E-Invoicing in der Europäischen Union: Ein umfassender Leitfaden

eInvoicing in a nutshell

Was ist E-Invoicing?

E-Rechnungsstellung bezieht sich auf die Erstellung, Übermittlung, den Empfang und die Archivierung von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format, typischerweise XML oder UBL. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen oder unstrukturierten digitalen Formaten wie PDFs ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung und reduziert manuelle Fehler und Ineffizienzen.

Drei wesentliche Unterschiede zwischen traditioneller Rechnungsstellung und E-Rechnungsstellung

1. Format: E-Rechnungen verwenden strukturierte digitale Formate, während traditionelle Rechnungen papierbasiert oder unstrukturierte digitale Dokumente sein können.
2. Verarbeitung: E-Rechnungen unterstützen die automatisierte Verarbeitung, während traditionelle Rechnungen häufig manuell bearbeitet werden müssen.
3. Übermittlung: E-Rechnungen werden oft über sichere Netzwerke elektronisch übertragen, im Gegensatz zu traditionellen Rechnungen, die per Post oder E-Mail versendet werden können.

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E-Rechnungsstellung vs. Digitale Rechnungsstellung

• Standardisierung: E-Rechnungsstellung verwendet ein standardisiertes Format, das die Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet. Im Gegensatz dazu können digitale Rechnungen verschiedene nicht standardisierte Formate wie PDFs verwenden, was die Verarbeitung und Integration erschwert.
• Automatisierung: E-Rechnungsstellung unterstützt die vollständige Automatisierung vom Erstellen bis zur Verarbeitung, im Gegensatz zur digitalen Rechnungsstellung, bei der möglicherweise noch manuelle Schritte erforderlich sind.
• Compliance: E-Rechnungsstellung ist oft reguliert und folgt strengen Compliance-Standards, im Gegensatz zu einigen digitalen Rechnungsstellungsmethoden.

Die Vorteile der E-Rechnungsstellung

E-Rechnungen machen Papier, Druck und Porto überflüssig und senken so direkt die Betriebskosten. Automatisierte Prozesse reduzieren auch Verzögerungen und Fehler, was die Kosten weiter senkt. E-Rechnungsstellung bietet eine klare und nachvollziehbare Transaktionshistorie und reduziert das Risiko von Betrug und Fehlern. Zudem erleichtert die Standardisierung der E-Rechnungsstellung reibungslose grenzüberschreitende Transaktionen und fördert den internationalen Handel innerhalb der EU.

Beschleunigte Zahlungsprozesse

Durch die Reduzierung manueller Dateneingaben und Fehlerkorrekturen beschleunigt die E-Rechnungsstellung den Zahlungszyklus und ermöglicht schnellere Zahlungen. Darüber hinaus gewährleistet die E-Rechnung eine schnellere Zustellung der Rechnungen im Vergleich zu Papier oder E-Mail und eliminiert die Unsicherheiten, ob die Rechnung tatsächlich eingegangen ist.

Förderung der B2G-Beschaffung

Die verpflichtende E-Rechnungsstellung bietet eine klare, nachvollziehbare Transaktionshistorie, reduziert das Risiko von Betrug und verbessert die regulatorische Compliance. Zudem fördert sie den grenzüberschreitenden Handel durch die Standardisierung der Rechnungspraktiken in der EU.

Nachhaltigkeit

Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt die E-Rechnungsstellung zur Nachhaltigkeit eines Unternehmens bei.
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Überblick der E-Rechnungsvorschriften in Europa

Die Europäische Union hat mehrere Richtlinien eingeführt, um die E-Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten zu fördern und zu standardisieren. Die bedeutendste ist die E-Rechnungsrichtlinie 2014/55/EU, die die E-Rechnungsstellung in der öffentlichen Beschaffung in der EU vorschreibt. Diese Richtlinie soll die E-Rechnungsprozesse harmonisieren, Interoperabilität gewährleisten und Verwaltungsaufwand reduzieren.

