Je boekhouding digitaliseren: de voordelen voor je bedrijf

Met geavanceerde technologieën zoals cloudopslag, ERP-integraties, boekhoudautomatisering en kunstmatige intelligentie kan digitale boekhouding waardevolle inzichten bieden die in handmatige systemen niet beschikbaar zijn.

Elk groot bedrijf dat zijn financiële processen wil optimaliseren, zou digitalisering van de boekhouding bovenaan zijn prioriteitenlijst moeten zetten.

Wat zijn de grootste valkuilen van handmatige boekhoudsystemen?

Boekhouding en rapportage zijn twee van de belangrijkste elementen van uitgavenbeheer. Als uitgaven handmatig worden bijgehouden, loopt een organisatie het risico op ondoelmatigheden, fraude, onnauwkeurige onkostendeclaraties en verlies van financiële controle. Daarnaast is het ingewikkeld en tijdrovend om de financiën handmatig te beheren. Er gaat veel kostbare werktijd verloren en je hebt een efficiëntere en nauwkeurigere manier nodig om je gegevens bij te houden.

Handmatige boekhoudprocessen kennen twee grote problemen:

1. Gebrek aan nauwkeurigheid in rapportage maakt handmatige boekhouding ineffectief

Aangezien handmatige boekhouding zeer arbeidsintensief en vatbaar voor menselijke fouten is, is het bijna onmogelijk om 100% nauwkeurige, handmatige boekhoudrapporten te maken. Als er toch een fout optreedt, is het lastig om de oorzaak daarvan te achterhalen vanwege het gebrek aan inzicht in de boekhoudprocessen.

Traditionele ondernemers aarzelen misschien om te investeren in digitale boekhoudsystemen en geven de voorkeur aan een papieren boekhouding. Dit is echter een probleem omdat het tempo van het moderne bedrijfsklimaat te hoog is om de boekhouding nog handmatig bij te houden:

• Bedrijven hebben tientallen of zelfs honderden verschillende leveranciers
• Bedrijven verwerken vaak honderden transacties per dag
• Klanten betalen zowel contant als digitaal, soms vanuit het buitenland

Met honderden verschillende transacties per dag is het een behoorlijke uitdaging om alles handmatig bij te houden. Een digitaal boekhoudsysteem is cruciaal voor het succes van je bedrijf, omdat het je uitgavenbeheer stroomlijnt en tijd en middelen bespaart.

Coca-Cola is een bedrijf dat zijn boekhouding met succes gedigitaliseerd heeft. Het slaagde erin om 40% van het team dat zich bezighield met handmatige en routinematige reconciliaties in te zetten voor belangrijkere taken.

En op iets kleinere schaal slaagde de financial controller van onze eigen klant Essentia Analytics er dankzij de automatisering van Payhawk in om de benodigde tijd met 50% terug te brengen. Zij kan nu een deel van de werktijd besteden aan de verkoopafdeling en zich concentreren op het genereren van inkomsten.

Het goede nieuws is dat je je organisatie kunt helpen om deze problemen op te lossen met een effectieve uitgavenbeheeroplossing op bedrijfsniveau.

Die biedt meer inzicht in uitgaven, maakt realtime analyses mogelijk en stroomlijnt het onkostendeclaratieproces, waardoor financiële risico's tot een minimum worden beperkt.

2. Gebrek aan inzicht in bedrijfsfinanciën maakt reconciliatie moeilijk

Als financieel team kun je sneller en met meer vertrouwen beslissingen nemen als je alle uitgaven afzonderlijk kunt bekijken en beoordelen. Maar als je je boekhouding handmatig doet, is dat onmogelijk. Zonder de juiste tool voor financiële controle en inzicht in rapportages is het moeilijk om belanghebbenden op een lijn te krijgen en budgetten op elkaar af te stemmen. Dat leidt ertoe dat een bedrijf niet verder kan groeien.

Voor een succesvolle kortetermijnplanning en langetermijnbeheer moeten ondernemers inzicht hebben in hun huidige financiële gezondheid, toekomstige kasstromen voorspellen, de nauwkeurigheid van budgettering bijhouden en geautomatiseerde systemen hebben om fouten te verminderen. Daar komt digitale boekhoudsoftware van pas.

Soorten boekhoudsoftware en hoe ze je kunnen helpen om je boekhouding te digitaliseren

Boekhoudsoftware, en dus de boekhouding digitaliseren, vereenvoudigt en optimaliseert het beheer van je financiën. Er zijn twee soorten software:

1. Software in de cloud: een boekhoudapplicatie op het web die overal met een internetverbinding toegankelijk is.
2. Boekhoudoplossing voor desktops: deze programma's worden rechtstreeks op je apparaat geïnstalleerd en werken als een zelfstandige applicatie.

Boekhoudsoftware in de cloud biedt een groot aantal voordelen, zoals betere communicatie tussen gebruikers, automatische synchronisatie tussen apparaten, geen downtime voor onderhoud, eenvoudige toegang voor telewerkers en volledig inzicht in alle bedrijfsuitgaven.

Toch geven veel bedrijven de voorkeur aan de vertrouwde desktopoplossingen (omdat die vaak krachtiger zijn en beter kunnen worden aangepast aan de wensen van het bedrijf). Met een offline installatie hoeven ze geen vertrouwen op te bouwen of een andere leverancier in te schakelen, maar kiezen gewoon hun systeem en kopen een licentie.

