Toute entreprise se doit d’entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs, que ce soit pour assurer son développement ou garantir des opérations fluides. Cependant, la gestion des fournisseurs peut devenir de plus en plus complexe à mesure que l’entreprise grandit et que le suivi des factures s’en trouve impacté.
En matière de gestion des fournisseurs, la moindre erreur peut avoir de lourdes conséquences : altération de la chaîne logistique, factures impayées, relations tendues avec les partenaires commerciaux, voire même conflits. Comment éviter ces écueils et assurer, en tant qu’entreprise, une gestion efficace des relations fournisseurs ?
Pour commencer, rappelons une évidence : des données fournisseurs de bonne qualité permettent d’assurer tout un ensemble d’opérations stratégiques dans l’entreprise. Une gestion efficace de ces données favorise en effet la prise de décisions éclairées, tout en renforçant l’efficacité opérationnelle et en limitant les risques liés à l’approvisionnement.
Beaucoup d’entreprises qui travaillent avec des fournisseurs de biens ou de services commencent par gérer les données de chacun d’entre eux dans un logiciel spécifique. De cette manière, elles peuvent stocker et mettre régulièrement à jour les coordonnées de leurs partenaires, mais aussi suivre les performances de chacun d’entre eux, gérer les différents paiements, fluidifier les opérations, etc. Elles peuvent également avoir un accès facilité à des données essentielles, telles que les délais de paiement, les délais de production, les contrats fournisseurs, le suivi des performances, ou encore l’historique d’achat.
Cependant, les problèmes surviennent lorsque les différents systèmes de l’entreprise ne sont pas (ou mal) connectés entre eux. Une vue isolée sur les données contraignant les entreprises à passer d’une plateforme à l’autre en permanence, celles-ci peuvent manquer des informations clés.
Pour bénéficier d’un processus de gestion des fournisseurs efficace, qui offre une vue d’ensemble et en temps réel sur les données fournisseurs, une entreprise doit donc utiliser des outils interconnectés. Grâce à des intégrations fluides entre différentes plateformes (ERP, PIM, logiciel de gestion des factures et des notes de frais…), il lui sera ainsi possible de bénéficier d’un flux de données en temps réel.
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En fonction de leur taille et de leur secteur d’activité, les entreprises peuvent s’appuyer sur différents types de logiciels pour la gestion de leurs données fournisseurs, et notamment :
1. Des systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) : Pour gérer les données fournisseurs, on utilise le plus couramment des systèmes ERP tels que Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance et Netsuite. Ces logiciels disposent généralement d’un module dédié à la gestion des fournisseurs, qui permet de centraliser, d’organiser et d’analyser les données.
2. Des logiciels de comptabilité : Les logiciels de comptabilité tels que Datev ou Xero gèrent ces données afin de simplifier les opérations liées aux comptes fournisseurs, le suivi des notes de frais, les rapports financiers ou encore le respect de la réglementation fiscale.
3. Des systèmes PIM (Product Information Management) : Informatica, Salsify et Pimcore sont des exemples de systèmes PIM qui permettent de gérer les données fournisseurs liées aux caractéristiques, à la disponibilité ou encore au prix d’un produit ou d’un service.
Les données fournisseurs de référence désignent la collecte centralisée et synchronisée d’informations spécifiques concernant les fournisseurs d’une entreprise. Il s’agit d’une « source unique de données » qui comprend plusieurs processus tels que l’approvisionnement, la gestion des comptes fournisseurs et la gestion des stocks.
Pour les entreprises, il est indispensable de synchroniser les données fournisseurs entre les différentes plateformes. C’est la garantie que l’ensemble des salariés aura accès à des informations exactes et à jour. Disposer de données fournisseurs fiables n’est pas juste une question de confort : en effet, toute incohérence peut avoir des conséquences graves, notamment sur le plan fiscal.
Les incohérences de données peuvent se répercuter sur la gestion des factures et impacter négativement les relations avec les fournisseurs. Par exemple, ne pas mettre à jour ses conditions de paiement ou de nouvelles obligations contractuelles peut entraîner des retards ou des erreurs de paiement, et ainsi altérer le lien de confiance qui existe entre l’entreprise et ses fournisseurs.
Mais ce n’est pas tout. Les retards de paiement peuvent générer des tensions qui, à leur tour, peuvent potentiellement nuire à la qualité des produits fournis ou au respect des délais de livraison. À leur tour, les clients, insatisfaits, retirent la confiance qu’ils ont placée dans l’entreprise.
Autre conséquence possible pour l’entreprise : se retrouver dans une situation de non-conformité et s’exposer ainsi à des sanctions pécuniaires, notamment de la part de l’administration fiscale.
Pour assurer une bonne gestion des données fournisseurs de référence, il est nécessaire de prendre en compte trois grandes difficultés :
Pour optimiser le processus de gouvernance, il est recommandé d’y assigner une seule équipe, voire un seul salarié dans les plus petites structures. Cela permet ainsi d’éviter les conflits potentiels entre plusieurs services ou salariés, qui pourraient modifier les données sans les croiser auparavant.
