guideFAQ sur la facturation électronique
Votre guide pour comprendre les mandats de facturation électronique et comment Payhawk vous aide à assurer votre conformité partout en Europe.
Cette FAQ répond aux questions les plus fréquentes des clients Payhawk concernant:
Présentation et portée
La facturation électronique remplace les PDF envoyés par e-mail par des factures numériques structurées que les systèmes peuvent traiter automatiquement. Partout en Europe, les gouvernements introduisent la facturation électronique obligatoire pour réduire la fraude fiscale et améliorer la déclaration fiscale.
Pour les équipes financières, cela signifie que les factures devront de plus en plus être envoyées et reçues via des réseaux et des formats approuvés. L'avantage ? Moins de travail manuel, moins d'erreurs, un traitement plus rapide et un processus de comptabilité fournisseurs plus automatisé.
Les exigences en matière de facturation électronique sont déployées à travers l'Europe, chaque pays suivant son propre calendrier.
Les étapes clés incluent :
- Allemagne: Réception obligatoire à partir de janvier 2025 ; émission obligatoire à partir de janvier 2027 pour les grandes entreprises et janvier 2028 pour les PME
- Belgique: Obligatoire pour les transactions B2B à partir de janvier 2026
- Pologne: KSeF est obligatoire pour les grands contribuables à partir de février 2026
- France: Réception obligatoire pour toutes les entreprises à partir de septembre 2026 ; l'émission débute en septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, et en septembre 2027 pour les PME
- Espagne: Mandat B2B prévu pour 2027
D'autres pays introduisent leurs propres exigences dans le cadre de l'initiative « TVA à l'ère numérique » (ViDA) de l'UE.
Dans la plupart des pays, les exigences en matière de facturation électronique se concentrent sur les transactions B2B.
Certains pays exigent également des entreprises qu'elles déclarent électroniquement les transactions B2C et transfrontalières. Par exemple, la France exige un eReporting distinct pour les transactions B2C et internationales.
Les exigences varient d'un pays à l'autre, il est donc important d'examiner les règles pour chaque marché où vous opérez.
Peppol est un réseau sécurisé qui permet aux entreprises d'échanger des documents électroniques structurés, y compris des factures, à travers l'Europe et au-delà.
Considérez-le comme l'infrastructure qui permet aux entreprises d'envoyer et de recevoir automatiquement des factures électroniques conformes. Peppol connecte les fournisseurs et les acheteurs via des points d'accès certifiés, garantissant que les factures parviennent à la bonne destination dans le bon format.
Certains pays, dont la France, exploitent également des plateformes nationales de facturation en parallèle ou à la place de Peppol.
Payhawk et Invopop
Payhawk s'associe à Invopop, un expert mondial de la facturation électronique, pour intégrer directement les factures électroniques dans votre flux de travail de gestion des comptes fournisseurs.
Les factures reçues via Peppol ou la plateforme publique française sont automatiquement validées et importées dans Payhawk. À partir de là, votre équipe peut examiner, approuver, coder et payer les factures dans la même plateforme qu'elle utilise déjà pour les comptes fournisseurs.
Une fois traitées, les données de facture et de paiement sont automatiquement synchronisées avec votre ERP.
Non. Payhawk collabore avec Invopop, un point d'accès Peppol certifié et une Plateforme Agréée pour la France.
Invopop gère la couche de connectivité réglementaire, tandis que Payhawk prend en charge le processus des comptes fournisseurs — de la réception et l'approbation des factures au paiement et à la synchronisation ERP.
Oui, la facturation électronique est incluse dans tous les forfaits sans coût additionnel. Activez l'intégration avec la plateforme de facturation électronique de votre pays (par exemple, le Portail Public de Facturation en France, ou Peppol dans toute l'UE) pour recevoir et traiter les factures électroniques directement dans Payhawk.
Oui. L'intégration Payhawk et Invopop est opérationnelle. Vous pouvez l'activer directement depuis Paramètres → Intégrations. Sélectionnez Portail Public de Facturation pour la France ou Peppol pour le reste de l'UE. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire, contactez votre Responsable d'implémentation.
Payhawk prend en charge les principaux formats de facture structurée utilisés en Europe, notamment:
- Factur-X
- UBL 2.1
- CII
- XRechnung
- ZUGFeRD
- Peppol BIS 3.0
- Format XML KSeF pour la Pologne
- XML RO e-Factura (RO_CIUS)
Le fichier XML structuré reste la source unique de vérité juridique, tandis qu'une version PDF est fournie pour la lisibilité.
Lorsque vous activez la facturation électronique, votre entreprise est automatiquement enregistrée auprès de l'annuaire public Peppol.
En France, l'enregistrement dans l'annuaire national (Annuaire) se fait dans le cadre du processus de configuration. Votre ID Peppol est lié à votre numéro de TVA ou d'identification fiscale, ce qui permet aux fournisseurs de trouver et de facturer automatiquement votre entreprise.
Vous n'avez pas besoin de distribuer manuellement votre ID Peppol (comme vous le feriez avec votre boîte de réception centralisée pour les comptes fournisseurs), bien que vous puissiez le partager avec les fournisseurs pour les encourager à passer plus tôt à la facturation structurée.
Réception des factures
Oui. Payhawk est conçu pour être votre plateforme de comptes fournisseurs unique pour les factures de fournisseurs. Vous pouvez recevoir, examiner et traiter toutes les factures au même endroit, qu'elles aient déjà été payées (par exemple, par carte) ou qu'elles soient encore en attente de paiement. Cela offre à votre équipe une visibilité complète et un flux de travail cohérent sur toutes les dépenses fournisseurs.
Vous pouvez continuer à recevoir des factures par e-mail ou les télécharger directement dans Payhawk.
À mesure que les obligations de facturation électronique entreront en vigueur, les fournisseurs devront adopter des méthodes de facturation conformes. En attendant, Payhawk prend en charge les flux de factures structurées et traditionnelles, facilitant ainsi la transition pour votre équipe.
La facturation électronique ajoute une couche importante de protection dans des pays comme la France en vérifiant l'identité des émetteurs via des réseaux agréés et des annuaires nationaux.
Cependant, une facture conforme n'est pas automatiquement une facture légitime.
C'est pourquoi les workflows d'approbation, la ségrégation des tâches et les contrôles internes restent essentiels. Payhawk vous aide à maintenir ces contrôles tout en automatisant le traitement des factures.
Chaque entité Payhawk est enregistrée avec son propre numéro de TVA ou numéro d'identification fiscale local (par exemple, SIREN en France).
Lorsqu'une facture arrive, elle est automatiquement acheminée vers l'entité correspondante en fonction des informations de l'acheteur figurant dans les données de la facture. Aucune allocation manuelle n'est requise.
Payhawk extrait les détails du fournisseur de la facture électronique, y compris le nom du fournisseur, l'identifiant fiscal, le pays et les coordonnées bancaires.
Votre équipe financière peut consulter les données dans Payhawk et ajouter le fournisseur à partir de là. Si votre ERP est connecté via l'une des intégrations de Payhawk, le nouveau dossier fournisseur est automatiquement synchronisé avec votre ERP.
Oui. Certains pays, dont la France, autorisent les entreprises à enregistrer plusieurs identifiants de facturation électronique pour la même entité juridique. Chaque identifiant peut être connecté à un système différent, et Payhawk prend en charge cette configuration.
