Optimierung des Lieferantenmanagements für präzise Lieferantendaten

Lücken im Lieferantenmanagement können weitreichende Folgen nach sich ziehen so kann zum Beispiel eine unsachgemäße Verwaltung von Lieferantendaten kann zu unbezahlten Rechnungen, angespannten Beziehungen oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen.

Das Lieferantenmanagement im Überblick

Qualitativ hochwertige Lieferantendaten können bei einer Vielzahl von Geschäftsvorgängen wertvolle Hilfe leisten. Ein effektives Management von Lieferantendaten ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung, steigert die betriebliche Effizienz und reduziert das Beschaffungsrisiko.

Viele Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen von Lieferanten beziehen, implementieren zunächst für jeden Lieferanten ein System von Softwareplattformen ein (je nach geschäftlichen Anforderungen und den Technologien, die bereits im Einsatz sind). Auf diese Weise können Unternehmen unter anderem die Datensätze der Kontakte und Produktinformationen speichern und verwalten, Betriebsabläufe optimieren, die Lieferantenleistungen überwachen und Zahlungen abwickeln.

Unternehmen können außerdem über verschiedene Systeme hinweg auf wichtige Daten zugreifen, einschließlich Informationen wie Kontaktdaten, Steuerangaben, Kreditbestimmungen, Zahlungsvorlieben, Kaufhistorie, Vorlaufzeiten, Verträge sowie Angaben zu Leistung und Scoring. Schwierig wird es jedoch, wenn diese einzelnen Systeme nicht miteinander verbunden sind. Bei einer unvollständigen Ansicht müssen Unternehmen ständig zwischen den Plattformen wechseln, wobei ihnen wichtige Informationen entgehen oder es sogar zu Duplikaten oder Widersprüchen kommen kann.

Für ein gutes Lieferantenmanagement mit einem umfassenden Datenüberblick muss Ihr Unternehmen nahtlos integrierbare Tools einsetzen. Sie benötigen Integrationen wie ERP, PIM und Rechnungs- und Spesenmanagementsoftware, um von nahtlosen Echtzeit-Daten zu profitieren.

Welche Software können Sie für das Management von Lieferantendaten verwenden?

Je nach Größe und Branche vertrauen Unternehmen auf verschiedene Arten von Softwareplattformen zur Verwaltung Ihrer Lieferantendaten, darunter:

1)ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning): ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance und NetSuite werden häufig für die Verwaltung von Lieferantendaten eingesetzt. Diese Systeme enthalten meist ein eigenes Modul für das Lieferantenmanagement, mit dem sich die Lieferantendaten zentral erfassen, organisieren und analysieren lassen.

2)Buchhaltungssoftware: Buchhaltungsanwendungen wie Datev, Xero oder QuickBooks ermöglichen die Verwaltung von Lieferantendaten und optimieren und automatisieren Prozesse in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung, Ausgaben-Tracking, Finanz-Reporting sowie Compliance.

3)PIM-Systeme (Product Information Management): PIM-Systeme wie Informatica, Salsify und Pimcore erleichtern die Verwaltung von Lieferantendaten bezüglich Produktspezifikationen, Verfügbarkeit, Preisen und mehr.

Was sind Lieferantenstammdaten?

Lieferantenstammdaten bezeichnen die umfassende, zentralisierte und synchronisierte Erfassung von spezifischen Angaben zu den Lieferanten eines Unternehmens.

Diese Daten dienen als „Single Source of Thruth" und erleichtern diverse Geschäftsprozesse wie die Beschaffung, die Kreditorenbuchhaltung und die Bestandsverwaltung.

Unternehmen müssen ihre Lieferantendaten auf verschiedenen Plattformen abgleichen. So gewährleisten Sie, dass sämtliche Abteilungen auf präzise und aktuelle Stammdaten Zugriff haben. Präzise Stammdaten der Lieferanten sind ein Muss – Unstimmigkeiten können dort einen Dominoeffekt auslösen.

