La comptabilité digitale au service de votre entreprise

Avec des technologies de pointe comme le stockage cloud, les intégrations natives ERP, l’automatisation des processus de comptabilité et l’intelligence artificielle, la comptabilité numérique met à votre disposition de précieuses données que les systèmes manuels ne peuvent vous offrir.

Ainsi, opter pour un système de comptabilité numérique doit compter parmi vos priorités si vous souhaitez optimiser les processus financiers de votre entreprise.

Les principaux écueils des systèmes de comptabilité manuelle

La gestion des dépenses repose, entre autres, sur la comptabilité et l’élaboration de rapports. Manque d’efficacité, fraude, notes de frais incomplètes et perte de contrôle financier : tels sont les risques auxquels s’exposent les entreprises qui suivent manuellement leurs dépenses. En outre, cette gestion manuelle est également complexe et chronophage, ce qui signifie que vous devez redoubler d’efforts pour assurer l’exactitude de vos registres et ainsi mobiliser inutilement un plus grand nombre de ressources humaines.

Tenir manuellement sa comptabilité pose deux grands problèmes :

Un manque d’exactitude qui se traduit par une comptabilité inefficace

Les systèmes de comptabilité manuelle mobilisent de nombreuses ressources et sont sujets à l’erreur humaine. Par conséquent, il est quasi impossible d’élaborer des rapports d’une exactitude absolue. De même, si une erreur venait à se faufiler dans vos registres, il serait très compliqué d’en trouver l’origine en raison du manque de visibilité de votre processus de comptabilité.

Les dirigeants d’entreprise plus traditionnels sont bien souvent réticents à l’idée d’investir dans un système de comptabilité digitale. En effet, ils préfèrent tenir leur comptabilité au format papier. Le problème, c’est que le contexte économique moderne évolue beaucoup trop rapidement pour continuer à rapprocher des transactions manuellement :

• Les entreprises comptent des dizaines, voire des centaines de fournisseurs différents
• Elles peuvent traiter plusieurs centaines de transactions chaque jour
• Leurs clients les paient aussi bien en liquide qu’en actifs numériques, et ce même depuis l’étranger

Avec des centaines de transactions chaque jour, gérer l’ensemble des entrées et sorties d’argent d’une entreprise est un défi de taille. C’est pourquoi opter pour un système de comptabilité numérique est essentiel pour la réussite de votre entreprise, puisqu’il vous permet de rationaliser la gestion de vos dépenses en plus de gagner du temps et d’économiser des ressources.

Prenons l’exemple de Coca-Cola, qui a réussi à réaffecter 40 % de son équipe chargée des rapprochements manuels à des tâches d’une plus grande importance.

À plus petite échelle, notre propre client Essentia Analytics est parvenu à réduire de 50 % la charge de travail de sa contrôleuse financière en passant à l’automatisation grâce à Payhawk. Résultat : elle peut désormais contribuer à la génération de chiffre d’affaires en revêtant une casquette de représentante du développement des ventes.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez aider votre entreprise à surmonter ces obstacles à l’aide d’une solution de gestion des dépenses professionnelle efficace. Vous bénéficierez alors d’une meilleure visibilité, de données en temps réel et d’un processus de génération de rapports de dépenses simplifié pour minimiser les risques financiers.

Un manque de visibilité des finances de l’entreprise qui complique les rapprochements

Votre équipe financière peut prendre des décisions éclairées plus rapidement lorsqu’elle a accès à chaque dépense de votre entreprise, ce qui n’est malheureusement pas possible si vous tenez votre comptabilité manuellement. En effet, sans outil de contrôle financier efficace et sans données issues de rapports, il peut s’avérer compliqué de jouir du soutien de vos parties prenantes et de rapprocher vos budgets, ce qui se traduit par une absence de croissance de votre entreprise.

Pour garantir la réussite d’une planification à court terme et d’une gestion à long terme, les dirigeants doivent connaître l’état des finances de leur entreprise, prévoir les flux de trésorerie à venir, s’assurer du respect de leur budget et s’appuyer sur des systèmes automatisés pour réduire les erreurs. C’est là qu’un logiciel de comptabilité numérique entre en jeu.

Les différents types de logiciels de comptabilité et leur utilité

Les logiciels de comptabilité facilitent la gestion des finances d’une entreprise. Il en existe deux types principaux :

1. Logiciels basés sur le cloud : il s’agit d’applications de comptabilité hébergées sur le Web et accessibles n’importe où à l’aide d’une simple connexion Internet.
2. Solution de comptabilité de bureau : ces programmes sont directement installés sur votre appareil et fonctionnent indépendamment de vos autres applications.

Un logiciel de comptabilité basé sur le cloud offre plusieurs avantages, comme une meilleure communication entre les utilisateurs, une synchronisation automatique entre différents appareils, aucun temps d’arrêt pendant les phases de maintenance, un accès aisé pour les employés travaillant à distance et une visibilité totale de chaque dépense effectuée au nom de l’entreprise.

