Leveranciersbeheer optimaliseren voor accurate leveranciersdata

Bij leveranciersmanagement kan een vergissing ernstige gevolgen hebben. Onjuist beheer van leveranciersgegevens kan leiden tot onbetaalde facturen, gespannen relaties met belangrijke partners en zelfs juridische stappen.

Inzicht in beheer van leveranciersgegevens

Goede leveranciersgegevens zijn van nut bij tal van activiteiten binnen je bedrijf. Doelmatig beheer van leveranciersgegevens leidt tot weloverwogener beslissingen, meer operationele efficiëntie en betere beheersing van inkooprisico's.

Veel bedrijven die producten of diensten afnemen van leveranciers, beginnen met het instellen van elke leverancier in een systeem van softwareplatforms (afhankelijk van de vereisten van het bedrijf en de bestaande softwaretoolbox). Vervolgens kunnen ze onder andere contactgegevens en productinformatie opslaan en onderhouden, hun bedrijfsactiviteiten ondersteunen, de prestaties van de leverancier bijhouden en betalingen afhandelen.

Ze kunnen ook belangrijke gegevens uit diverse systemen opvragen, waaronder kenmerken van leveranciers zoals contactgegevens, belastinginformatie, kredietvoorwaarden, betalingsvoorkeuren, inkoopgeschiedenis, levertijden, contracten en prestatiegegevens en -scores.

Maar het wordt een probleem als er geen goede koppeling tussen die verschillende systemen beschikbaar is. Zonder compleet overzicht moeten bedrijven voortdurend tussen platforms schakelen, kunnen ze belangrijke informatie over het hoofd zien en kunnen er zelfs dubbelingen en conflicten ontstaan.

Voor een goed leveranciersbeheerproces met een compleet beeld van de gegevens moet je bedrijf tools gebruiken die goed gekoppeld kunnen worden. Je moet kunnen beschikken over naadloze, realtime gegevens via integraties tussen platforms zoals je ERP, PIM, factuur- en uitgavenbeheersoftware en meer.

Wat voor software kun je gebruiken om je leveranciersgegevens te beheren?

Afhankelijk van hun grootte en hun branche gebruiken bedrijven verschillende soorten softwareplatforms om leveranciersgegevens te beheren, zoals:

1. ERP-systemen (Enterprise Resource Planning): ERP-systemen zoals Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance en NetSuite worden vaak gebruikt om leveranciersgegevens te beheren. Deze systemen beschikken vaak over een speciale module voor leveranciersmanagement waarmee leveranciersgegevens gecentraliseerd, georganiseerd en geanalyseerd kunnen worden.

2. Boekhoudsoftware: Boekhoudprogramma's zoals Datev, Xero en QuickBooks beheren leveranciersgegevens om taken met betrekking tot crediteuren, het volgen van uitgaven, financiële rapportage en de naleving van belastingwetgeving te ondersteunen.

3. PIM-systemen (Product Information Management): PIM-systemen zoals Informatica, Salsify en Pimcore beheren leveranciersgegevens met betrekking tot productspecificaties, beschikbaarheid, prijzen enzovoort.

Wat zijn masterdata van leveranciers en waarom zijn die belangrijk?

Masterdata van leveranciers is de uitgebreide, gecentraliseerde en gesynchroniseerde verzameling specifieke informatie over de leveranciers van een bedrijf.

Deze data vormen een 'enkele bron van waarheid' en ondersteunen diverse bedrijfsprocessen zoals inkoop, crediteurenadministratie en inventarisbeheer.

Het is essentieel voor bedrijven om leveranciersgegevens op alle platforms gesynchroniseerd te houden. Alleen dan hebben alle onderdelen van je organisatie toegang tot de meest accurate en actuele informatie. Accurate leveranciersgegevens zijn overigens niet alleen maar leuk om te hebben, want inconsistenties in masterdata van leveranciers kunnen een domino-effect tot gevolg hebben.

