Facturation électronique dans l'UE : suivez le guide

La facturation électronique en quelques mots

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste à générer, transmettre, recevoir et stocker des factures dans un format numérique structuré, généralement XML ou UBL. Contrairement aux factures papier traditionnelles ou aux formats numériques non structurés tels que les PDF, les factures électroniques vous permettent de tirer parti d'un traitement automatisé, réduisant ainsi les erreurs manuelles et l'inefficacité.

Trois différences essentielles entre la facturation traditionnelle et la facturation électronique

1. Le format : les factures électroniques utilisent des formats numériques structurés, alors que les factures traditionnelles peuvent être des documents papier ou des documents numériques non structurés.
2. Le traitement : les factures électroniques permettent un traitement automatisé, alors que les factures traditionnelles nécessitent souvent un traitement manuel.
3. La transmission : les factures électroniques sont transmises par voie électronique via des réseaux sécurisés, contrairement aux factures traditionnelles, qui peuvent être envoyées par la poste ou par email.

Pour en savoir plus sur le traitement automatisé de vos factures, consultez l'article sur notre technologie OCR.

Facturation électronique vs. facturation numérique

Qu'est-ce qui différencie les factures numériques, déjà largement utilisées, des critères attendus pour la réforme de la facturation électronique ? Voici les 3 éléments principaux :

• La standardisation des processus : la facturation électronique va permettre d'utiliser un format standardisé, ce qui garantit la compatibilité et l'interopérabilité de vos différents systèmes. En revanche, les factures numériques sont des formats non standard (comme le PDF par exemple), qui peuvent varier d'un fournisseur à l'autre, ce qui complique leur traitement et leur intégration dans divers outils financiers.
• L'automatisation : la facturation électronique permet une automatisation complète de la création de la facture jusqu'à son traitement, contrairement à la facturation numérique qui peut encore impliquer des étapes manuelles.
• La mise en conformité : la facturation électronique est réglementée et suit des normes de conformité strictes, contrairement à certaines méthodes de facturation numérique.

Facturation électronique : quels avantages ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment en réduisant les coûts liés au papier, à l'impression et à l'affranchissement. Grâce à l'automatisation des processus, elle minimise les retards et les erreurs, tout en allégeant la charge de travail administratif. Elle garantit également une traçabilité claire et vérifiable des transactions, limitant ainsi les risques de fraude. Par ailleurs, son caractère standardisé facilite les échanges transfrontaliers, soutenant le développement du commerce international, en particulier au sein de l'Union européenne.

Mais ce n'est pas tout.

Des processus de paiement plus rapides

La facturation électronique accélère les cycles de paiement en réduisant le temps que vous auriez consacré à la saisie manuelle des données et à la correction des erreurs. En outre, la facturation électronique garantit une livraison plus rapide des factures que le papier ou les emails, éliminant ainsi les incertitudes quant à la réception de la facture.

Stimuler la passation de marchés publics en ligne entre entreprises et administrations (B2G)

La facturation électronique obligatoire fournit une trace claire et vérifiable des transactions, réduisant le risque de fraude et renforçant la conformité réglementaire. Elle facilite également les échanges transfrontaliers en normalisant les pratiques de facturation dans l'ensemble de l'UE.

Un impact sur le développement durable

La facturation électronique peut stimuler vos efforts en matière de développement durable. Si vous utilisiez jusqu'à présent des méthodes de facturation traditionnelles (sur papier), la dématérialisation de vos factures allègera votre empreinte carbone.
Pour aller plus loin dans votre reporting ESG, vous pouvez d'ailleurs suivre vos émissions de CO2 pour toutes vos dépenses par carte avec Payhawk Green.

La réforme de la facturation électronique en Europe

L'Union européenne a introduit plusieurs directives visant à promouvoir et à normaliser la facturation électronique dans les États membres. La plus notable est la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique, qui rend obligatoire la facturation électronique dans les marchés publics à travers l'UE. Cette directive vise à harmoniser les processus de facturation électronique, à garantir l'interopérabilité et à réduire les charges administratives.

En bref : Le développement de la facturation électronique dans l'UE a commencé avec son obligation pour les transactions B2G, où les fournisseurs des secteurs gouvernementaux devaient utiliser des systèmes nationaux. Cette évolution s'est poursuivie dans l'espace inter-entreprises (B2B), certains pays comme la Grèce exigeant que les factures soient transmises en temps réel aux systèmes nationaux avant d'ajouter le transfert pour gérer les échanges de factures entre les émetteurs et les destinataires.

D'autres pays, comme la France et la Roumanie, ont contourné la phase de déclaration en temps réel et ont directement mis en place les mécanismes de transfert et de suivi de l'état d'avancement.

Les délais et réglementations obligatoires en matière de facturation électronique B2B au sein de l'UE :

• En France : La facturation électronique sera obligatoire à partir de 2026, avec une approche progressive. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront s'y conformer à partir du 1er septembre 2026, tandis que les petites et moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE) s'y conformeront à partir du 1er septembre 2027. Les entreprises ont la possibilité d'utiliser Chorus Pro, le portail public de facturation (PPF) ou des plateformes de dématérialisation partenaires certifiées (PDP).
• En Espagne : la facturation électronique entre les entreprises et les travailleurs indépendants sera obligatoire à partir de 2025-2026, conformément à la réglementation « Ley Crea y Crece ».
• En Allemagne : les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques à partir de janvier 2025. La facturation électronique B2B deviendra obligatoire en 2027 pour les grandes entreprises dont le chiffre d'affaires est supérieur à 800 000 euros et en janvier 2028 pour les petites entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 800 000 euros.
• En Belgique : La facturation électronique B2B obligatoire commence en janvier 2026.
• Aux Pays-Bas : la facturation électronique B2G est obligatoire depuis 2017, sans mandat actuel pour la facturation électronique B2B en raison des faibles niveaux de fraude à la TVA.

