Cómo optimizar la gestión de proveedores para disponer de datos precisos

Un fallo en la gestión de proveedores puede tener graves consecuencias. Una gestión inadecuada de los datos de proveedores puede ocasionar impagos de facturas, relaciones tensas con socios importantes e incluso acciones legales.

Entender la gestión de los datos de proveedores

Contar con datos de proveedores de buena calidad puede facilitar una gran variedad de operaciones en toda la empresa. Gestionar los datos de proveedores con eficacia te permitirá tomar decisiones más acertadas, aumentar la eficiencia operativa y reducir los riesgos asociados a los suministros.

Muchas empresas que recurren a proveedores para obtener productos o servicios empiezan configurando cada proveedor en un conjunto de plataformas de software (según los requisitos empresariales y los sistemas tecnológicos disponibles). De este modo, las empresas pueden almacenar y conservar los datos de sus contactos y la información de sus productos, facilitar las operaciones, llevar un control del rendimiento del proveedor, gestionar los pagos, etc.

Las empresas también pueden acceder a través de diversos sistemas a datos esenciales, incluidos registros de los proveedores tales como información de contacto, datos fiscales, condiciones de crédito, preferencias de pago, historial de compras, plazos de entrega, contratos, información de rendimiento y puntuación.

Sin embargo, cuando estos diferentes sistemas no están bien conectados entre sí, surgen problemas. Una visión desconectada puede provocar que las empresas deban saltar constantemente de una plataforma a otra, que se pierda información clave o incluso que aparezcan duplicidades o conflictos.

Para contar con un proceso de gestión de proveedores funcional y una visión global de los datos, una empresa debe utilizar herramientas que se conecten adecuadamente entre sí. Lo lógico es que los datos se transfieran y actualicen en tiempo real gracias a integraciones entre plataformas tales como el ERP, el PIM, el software de contabilidad, etc.

¿Qué software sirve para gestionar datos de proveedores?

Según el tamaño y el sector, las empresas utilizan distintos tipos de plataformas informáticas para gestionar datos de proveedores, tales como:

1.Sistemas ERP (planificación de recursos empresariales): Los sistemas ERP —como Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance y Netsuite — se utilizan a menudo para gestionar datos de proveedores. Estos sistemas suelen incluir un módulo dedicado a la gestión de proveedores, que permite centralizar, organizar y analizar los datos.

2.Software de contabilidad: Los programas de contabilidad como Datev, Xero o QuickBooks custodian los datos de proveedores para facilitar las funciones relativas a los pagos pendientes, el seguimiento de los gastos, los informes financieros y el cumplimiento de la normativa fiscal.

3.Sistemas PIM (gestión de información de productos): Los sistemas PIM —como Informatica, Salsify y Pimcore— ayudan a gestionar los datos de proveedores relativos a las especificaciones, la disponibilidad y los precios de los productos, entre otras cosas.

¿Qué son los datos maestros de proveedores? ¿Por qué son importantes?

Por datos maestros de proveedores se entiende el conjunto de información específica integral, centralizada y sincronizada sobre los proveedores que utiliza una empresa.

Estos datos proporcionan una «única fuente fiable” y sirven de base para llevar a cabo diversos procesos empresariales, tales como las compras, los pagos de facturas y la gestión de inventarios.

Mantener los datos de los proveedores sincronizados entre las distintas plataformas es algo esencial en una empresa, ya que garantiza que todas las partes de la organización tengan acceso a la información más precisa y actualizada posible. Disponer de datos precisos sobre los proveedores no es solamente algo deseable, sino que las consecuencias de la falta de coherencia entre los datos maestros puede desencadenar efectos en cascada.

Consecuencias de datos imprecisos en la gestión de facturas de proveedores

Las incoherencias pueden afectar a la gestión de facturas y generar descontento entre los proveedores. Por ejemplo, no actualizar las condiciones de pago o las nuevas obligaciones contractuales puede dar lugar a retrasos o incorrecciones en los pagos, que deterioren la relación comercial.

Estas faltas de coherencia pueden desencadenar una serie de consecuencias negativas. Los retrasos en los pagos tensan las relaciones, lo que, a su vez, puede afectar negativamente a la calidad de los productos o crear retrasos, y con ellos, extenderse la insatisfacción y la tasa de rotación de los clientes.

Además, pueden surgir problemas de incumplimiento normativo que conlleven costes elevados. En los sectores regulados, es preciso llevar un registro preciso de las transacciones y relaciones con los proveedores. De lo contrario, pueden derivarse fuertes multas y daños a la reputación.

Cómo evitar problemas con los datos maestros de los proveedores

Los problemas con los datos maestros se dividen en tres grupos principales:

1. Gestión de datos a través de distintos sistemas
2. Integración y flujo de datos en tiempo real
3. Y, por último, seguridad

Gestión de datos a través de distintos sistemas

La gestión se optimiza cuando está a cargo de un único equipo o persona. De este modo, se evita que varios departamentos o personas traten de actualizar o alterar los datos según sus propias perspectivas. El equipo designado debe disponer de pautas y procedimientos claros para conservar y actualizar los datos con el fin de garantizar su exactitud y coherencia.

