Mejora la Gestión de Proveedores con Payhawk: Funcionalidad mejorada

La Importancia de una Gestión de Proveedores Eficiente

Agilizar la gestión de proveedores lo hace todo más fácil. Mejorar tu proceso de gestión de proveedores puede beneficiar en varios aspectos:

• Pagar más rápido a los proveedores recurrentes
• Obtener datos más precisos en tus reportes
• Tener los datos sincronizados con exactitud en tu ERP
• Y, con Payhawk, incluso podrás automatizar la gestión de facturas (y olvidarte del papel, los excel y las tareas tediosas,...).

¿Cuál es el problema en la actualidad de muchos departamentos financieros? ¿Qué pasa si sigues con procesos manuales o herramientas obsoletas? Que, al introducir los datos de forma manual, es muy fácil añadir información incorrecta.

A priori puede parecer un pequeño error, es cierto, pero con graves consecuencias en los procesos:

• Puede retrasar todo el proceso financiero
• Acaba involucrando a otros perfiles para resolver el problema, como el controller financiero, y resta tiempo a tareas más estratégicas e importantes como la previsión empresarial o la planificación financiera.

La buena noticia es que nuestra funcionalidad de gestión de proveedores mejorada, ofrece a los administradores y contables un mayor control sobre el proceso de gestión de proveedores, garantizando en todo momento una información precisa sobre los datos.

La Gestión de Proveedores, piedra angular o piedra en el zapato

Como gestor de gastos corporativos, tu trabajo depende del acceso a datos de gastos precisos y a la disponibilidad de los mismos. Sin información precisa sobre los proveedores, no puedes pagar las facturas a tiempo, mitigar los riesgos de aprovisionamiento o controlar el gasto. En casos graves, los errores frecuentes pueden incluso entorpecer tus relaciones con los proveedores.

Nadie quiere tener malos entendidos con sus proveedores.

Para evitar estos problemas, necesitas un sistema que se sincronice automáticamente con tu ERP para generar una única fuente de verdad. Un sistema que también te permita crear y eliminar proveedores de forma rápida y sencilla.

Para ayudarte con esa tarea, la tecnología puede ser implacable: hoy día existen funcionalidades como el autocompletado inteligente de datos con Inteligencia Artificial y Aprendizaje Automático que permiten acelerar el proceso al tiempo que eliminan errores costosos.

¿Cómo es la Gestión de Proveedores de la mano de Payhawk?

Fácil. Si estás buscando un software de gestión de gastos y pagos integral capaz de integrarse a tu estructura tecnológica empresarial, échale un vistazo a Payhawk. Además de gestionar los gastos, ahora es posible gestionar las compras y los proveedores con precisión.

Con la gestión de proveedores de Payhawk puedes:

• Obtener información precisa de proveedores: La información de los proveedores se mantiene siempre exacta gracias a las sincronizaciones automáticas de los ERP más populares del mercado. Payhawk es conocido por la calidad de sus integraciones.
• Rellenar automáticamente los datos de los proveedores: Los datos de los proveedores se rellenan automáticamente en las compras, lo que agiliza y simplifica la contabilidad para todos.
• Nuestro registro de auditoría fomenta el cumplimiento y la responsabilidad: Puedes ver quién ha añadido o modificado los datos de los proveedores, lo que reduce el fraude empresarial y mejora la precisión de la base de datos. Además, Payhawk está certificado por la AEAT y cumplimos los más altos estándares de calidad.
• Flujos de aprobación de múltiples niveles personalizados: Si las facturas de proveedores requieren aprobaciones específicas, crea flujos de trabajo personalizados que se adapten a tu organización y te ayuden a agilizar la gestión de facturas, cuentas a pagar y solicitudes de fondos. Las solicitudes se aceptan o rechazan mediante la app, no queremos llenar todavía más tu bandeja de entrada.
• Payhawk ofrece una triple conciliación entre la órden de compra, el acuse de recibo y la factura. Además, la conciliación se hace automáticamente y, como decíamos, todos los datos se integran con tu ERP.

La Gestión de Proveedores mejorada de Payhawk

Esto nos lleva a nuestra última actualización de gestión de proveedores: campos de proveedor personalizables. Estos campos te permiten controlar quién puede verlos y quién no, y decidir cuándo deben rellenarse para continuar con el procesamiento de gastos.

Por lo tanto, si no deseas que los empleados vean o interactúen con el campo del proveedor (o si no es relevante para el tipo de gasto), ahora tienes la opción de ocultarlo a todos los miembros excepto a los administradores y contables.

Los administradores pueden activar o desactivar el requisito del campo del proveedor durante la revisión de gastos. Esto permite flexibilidad en casos en los que la información del proveedor podría no ser relevante para que los empleados la añadan (en gastos con tarjeta o reembolsos a empleados, por ejemplo).

Ten en cuenta que el campo de proveedor siempre será necesario para las transferencias bancarias. También puedes implementar las personalizaciones a nivel de Grupo. Solo tienes que ir a Configuración de Grupo → Campos de gastos → Proveedor.

¿Qué problema resuelve la gestión de proveedores mejorada de Payhawk?

Dar permiso a todos los empleados para acceder al campo de proveedores puede ser contraproducente. Los empleados no siempre saben cuál es el proveedor adecuado, quizás por el rol que tengan dentro de la empresa, no tienen por qué saberlo. Por lo que es posible que tu empresa prefiera dejar esta decisión en manos del revisor de gastos.

No todos los tipos de gastos necesitan un campo de proveedor. Por ello es crucial implementar un software de gestión de gastos y pagos que se adapte a las necesidades de cualquier empresa en cualquier momento.

Nuestra nueva funcionalidad te permite decidir qué tipos de gastos necesitan un campo de proveedor en lugar de pedir a todos los titulares de tarjetas que rellenen esta información. Y podrás cambiar de opinión, es decir, modificarlo cuantas veces quieras.

Tus administradores, al igual que tus contables e interventores, ya tienen bastante con lo suyo como para tener que corregir información errónea sobre proveedores que sus colegas no financieros acaban de introducir.

Al restringir quién puede editar y acceder al campo de proveedores, siempre podrás introducir información precisa sobre los proveedores y minimizar los errores.

Payhawk te ayuda a mejorar

La gestión de proveedores es ahora más fácil. Con Payhawk, puedes automatizar la entrada de datos, sincronizar los datos de tus proveedores y siempre mantener datos precisos de los proveedores.

Si buscas un software de gestión de proveedores fiable, con Payhawk encontrarás un sistema de gestión completo. Habla con uno de nuestros expertos para obtener más información sobre cómo podemos ayudarte a mejorar tu gestión de compras.