Die Entwicklung der E-Rechnungsstellung in der EU begann mit der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen, bei denen Lieferanten an den öffentlichen Sektor nationale Systeme verwenden mussten. Diese Vorschriften entwickelten sich weiter in den B2B-Bereich, wobei einige Länder, wie Griechenland, die Echtzeitmeldung von Rechnungen an nationale Systeme vorschreiben. Andere Länder, wie Frankreich und Rumänien, überspringen die Phase der Echtzeitmeldung und etablieren direkt Mechanismen zur Übertragung und Statusverfolgung von Rechnungen.

Zeitplan und Vorschriften für die verpflichtende B2B-E-Rechnungsstellung

• Frankreich: Elektronische Rechnungsstellung wird ab 2026 in einer gestaffelten Einführung Pflicht. Große und mittelständische Unternehmen müssen sich ab dem 1. September 2026 daran halten, während KMU und sehr kleine Unternehmen ab dem 1. September 2027 folgen.
• Spanien: Elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Selbstständigen wird für 2025-2026 vorgeschrieben, gemäß dem Gesetz "Ley Crea y Crece".
• Deutschland: Unternehmen müssen ab Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. B2B-E-Rechnungsstellung wird 2027 für große Unternehmen mit einem Umsatz über 800.000 € verpflichtend und ab Januar 2028 für kleinere Unternehmen.
• Belgien: Verpflichtende B2B-E-Rechnungsstellung beginnt im Januar 2026.
• Niederlande: B2G-E-Rechnungsstellung ist seit 2017 verpflichtend, für B2B jedoch aufgrund niedriger Mehrwertsteuerbetrugsraten nicht verpflichtend.

Quelle: Edicom

Kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) und Compliance

Die E-Rechnungsvorschriften verlangen eine Echtzeit- oder nahezu Echtzeit-Berichterstattung von Rechnungsdaten, bekannt als Continuous Transaction Controls (CTC). Es gibt zwei Haupttypen von CTC-Modellen:
Clearing-Modelle: Rechnungen müssen von den Steuerbehörden genehmigt werden, bevor sie an die Empfänger gesendet werden.
Berichterstattungsmodelle: Rechnungen werden den Steuerbehörden in Echtzeit oder periodisch nach der Ausstellung gemeldet.

Implementierung der E-Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen

Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel ist, die lokalen Vorschriften erfüllt und mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skaliert.

Rechtliche Konformität sicherstellen

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungslösung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, einschließlich der Pflichtfelder wie Lieferantendetails, Mehrwertsteuerinformationen und Rechnungsbeträge.
Technische Barrieren adressieren

Antizipieren Sie Herausforderungen wie Systemintegration, Datensicherheit und Schulungen und gehen Sie proaktiv damit um.

E-Rechnungen sichern

Implementieren Sie Maßnahmen wie Verschlüsselung, sichere Datenübertragung und Zugangskontrollen, um sensible Informationen zu schützen.

Weitere Informationen zur Auswahl der richtigen Tools finden Sie in unseren Lösungen für Verbindlichkeiten und deren Integration in Ihre Finanzsysteme.

Die Zukunft der E-Rechnungsstellung in Europa

Die Europäische Union entwickelt ihre E-Rechnungsvorschriften kontinuierlich weiter. Zukünftige Änderungen sollen die Prozesse weiter vereinfachen und die Compliance in den Mitgliedstaaten verbessern.

Auswirkungen des ViDA-Vorschlags

Der ViDA-Vorschlag (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) wird die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung beeinflussen und voraussichtlich eine stärkere Harmonisierung und verpflichtende E-Rechnungsstellung in allen Sektoren vorantreiben.

Wie Payhawk Ihre E-Rechnungsumstellung unterstützt

Da die EU auf eine verpflichtende E-Rechnungsstellung zusteuert, ist Payhawk bestrebt, Unternehmen bei diesem Übergang zu unterstützen. Wir entwickeln derzeit umfassende Lösungen zur E-Rechnungsstellung, die sich nahtlos in unsere Plattform integrieren und eine effiziente Finanzverwaltung sowie die Einhaltung länderspezifischer Vorschriften ermöglichen.