OD, PDP, PPF, OCR... : s'y retrouver dans les acronymes de la facturation électronique

Pour rappel, la dématérialisation consiste à remplacer les processus de gestion des documents et factures papier par leur automatisation. Pour les entreprises, il s’agit d’être en mesure de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.

Ce projet complexe par son envergure promet néanmoins des gains substantiels. En effet, l’un des objectifs poursuivis par cette réforme est de renforcer la traçabilité des transactions et des flux de factures sur le territoire français, tout en permettant aux entreprises d’alléger leur charge administrative.

Reste à s’y retrouver parmi tous les acronymes de la facturation électronique : PDP, PPF, OD… Nous vous proposons, à cet effet, un lexique reprenant tout le vocabulaire à connaître. Suivez le guide.

Introduction : le calendrier réglementaire de la facturation électronique

Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises installées en France et assujetties à la TVA d'émettre et de recevoir des factures électroniques avait été reportée cet été à une date ultérieure.

C’est maintenant chose faite. Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, un amendement en date du 17 octobre 2023 est venu préciser le nouveau calendrier de la facturation électronique. Celui-ci sera déployé de la manière suivante :

• En septembre 2026 : obligation pour l’ensemble des entreprises de recevoir les factures sous format électronique, et obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI.
• En septembre 2027 : obligation d’émettre les factures sous format électronique pour les PME et TPE.

L’amendement précise : "Dans les deux cas, compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, les dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre, afin d’assurer un déploiement fiabilisé".

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique est définie par l’ordonnance n°2020-1190 du 15 septembre 2021 comme “une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire”.

Il est important de ne pas la confondre avec :

• Une facture papier qui a été numérisée ;
  Ni avec
• Une facture éditée à l’aide d’un logiciel de dématérialisation, puis envoyée par email (dans ce dernier cas, on parle de facture dématérialisée).

Une facture électronique possède la même valeur juridique qu’une facture au format papier. A ce titre, elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires (numéro de facture, identité du prestataire et de l’acheteur, montant et taux de TVA applicable, date d’émission, etc).

L’objectif poursuivi par l’Etat avec la réforme de la facturation électronique est double : la lutte contre la fraude à la TVA, qui a explosé ces dernières années, et le suivi en temps réel de l'activité des entreprises sur le territoire, gage d’une meilleure transparence de la vie économique.

Par ailleurs, la facturation électronique compte de nombreux avantages :

• La rapidité d’envoi et de réception, ce qui permet également de raccourcir les délais de paiement.
• Une sécurité renforcée, grâce à la suppression des erreurs de saisie et à un meilleur suivi ;
• La réduction des coûts et gains de temps, en raison de la suppression des différentes étapes nécessaires à la gestion des factures papier (impression, envoi postal, archivage physique, etc.) ;
• Une empreinte carbone plus faible, l’impression papier et le transport n’étant plus nécessaires.

Comment s’y retrouver dans le vocabulaire de la facturation électronique ?

Pour une entreprise, le passage à la facturation électronique peut nécessiter un certain temps d’adaptation. D’où l’importance de l’anticiper au mieux !
A ce titre, il est important de se familiariser avec le lexique de la facturation électronique, riche en acronymes : PDP, PPF, OD… Ne vous inquiétez pas : ces derniers sont faciles à retenir.
Pour vous aider, nous vous proposons une définition de tous les acronymes à connaître en matière de facturation électronique.

Définition : Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Comme nous l’avons vu dans l’introduction de cet article, l’ensemble des entreprises devra, à partir de septembre 2026, accepter les factures numériques. A cette même date, les grandes entreprises seront tenues de produire et de transmettre leurs factures sous ce format.

Pour cela, elles auront le choix entre :

• Le Portail public de facturation (PPF), appelé Chorus Pro ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

En effet, le modèle qui a été retenu pour la généralisation de la facture électronique est dit « en Y », car il suppose de passer par un tiers de confiance pour le traitement des factures. Ce dernier peut donc être le Portail public de facturation Chorus Pro, accessible gratuitement, ou bien une Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), dont les services sont payants.

La PDP est une plateforme immatriculée par l’administration fiscale en tant que prestataire de services, pour 3 ans renouvelables. Elle est donc habilitée à transmettre et recevoir des factures électroniques. Contrairement au PPF, la PDP est un prestataire de services privé, qui agit comme intermédiaire entre l’entreprise et l’administration fiscale.

Comment fonctionnent les PDP ?

Avant toute chose, rappelons que le recours à une PDP ne sera pas obligatoire pour les entreprises. Celles-ci pourront en effet se tourner vers les services du Portail Public de Facturation Chorus Pro, qui présente l’avantage d’être gratuit.

Venons-en au fonctionnement des PDP. Sur ces plateformes, les entreprises auront la possibilité de :

• Émettre, modifier et recevoir des factures électroniques ;
• Convertir des factures dans différents formats ;
• Transmettre les données de facturation à l’administration fiscale ;
• Contrôler la conformité des factures ;
• Transmettre les données de transaction à l’administration fiscale.

Les PDP fonctionnent comme un logiciel de facturation classique, à cette différence près qu’elles sont homologuées par l’Etat. Elles proposent également des fonctionnalités additionnelles, qui s’adaptent aux différents besoins métier des entreprises.

Définition : Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF), appelé Chorus Pro, est une plateforme qui permet de centraliser la gestion des factures électroniques. Elle est déployée par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) et régi par l’administration fiscale.