Malgré ces avantages, de nombreuses entreprises préfèrent les options de bureau qui leur sont non seulement plus familières, mais qui sont également souvent plus puissantes et personnalisables selon leurs besoins. En optant pour un logiciel hors ligne, les entreprises n’ont plus besoin de rester en contact avec le fournisseur de la solution puisqu’il leur suffit de choisir le système de leur choix et d’acheter une licence.

Avant de choisir une solution de comptabilité, intéressez-vous à la façon dont vous gérez votre entreprise.

En général, il est plus avantageux pour les petites entreprises de souscrire un abonnement à un logiciel basé sur le cloud avec un nombre réduit de barrières à l’entrée (p. ex. les solutions de comptabilité comme Xero ou QuickBooks). Toutefois, certaines grandes entreprises font le choix d’une solution professionnelle comme NetSuite (cloud ou bureau) adaptée à leurs besoins.

Guide détaillé : quel logiciel de comptabilité choisir et comment le mettre en œuvre ?

Une fois votre demande de passer à une comptabilité numérique approuvée, suivez les cinq étapes ci-dessous pour mettre en œuvre vos nouveaux systèmes :

1) Évaluez vos besoins

Commencez par évaluer les workflows actuels de votre entreprise et relevez les causes de leur inefficacité. Posez-vous les questions suivantes : cette tâche peut-elle être automatisée ? De quelles fonctions de rapport/d’exportation avez-vous besoin ? Une intégration à d’autres applications peut-elle s’avérer bénéfique ?

Une fois que vous savez quelles fonctionnalités comptent le plus pour votre entreprise, intéressez-vous aux différents systèmes disponibles.

2) Comparez les différents fournisseurs de logiciels de comptabilité

Déterminez quel logiciel est le plus rentable, tant en termes de fonctionnalités que de prix des abonnements proposés. Pensez également à consulter les avis en ligne sur des plateformes telles que G2 pour en savoir plus sur l’expérience d’autres utilisateurs avant d’arrêter votre choix.

3) Configurez votre système

Une fois votre système choisi, il est temps de configurer votre nouveau logiciel sur une plateforme cloud ou un ordinateur de bureau, en fonction de vos préférences. Assurez-vous que tous vos employés aient accès au système pour qu’ils puissent consulter vos principales données financières à tout moment.

4) Formez vos employés

Prenez le temps de former les équipes qui seront amenées à utiliser votre nouveau système de comptabilité afin qu’elles comprennent son fonctionnement et comment en tirer pleinement parti pour optimiser leurs tâches quotidiennes. Les fournisseurs les plus professionnels proposent généralement d’envoyer un agent dont le but est de faciliter l’intégration du logiciel. Ainsi, tous vos employés sauront comment utiliser votre nouveau système avant son adoption définitive.

Maintenant que vous en savez plus sur les avantages de la comptabilité digitale et la façon de l’adopter, il ne vous reste plus qu’à dire adieu à vos workflows manuels. Mais alors, comment y parvenir ?

Passer d’un système manuel à une comptabilité digitale sans heurts

Passer d’un système de comptabilité manuel à une stratégie numérique n’est pas une mince affaire, mais les avantages d’une telle adoption en valent largement la peine. Pour garantir une transition fluide, échangez avec un consultant en informatique pour élaborer un plan et comprendre comment votre nouveau système numérique s’intégrera à vos processus existants.

Une fois que vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin, déployez petit à petit votre nouveau système pour que vos employés s’habituent à son utilisation. Prenez le temps de les former, laissez-les se familiariser avec l’outil avant de leur confier des tâches supplémentaires et apportez-leur un soutien tout au long de leur formation.

En outre, pensez à utiliser des systèmes de sauvegarde et à effectuer des tests continus pour garantir une bonne saisie des données pendant la période de transition. Selon Zoho.com, cette transition peut prendre entre un mois (pour les petites structures) à plusieurs trimestres (pour les grandes entreprises). Assurez-vous donc de prévoir suffisamment de temps avant l’adoption définitive de votre nouvel outil.

En suivant les étapes susmentionnées, votre passage d’un système manuel à une comptabilité digitale devrait se faire sans heurts.

Place à la comptabilité digitale

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises mesurent la valeur de numériser leurs processus de comptabilité. En effet, un système de comptabilité moderne vous permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire le risque d’erreurs humaines et de protéger plus efficacement vos données. Pour vous lancer, commencez par déterminer quels processus comptables peuvent être automatisés.

Faites ensuite appel à des professionnels capables de vous aider à intégrer leur logiciel de comptabilité à vos systèmes existants. Numériser vos processus de comptabilité peut vous permettre de mieux gérer votre flux de trésorerie, d’établir un modèle de profit et de mener à bien d’autres tâches en lien avec vos finances pour assurer la réussite de votre entreprise sur le long terme.

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