E-facturering in de EU: Wat CFO’s en financiële teams moeten weten

eFactureren in een notendop

**Wat is E-factureren?

E-facturatie verwijst naar het genereren, verzenden, ontvangen en opslaan van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, meestal XML of UBL. In tegenstelling tot traditionele papieren facturen of ongestructureerde digitale formaten zoals PDF's, kun je met e-facturen gebruikmaken van geautomatiseerde verwerking, waardoor handmatige fouten en inefficiënties worden verminderd.

Drie belangrijke verschillen tussen traditionele facturering en e-facturering

1. Formaat: e-facturen gebruiken gestructureerde digitale formaten, terwijl traditionele facturen papieren of ongestructureerde digitale documenten kunnen zijn
2. Verwerking: e-facturen ondersteunen geautomatiseerde verwerking, terwijl traditionele facturen vaak handmatige verwerking vereisen
3. Verzending: e-facturen worden vaak elektronisch verzonden via beveiligde netwerken, in tegenstelling tot traditionele facturen, die vaak per post of e-mail worden verzonden.

Bekijk voor meer informatie over automatisering het artikel over onze slimme gegevensextractie met OCR-technologie om te leren hoe dit de nauwkeurigheid van factuurverwerking verbetert.

En wat als je je boekhouding al hebt gedigitaliseerd om tijd te besparen en kosten te besparen? Is er een verschil tussen e-facturatie en digitale facturatie?

E-factureren vs. digitaal factureren

• Standaardisatie: e-facturatie maakt gebruik van een gestandaardiseerd formaat, wat zorgt voor compatibiliteit tussen je verschillende systemen. Digitale facturatie daarentegen kan verschillende niet-standaard formaten gebruiken, zoals PDF's, die van leverancier tot leverancier kunnen verschillen, wat de verwerking en integratie bemoeilijkt.
• Automatisering: e-facturatie ondersteunt volledige automatisering van creatie tot verwerking, in tegenstelling tot digitale facturatie waarbij nog steeds handmatige stappen nodig kunnen zijn.
• Compliance: e-facturatie is vaak gereguleerd en volgt strikte compliance normen, in tegenstelling tot sommige digitale facturatiemethoden.

De grootste voordelen van e-facturatie

Met e-facturen wordt papier, drukwerk en porto bespaard, waardoor de operationele kosten direct dalen. Geautomatiseerde processen minimaliseren ook vertragingen en fouten, waardoor de kosten nog verder dalen.

E-facturatie biedt ook een duidelijk en controleerbaar spoor van transacties, waardoor de kans op fraude en fouten afneemt. Bovendien zullen geautomatiseerde factuurprocessen je administratieve werklast verminderen, waardoor je bedrijf zich kan richten op meer impactvolle activiteiten.

Gestandaardiseerd e-factureren vergemakkelijkt ook internationale transacties, waardoor de internationale handel binnen de EU verder wordt bevorderd.

Snellere betalingsprocessen

E-facturatie versnelt betalingscycli doordat je minder tijd kwijt bent aan handmatige gegevensinvoer en foutcorrectie, waardoor je sneller kunt betalen. Bovendien zorgt e-facturatie voor een snellere levering van facturen dan papier of e-mail, waardoor er geen onzekerheid meer is over de ontvangst van de factuur.

Stimuleren van e-aanbesteding tussen bedrijven en overheid (B2G)

Verplichte e-facturatie biedt een duidelijk, controleerbaar spoor van transacties, waardoor het risico op fraude afneemt en de naleving van de regelgeving verbetert. Het vergemakkelijkt ook betere grensoverschrijdende handel door factureringspraktijken in de hele EU te standaardiseren.

Duurzaamheid

E-facturatie kan zelfs de inspanningen op het gebied van duurzaamheid stimuleren. Als je voorheen vertrouwde op traditionele (papieren) factureringsmethoden, zal e-facturatie je papierverbruik snel verminderen.

Digitale transformatie hoeft niet te beginnen en te eindigen met E-facturatie. Ontdek meer over onze functies zoals CO2-rapportage, uitgavenbeheer en controle opties, die allemaal de transparantie en efficiëntie verder verbeteren.

