Facturation électronique : où en sommes-nous ?

Définition de la facturation électronique (ou e-invoicing)

La facturation électronique, aussi appelée e-invoicing consiste à générer, envoyer et stocker des factures sous forme numérique, éliminant ainsi le besoin de documents papier. Au lieu d'imprimer et d'envoyer des factures physiques, les entreprises peuvent maintenant transmettre des factures par voie électronique à leurs clients, partenaires commerciaux et organismes gouvernementaux.

Quid du e-reporting

L’obligation de facturation électronique s'accompagne d'une obligation de transmission de données à l'administration fiscale (e-reporting).
Selon Impots.Gouv.fr, “toutes les entreprises assujetties à la TVA qui sont établies en France sont concernées par le e-reporting des données de transaction, lorsqu’elles réalisent des opérations avec des clients particuliers (B2C) ou avec des opérateurs étrangers (entreprises ou particuliers). Certaines entreprises étrangères non établies en France peuvent être soumises à l’obligation de e-reporting, dès lors que l’opération qu’elle réalise s’effectue avec une personne non assujettie à la TVA ou un assujetti non établi en France et que l’opération est située en France au regard des règles du Code général des Impôts”.

Fonctionnement de la facturation électronique

En France, l’émission d’une facture en format électronique s’effectue via une plateforme étatique - Chorus Pro - ou une plateforme privée certifiée par l’État. Associée à l’administration fiscale, cette solution transmet en temps réel au trésor public toutes les informations sur les transactions commerciales réalisées entre acheteurs et fournisseurs. Une interconnexion entre les entreprises et le trésor public permettant, aussi, de lutter contre la fraude fiscale.

Contexte de la réforme de la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique est avant tout une décision gouvernementale : cela représente un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros. C’est une mesure qui s’inscrit dans la lutte contre la fraude à la TVA. L’argument, c’est que cette réforme va venir augmenter l’efficacité opérationnelle des entreprises, grâce à une plus grande transparence dans l’envoi et la récupération des données associées aux factures.

Au départ, cette réforme a été perçue comme une contrainte réglementaire. L’objectif est donc de transformer cette contrainte en avantage pour moderniser les pratiques de la direction financière associé à la facturation, et ce, avec un outillage pour gagner en efficacité opérationnelle, en fiabilité et en productivité. L’enjeu pour les entreprises est de tirer profit de cette réforme. La mise en conformité peut devenir bénéfique car elle va permettre de moderniser les pratiques associées à la facturation à la fois dans l’émission de la facture et dans la collecte des données et dans leur transmission à l’administration fiscale. Elle va également venir simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité : la facturation électronique va participer à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement etc.

Quand est-ce que la réforme de la facturation électronique sera lancée ?

Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques a été reportée plusieurs fois.
L’introduction du dispositif sera phasée, affectant différents types de transactions et activités, selon la classification des entreprises par taille établie par l’INSEE.

2024 sera l’année de la stabilisation et finalisation technique, 2025 celle de la qualification technique et de la montée en puissance des pilotes et 2026 celle du déploiement. En d'autres termes, la phase pilote prévue pour janvier 2024 est reportée en 2025. Les premières obligations de facturation électronique pour les entreprises ne seraient mises en place qu'à partir de 2026, en suivant ce calendrier :

• 1 septembre 2026 : Obligation pour les grandes et moyennes entreprises d'émettre des factures électroniques et d'effectuer des déclarations en ligne. Tous les contribuables doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
• 1 septembre 2027 : Obligation pour les petites entreprises d'émettre des factures électroniques et d'effectuer des déclarations en ligne.

Des bénéfices non négligeables

Si une transformation engendrée par un tel dispositif peut être perçue comme complexe, la facturation électronique présente néanmoins des avantages incontestables :

• sur le plan écologique : Elle permet d’abord de réduire les coûts liés à l’impression, l’envoi et le stockage des factures papier en contribuant à réduire la consommation de papier, d'encre et d'énergie, notamment. Elle s'inscrit ainsi dans une démarche de développement durable de plus en plus importante pour les entreprises.

• sur le plan administratif : Elle fait gagner du temps aux entreprises en automatisant le processus d’émission et de réception des factures. De même, la dématérialisation facilite la gestion des factures et réduit les risques d’erreurs et de pertes de documents.

• sur le plan sécuritaire : Enfin, la facturation électronique s'aligne sur les normes de sécurité des données et de conformité fiscale, ce qui renforce la confiance des entreprises. De plus en plus de pays mettent en place des réglementations encourageant voire obligeant l'utilisation de la facturation électronique pour lutter contre la fraude fiscale et simplifier les processus administratifs.

Afin de pouvoir continuer à bénéficier d’outils d’analyse avancés ou même de s’en équiper, le passage à la facturation électronique constitue une opportunité de choix. Avancer dans la digitalisation de sa fonction financière tout en améliorant la qualité de son reporting allie ainsi mise en conformité et optimisation.

Un casse-tête pour les entreprises d’envergure internationale

Les entreprises établies à l'étranger doivent s'assurer de ne pas faire de la France un cas isolé en matière de facturation électronique. Bien que les réglementations spécifiques ne puissent être ignorées, elles ne devraient pas conduire à choisir un opérateur ou une équipe comptable différente pour chaque pays.

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Conclusion

Le calendrier de la facturation électronique ayant été repoussé, il reste encore du temps aux entreprises pour s’assurer d’être bien équipées et de respecter les règles juridiques. Pour commencer, déterminez d’abord quels processus comptables peuvent être automatisés. Un excellent premier pas vers l’automatisation de la gestion des dépenses, c’est la simplification de la saisie des données des reçus et le paiement des factures grâce à Payhawk.

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