Facturation électronique en France : où en sommes-nous?

Définition de la facturation électronique (ou e-invoicing)

La facturation électronique, ou e-invoicing, ne consiste pas simplement à envoyer un PDF par e-mail. Une facture électronique conforme est émise, transmise, reçue et conservée dans un format structuré et lisible par machine, afin que les données de facture puissent être traitées automatiquement par les systèmes financiers et transmises via une infrastructure approuvée.

Cette distinction est importante, car la réforme française ne vise pas seulement à supprimer les factures papier. Elle transforme aussi la manière dont les données de facturation sont échangées, validées, déclarées et suivies entre fournisseurs, acheteurs, plateformes et administration fiscale.

Quid du e-reporting

L’obligation de facturation électronique s'accompagne d'une obligation de transmission de données à l'administration fiscale (e-reporting).
Selon Impots.Gouv.fr, “toutes les entreprises assujetties à la TVA qui sont établies en France sont concernées par le e-reporting des données de transaction, lorsqu’elles réalisent des opérations avec des clients particuliers (B2C) ou avec des opérateurs étrangers (entreprises ou particuliers). Certaines entreprises étrangères non établies en France peuvent être soumises à l’obligation de e-reporting, dès lors que l’opération qu’elle réalise s’effectue avec une personne non assujettie à la TVA ou un assujetti non établi en France et que l’opération est située en France au regard des règles du Code général des Impôts”.

La différence est simple : la facturation électronique couvre l’échange de factures électroniques entre entreprises établies en France, tandis que l’e-reporting couvre certaines données de transaction et de paiement qui doivent tout de même être transmises à l’administration fiscale.

Fonctionnement de la facturation électronique

Dans le cadre de la réforme française de la facturation électronique B2B, les factures entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France devront être échangées via une infrastructure approuvée. Les entreprises devront choisir une plateforme agréée pour émettre et recevoir leurs factures électroniques.

Ces plateformes jouent un rôle central dans l’échange des factures et dans la transmission des informations requises à l’administration fiscale. Elles contribuent à garantir que les données de facture sont échangées dans le bon format, adressées au bon destinataire et déclarées lorsque cela est nécessaire.

Chorus Pro reste la plateforme de référence pour la facturation à destination du secteur public. La réforme B2B s’appuie sur l’expérience déjà acquise en France en matière de facturation électronique, mais elle étend ce modèle aux transactions entre entreprises et y ajoute des obligations d’e-reporting.

Contexte de la réforme de la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique est avant tout une décision gouvernementale : cela représente un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros. C’est une mesure qui s’inscrit dans la lutte contre la fraude à la TVA. L’argument, c’est que cette réforme va venir augmenter l’efficacité opérationnelle des entreprises, grâce à une plus grande transparence dans l’envoi et la récupération des données associées aux factures.

Au départ, cette réforme a été perçue comme une contrainte réglementaire. L’objectif est donc de transformer cette contrainte en avantage pour moderniser les pratiques de la direction financière associé à la facturation, et ce, avec un outillage pour gagner en efficacité opérationnelle, en fiabilité et en productivité. L’enjeu pour les entreprises est de tirer profit de cette réforme. La mise en conformité peut devenir bénéfique car elle va permettre de moderniser les pratiques associées à la facturation à la fois dans l’émission de la facture et dans la collecte des données et dans leur transmission à l’administration fiscale. Elle va également venir simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité : la facturation électronique va participer à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement etc.

Quand est-ce que la réforme de la facturation électronique sera lancée ?

Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques a été reportée plusieurs fois.
L’introduction du dispositif sera phasée, affectant différents types de transactions et activités, selon la classification des entreprises par taille établie par l’INSEE.