Regelgeving voor e-facturatie in Europa

De Europese Unie heeft verschillende richtlijnen geïntroduceerd om e-facturatie in de lidstaten te bevorderen en te standaardiseren. De meest in het oog springende is de Richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturen, die e-facturering bij overheidsopdrachten in de hele EU verplicht stelt. Deze richtlijn is gericht op het harmoniseren van e-facturatieprocessen, het waarborgen van interoperabiliteit en het verminderen van administratieve lasten.

In het kort: De ontwikkeling van e-facturering in de EU begon met verplichte elektronische facturering voor B2G-transacties, waarbij leveranciers aan overheidssectoren nationale systemen moesten gebruiken. Dit evolueerde naar de mogelijkheid voor Business-to-Business (B2B), waarbij sommige landen zoals Griekenland real-time factuurrapportage aan nationale systemen verplicht stelden voordat ze een transferlaag implementeerden om de uitwisseling van facturen tussen verstrekkers en ontvangers te beheren.

Andere landen, zoals Frankrijk en Roemenië, omzeilden de fase van real-time rapportage en implementeerden direct de mechanismen voor overboeking en het bijhouden van de status.

Wat je moet weten: Verplichte B2B e-facturatie tijdlijnen en regelgeving in de belangrijkste landen.

• Frankrijk: Elektronische facturering wordt verplicht vanaf 2026, met een gefaseerde aanpak. Grote bedrijven en middelgrote bedrijven (ETI) moeten hier vanaf 1 september 2026 aan voldoen, terwijl kleine en middelgrote bedrijven (MKB) en zeer kleine bedrijven (TPE) vanaf 1 september 2027 aan het mandaat zullen deelnemen. Bedrijven hebben de optie om Chorus Pro, de Public Invoice Portal (PPF), te gebruiken voor transacties in de publieke sector, of ze kunnen kiezen uit gecertificeerde Partner Dematerialisation Platforms (PDP's) voor zowel B2B als B2G facturen.
• Spanje: Elektronische facturering tussen bedrijven en zelfstandigen wordt verplicht voor 2025-2026, volgens de “Ley Crea y Crece”-verordening.
• Duitsland: Bedrijven moeten vanaf januari 2025 elektronische facturen kunnen ontvangen. B2B e-facturatie wordt verplicht in 2027 voor grote bedrijven met meer dan € 800.000 omzet en in januari 2028 voor kleinere bedrijven met minder omzet.
• België: Verplichte B2B e-facturatie start in januari 2026
• Nederland: B2G e-factureren is sinds 2017 verplicht, maar B2B e-factureren is nog niet verplicht vanwege de lage btw-fraude.

Bron: Edicom

Doorlopende transactiecontroles en naleving

De regelgeving voor e-facturering verplicht tot real-time of bijna-realtime rapportage van je factuurgegevens, ook wel Continuous Transaction Controls (CTC) genoemd.

Er zijn twee hoofdtypen CTC-modellen:

1. Inklaringsmodellen (Clearance Models): Facturen moeten worden goedgekeurd/ingeklaard door de belastingdienst voordat ze naar ontvangers worden gestuurd. Het doel is om ervoor te zorgen dat de belastingdienst altijd inzicht heeft in de transactie voordat deze wordt afgerond.
2. Rapporteringsmodellen (Reporting Models): Facturen worden real-time of periodiek na uitgifte gerapporteerd aan de belastingdienst. Met dit model wordt er nadruk gelegd op naleving.

Je bedrijf moet conformiteitstesten ondergaan om er zeker van te zijn dat het voldoet aan de eFacturatie standaarden. Dit testproces valideert dat je e-facturatiesystemen en -processen voldoen aan de noodzakelijke technische en wettelijke specificaties.

Meer inzicht nodig in compliance? Ontdek onze realtime reconciliaties en hoe ze je financiële activiteiten kunnen vereenvoudigen.

