Digitalisierung der Buchhaltung in 2024

Dank fortschrittlicher Technologien – etwa Cloud-Speicher, ERP-Integrationen, automatisierte Buchhaltung und künstliche Intelligenz – kann die Digitalisierung der Buchhaltung wertvolle Erkenntnisse bieten, die bei der Nutzung manueller Systeme verborgen bleiben.

Jedes größere Unternehmen, das seine Finanzprozesse optimieren möchte, sollte die Digitalisierung zur obersten Priorität machen.

Welche Risiken bringen manuelle Buchhaltungssysteme mit sich?

Zwei der wichtigsten Elemente des Spesenmanagements sind die Buchhaltung und Berichterstattung. Funktioniert in einem Unternehmen die Nachverfolgung von Ausgaben manuell, besteht die Gefahr von Ineffizienz, Betrug, fehlerhaften Spesenabrechnungen sowie dem Kontrollverlust über die eigenen Finanzen. Zudem ist die manuelle Verwaltung der Geschäftsausgaben komplex und zeitintensiv.

Manuelle Buchhaltungsprozesse haben zwei große Schwachstellen:

1. Der Mangel an Präzision in der Berichterstattung macht die manuelle Buchhaltung ineffektiv.

Da die manuelle Buchhaltung sehr ressourcenintensiv und anfällig für menschliche Fehler ist, ist es fast unmöglich, eine komplett fehlerfreie manuelle Berichterstattung zu erstellen. Und wenn doch ein Fehler auftritt, wäre es aufgrund der mangelnden Transparenz der Buchführungsprozesse schwierig, die Fehlerquelle zurückzuverfolgen.

Traditionelle Geschäftsführer scheuen möglicherweise davor zurück, in digitale Abrechnungssysteme zu investieren, und ziehen stattdessen eine papierbasierte Buchhaltung vor. Das Problem dabei ist jedoch, dass das moderne Geschäftsklima zu dynamisch ist, um die Bücher manuell abzustimmen:

• Unternehmen arbeiten mit bis zu mehreren Hunderten Lieferanten.
• Unternehmen führen täglich oft Hunderte Transaktionen durch.
• Kunden zahlen sowohl in bar als auch mit digitalen Währungen, manchmal auch aus dem Ausland.

Bei Hunderten von verschiedenen Transaktionen pro Tag ist die manuelle Verwaltung eine große Herausforderung. Ein digitalisiertes Abrechnungssystem ist für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung, da es Ihnen helfen kann, Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren und Zeit und Ressourcen einzusparen.

Ein Unternehmen, welches die digitale Buchhaltung erfolgreich implementiert hat, ist Coca-Cola. In diesem Konzern konnten 40 % des Teams, das an manuellen und routinemäßigen Abgleichen arbeitete, wichtigere Aufgaben übernehmen.

Und in etwas kleinerem Maßstab ist es unserem Kunden Essentia Analytics gelungen, den Zeitaufwand der Finanzcontrollerin um 50 % zu reduzieren (dank der Payhawk-Automatisierung), sodass sie nun die Umsatzgenerierung unterstützen kann, indem sie als Teilzeit-SDR eingesetzt wird.

Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihrem Unternehmen mit einer effektiven, unternehmensgerechten Spesenmanagementlösung helfen können, diese Probleme zu überwinden. Diese sorgt für mehr Transparenz bei den Ausgaben, ermöglicht Echtzeit-Analysen und optimiert den Prozess der Ausgabenberichterstattung, wodurch finanzielle Risiken auf ein Minimum reduziert werden.

2. Mangelnde Transparenz der Unternehmensfinanzen erschwert die Abstimmung

Als Finanzteam können Sie Entscheidungen schneller und sicherer treffen, wenn Sie alle Ausgaben einzeln einsehen und bewerten können. Wenn Sie Ihre Bücher jedoch manuell führen, ist dies unmöglich. Ohne ein geeignetes Tool für die Finanzverwaltung und die Erstellung von Berichten ist es schwierig, alle Beteiligten auf den neuesten Stand zu bringen und die Haushalte aufeinander abzustimmen.

Um den Erfolg bei der kurzfristigen Planung und dem langfristigen Management zu gewährleisten, müssen Unternehmer ihre aktuelle Finanzlage verstehen, künftige Cashflows prognostizieren, die Genauigkeit der Budgetierung verfolgen und über automatisierte Systeme verfügen, die Fehler reduzieren. An dieser Stelle kommt die digitale Buchhaltungssoftware ins Spiel.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es und wie können sie Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren?

Buchhaltungssoftware vereinfacht und optimiert die Verwaltung Ihrer Finanzen. Im Grunde gibt es zwei Arten dieser Software:

1. Cloudbasierte Software: Eine im Web gehostete Buchhaltungsanwendung, auf die standortunabhängig über eine Internetverbindung zugegriffen werden kann.
2. Desktop basierte Buchhaltungslösung: Diese Programme werden direkt auf Ihrem Gerät installiert und funktionieren wie eine eigenständige Anwendung.

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware bietet eine Vielzahl von Vorteilen, z. B. eine verbesserte Kommunikation zwischen den Benutzern, automatische Synchronisierung zwischen Geräten, Vermeidung von Ausfallzeiten bei Wartungsarbeiten, einfacher Zugriff für Mitarbeitende im Homeoffice und die vollständige Transparenz aller Unternehmensausgaben.

Trotzdem ziehen viele Unternehmen die vertrauten Desktop-Lösungen vor (da diese oft leistungsstärker sind und genauer an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können). Bei einer Offline-Installation müssen sie nicht erst Vertrauen aufbauen oder einen anderen Anbieter beauftragen, sondern sie wählen einfach ein System aus und erwerben eine Lizenz.

