôles de comptabilité fournisseurs dans une seule plateforme finance.

Les factures reçues via Peppol ou la plateforme publique française peuvent être validées, importées dans Payhawk, vérifiées, approuvées, imputées, payées, puis synchronisées avec votre ERP. Pour en savoir plus sur nos fonctionnalités, consultez notre FAQ sur la facturation électronique.

Préparer le passage à la facturation électronique

Nous sommes conscients que la transition vers un nouveau système peut s'avérer difficile. Alors que nous travaillons à l'intégration de la facturation électronique dans notre plateforme, nous nous engageons à vous fournir des conseils clairs et concrets pour une mise en œuvre sereine. Notre engagement comprend une formation continue et une assistance à la clientèle afin que votre équipe soit parfaitement préparée.

Chez Payhawk, nous nous engageons à être votre partenaire de confiance tout au long de cette transition. Nous nous concentrons sur le développement de solutions qui simplifient vos flux financiers, mais qui vous permettent également de rester à la pointe des exigences réglementaires en constante évolution.

Prêt à simplifier la gestion des dépenses de votre entreprise ? Parlez à l'un de nos experts pour en savoir plus sur l'impact de la facturation électronique sur votre entreprise