Als je op zoek gaat naar een boekhoudoplossing die bij je bedrijf past, analyseer dan eerst de interne processen van je bedrijf.

De vuistregel is dat kleine bedrijven meer baat hebben bij laagdrempelige softwareabonnementen in de cloud (boekhoudsoftwareoplossingen zoals Xero en QuickBooks) . Maar grote organisaties geven de voorkeur aan bedrijfsoplossingen zoals NetSuite (cloud of desktop) die aan hun wensen kunnen worden aangepast.

Stapsgewijze handleiding voor het kiezen en implementeren van boekhoudsoftware

Als je plan voor het digitaliseren van de boekhouding eenmaal is goedgekeurd door het management, kun je de onderstaande vijf stappen volgen om de bijgewerkte systemen te implementeren:

1. Evalueer je vereisten:

Beoordeel eerst de huidige workflows in je organisatie en identificeer inefficiënties. Stel jezelf de volgende vragen: Kan een computerprogramma deze actie uitvoeren? Wat voor rapportage- en exportfuncties heb ik nodig? Heb ik integraties met andere applicaties nodig?

Als je eenmaal weet welke functies het belangrijkst zijn voor je bedrijf, is het tijd om de verschillende systemen te bekijken die momenteel beschikbaar zijn.

2. Vergelijk leveranciers van boekhoudsoftware:

Neem de tijd om verschillende systemen te vergelijken en te bepalen welke de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt. Let hierbij op de functies die je in de vorige stap hebt geïdentificeerd en de tarieven. Je kunt ook online reviews op platforms zoals G2 lezen om meer inzicht in de gebruikerservaring te krijgen voordat je het product uitprobeert.

3. Stel je systeem in:

Als je eenmaal een systeem hebt gekozen dat voldoet aan de vereisten van je bedrijf, stel je het systeem in op een cloudplatform of op een desktopcomputer of laptop, afhankelijk van het type dat je hebt gekozen. Zorg dat alle werknemers toegang hebben tot het systeem, zodat iedereen altijd de belangrijke financiële gegevens kan zien.

4. Train je werknemers:

Neem de tijd om alle werknemers vertrouwd te maken met het nieuwe boekhoudsysteem. Ze moeten begrijpen hoe het werkt en het effectief kunnen gebruiken bij hun dagelijkse activiteiten. De meeste gerenommeerde softwarebedrijven hebben daarvoor een speciale onboardingmedewerker.

Die zorgt ervoor dat iedereen het nieuwe systeem met een gerust hart kan gebruiken voordat je volledig overschakelt van handmatige processen of een ander bestaand systeem binnen je organisatie.

Nu we de voordelen van de digitalisering van de boekhouding en de noodzakelijke stappen om deze te implementeren hebben beschreven, stel je jezelf wellicht de volgende vraag: 'Hoe kan ik mijn oude handmatige workflows overboord gooien, nu ik een boekhoudoplossing heb?'

Effectief overstappen van een handmatige boekhouding naar een digitaal systeem

De overstap van een handmatige boekhouding naar een digitaal systeem is niet eenvoudig, maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen de kosten en inspanningen. Voor een succesvolle overstap moet je een afspraak maken met een ervaren IT-consultant om een strategie te ontwikkelen en te begrijpen hoe je nieuwe digitale systeem zal samenwerken met de bestaande processen.

Als je eenmaal alle benodigde informatie hebt, implementeer het nieuwe systeem dan langzaam en methodisch zodat werknemers er vertrouwd mee raken. Geef je werknemers voldoende tijd om te wennen aan het systeem voordat ze extra taken op zich nemen en biedt voortdurend ondersteuning tijdens het hele leerproces.

Gebruik back-upsystemen en voer voortdurend testen uit om te zorgen dat gegevens tijdens de overgangsperiode correct worden ingevoerd. Volgens Zoho.com duurt de overstap een maand voor kleinere bedrijven tot enkele kwartalen voor grotere organisaties, dus zorg dat je de overstap van tevoren plant.

Deze stappen kunnen de overstap van een handmatige boekhouding naar een digitaal systeem veel soepeler en efficiënter laten verlopen.

Klaar om je boekhouding te digitaliseren?

Bedrijven realiseren zich nu meer dan ooit hoe waardevol het is om hun boekhoudprocessen te digitaliseren. Met een modern boekhoudsysteem kun je tijd besparen, het aantal menselijke fouten verminderen en gegevens beter beschermen. Bepaal eerst welke boekhoudprocessen in je bedrijf geautomatiseerd kunnen worden met software.

Ga vervolgens op zoek naar ervaren boekhoudsoftwareprofessionals die je kunnen helpen om hun software met deze systemen te integreren. Als je de boekhouding op de juiste manier digitaliseert, krijg je inzicht in je kasstroombeheer, winstmodellen en andere financiële processen die het succes op lange termijn ondersteunen.

CTA: Lees meer over onze boekhoudintegraties. Als je meer wilt weten over gemakkelijk uitgavenbeheer, het vastleggen van gegevens van bonnetjes of het betalen van facturen, boek dan vandaag nog een demo.