Integración y flujo de datos en tiempo real

En Payhawk, nuestra solución de gestión de gastos facilita a los clientes tramitar la aprobación de proveedores. Los empleados no pueden crear nuevos proveedores, sino que son los administradores del sistema —el equipo de contabilidad— quienes deben crearlos y aprobarlos, pudiendo efectuar todas las comprobaciones de gobernanza necesarias. Este procedimiento de aprobación es útil para empresas que necesitan contar con un presupuesto competitivo antes de contratar a un nuevo proveedor.

Este proceso de aprobación también supone que todos los clientes puedan dar de alta a sus proveedores sin desviarse de las normas. Los pagos a proveedores se efectúan a través de la plataforma Payhawk (en vez de con tarjetas personales, etc.), lo que significa que todos los datos y la documentación de pago circulan directamente a través del sistema hasta el ERP (acelerando y simplificando la conciliación y el análisis).

Las integraciones en tiempo real permiten que los datos circulen entre distintos sistemas tecnológicos, lo que agiliza las operaciones y facilita que el equipo se centre en temas estratégicos en lugar de estar introduciendo datos. En Payhawk, proporcionamos integraciones vía API listas para usar con los principales ERP, sistemas de contabilidad, fiscalidad y viajes empresariales, así como integraciones de API personalizadas para cualquier software requerido.

Seguridad

Logramos una seguridad total mediante una serie de comprobaciones y procedimientos de ciberseguridad, que se aplican al diseñar los sistemas tecnológicos. También ofrecemos una gestión impecable para los empleados, que se asegura de que solo las personas adecuadas puedan modificar datos de proveedores en el momento adecuado.

En Payhawk, también permitimos llevar un registro de los cambios efectuados en los datos de los proveedores. Por ejemplo, si alguien del equipo modifica los datos bancarios de un proveedor (por accidente o no), cualquier administrador puede recuperar esta información para investigarla y tomar las medidas oportunas.

Cómo garantizar una única fuente fiable para mejorar la gestión de las facturas de proveedores

Para organizaciones de mayor tamaño y requisitos más complejos, la única fuente fiable para los datos maestros de proveedores suele consistir en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Como explica el director financiero de Heroes, Giancarlo Bruni, en la guía Cómo seleccionar la integración ERP + gestión de gastos adecuada para tu empresa, disponer de una única fuente fiable es algo esencial.

«Como director financiero de la empresa, debo saber de cuánto dinero disponemos, cuáles son las ganancias en tiempo real y qué cambios debo implementar. También necesitamos información sobre nuestro stock: cuándo llegará, cuánto hay en tránsito y si nos hace falta más. Ahora puedo acceder a toda esta información a través de mi ERP y visualizar los gastos en tiempo real gracias a la integración nativa con el software de gestión de gastos».

El ERP sirve como conjunto de datos central, puesto que está diseñado para integrar varias funciones empresariales, como los suministros, la contabilidad, la gestión del inventario, etc. De este modo se obtiene una visión coherente, sincronizada y actualizada de la información relativa a los proveedores a lo largo y ancho de la organización.

Por ejemplo, cuando se actualiza la dirección o las condiciones de pago de un proveedor, el cambio se efectúa en el ERP y esa información actualizada está disponible de inmediato en todos los sistemas integrados, lo que garantiza la exactitud de los datos.

Disponemos de integraciones con todos los principales sistemas ERP para obtener y conservar estos datos maestros de los proveedores, a fin de garantizar que se mantengan actualizados y coincidan con los datos maestros del ERP uno por uno. Así se reducen significativamente las discrepancias de datos y se mejora la eficacia de la gestión de proveedores.

Payhawk sincroniza los datos mediante los identificadores externos procedentes del software integrado.

Estos identificadores únicos garantizan una coincidencia del 100 % con cualquier sistema externo con el que se sincronicen los datos, ya se trate de ERP, PIM, software de contabilidad, etc. ¿Qué ventajas conlleva? Puedes confiar por completo en la exactitud de los datos de los proveedores, independientemente de la plataforma en la que estés trabajando.

Imagina que los datos de tus proveedores están distribuidos entre el ERP de tu empresa y el programa de contabilidad del departamento financiero. Al usar los identificadores externos procedentes de cada sistema para cada proveedor, puedes contar con que los datos de los proveedores sean coherentes y estén actualizados en ambos sistemas: despídete de los descuadres de datos.

Además, somos flexibles. Los clientes pueden elegir de qué proveedores quieren llevar un seguimiento e incluso agruparlos por categorías, como «empresas de taxis» o “comida a domicilio”, para mantener los registros organizados.

Al utilizar Payhawk para gestionar datos de proveedores y facturas, garantizamos que los gastos estén siempre vinculados al proveedor o grupo de proveedores pertinente en los datos maestros.

Por otro lado, las organizaciones más pequeñas que no usan ERP y cuentan con menos requisitos complejos con respecto a los proveedores pueden utilizar Payhawk como su única fuente fiable.

Nuestras integraciones, suscripciones y cuentas por pagar se combinan en una solución eficaz para la gestión de proveedores, que ahorra tiempo y evita errores mediante funciones automatizadas de aprendizaje automático, como el reconocimiento de gastos recurrentes como suscripciones o la detección de duplicidades en los proveedores o las suscripciones.

Próximos pasos

A medida que tu empresa crece, nuestro software de gestión de gastos todo en uno puede reunir la gestión de proveedores y facturas, así como la de gastos y tarjetas corporativas, para que tengas un control total sobre los gastos empresariales. Programa una llamada hoy mismo.