Die Auswirkungen fehlerhafter Daten in der Lieferantenrechnung

Abweichungen oder fehlerhafte Stammdaten wirken sich negativ auf die Rechnungsverwaltung und deren Effizienz und Präzision aus. Wenn beispielsweise die Zahlungsbedingungen oder neue vertragliche Verpflichtungen nicht aktualisiert werden, kann dies zu verspäteten oder falschen Zahlungen führen, die das Vertrauen der geschäftlichen Beziehung untergraben.

Verspätete Zahlungen strapazieren das Supplier Management, wodurch die Produktqualität beeinträchtigt werden kann oder Verzögerungen entstehen. Die Folge: Unzufriedene Kunden und angespannte Lieferanten.

Darüber hinaus können kostspielige Probleme hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften auftreten. In regulierten Branchen müssen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihre Transaktionen und Lieferantenbeziehungen führen. Sollten Sie dies nicht tun, drohen möglicherweise hohe Geldstrafen und Rufschädigung.

So verwalten Sie Ihre Lieferantenstammdaten erfolgreich

Es gibt drei wesentliche Herausforderungen bei der Verwaltung von Stammdaten:

1. Systemübergreifende Datenverwaltung
2. Echtzeit-Integration und Datenfluss
3. Sicherheit

Systemübergreifende Datenverwaltung
Die Datenverwaltung sollte von einem einzigen Team oder einem einzigen Teammitglied übernommen werden. Dadurch vermeiden Sie eine Situation, in der mehrere Abteilungen oder Einzelpersonen versuchen, die Daten nach ihren eigenen Vorstellungen zu aktualisieren oder anzupassen. Das zuständige Team arbeitet mit klaren Richtlinien und Verfahren zur Verwaltung und Aktualisierung der Daten, sodass diese stets korrekt und konsistent sind.

Echtzeit-Integration und Datenfluss
Mit der Ausgabenverwaltungslösung von Payhawk können Sie die Genehmigungsrechte Ihrer Lieferanten konfigurieren und verwalten. Systemadministratoren im Buchhaltungsteam genehmigen jeden neuen Lieferanten, wobei sie alle erforderlichen Prüfungen und Abgleiche durchführen können. Dieses Genehmigungsverfahren eignet sich besonders für Unternehmen, die mehrere Angebote neuer Angebote einholen müssen. Im Rahmen dieses Verfahrens können alle Nutzer ihre Lieferanten ordnungsgemäß in das System erfassen. Die Bezahlung der Lieferanten erfolgt über die Payhawk-Plattform (und nicht etwa über persönliche Karten o. Ä.). Alle Zahlungsdaten und -dokumente werden also direkt in der Lösung erfasst, nahtlos in das ERP-System übertragen.

Echtzeit-Integrationen sorgen für einen nahtlosen Datenfluss sämtlicher Anwendungen und ersetzen so eine Vielzahl manueller Prozesse. Auf diese Weise werden Ihre Betriebsabläufe optimiert und Ihr Team erhält den nötigen Freiraum für Aufgaben höherer Relevanz. Payhawk bietet nahtlose API-Integrationen für führende ERP-, Buchhaltungs- und Steuersysteme, sowie Programme für die Reisekostenabrechnung und maßgeschneiderte API-Integrationen.

Sicherheit
Dank einer Kombination aus Cybersicherheitsprüfungen und -verfahren gewährleisten hohe Sicherheitsstandards. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine einwandfreie Rolleneinteilung, sodass Sie präzisen sicherstellen können, dass nur zuständige Personen die Lieferantendaten verwalten können.

Mit Payhawk können Sie außerdem alle Änderungen Ihrer Lieferantendaten protokollieren. Ändert beispielsweise ein Mitarbeiter Angaben zur Bank des Lieferanten (egal ob beabsichtigt oder unbeabsichtigt), können Ihre Administratoren diese Informationen aufrufen, und transparent einsehen und bearbeiten.

Der Single-Source-of-Truth Ansatz

Für größere Unternehmen mit komplexeren Anforderungen ist die „Single-Source-of-Truth" für Lieferantenstammdaten meist ein ERP-System (Enterprise Resource Planning).