À ce titre, il est essentiel que l’équipe en charge de la gouvernance des données dispose de directives et de procédures claires pour tenir et mettre à jour les données, ce qui permet de garantir leur exactitude et leur cohérence.
Chez Payhawk, notre solution de gestion des coûts aide nos clients à gérer l’approbation des fournisseurs. Les salariés ne sont donc pas en mesure de créer ni d’approuver de nouveaux fournisseurs. En effet, c’est aux administrateurs que revient cette tâche, ce qui leur permet d’assurer pleinement la gouvernance des données.
Ce processus permet notamment aux entreprises d’intégrer de nouveaux fournisseurs conformément aux réglementations. Le règlement des fournisseurs se fait par l’intermédiaire de la plateforme Payhawk, et non pas par cartes bancaires personnelles. Ainsi, les données et les documents relatifs aux paiements passent directement de la solution à l’ERP pour simplifier les rapprochements et les analyses de données.
Les intégrations en temps réel permettent aux données de circuler en toute transparence entre les différents systèmes de l’entreprise. Les opérations s’en trouvent simplifiées et les équipes peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que sur la saisie de données.
Chez Payhawk, nous disposons d’intégrations natives aux principaux ERP et logiciels comptables du marché, avec 59 SIRH et avec TravelPerk, et nous proposons également des intégrations API personnalisées pour toutes sortes de logiciels.
La sécurité de notre logiciel est assurée au travers d’un grand nombre de contrôles et de procédures. Nous fournissons également une solide gouvernance des données, pour que les données fournisseurs soient modifiées au bon moment, par la bonne personne ou la bonne équipe.
Chez Payhawk, vous avez la possibilité de garder une trace de chaque changement apporté aux données fournisseurs. Par exemple, si l’une de vos équipes modifie accidentellement (ou non) les coordonnées bancaires d’un fournisseur, l’un de vos administrateurs peut récupérer les données pour effectuer une éventuelle action corrective.
Pour les grandes entreprises qui disposent d’un fonctionnement relativement complexe, la « source unique » des données fournisseurs de référence est généralement le système ERP.
Cette source unique est essentielle : elle permet aux directions financières d’avoir une vue en temps réel sur les fonds dont elles disposent, et de déterminer quels sont les meilleurs leviers stratégiques à actionner. Elle permet également de connaître en temps réel l’état des stocks et de la chaîne d’approvisionnement. Pour cela, un système ERP auquel est directement intégré un logiciel de gestion des notes de frais s’avère très utile.
Le système ERP centralise en effet toutes les données, car il est conçu pour intégrer et regrouper divers aspects de l’entreprise tels que l’approvisionnement, la comptabilité, la gestion des stocks, etc. Il permet de bénéficier d’une vue globale, synchronisée et en temps réel des données fournisseurs dans toute l’entreprise.
Par exemple, lorsque l’adresse ou les conditions de paiement d’un fournisseur sont mises à jour, la modification s’opère automatiquement dans l’ERP. Ces informations sont immédiatement disponibles dans tous les systèmes intégrés, assurant ainsi l’exactitude des données.
Payhawk propose des intégrations natives avec Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, ou encore Odoo, permettant de récupérer et de tenir à jour les données fournisseurs de référence et de garantir leur exactitude, notamment vis-à-vis des données de référence.
Comment ça fonctionne ? Payhawk fait correspondre les données fournisseurs avec des identifiants externes provenant des logiciels intégrés. L’utilisation d’un identifiant unique garantit une correspondance exacte dans n’importe quel système externe où les données sont synchronisées, qu’il s’agisse de votre ERP, de votre PIM ou encore de votre logiciel de comptabilité.
L’avantage ? Vous pouvez avoir une confiance totale en l’exactitude de vos données fournisseurs, indépendamment de la plateforme sur laquelle vous travaillez.
Si vos données fournisseurs sont réparties entre l’ERP de votre entreprise et le logiciel de comptabilité de votre direction financière, par exemple, vous avez l’assurance, grâce à notre gestion des identifiants externes, que les données fournisseurs sont cohérentes et à jour dans les deux systèmes : fini les erreurs et les incohérences !
Les entreprises peuvent également choisir les fournisseurs ou les groupes de fournisseurs à suivre pour mieux organiser leurs registres. En utilisant Payhawk pour la gestion des données et des factures fournisseurs, elles ont l’assurance que leurs dépenses sont toujours associées au bon fournisseur.
Quant aux entreprises de plus petite taille qui ne disposent pas d’un ERP, elles peuvent également utiliser Payhawk en tant que source de données unique. Nos fonctionnalités d’intégration, de gestion des abonnements et des factures fournisseurs s’imbriquent alors pour former une solution de gestion efficace. Grâce à des fonctionnalités telles que la reconnaissance automatique des paiements récurrents ou l’identification de doublons, vous gagnez du temps et minimisez le risque d’erreurs.
Notre logiciel de gestion des dépenses tout-en-un vous accompagne dans la croissance de votre entreprise. Il regroupe les fonctionnalités de gestion des fournisseurs, de gestion des factures et de gestion des notes de frais, ainsi que les fonctionnalités relatives aux cartes d’entreprise pour vous aider à garder la main sur l’intégralité de vos dépenses professionnelles. Réservez une démo sans plus attendre !
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