Des obligations d'e-facturation qui varient selon les pays

Il n'existe pas d'obligation unique en matière d'e-facturation en Europe. Pour un groupe implanté dans dix pays européens, presque chaque pays peut imposer ses propres règles, formats et échéances. La Belgique utilise Peppol ; la Pologne, KSeF. La France impose une facturation structurée via des plateformes privées agréées par l'État, qui ajoutent des règles spécifiques. L'Allemagne n'impose pas de réseau distinct : elle accepte notamment les formats XRechnung et ZUGFeRD, ainsi que d'autres formats conformes aux exigences légales. L'Italie dispose de SDI depuis 2019.

La plupart des outils de comptes fournisseurs ne couvrent correctement qu'un ou deux de ces systèmes nationaux. Les équipes financières sont donc contraintes de mettre en place un circuit distinct pour recevoir les factures de chaque pays tout en alimentant un même grand livre. À chaque nouvelle obligation, elles doivent ajouter un circuit.

Pavel Hadzhiev, Principal Product Manager for Accounts Payable and Procurement chez Payhawk, y voit le principal problème à résoudre :

Les entreprises multinationales qui opèrent dans 10 ou 15 pays en Europe ne devraient pas être contraintes d'utiliser cinq systèmes différents pour leurs comptes fournisseurs en raison de différentes obligations d'e-facturation. C'est cette difficulté que nous voulons résoudre.

Un seul workflow de comptes fournisseurs pour toutes les entités

Payhawk réunit ces circuits de réception dans un même workflow. Les entités sont regroupées dans un même compte Payhawk, puis chacune est connectée au système national concerné avec des informations d'identification spécifiques. Dans Payhawk, les factures électroniques structurées reçues via un réseau national et les factures au format PDF envoyées par e-mail suivent les mêmes étapes.

La configuration et l'utilisation de l'e-facturation dans Payhawk se déroulent en cinq étapes :

1. Inscrire chaque entité. Rendez-vous dans Paramètres > Intégrations > E-facturation. Chaque entité se connecte au dispositif correspondant à son pays : KSeF pour la Pologne, la plateforme agréée partenaire de Payhawk pour la France, SDI pour l'Italie, Finvoice pour la Finlande et Peppol pour la Belgique et les autres pays pris en charge.
2. Recevoir les factures électroniques. Les fournisseurs envoient des factures électroniques structurées via le réseau de leur pays. Depuis le point d'accès du fournisseur, les factures sont automatiquement acheminées vers la bonne entité dans Payhawk.
3. Valider et approuver. Payhawk vérifie que la structure XML est correcte et lisible, extrait les données et les soumet aux workflows de validation existants du client.
4. Transmettre à l'ERP. Les factures électroniques vérifiées sont synchronisées avec l'ERP comme les autres factures.
5. Payer et réconcilier. Les virements sont émis depuis Payhawk, et les paiements de factures sont automatiquement réconciliés avec la facture électronique enregistrée.

Les formats pris en charge couvrent Peppol BIS 3.0, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, KSeF XML, UBL 2.1 et CII.

L'e-facturation est incluse dans tous les forfaits sans frais supplémentaires. Tous les clients peuvent activer l'intégration. Pour Hadzhiev, ce choix tient à la conception du produit plutôt qu'à sa tarification :

Nous ne vendons pas l'e-facturation comme un module supplémentaire. Nous ne considérons pas qu'une plateforme de comptes fournisseurs qui ne prend pas en charge les réglementations d'e-facturation constitue une solution pertinente pour les clients. C'est pourquoi la prise en charge de l'e-facturation fait partie intégrante de notre plateforme.

Comment Payhawk se connecte aux réseaux d'e-facturation nationaux

Le workflow doit répondre aux obligations en vigueur et rester opérationnel lorsque de nouvelles règles s'appliquent. Lorsqu'une obligation entre en vigueur dans un pays couvert par Payhawk, la connexion au réseau concerné est déjà disponible pour les clients. La Belgique a été le premier pays pour lequel Payhawk a mis en place une connexion, via Peppol. Ont suivi KSeF en Pologne, le PPF en France, SDI en Italie et Finvoice en Finlande. Alexander Delev, Senior Software Engineer chez Payhawk, explique :

Comme l'API fonctionne de façon similaire pour l'enregistrement des entités et la réception des factures d'un pays à l'autre, nous réutilisons une grande partie de l'infrastructure et n'ajoutons que les spécificités nationales.