Wie Giancarlo Bruni, CFO von Heroes in dem Leitfaden How to select the right ERP x expense management integration for your scaleup erklärt, ist eine einzige zuverlässige Informationsquelle von entscheidender Bedeutung.

„Als CFO brauche ich Echtzeit-Informationen über die Finanzen und den Gewinn unseres Unternehmens sowie Daten darüber, an welchen Stellen Maßnahmen erforderlich sind. Wichtig sind zudem Informationen zu unseren Beständen, etwa wann sie eintreffen oder welche Menge geliefert wird. Über mein ERP-System kann ich auf all diese Informationen zugreifen und erhalte zusätzlich Echtzeit-Einblicke in unsere Geschäftsausgaben – dank der direkten Integration in meine Spesenmanagementsoftware.”`

Das ERP fungiert als zentraler Datensatz, da es für die Integration verschiedener Geschäftsbereiche wie Beschaffung, Buchhaltung und Bestandsverwaltung konzipiert ist. So erhalten Sie eine einheitliche, abgestimmte und aktualisierte Ansicht der Lieferanteninformationen über das gesamte Unternehmen hinweg.

Änderungen der Adresse oder der Zahlungsbedingungen eines Lieferanten werden beispielsweise im ERP-System vorgenommen und die aktualisierten Informationen stehen dann sofort in allen integrierten Systemen zur Verfügung, sodass die Genauigkeit der Daten gewährleistet ist.

Wir bieten Integrationen mit allen wichtigen ERP-Systemen, über die Sie die Lieferantenstammdaten abrufen und verwalten können. So können Sie sicherstellen, dass die Lieferantendaten immer auf dem neuesten Stand sind und exakt mit den Stammdaten im ERP-System übereinstimmen. Datenunstimmigkeiten werden so deutlich reduziert und ein effizienteres Supplier Management ermöglicht.

Payhawk stimmt Daten über externe IDs ab, die aus anderen integrierten Softwareprogrammen stammen.

Das garantiert eine vollständige Übereinstimmung in allen externen Systemen, in denen die Daten synchronisiert werden, einschließlich Ihrer ERP- und PIM-Systeme, Ihrer Buchhaltungssoftware und anderen Programmen. Der Vorteil? Sie können sich voll und ganz auf die Präzision Ihrer Lieferantendaten verlassen, unabhängig von der jeweiligen Plattform.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihre Lieferantendaten sind sowohl im ERP Ihres Unternehmens als auch in der Steuersoftware Ihrer Finanzabteilung gespeichert. Indem wir die externen IDs, die aus den einzelnen Systemen stammen, individuell für jeden Lieferanten bearbeiten, bieten wir einheitliche und aktuelle Lieferantendaten in beiden Systemen – Schluss mit Datenunstimmigkeiten.

Payhawks ist flexibel. Unsere Kunden können Lieferanten in Gruppen wie „Taxiunternehmen” oder „Lebensmittellieferungen” einteilen und so eine bessere Übersicht zu erhalten.

Mithilfe unserer Anwendung werden Ihre Geschäftsausgaben immer mit dem richtigen Lieferanten oder der richtigen Lieferantengruppe in den Stammdaten abgeglichen.

Kleinere Unternehmen ohne ERP und mit weniger komplexen Lieferantenanforderungen können Payhawk wiederum als einzige zuverlässige Informationsquelle einsetzen.

Unsere Funktionen für Integration, Abonnements und Accounts Payable ergänzen sich und bilden eine effektive Lösung für das Lieferantenmanagement. Durch Machine Learning und Automatisierung reduzieren wir Ihren Zeitaufwand, die Fehlerquote Ihrer Daten sowie langwierige Finanzprozesse. Dazu gehören die automatische Erkennung von wiederkehrenden Ausgaben als Abonnements und die Erkennung von doppelt aufgeführten Lieferanten oder Abonnements.

Nächste Schritte

Unsere All-in-one-Software für die Ausgabenverwaltung vereint Lieferanten- und Rechnungsverwaltung, Spesenverwaltung und Firmenkarten für Unternehmen. Erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsausgaben und buchen Sie noch heute eine Demo.