De impact van onnauwkeurige gegevens voor het beheer van leveranciersfacturen

Inconsistenties kunnen gevolgen hebben voor je factuurbeheer en kunnen leiden tot ontevreden leveranciers. Als bijvoorbeeld gewijzigde betalingsvoorwaarden of nieuwe contractuele verplichtingen niet bijgewerkt worden, kan dat te late of onjuiste betalingen tot gevolg hebben waardoor het vertrouwen afneemt.

Die inconsistenties kunnen een hele reeks negatieve consequenties veroorzaken. Late betalingen zorgen voor gespannen relaties die tot problemen met de productkwaliteit of vertragingen kunnen leiden, waardoor klanten ontevreden worden en uiteindelijk naar de concurrentie gaan.

Bovendien kunnen er kostbare nalevingsproblemen ontstaan. In gereguleerde sectoren ben je verplicht een nauwkeurige administratie van je transacties en relaties met leveranciers bij te houden. Als je dat niet doet, kun je flinke boetes krijgen en reputatieschade oplopen.

Uitdagingen bij het onderhouden van masterdata van leveranciers aanpakken

De uitdagingen bij het onderhouden van masterdata vallen onder drie hoofdgroepen:

1. Gegevensbeheer over verschillende systemen
2. Realtime integratie en gegevensstroom
3. En tot slot beveiliging

Gegevensbeheer over verschillende systemen
Het beheer gaat het best als slechts één team of medewerker daarvoor verantwoordelijk is. Dat voorkomt het getouwtrek dat ontstaat wanneer verschillende teams of medewerkers de gegevens vanuit hun eigen perspectief proberen bij te werken of te wijzigen. Het verantwoordelijke team beschikt over duidelijke richtlijnen en procedures voor het onderhouden en bijwerken van de gegevens, zodat die accuraat en consistent zijn.

Realtime integratie en gegevensstroom
De kostenbeheeroplossing van Payhawk helpt klanten bij het accorderen van leveranciers. Medewerkers kunnen geen nieuwe leveranciers aanmaken. Alle nieuwe leveranciers moeten worden goedgekeurd en aangemaakt door systeembeheerders in het boekhoudteam, zodat die alle noodzakelijke controles kunnen uitvoeren. Deze accorderingsprocedure is ook handig voor bedrijven die meerdere offertes moeten aanvragen voordat ze met een leverancier in zee gaan.

Daarnaast betekent deze accorderingsprocedure dat alle regels worden nageleefd bij de introductie van nieuwe leveranciers. Leveranciers worden betaald via het Payhawk-platform (en niet via persoonlijke betaalkaarten enzovoort), dus alle betalingsgegevens en -documentatie stromen rechtstreeks via de oplossing naar de ERP. Daardoor kunnen reconciliatie en analyses snel en moeiteloos uitgevoerd worden.

Dankzij realtime integraties worden gegevens naadloos uitgewisseld tussen verschillende systemen. Daardoor worden je activiteiten gestroomlijnd en kan je team zich bezighouden met strategische zaken in plaats van het invoeren van gegevens. Bij Payhawk hebben we kant-en-klare API-integraties met toonaangevende ERP-, boekhoud-, belasting- en zakenreispakketten en API-integraties op maat met alle gewenste software.

Beveiliging
Bij het ontwerpen van de softwaretoolbox zorgen we voor een degelijke beveiliging via een combinatie van cyberbeveiligingscontroles en -procedures. We bieden ook vlekkeloos beheer van medewerkers, zodat je zeker weet dat alleen de juiste mensen op het juiste moment gegevens van leveranciers kunnen bewerken.

Met Payhawk kun je ook een logboek bijhouden van alle wijzigingen in je leveranciersgegevens. Als iemand in je team bijvoorbeeld de bankgegevens van een leverancier wijzigt (al dan niet per ongeluk), kunnen je beheerders die informatie opvragen om de wijziging te onderzoeken of te herstellen.

