Digitalizar la contabilidad: cómo puede ayudar a tu empresa

Con tecnologías avanzadas como el almacenamiento en la nube, la integración del ERP, la automatización de la contabilidad y la inteligencia artificial, la contabilidad digital puede proporcionar información muy valiosa y llegar a dónde los sistemas manuales no llegan.

La digitalización de la contabilidad debería ser una de tus prioridades si formas parte de una empresa que busca optimizar sus procesos financieros.

¿Cuáles son los principales escollos de los sistemas de contabilidad manuales?

La contabilidad y la elaboración de informes son dos de los elementos más importantes de la gestión de gastos.

El seguimiento manual de los gastos puede poner a una organización en riesgo de ineficacia, fraude, falta de informes de gastos precisos y pérdida de control financiero.

Además, la gestión manual de las finanzas es un proceso complejo que requiere mucho tiempo, por lo que se necesita una mayor precisión en los registros y se acaban desperdiciando recursos humanos.

Los procesos contables manuales plantean dos problemas principales:

1 La falta de precisión de los informes hace ineficaz la contabilidad manual

Dado que la contabilidad manual es un proceso que consume muchos recursos y es propenso a los errores humanos, conseguir informes contables manuales 100% precisos es casi imposible.

Si se produjera un error, sería complicado rastrear el origen del mismo debido a la falta de visibilidad completa de los procesos contables.

Los empresarios más tradicionales pueden dudar a la hora de invertir en programas contables digitaliziados y preferir llevar sus libros en papel. Pero, el problema aquí es que el clima empresarial moderno es demasiado acelerado para conciliar los libros manualmente:

● Las empresas tienen decenas e incluso cientos de proveedores diferentes.
● Se realizan a menudo cientos de transacciones diarias.
● Los clientes pagan tanto en efectivo como en activos digitales, a veces desde el extranjero.

Con cientos de transacciones diferentes a diario, llevar todo manualmente supone un reto considerable.

Disponer de un sistema de contabilidad digitalizado es crucial para el éxito de tu empresa, ya que te ayudará a agilizar la gestión de gastos y ahorrar tiempo y recursos.

Un excelente ejemplo de esta evolución en su programa contable sería Coca-Cola, que consiguió que el 40% del equipo que se ocupaba de las conciliaciones manuales y rutinarias pasara a realizar tareas más importantes.

Y a una escala algo menor, nuestro propio cliente, Essentia Analytics, consiguió reducir el tiempo que necesitaba su interventor en un 50% (gracias a la automatización de Payhawk), lo que significa que ahora puede apoyar la generación de ingresos actuando como SDR a tiempo parcial.

La buena noticia es que puedes ayudar a tu organización a superar estos problemas con una solución eficaz de gestión de gastos de nivel empresarial.

Esto proporcionará una mayor visibilidad de los gastos, permitirá realizar análisis en tiempo real y agilizará el proceso de elaboración de informes de gastos, reduciendo al mínimo los riesgos financieros.

2 La falta de visibilidad de las finanzas empresariales dificulta la conciliación

El equipo financiero de una empresa puede tomar decisiones con mayor rapidez y confianza cuando tiene acceso a una visión completa de todos los gastos y se le da la opción de evaluarlos individualmente.

Cuando se lleva la contabilidad manualmente, esto es imposible.

Sin una herramienta de control financiero adecuada y sin la información presentada de forma accesible, es difícil poner de acuerdo a las partes interesadas y conciliar los presupuestos, lo que se traduce en una falta de crecimiento para la empresa.

Para garantizar el éxito en la planificación a corto plazo y la gestión a largo plazo, los propietarios de las empresas deben conocer su salud financiera actual, prever los flujos de caja futuros, realizar un seguimiento de la precisión de los presupuestos y contar con sistemas automatizados que ayuden a reducir los errores.

Ahí es donde resulta útil el software de contabilidad digital.

Digitalización de tu contabilidad: tipos de software

Los programas de contabilidad facilitan el proceso de gestión de las finanzas y lo hacen más eficiente. Existen dos tipos principales de software:

1. Software basado en la nube: una aplicación de contabilidad alojada en la web a la que se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.

2. Solución de contabilidad en tu escritorio: Estos programas se instalan directamente en tu dispositivo y funcionan como una aplicación independiente.

El software de contabilidad basado en la nube ofrece un sinfín de ventajas, como la mejora de la comunicación entre usuarios, la sincronización automática entre dispositivos, la ausencia de tiempos de inactividad por mantenimiento, la accesibilidad sencilla para empleados que trabajan de forma remota y la visibilidad completa de todos los gastos de la empresa.

A pesar de ello, muchas empresas prefieren la familiaridad de las opciones de escritorio (ya que suelen ser más potentes y personalizables según las necesidades de la organización).