Le PPF est habilité à recevoir et transmettre des factures au format électronique, mais aussi à collecter les données de paiement. Comme son nom l’indique, il est public et donc gratuit. Cela constitue une différence essentielle avec les PDP qui sont, elles, des prestataires privés libres de fixer leurs tarifs.

Son fonctionnement est identique à celui d’une PDP.

Définitions : B2B, B2C et B2G

Ces trois acronymes désignent chacun un type de relation commerciale.

• B2B (Business to Business, soit d’Entreprise à Entreprise) désigne les relations commerciales entre assujettis à la TVA établis en France.
• B2C (Business to Consumer, soit d’Entreprise à Consommateur) désigne les relations entre assujettis à la TVA et particuliers non-assujettis.
• B2G (Business to Government, soit d’Entreprise au Gouvernement) renvoie aux relations entre les assujettis à la TVA et l’Etat.

Définition : Échange de Données Informatisé (EDI)

EDI est l’acronyme de Échange de Données Informatisé. Il s’agit d’une technique permettant de remplacer les échanges physiques de documents entre entreprises (factures, bons de livraison, etc). Dans le cadre de la facturation électronique, il s’agit du format d’échange par défaut pour toutes les factures entre une entreprise et ses fournisseurs, ou ses autres partenaires commerciaux. L’EDI permet ainsi de transmettre par voie sécurisée les données de facturation d’une entreprise, dans un format normé.

Définition : Opérateurs de dématérialisation (OD)

Les opérateurs de dématérialisation (OD) sont des opérateurs privés qui offrent des services de dématérialisation de factures. Il peut s’agir par exemple d’éditeurs de logiciels ERP ou d’outils de pré-comptabilité.

Non immatriculés, les OD ne sont pas reconnus par l’État et ne sont pas en mesure d’émettre directement des factures aux destinataires. Pour ce faire, ils devront être associés à une PDP ou au PPF.

Ils ne disposent donc que d’un rôle d'intermédiaire dans les processus de facturation électronique.

Définition : Optical Character Recognition (OCR)

L’OCR (acronyme de optical character recognition, ou reconnaissance optique de caractères en français) est une technique qui permet de convertir les informations présentes sur un document scanné, un PDF ou une image en données numériques.

Concrètement, un logiciel OCR va permettre de convertir un document papier en un document électronique. Il sera ensuite possible d’automatiser la saisie comptable et l’archivage numérique des documents papier (factures fournisseurs, bons de commande, etc.) de l’entreprise.

Grâce à ce procédé, il n’est plus nécessaire d’extraire et de saisir manuellement les informations présentes sur un document. Par exemple, l’OCR permet de reconnaître automatiquement une facture papier ou au format PDF, d’analyser les données qu’elle contient, puis de traiter son contenu en automatisant la saisie des écritures comptables. A la clé : un véritable gain de temps.

Définition : Piste d’audit fiable (PAF)

La PAF est une obligation réglementaire qui s’impose à toutes les entreprises émettant ou recevant des factures électroniques hors EDI, ou sans signature électronique.

Pour rappel, en France et en Europe, toutes les factures peuvent être émises au format électronique depuis le 1er janvier 2013.

Pour répondre à leurs obligations comptables et fiscales, les entreprises doivent être en mesure de communiquer toutes leurs factures à l’administration fiscale. Leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité doivent donc être garanties. Pour cela, il existe trois possibilités :

• La signature électronique, qualifiée par le référentiel RGS au niveau 2 étoiles ;
• L’échange de données informatisées (EDI), qui permet de traiter automatiquement les données relatives à une facture ;
• La mise en place d'une piste d’audit fiable (PAF), qui assure la traçabilité et l'authenticité de la facture.

Concrètement, la PAF est décrite par l'administration fiscale comme une "démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur traçabilité (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle."

Autrement dit, la PAF est une procédure qui vise à expliquer, en décrivant les flux d’informations et les flux financiers de l’entreprise, comment est assurée la traçabilité de ses opérations. Son objectif principal est de rendre possible la reconstitution de la chronologie du processus de facturation.

Statut d’une facture électronique

Il ne s’agit pas d’un acronyme à proprement parler, mais il est important de comprendre ce que recouvre ce terme. L’affichage du statut d’une facture électronique permet d’assurer son suivi. Il en existe 4 : Déposé, Encaissé, Rejeté et Refusé. A noter que des statuts supplémentaires, non obligatoires, peuvent être proposés par les PDP.

Voici ce que chaque statut signifie :

Statut Déposé : Ce statut indique que la facture a bien été transmise et déposée sur une plateforme de dématérialisation. Elle est en attente de traitement pour vérifier sa conformité, et peut maintenant être rejetée ou encaissée.
Statut Encaissé : Cela signifie que la facture a été déclarée conforme et encaissée : l'émetteur a bien reçu le paiement de sa facture, de la part du destinataire.
Statut Refusé : Ce statut signifie que la facture a été refusée par le destinataire, pour des raisons diverses (commerciales, professionnelles…).
Statut Rejeté : Dans ce cas, la facture émise a été rejetée par la plateforme de dématérialisation en raison de sa non-conformité aux normes de facturation électronique.

Prêts à automatiser ?

Alors, tout est plus clair ? Ce qu’il faut retenir sur cette nouvelle réforme, c’est que tout se joue dans l’anticipation et l’automatisation. C’est une opportunité de faire mieux, en automatisant un certain nombre de process, grâce à la mise à disposition d’outils. Payhawk participe à cela, en venant décharger les équipes Finance de nombreuses tâches manuelles et chronophages. Notre solution de gestion des dépenses vous permet d’automatiser la gestion de tous vos frais professionnels et de vos factures fournisseurs.

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