Cette capacité d'anticipation découle d'une décision prise avant le lancement en Belgique. Payhawk a d'abord envisagé de développer les connexions en interne, puis a écarté cette option au bout de quelques jours. Hadzhiev explique pourquoi :

Si l'on veut gérer les certifications et les exigences réglementaires de chaque pays européen, il faut en faire son cœur de métier.

Payhawk s'est associé à Invopop pour disposer d'un point d'entrée unique vers tous les réseaux européens, plutôt que de créer une intégration par pays. L'API d'Invopop est intégrée à Payhawk : les entités s'inscrivent aux réseaux depuis le portail Payhawk et reçoivent automatiquement leurs factures.

À ce jour, des dizaines de milliers de factures électroniques ont transité par Payhawk et Invopop, et plus de 300 clients sont connectés. D'autres réseaux sont en cours d'intégration, et la couverture s'étend à mesure que les obligations d'e-facturation se précisent dans les différents pays. Les équipes financières n'ont pas à surveiller chaque annonce des autorités fiscales ni à se précipiter pour adopter un nouvel outil avant une échéance.

E-facturation : échéances et démarches par pays

Les échéances qui vous concernent dépendent de la localisation de vos entités. Pour une entité implantée dans l'un des pays ci-dessous, l'obligation de recevoir des factures électroniques est déjà en vigueur ou prendra effet dans moins de dix-huit mois.

Source : FAQ Payhawk sur l'e-facturation. Les dates peuvent évoluer. Vérifiez les échéances auprès de l'autorité fiscale de chaque pays avant de planifier votre mise en conformité.

Sept questions pour choisir votre prestataire de comptes fournisseurs

Une connexion conforme permet de recevoir les factures électroniques. La rapidité de leur traitement dépend ensuite des étapes qui suivent la réception. Ces sept questions portent sur la couverture des réseaux nationaux et le traitement des factures.

Évaluer la couverture des réseaux d'e-facturation

1. L'e-facturation est-elle incluse ou facturée en option ? Si l'e-facturation est une option payante, demandez quel sera son coût lorsqu'un nouveau pays sera concerné.
2. À quels réseaux nationaux êtes-vous déjà connecté, et lesquels prévoyez-vous d'ajouter ? Une connexion à Peppol ne suffit pas à couvrir tous les pays européens.
3. Comment anticipez-vous les obligations dans les pays que vous ne couvrez pas encore ? Choisissez un prestataire qui surveille les évolutions réglementaires et prépare les connexions nécessaires avant les échéances, sans attendre d'être sollicité par ses clients.
4. Dans un groupe multi-entités, chaque entité peut-elle s'inscrire séparément sur son réseau local d'e-facturation ? Chaque entité a besoin de son propre identifiant. Si les identifiants ne peuvent pas être regroupés dans un compte commun, le groupe doit de nouveau utiliser un système distinct par pays.

Évaluer le traitement des factures après réception

5. Les informations nécessaires à la vérification de la facture sont-elles disponibles dès sa réception ? Une facture électronique structurée indique l'émetteur et le montant facturé. En revanche, la personne qui a passé la commande et le budget auquel la facture se rattache n'y sont pas indiqués. Dans Payhawk, les factures entrantes sont automatiquement rapprochées du bon de commande correspondant lorsqu'il existe, et attribuées à la personne qui l'a émis. La facture est ainsi soumise à la bonne personne pour approbation. L'équipe chargée des comptes fournisseurs n'a plus à rechercher les informations nécessaires auprès de dix entités.
6. Comment traitez-vous les factures d'achats déjà réglés par carte ? De nombreuses factures fournisseurs, pour des abonnements logiciels ou des déplacements par exemple, correspondent à des achats déjà réglés avec une carte d'entreprise. Si ces factures ne sont pas rapprochées du paiement par carte, elles rejoignent la liste des factures à payer et risquent d'être réglées une seconde fois. Payhawk les rapproche automatiquement de la transaction par carte et les classe comme pièces justificatives, plutôt que de les mettre en attente de paiement.
7. Les factures électroniques suivent-elles les mêmes processus de validation, de paiement et d'export ERP que toutes les autres factures ? Si la mise en conformité impose un circuit de traitement parallèle, la charge de travail n'est pas supprimée, elle est simplement déplacée.

Posez ces questions à votre prestataire actuel de comptes fournisseurs, puis découvrez comment Payhawk centralise l'e-facturation pour toutes vos entités. Pour voir comment le workflow s'applique à vos propres entités, réservez une démonstration en précisant le pays que vous souhaitez aborder en priorité.