Facturation électronique : quelles opportunités apporte la mise en conformité ?

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

Petit rappel : depuis le 1er janvier 2020, le recours à la facture électronique est obligatoire pour les entreprises dans le cadre des marchés publics. Cette obligation va bientôt s’étendre à toutes les entreprises, en fonction d’un calendrier progressif (septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises).
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Elle doit être réalisée au moyen d’un intermédiaire, à choisir parmi :

• Le portail public de facturation (PPF) Chorus Pro,
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), immatriculée par l’administration fiscale.

Avec l’obligation de mettre en œuvre la facturation électronique vient également l’obligation de e-reporting, qui consiste à transmettre certaines données de paiement (devise, montant total de la taxe due en France, etc.) à l’administration fiscale. Cette obligation concerne les opérations internationales ou intracommunautaires, et les transactions réalisées avec des clients particuliers. Les entreprises ont la possibilité de transmettre leur e-reporting via le PPF ou via une PDP.

Les objectifs de la réforme sur la facturation électronique

La réforme de la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs.

En premier lieu, la lutte contre la fraude à la TVA, qui s’est accentuée ces dernières années. En 2022, l'Insee estimait la fraude à la TVA à une somme comprise entre 20 et 25 milliards d'euros ! Or, la réforme va permettre de récupérer toutes les données de TVA des entreprises, et d’organiser des contrôles plus ciblés.

En second lieu, le suivi de l’activité des entreprises et de leurs transactions sur le territoire français. Ici, il s’agit d’améliorer la transparence de la vie économique.

Enfin, la réforme de la facturation électronique s’inscrit dans un cadre de modernisation de la vie économique qui va permettre aux entreprises d’alléger grandement leur charge administrative, tout en réalisant des gains substantiels.

Quelles sont les solutions de dématérialisation des factures existantes ?

Pour réaliser des factures au format électronique, les entreprises devront choisir un prestataire entre :

• Le portail public de facturation (PPF) : il s’agit en quelque sorte de la plateforme officielle, qui permet de générer, envoyer et gérer des factures électroniques. Elle centralise également toutes les données de paiement pour les transmettre à l'administration fiscale, et administre l'annuaire central pour la facturation électronique.
• Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) : ce sont des prestataires de service immatriculés par l’Etat. Ils sont chargés d'émettre, transmettre, réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client, et de transmettre les données de paiement à l'administration fiscale.
• Les opérateurs de dématérialisation (OD) : ce sont des prestataires de services non homologués. Ils fournissent des services similaires à ceux des plateformes de dématérialisation officielles, à cette différence près qu'ils ne peuvent pas émettre ou recevoir des factures sans utiliser le PPF comme intermédiaire.

Il est important de noter qu’aucune autre plateforme ne sera habilitée à transmettre les factures à leurs destinataires, et les données de paiement à l'administration fiscale.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

L’obligation de recourir à la facturation électronique nécessite de mettre en place un certain nombre de changements. Ceux-ci peuvent apparaître, à première vue, comme des obstacles pour les entreprises. Pourtant, au-delà des préparatifs qu’elle requiert, la facturation électronique a de nombreux avantages. Les voici.

• La diminution des coûts : C’est un fait : les factures papier coûtent cher. Dix fois plus, en réalité, que les factures électroniques ! Avec la réforme, le processus complexe et chronophage de gestion des factures papier disparaît. Il n’est plus nécessaire d’imprimer, envoyer, suivre, ni archiver les factures, ce qui se traduit par une nette diminution des coûts associés. D’ailleurs, le Ministère de l’Economie estime que la facturation électronique permettra aux PME d’économiser jusqu’à 4,5 milliards d’euros par an.

• La fiabilisation des données : Les plateformes de dématérialisation seront désormais en première ligne pour effectuer un contrôle des informations, et notamment des données fournisseurs. Cela permettra de s’assurer que les flux de facturation sont corrects. En cas d’incohérence, la facture pourra être rejetée. Par ailleurs, la normalisation des formats spécifiques à la facture électronique aura pour avantage de renforcer la fiabilité des données. Ces formats seront communs à l’ensemble des entreprises, ce qui permettra de renforcer la sécurité dans le traitement des données de paiement.