Source : Edicom

Contrôle Continu des Transactions (CTC) et mise en conformité

Les réglementations relatives à la facturation électronique imposent la communication en temps réel ou quasi réel de vos données de facturation, ce que l'on appelle le contrôle continu des transactions (CTC).

Il existe deux principaux types de CTC :

1. Les factures doivent être approuvées par les autorités fiscales avant d'être envoyées aux destinataires.
2. Les factures sont déclarées aux autorités fiscales en temps réel ou périodiquement après leur émission.

Vous souhaitez en savoir plus sur la mise en conformité à l'approche de la réforme ? Téléchargez notre guide pratique, il contient une checklist pour vous aider à anticiper.

Comment mettre en œuvre la facturation électronique ?

Les exigences sont assez simples jusqu'à présent - mais qu'en est-il de la mise en œuvre ? Et comment s'assurer d'être en conformité ?

1. Choisir la bonne solution de facturation électronique
   Choisissez une solution compatible avec vos systèmes existants, conforme aux réglementations locales et capable de s'adapter aux besoins de votre entreprise.

2. Assurer la conformité légale
   Assurez-vous que votre solution de facturation électronique répond à toutes les exigences légales et inclut des champs obligatoires tels que les coordonnées des fournisseurs, les informations relatives à la TVA et les montants des factures.

3. S'attaquer aux obstacles techniques
   Anticipez les défis tels que l'intégration du système, la sécurité des données et la formation des employés et abordez-les de manière proactive.

4. Sécuriser les factures électroniques
   Mettez en œuvre des mesures telles que le cryptage, la transmission sécurisée des données et les contrôles d'accès pour protéger les informations sensibles.
   Vous avez besoin d'aide pour choisir les bons outils financiers ? Consultez nos fonctionnalités de comptabilité fournisseurs et la façon dont elles s'intègrent à vos systèmes financiers (ERP et logiciels comptables).

L'avenir de la facturation électronique en Europe : à quoi s'attendre ?

L'Union européenne fait évoluer en permanence sa réglementation en matière de facturation électronique. Les changements à venir devraient permettre de rationaliser davantage les processus et d'améliorer la conformité dans tous les États membres.

Le projet de directive ViDA

La directive ViDA (TVA à l'ère numérique) est susceptible d'influencer l'avenir de la facturation numérique, en poussant à une plus grande harmonisation et à une facturation électronique obligatoire dans tous les secteurs.

Restez informé des dernières fonctionnalités pour assurer une bonne comptabilité multi-entités en cliquant ici.

Comment planifier votre transition vers la facturation électronique avec Payhawk

Chez Payhawk, nous nous préparons à la facturation électronique, notamment grâce à des intégrations natives disponibles sur notre plateforme, permettant des flux financiers rationalisés et garantissant la conformité avec les réglementations spécifiques à chaque pays :

Conformité et avancées

Conscients de l'importance cruciale de la conformité, nous concevons notre solution pour qu'elle réponde aux normes réglementaires en vigueur dans les différentes juridictions. Notre plateforme prendra en charge les formats XML standardisés, garantissant ainsi l'intégration et l'interopérabilité des systèmes. Une fois mise en œuvre, nous proposerons également des rapports en temps réel dans le cadre du contrôle continu des transactions (CTC), ce qui simplifiera la mise en conformité avec les lois locales.

Rationalisation des flux financiers

Chez Payhawk, nous permettons déjà à des entreprises comme la vôtre de gérer et de traiter efficacement les dépenses. Avec notre solution :

• Toutes les dépenses et les documents liées sont consolidées sur une seule plateforme,
• Les circuits d'approbation des dépenses sont fluides et rapides grâce à des workflows personnalisables,
• Les paiements et les rapprochements bancaires sont automatisés et traités en temps réel grâce à nos intégrations natives,
• Les processus financiers sont rationalisés pour une plus grande efficacité opérationnelle.

Préparer le passage à la facturation électronique

Nous sommes conscients que la transition vers un nouveau système peut s'avérer difficile. Alors que nous travaillons à l'intégration de la facturation électronique dans notre plateforme, nous nous engageons à vous fournir des conseils clairs et concrets pour une mise en œuvre sereine. Notre engagement comprend une formation continue et une assistance à la clientèle afin que votre équipe soit parfaitement préparée.

Chez Payhawk, nous nous engageons à être votre partenaire de confiance tout au long de cette transition. Nous nous concentrons sur le développement de solutions qui simplifient vos flux financiers, mais qui vous permettent également de rester à la pointe des exigences réglementaires en constante évolution.

Prêt à simplifier la gestion des dépenses de votre entreprise ? Parlez à l'un de nos experts pour en savoir plus sur l'impact de la facturation électronique sur votre entreprise