Hoe e-facturatie te implementeren

De vereisten zijn tot nu toe vrij eenvoudig - maar hoe zit het met de implementatie? En hoe kun je ervoor zorgen dat je het goed doet?

1. Kies de juiste E-facturatie oplossing
   Kies een oplossing die compatibel is met je bestaande systemen, voldoet aan de lokale regelgeving en kan meegroeien met je bedrijfsbehoeften.

2. Verzeker wettelijke naleving
   Zorg ervoor dat je E-factuuroplossing voldoet aan alle wettelijke vereisten en verplichte velden bevat zoals leveranciersgegevens, btw-informatie en factuurbedragen.

3. Tackle technische barrières
   Anticipeer op uitdagingen zoals systeemintegratie, gegevensbeveiliging en training van medewerkers en pak ze proactief aan.

4. Beveiligen van e-facturen
   Implementeer maatregelen zoals versleuteling, veilige gegevensoverdracht en toegangscontroles om gevoelige informatie te beschermen.
   Hulp nodig bij het kiezen van de juiste financiële tools? Bekijk onze crediteuren functies en hoe ze integreren met je financiële systemen.

De toekomst van e-facturatie in Europa: Voorgestelde wijzigingen en updates

De Europese Unie is voortdurend bezig met het ontwikkelen van de regelgeving voor e-facturatie, waarbij verwacht wordt dat de komende wijzigingen de processen verder zullen stroomlijnen en de naleving in de lidstaten zullen verbeteren. Eén daarvan is:

Het ViDA-voorstel

Het ViDA-voorstel (VAT in the Digital Age) zal waarschijnlijk van invloed zijn op de toekomst van digitaal factureren, door aan te sturen op meer harmonisatie en verplichte e-facturatie in alle sectoren.

Hoe plan je de overgang naar E-facturatie met Payhawk?

Bij Payhawk zijn we actief bezig met het ontwikkelen van een uitgebreide E-facturatie oplossingen die naadloos integreren in ons platform, gestroomlijnde financiële workflows mogelijk maken en zorgen voor naleving van landspecifieke regelgeving.

Dit is wat we zullen behandelen, samen met een aantal grote extra voordelen:

• Compliance en toekomstige mogelijkheden

We begrijpen het cruciale belang van naleving en daarom ontwerpen we onze E-facturatie oplossing om te voldoen aan regelgevende standaarden in verschillende rechtsgebieden. Ons platform zal gestandaardiseerde XML-formaten ondersteunen, wat zorgt voor naadloze integratie en interoperabiliteit. En als het eenmaal geïmplementeerd is, bieden we ook realtime rapportage onder Continuous Transaction Controls (CTC), wat het naleven van lokale wetten vereenvoudigt.

Stroomlijnen van financiële workflows*

Bij Payhawk stellen we bedrijven zoals het jouwe al in staat om uitgaven efficiënt te beheren en te verwerken. Je krijgt:

-Geconsolideerde onkosten en gerelateerde documenten op één plek
-Aanpasbare en op maat gemaakte goedkeuringsworkflows

• Automatische betalingen en factuur reconciliaties binnen je ERP-systeem
• En nog veel meer, allemaal om je te helpen je financiële processen te stroomlijnen.

Voorbereiden op de overgang

We weten dat de overgang naar een nieuw systeem een uitdaging kan zijn. En terwijl we werken aan de integratie van eFacturatie in ons platform, zijn we toegewijd aan het bieden van duidelijke, bruikbare richtlijnen voor een soepele implementatie. Onze toewijding omvat voortdurende training en klantenondersteuning om ervoor te zorgen dat je team volledig is voorbereid.

Vooruitkijken

Bij Payhawk willen we je vertrouwde partner zijn tijdens deze overgang. Onze focus ligt op het ontwikkelen van oplossingen die niet alleen je financiële workflows vereenvoudigen, maar je ook voor blijven op de veranderende regelgeving.

Klaar om het onkostenbeheer van je bedrijf te vereenvoudigen? Praat met een van onze experts om meer te weten te komen over hoe E-facturatie jouw bedrijf zal beïnvloeden.