Contrôle des dépenses : limitez les accès à vos champs fournisseurs

Rationaliser la gestion des fournisseurs, c’est un gain de temps majeur pour les équipes Finance. L'amélioration de votre processus de gestion des fournisseurs peut être bénéfique à tous les niveaux, qu'il s'agisse de payer plus rapidement les fournisseurs récurrents, d'obtenir des données précises sur les dépenses, de les synchroniser directement avec votre ERP ou même d'automatiser la gestion des factures.

Le problème ? Si vous saisissez des informations erronées sur le fournisseur, vous risquez de retarder l'ensemble de votre processus. Une petite erreur de saisie dans le champ fournisseur peut impacter toute la chaîne logistique : cela implique la vérification et la résolution du problème par les contrôleurs financiers, ce qui leur fait perdre du temps et retarde ainsi tout le processus.

La bonne nouvelle ? Grâce à notre nouvelle fonctionnalité, les administrateurs et les comptables vont pouvoir mieux contrôler le processus de gestion des fournisseurs, en garantissant l'exactitude des données.

Gestion des fournisseurs : des fonctionnalités essentielles

En tant que RAF ou DAF, votre travail est dépendant de la précision et de l'accessibilité des données concernant les dépenses d’entreprise. Sans informations précises sur les fournisseurs, difficile de payer les factures en temps voulu et de contrôler les dépenses. Cela vous expose à un risque d’erreur qui pourrait nuire à la relation que vous entretenez avec vos fournisseurs.

Pour éviter ces problèmes, vous avez besoin d'une solution qui se synchronise facilement avec votre ERP pour générer une source unique de vérité. Un système qui vous permet également de créer et de supprimer des fournisseurs grâce au remplissage automatique intelligent, afin d'éliminer la saisie de données répétitives et d'accélérer l'ensemble du processus de gestion des fournisseurs.

Aperçu des fonctions de gestion des fournisseurs de Payhawk

Vous envisagez d'utiliser un logiciel de gestion des fournisseurs ? Voici quelques-unes de nos fonctionnalités :

• Précision des données fournisseurs : Avec Payhawk, les données fournisseurs sont toujours exactes grâce à nos intégrations avec les principaux ERP du marché.
• Remplissage automatique des données fournisseurs : Les informations des fournisseurs sont automatiquement complétées, ce qui rend la comptabilité plus rapide et plus simple pour tout le monde.
• Journal d'audit pour assurer la conformité : Vous pouvez voir qui a ajouté ou modifié les coordonnées des fournisseurs, ce qui réduit le risque de fraude et améliore l'exactitude de la base de données.
• Workflows d'approbation personnalisés : Si les factures fournisseurs nécessitent des approbations spécifiques, créez des workflows personnalisés qui reflètent la structure de votre entreprise. Rationalisez ainsi toutes vos factures fournisseurs et les demandes de fonds.

Les nouvelles fonctionnalités de gestion des fournisseurs de Payhawk

Ceci nous amène à notre dernière nouveauté en matière de gestion des fournisseurs : les champs personnalisables. Ces champs vous permettent de contrôler qui peut ou ne peut pas y accéder et de décider quand et comment ils doivent être remplis pour poursuivre le traitement des dépenses.

Ainsi, si vous ne voulez pas que les employés voient ou interagissent avec le champ fournisseur (ou s'il n'est pas pertinent pour le type de dépense), vous avez maintenant la possibilité de le cacher à tout le monde sauf aux administrateurs et aux comptables.

Les administrateurs peuvent maintenant activer le bouton ON/OFF pour la saisie du champ fournisseur lors du traitement des dépenses. Cela permet une certaine flexibilité dans les cas où les informations sur le fournisseur peuvent ne pas être pertinentes pour le reste de l’équipe (pour les dépenses par carte ou les remboursements des employés, par exemple).

À noter : le champ "fournisseur" sera toujours requis pour les virements bancaires.

Vous pouvez également personnaliser vos paramètres au niveau du groupe. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans vos Paramètres du groupe → Champs de dépenses → Fournisseur.

À quoi sert cette nouvelle fonctionnalité ?

Donner à chacun la permission d'accéder au champ fournisseur peut s'avérer complexe. Les employés ne savent pas toujours quel fournisseur choisir, et votre entreprise préférera peut-être laisser cette décision au responsable.

Tous les types de dépenses n'ont pas besoin d'un champ "fournisseur", notamment les transactions par carte ou les remboursements. Notre nouvelle fonctionnalité vous permet de décider quels types de dépenses ont besoin d'un champ fournisseur plutôt que de demander à tous les détenteurs de cartes de remplir cette information.

Vos administrateurs, comme vos comptables et contrôleurs financiers, ont déjà suffisamment à faire sans avoir à corriger des informations erronées. En limitant les personnes qui peuvent modifier et accéder au champ fournisseur, vous minimisez considérablement le risque d’erreur.

Optimisez votre gestion des fournisseurs avec Payhawk

Avec Payhawk, la gestion des fournisseurs est simplifiée : vous pouvez automatiser la saisie des données, synchroniser vos données fournisseurs et les maintenir à jour.

Si vous êtes à la recherche d'un logiciel de gestion des fournisseurs fiable et agile, pensez à Payhawk ! Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée au processus Procure-to-Pay.