• Une empreinte carbone allégée : La gestion des factures papier a une lourde empreinte carbone. La numérisation des factures permet de la réduire, en supprimant de nombreuses étapes comme l’impression ou le transport.

• Des gains de temps et de productivité : Finis, les processus complexes et chronophages de gestion des factures papier. La disparition progressive de ces processus doit améliorer grandement l’efficacité organisationnelle des entreprises. Ainsi, il devrait en résulter de réels gains de productivité, et donc de compétitivité. Enfin libérés de ces tâches nécessaires mais fastidieuses au quotidien, les salariés (et plus spécifiquement les services comptabilité) vont en effet pouvoir se consacrer à des projets plus stratégiques, et à plus forte valeur ajoutée.

• La diminution des délais de paiement : En assurant la réception de la facture par le client, la facture électronique améliore le suivi des transactions et raccourcit les délais de paiement.

• La simplification des obligations déclaratives : Avec la facturation électronique, les déclarations de TVA seront pré-remplies. A la clé : une réduction drastique des erreurs.

• L’optimisation du processus de saisie des factures : Terminée, la saisie manuelle des données. Désormais, les informations transmises par la facture électronique seront directement saisies par la plateforme de dématérialisation de l'entreprise, ce qui permet de réduire le risque d’erreurs.

• Le renforcement de la sécurité des processus internes : Avec la facturation électronique, les entreprises pourront suivre chacune de leurs transactions en temps réel. Il en résulte un renforcement de la sécurité dans les processus de paiement, mais aussi une plus grande capacité à respecter les normes réglementaires sur le blanchiment des capitaux par exemple.

Les clés de l’anticipation pour une transition réussie

Vous l’aurez compris, l’entrée en vigueur de la facturation électronique constitue pour les entreprises un véritable levier de productivité. Mais, avant d’en profiter, il est important d’adapter et/ou de réorganiser la structure de l’entreprise. A ce titre, voici les 4 principales mesures à mettre en place :

1. La cartographie des parties prenantes

Commencez par cartographier l’ensemble des parties prenantes (clients, fournisseurs, etc.) et des processus de gestion de factures. Qui est responsable de ces processus au sein de votre entreprise ? Quels changements devez-vous opérer pour être en conformité avec la réforme ?

2. L’état des lieux des outils existants

Il s’agit d’évaluer le niveau de maturité de votre entreprise, en faisant l’état des lieux des outils qui sont actuellement utilisés : solution de facturation, logiciel de comptabilité, etc. A noter : il est possible de trouver la liste des plateformes agréées sur le site impots.gouv.fr.

3. Le choix d’une plateforme de dématérialisation

Portail public ou plateforme privée ? Le choix vous revient, sachant que le premier est gratuit et dispose de fonctionnalités limitées, tandis que le second est payant et dispose de fonctionnalités étendues.

4. L’identification des acteurs concernés

Cette étape est essentielle pour faciliter la transition vers la facturation électronique. Qui sont les acteurs concernés par la réforme ? Comment leurs tâches vont-elles évoluer ? Disposent-ils des compétences et connaissances nécessaires ? Doivent-ils être formés ? Bref, c’est le moment de réaliser un état des lieux pour savoir comment l’écosystème de l’entreprise doit être réorganisé.

Conclusion

Il est important de considérer la mise en œuvre de la facturation électronique dans les entreprises comme une opportunité. Nous l’avons vu, cette réforme nécessite des changements et un certain temps d’adaptation pour les organisations concernées. Cependant, les bénéfices que celles-ci vont en retirer sont nombreux, notamment des économies substantielles, des gains de productivité, et un renforcement de la sécurité des données de paiement. De manière générale, c’est un véritable allègement de leur charge administrative dont vont bénéficier les entreprises.

Pour en savoir plus, consultez les autres articles de notre série dédiée à la facturation électronique :

• Facturation électronique : où en sommes-nous ?
• OD, PDP, PPF, OCR... : s'y retrouver dans les acronymes de la facturation électronique

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