Een enkele bron van waarheid waarborgen om facturen van leveranciers beter te beheren

Voor grotere organisaties met complexe vereisten is de 'enkele bron van waarheid' voor masterdata van leveranciers meestal een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning).

Giancarlo Bruni, CFO van Heroes, legt in de gids Hoe kies je de juiste ERP-integratie voor je groeiende bedrijf? uit waarom een enkele bron van waarheid essentieel is.

"Als CFO wil ik in real time weten hoeveel geld en winst we hebben en aan welke knoppen ik moet draaien. We moeten ook alles over onze voorraad weten, zoals wanneer die aankomt, hoeveel er onderweg is en of we meer nodig hebben. Via mijn ERP kan ik dat allemaal zien en dankzij de directe integratie met mijn uitgavenbeheersoftware kan ik in real time de uitgaven zien."

De ERP fungeert als de centrale dataset omdat die diverse bedrijfsfuncties zoals bijvoorbeeld inkoop, boekhouding en inventarisbeheer integreert. Dat maakt een consistent, gesynchroniseerd en geactualiseerd overzicht van leveranciersgegevens binnen de hele organisatie mogelijk.

Als bijvoorbeeld de adresgegevens of de betalingsvoorwaarden van een leverancier veranderen, dan worden die in de ERP gewijzigd. Die bijgewerkte informatie komt onmiddellijk beschikbaar voor alle geïntegreerde systemen, zodat de nauwkeurigheid van de gegevens gewaarborgd is.

We hebben integraties met alle grote ERP-systemen om die masterdata van leveranciers op te halen en te onderhouden, zodat de leveranciersgegevens up-to-date blijven en volledig overeenkomen met de masterdata in de ERP. Daardoor komen aanzienlijk minder discrepanties in gegevens voor en verloopt het beheer van leveranciers efficiënter.

Payhawk matcht data via externe ID's uit alle andere geïntegreerde softwarepakketten. Deze unieke ID garandeert een 100% match in elk extern systeem waarmee de gegevens gesynchroniseerd worden, zoals je ERP, je PIM of je boekhoudsoftware. Het voordeel? Je kunt volledig vertrouwen op de nauwkeurigheid van je leveranciersgegevens, op welk platform je ook werkt.

Stel dat je gegevens van leveranciers hebt opgeslagen in de ERP van je bedrijf en in de belastingsoftware van je financiële afdeling. Doordat we gebruikmaken van de externe ID's voor elk van je leveranciers in elk van de systemen, weet je zeker dat de leveranciersgegevens in beide systemen consistent en actueel zijn, zonder inconsistenties.

We zijn ook flexibel. Klanten kunnen kiezen welke leveranciers bijgehouden moeten worden en kunnen leveranciers zelfs groeperen in categorieën zoals 'taxibedrijven' of 'maaltijdbezorgingen' om hun administratie te ordenen.

Als je Payhawk gebruikt om je leveranciersgegevens en je facturen te beheren, weet je zeker dat je uitgaven altijd gekoppeld zijn aan de juiste leverancier of leveranciersgroep in de masterdata.

En kleinere organisaties die niet over een ERP beschikken en minder ingewikkelde vereisten hebben als het om leveranciers gaat, kunnen Payhawk gebruiken als hun enkele bron van waarheid.

Onze integraties, abonnementen en functies voor crediteuren vormen samen een doelmatige oplossing voor leveranciersmanagement die tijd bespaart en fouten vermindert met behulp van geautomatiseerde functies op basis van machine learning, zoals de geautomatiseerde herkenning van terugkerende betalingen en abonnementen of het detecteren van dubbele leveranciers of abonnementen.

Volgende stappen

Onze alles-in-een-software voor kostenbeheer combineert leveranciers- en factuurbeheer, uitgavenbeheer en zakelijke betaalkaarten om je de volledige controle te bieden over de zakelijke uitgaven van je groeiende bedrijf. Boek vandaag nog een gesprek.