Réduire le nombre d’outils technologiques : le pari gagnant des DAF

Le saviez-vous ? Les équipes financières n'utilisent souvent que 20 à 30 % des capacités de leurs logiciels, tout en devant composer avec des technologies disparates et fragmentées.

Selon notre étude “Les DAF à la croisée des chemins numériques”, près de deux tiers des directeurs financiers estiment que leur infrastructure technologique actuelle ne répond pas à leurs besoins, 51 % citant le manque de visibilité et 37 % l'inexactitude des données comme principaux défis. Cette prolifération technologique n'est pas seulement frustrante, elle est également coûteuse.

Les professionnels de la finance passent d'innombrables heures à jongler entre des outils incompatibles, à rapprocher des écarts et à mettre en place des solutions manuelles, et passent ainsi à côté des avantages d'une gestion intégrée des dépenses, alors qu'ils pourraient consacrer ce temps à l'analyse stratégique et à l'aide à la décision.

Les coûts cachés d'un tech stack déconnecté

Le rapport de la CFO Alliance de 2025 intitulé “Global Mid-Market CFO Sentiment Report” illustre encore davantage ce problème, révélant que les équipes financières croulent sous la complexité, gérant en moyenne 24 outils de FP&A différents et plus de 30 plateformes comptables.

Les directeurs financiers ne se contentent donc pas de gaspiller de l'argent en coûts de licences, ils perdent également leur concentration stratégique et oublient ce que ces outils étaient censés accomplir à l'origine.

Mais cette inefficacité entraîne d’autres éléments :

• Fragmentation des données : selon notre étude, 51 % des responsables financiers citent le manque de visibilité comme leur principale difficulté dans la gestion de plusieurs outils.
• Pas de source de vérité : Lorsque les informations financières sont stockées dans des bases de données disparates, il est presque impossible d'obtenir une source unique de vérité.
• Frictions entre les processus : chaque solution que vous ajoutez à votre tech stack crée un nouveau point de rupture potentiel dans vos workflows. Les équipes financières deviennent des intégrateurs de systèmes plutôt que des conseillers stratégiques, comblant manuellement les lacunes entre les outils au lieu d'analyser les performances de l'entreprise.
• Vulnérabilités en matière de sécurité : chaque système supplémentaire représente également un risque potentiel pour la sécurité. Un écosystème technologique tentaculaire crée des angles morts difficiles à surveiller et à sécuriser.

Faites le calcul

Pour prendre toute la mesure de ces coûts cachés, il faut calculer le coût total de vos processus financiers clés.

Andrew Rudchuk, responsable de la transformation financière chez Starship, préconise de calculer le "coût de traitement d'un objet", qu'il s'agisse d'une facture, d'un remboursement ou d'un paiement. Cet indicateur simple révèle la véritable efficacité de vos systèmes.

Très vite, vous risquez de vous apercevoir que des processus apparemment banals, tels que le remboursement des frais, peuvent coûter plus de 100 € chacun (!) lorsqu'on tient compte des frais de logiciel et de main-d'œuvre. Cette prise de conscience déclenche souvent la première étape d'une importante cure de “désintox” technologique.

Repensez vos processus, puis vos outils

La deuxième révélation survient lorsque les responsables financiers réalisent que l’ajout de nouvelles technologies à des processus défaillants ne fait qu'amplifier l'inefficacité.

Comme le souligne Tsvetina Yancheva, Product Marketing Director chez Payhawk :

Digitaliser un processus inefficace signifie simplement que vous ferez plus vite les mauvaises choses.

Pour éviter d’accumuler les erreurs et la perte de temps :

1. Rationalisez d'abord vos processus
2. Consolidez-les sur des plateformes intégrées
3. Exploitez pleinement ces ressources en formant vos utilisateurs
4. Puis, envisagez l’ajout d’outils supplémentaires s’ils viennent combler des lacunes réelles

Cette approche axée sur les processus a un impact mesurable sur l'activité. Selon le rapport de la CFO Alliance, 53 % des budgets financiers supplémentaires sont désormais consacrés à l'automatisation et à la consolidation technologique. Le changement stratégique est clair :

• 28 % des directeurs financiers donnent la priorité à l'automatisation des workflows et à l'IA
• Tandis que 24 % se concentrent sur l'amélioration des plateformes technologiques existantes

En centralisant les données grâce à ce que le rapport appelle la « réplication structurée », qui consiste à reproduire les informations de plusieurs systèmes dans un référentiel unique, les équipes financières éliminent le problème de la dispersion des données qui touche la plupart des services. Cette approche rationalisée permet de passer moins de temps à rechercher des informations et plus de temps à les utiliser de manière stratégique.

L'intégration ERP : la clé du succès

Les équipes Finance les plus sophistiquées ne sont pas celles qui disposent du plus grand nombre d'outils, mais celles qui ont l'environnement de gestion des dépenses le plus intégré. Lorsque votre gestion des dépenses, votre système comptable et vos solutions d’analytique communiquent entre eux de manière transparente, vous disposez de fondations solides.

David Watson, contrôleur financier du groupe State of Play Hospitality, se souvient de l'impact majeur de l’intégration de son ERP :

Avant de passer à Payhawk, nous utilisions des cartes de crédit et bill.com pour notre facturation fournisseurs. Ce système ne s’intégrait pas à NetSuite et ne combinait pas les cartes d’entreprise et la gestion fournisseurs, ce qui nous obligeait à passer d’un outil à l’autre. L’un des principaux avantages de Payhawk est l’intégration entre notre logiciel de comptabilité et la possibilité de confier les paiements directement à nos équipes. Le fait de passer de la banque traditionnelle à une solution qui s’intègre à NetSuite pour toutes nos transactions par cartes d’entreprise a changé la donne ! Nous gagnons du temps et prenons de meilleures décisions grâce à une visibilité totale sur nos dépenses multi-entités.

Suivez la voie du minimalisme stratégique

Pour les directeurs financiers qui souhaitent adopter la transformation « faire moins », commencez par ces étapes :

• Auditez l'utilisation de vos outils actuels. Si vous utilisez moins de 50 % des capacités d'une solution, elle doit être remplacée ou consolidée.
• Mappez vos processus financiers. Identifiez les points de frictions, les processus manuels et chronophages, ou ceux qui sont sujet aux risques d’erreurs et d’incohérences dans les données.
• Consolidez vos systèmes autour de plateformes qui gèrent les workflows de bout en bout. Tournez-vous vers des systèmes unifiés pour la gestion des achats ou des dépenses afin d’éliminer les problèmes d'intégration tout en améliorant la visibilité.
• Investissez dans la formation. Consacrez vos ressources à l'exploitation optimale de vos systèmes de base plutôt qu'à l'ajout de nouveaux systèmes.

Les responsables financiers qui prospèreront dans cette nouvelle ère ne seront pas ceux qui disposeront du portefeuille technologique le plus impressionnant, mais ceux qui auront maîtrisé l'art de faire plus avec moins ! Dans un monde obsédé par le « toujours plus », le « moins » pourrait bien être votre stratégie la plus efficace.

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