2024 sera l’année de la stabilisation et finalisation technique, 2025 celle de la qualification technique et de la montée en puissance des pilotes et 2026 celle du déploiement. En d'autres termes, la phase pilote prévue pour janvier 2024 est reportée en 2025. Les premières obligations de facturation électronique pour les entreprises ne seraient mises en place qu'à partir de 2026, en suivant ce calendrier :

• 1 septembre 2026 : Obligation pour les grandes et moyennes entreprises d'émettre des factures électroniques et d'effectuer des déclarations en ligne. Tous les contribuables doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
• 1 septembre 2027 : Obligation pour les petites entreprises d'émettre des factures électroniques et d'effectuer des déclarations en ligne.

Comment préparer votre entreprise à la réforme française de la facturation électronique

Pour préparer la réforme, les équipes finance doivent commencer par analyser leurs processus de facturation actuels et identifier ce qui devra évoluer avant les échéances de 2026 et 2027.

Les principales étapes consistent à :

• confirmer les entités françaises et les numéros de TVA concernés ;
• choisir une plateforme agréée ;
• analyser la manière dont les factures fournisseurs sont reçues aujourd’hui ;
• vérifier si les fournisseurs sont prêts à envoyer des factures électroniques structurées ;
• définir le traitement des factures rejetées ou incorrectes ;
• tester les workflows d’approbation et les contrôles de paiement ;
• vérifier comment les données de facture seront synchronisées avec le système comptable ou l’ERP ;
• s’assurer que les équipes finance, fiscalité, IT et les équipes locales comprennent leurs responsabilités.

Des bénéfices non négligeables

Si une transformation engendrée par un tel dispositif peut être perçue comme complexe, la facturation électronique présente néanmoins des avantages incontestables :

• sur le plan écologique : Elle permet d’abord de réduire les coûts liés à l’impression, l’envoi et le stockage des factures papier en contribuant à réduire la consommation de papier, d'encre et d'énergie, notamment. Elle s'inscrit ainsi dans une démarche de développement durable de plus en plus importante pour les entreprises.

• sur le plan administratif : Elle fait gagner du temps aux entreprises en automatisant le processus d’émission et de réception des factures. De même, la dématérialisation facilite la gestion des factures et réduit les risques d’erreurs et de pertes de documents.

• sur le plan sécuritaire : Enfin, la facturation électronique s'aligne sur les normes de sécurité des données et de conformité fiscale, ce qui renforce la confiance des entreprises. De plus en plus de pays mettent en place des réglementations encourageant voire obligeant l'utilisation de la facturation électronique pour lutter contre la fraude fiscale et simplifier les processus administratifs.

Afin de pouvoir continuer à bénéficier d’outils d’analyse avancés ou même de s’en équiper, le passage à la facturation électronique constitue une opportunité de choix. Avancer dans la digitalisation de sa fonction financière tout en améliorant la qualité de son reporting allie ainsi mise en conformité et optimisation.

Un casse-tête pour les entreprises d’envergure internationale

Les entreprises établies à l'étranger doivent s'assurer de ne pas faire de la France un cas isolé en matière de facturation électronique. Bien que les réglementations spécifiques ne puissent être ignorées, elles ne devraient pas conduire à choisir un opérateur ou une équipe comptable différente pour chaque pays.

Si vous cherchez un partenaire fiable et technique pour vous aider à démarrer la digitalisation des finances de votre entreprise, Payhawk est ce qu'il vous faut. Payhawk aide les équipes finance à gérer les dépenses d’entreprise, les factures fournisseurs, les approbations, les paiements et la synchronisation ERP dans une seule plateforme. Pour les entreprises qui se préparent à la facturation électronique, cela signifie que la conformité des factures peut être connectée au workflow de comptabilité fournisseurs, plutôt que traitée comme un processus séparé.

Conclusion

La réforme française de la facturation électronique n’est plus un changement lointain. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France devront être prêtes à recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises ainsi que les ETI devront également être prêtes à les émettre.

Commencez par identifier les entités concernées, la manière dont vos factures fournisseurs sont reçues aujourd’hui, la plateforme agréée que votre entreprise utilisera et la façon dont les données de facture circuleront dans votre système comptable ou votre ERP.

Un bon point de départ consiste à identifier les processus finance qui peuvent être automatisés dès maintenant, de la capture des factures aux approbations, en passant par le paiement et le rapprochement.

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