Con la instalación offline, no se necesita contratar a otro proveedor, simplemente las empresas eligen el sistema y adquieren una licencia.

A la hora de elegir una solución de contabilidad que se adapte a las necesidades de tu organización, evalúa en primer lugar cómo gestionas la empresa.

Una regla general no escrita dice que las empresas más pequeñas funcionan mejor con las suscripciones de software basadas en la nube, y que cuentan con menores barreras de entrada (soluciones de software de contabilidad como Xero y QuickBooks).

Las grandes organizaciones prefieren una solución de nivel empresarial como NetSuite (en la nube o de escritorio) personalizada para ellas.

Guía paso a paso para elegir e implantar un programa de contabilidad

Una vez que la dirección de la empresa apruebe el plan de digitalización de la contabilidad, te recomendamos seguir estos cinco pasos para implantar los sistemas actualizados:

1. Evalúa las necesidades de la empresa- Evalúa los flujos de trabajo actuales de tu empresa y determina los puntos que no están siendo eficaces. Hazte preguntas como ¿puede un programa informático realizar esta acción? ¿Qué tipo de funciones debería tener? ¿Necesito integración con otras aplicaciones?

Una vez que sepas qué funciones son las más importantes para tu empresa, es el momento de empezar a buscar entre los distintos sistemas de digitalización disponibles actualmente.

2. Compara proveedores de software de contabilidad: dedica tiempo a comparar distintos programas de contabilidad digitalizados para determinar cuál ofrece la mejor relación calidad-precio en función a las necesidades de la empresa y a los planes de precios disponibles. Te recomendamos leer los comentarios online en plataformas como G2 para comprender mejor la experiencia del usuario antes de probar el producto.

3. Configura el sistema: una vez elegido el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, es hora de configurar el software en una plataforma en la nube o en un ordenador de sobremesa o portátil, según el tipo que hayas elegido. Asegúrate de que todos los empleados tienen acceso al sistema para que todos puedan ver siempre las métricas financieras importantes.

4. Forma a los empleados - Por último, invierte el tiempo necesario en formar a todos los empleados que vayan a utilizar el nuevo sistema de contabilidad para que entiendan cómo funciona y cómo pueden utilizarlo de la forma más eficaz en sus operaciones diarias. La mayoría de las empresas de software respetables ofrecen un agente de formación dedicado a estos planes de formación. Esto garantiza que todo el mundo se sienta cómodo utilizando el nuevo sistema antes de cambiar por completo los procesos manuales u otro sistema existente dentro de tu organización.

Ahora que conoces las ventajas de la digitalización de la contabilidad y los pasos necesarios para implantarla, puede que te estés preguntando: "Ahora que tengo un programa de contabilidad digital, ¿cómo me deshago de mis antiguos flujos de trabajo manuales?".

Cómo pasar eficazmente de la contabilidad manual a la digitalización contable

La transición de la contabilidad manual a un sistema digital no es tarea fácil, pero los beneficios compensan con creces el coste y el esfuerzo.

Para garantizar el éxito de la transición, reúnete con un consultor informático para desarrollar un plan y aprender cómo funcionará tu nuevo sistema digital con los procesos existentes.

Una vez que tengas toda la información necesaria, implanta el nuevo sistema lenta y metódicamente para que los empleados se sientan cómodos utilizándolo.

Cuando impartas la formación necesaria, da tiempo a los empleados para aprender antes de asumir tareas adicionales y proporciona apoyo continuo durante todo el proceso de aprendizaje.

Haz frecuentes copias de seguridad y pruebas continuas para garantizar la correcta introducción de datos durante este periodo de transición.

Según Zoho.com, la transición puede durar entre un mes (para las empresas más pequeñas) y varios trimestres para las organizaciones más grandes, así que asegúrate de planificar el cambio con antelación.

Estos pasos pueden hacer que la transición de la contabilidad manual a un sistema digital sea mucho más sosegado y eficiente.

¿Preparado para empezar con la digitalización de tu contabilidad?

Ahora más que nunca, las empresas son conscientes del valor de digitalizar sus procesos contables.

Un sistema contable moderno te ayudará a ahorrar tiempo, reducir los errores humanos y hacer que los datos estén más seguros. Para empezar, determina qué procesos contables pueden automatizarse con un software dentro de tu organización.

Después, busca profesionales con experiencia en software de contabilidad que puedan ayudarte a integrar tu software con estos sistemas.

Cuando se ejecuta correctamente, la digitalización de las operaciones contables puede desbloquear información importante sobre la gestión del flujo de caja y sobre otras funciones financieras para garantizar el éxito a largo plazo de la empresa.

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