Wenn Sie sich auf die Suche nach einer passenden digitalen Buchhaltungslösung machen, analysieren Sie zuerst die internen Prozesse in Ihrem Unternehmen.

Eine **Faustregel **besagt, dass kleine Firmen mehr von cloudbasierten Software-Abonnements mit niedriger Einstiegshürde profitieren (das sind Buchhaltungssoftwarelösungen wie Xeround QuickBooks). Große Unternehmen hingegen ziehen Enterprise Lösungen wie NetSuite (Cloud oder Desktop) vor, die an ihre Bedürfnisse angepasst werden können.

Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Auswahl und Implementierung einer Buchhaltungssoftware

Sobald die Geschäftsleitung Ihren Plan zur Digitalisierung der Buchhaltung genehmigt hat, können Sie die folgenden fünf Schritte befolgen, um die neuen Systeme zu implementieren:

1.Evaluieren Sie Ihren Bedarf: Bewerten Sie zuallererst die aktuellen Workflows Ihres Unternehmens und ermitteln Sie die Schwachstellen. Stellen Sie sich Fragen wie: Kann ein Programm diese Aufgabe übernehmen? Welche Art von Berichterstattungs-/Exportfunktionen muss ich zur Verfügung haben? Brauche ich eine Integration mit anderen Anwendungen?
Sobald Sie wissen, welche Funktionen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, ist es an der Zeit, sich die unterschiedlichen Systeme anzusehen.

2.Vergleichen Sie verschiedene Anbieter von Buchhaltungssoftware: Stellen Sie verschiedene Systeme einander gegenüber und prüfen Sie genau, welches den größten Mehrwert für Sie hat. Berücksichtigen Sie dabei die Funktionen, die Sie im vorigen Schritt ermittelt haben, sowie die für Sie relevanten Tarife, die angeboten werden. Sehen Sie sich auch Online-Rezensionen auf Plattformen wie G2 an, um eine Vorstellung von der Benutzererfahrung zu gewinnen, bevor Sie das Produkt selbst testen.

3.Richten Sie das System ein: Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, das zu Ihrem Unternehmen passt, richten Sie das System entweder auf einer Cloud-Plattform oder auf einem Desktop-Computer bzw. Laptop ein (je nachdem, wofür Sie sich entschieden haben). Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden auf das System zugreifen und jederzeit wichtige Finanzkennzahlen einsehen können.

4.Schulen Sie Ihr Personal: Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Mitarbeitenden zu schulen. Sie sollten die Funktionsweise der Software verstehen und diese im alltäglichen Betrieb effektiv einsetzen können. Die meisten seriösen Softwareunternehmen stellen einen speziellen Experten für Onboarding-Zwecke bereit. So stellen Sie sicher, dass alle das neue System souverän verwenden können, bevor sie die manuellen Prozesse oder ein anderes bestehendes System in Ihrem Unternehmen ersetzen.

Nachdem wir nun die Vorteile der Digitalisierung der Buchhaltung und die notwendigen Schritte zu ihrer Umsetzung dargelegt haben, stellen Sie sich vielleicht folgende Frage: „Die neue Buchhaltungslösung ist installiert, aber wie baue ich die alten manuellen Workflows ab?“

So funktioniert der Übergang von einem manuellen zu einem digitalen Buchhaltungssystem

Der Übergang von einer manuellen Buchführung zu einer digitalen Strategie ist kein leichtes Unterfangen, doch die Vorteile überwiegen bei weitem die Kosten und den Aufwand. Entwickeln Sie am besten gemeinsam mit einem IT-Berater einen Plan und setzen Sie sich damit auseinander, wie sich das neue digitale System in Ihre bestehenden Abläufe einfügt.

Sobald Sie alle notwendigen Informationen gesammelt haben, implementieren Sie das neue System langsam und planmäßig, sodass sich Ihre Mitarbeitenden an die Arbeit damit gewöhnen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Schulungen ein, stellen Sie Ihren Mitarbeitenden geeignete Unterstützung zur Verfügung und vermeiden Sie es, ihnen während der Lernphase zusätzliche Aufgaben zuzuweisen.

Setzen Sie außerdem auf Datensicherungssysteme und kontinuierliche Tests, um sicherzustellen, dass in der Übergangszeit auch die korrekten Daten eingegeben werden. Laut Zoho.com dauert der Übergang bei kleineren Unternehmen einen Monat, bei größeren bis zu mehreren Quartalen. Aus diesem Grund will eine Digitalisierung im Voraus gut geplant sein.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Übergang von der manuellen Buchführung zu einem digitalen Buchhaltungssystem wesentlich reibungsloser und effizienter gestalten.

Bereit für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung?

Unternehmen erkennen heute stärker denn je den Mehrwert einer digitalen Buchhaltung. Ein modernes Buchhaltungssystem hilft Ihnen, Zeit zu sparen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Sicherheit der Daten zu erhöhen. Für den Anfang sollten Sie herausfinden, welche Buchhaltungsprozesse in Ihrem Unternehmen mit Software automatisiert werden können.

Suchen Sie dann nach erfahrenen Experten für Buchhaltungssoftware, die Ihnen bei der Integration dieser Systeme helfen können. Richtig ausgeführt, kann die Digitalisierung der Buchhaltung Einblicke in das Cashflow-Management, die Gewinnplanung und andere Finanzfunktionen gewähren und so den langfristigen Erfolg sicherstellen.

Erfahren Sie mehr über unsere Buchhaltungsintegrationen. Falls Sie weitere Fragen über einfaches Spesenmanagement, Belegdatenerfassung, Rechnungszahlungen und mehr haben, buchen Sie heute noch eine Demo.