Das E-Rechnungsproblem im Falle von mehreren Entitäten lösen: Einblick in die Strategie von Payhawk für die Kreditorenbuchhaltung

Zehn europäische Entitäten, zehn unterschiedliche Pflichten bezüglich der E-Rechnungsstellung

Europa hat keine einheitliche Pflicht zur E-Rechnungsstellung. Eine Gruppe mit Entitäten in zehn europäischen Ländern kann in fast jedem davon einer anderen Pflicht unterliegen – jeweils mit eigenen Regeln, Formaten und Fristen. Belgien nutzt Peppol. Polen hat KSeF. Frankreich schreibt strukturierte Rechnungsstellung über staatlich akkreditierte private Plattformen vor, die zusätzlich französische Vorgaben anwenden. Deutschland führt kein separates Netzwerk ein, verlangt aber eigene Formate: XRechnung oder ZUGFeRD. Italien nutzt SDI bereits seit 2019.

Die meisten Tools für die Kreditorenbuchhaltung decken nur eines oder zwei dieser Systeme umfassend ab. Finanzteams müssen daher pro Land einen separaten Eingangskanal in ein gemeinsames Hauptbuch betreiben und jedes Mal einen weiteren hinzufügen, wenn eine Pflicht in Kraft tritt.

Pavel Hadzhiev, Principal Product Manager für Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung bei Payhawk, betrachtet dieses Ergebnis als das Problem, für das es eine Lösung zu entwickeln gilt:

Multinationale Unternehmen, die in 10 oder 15 Ländern Europas tätig sind, sollten nicht gezwungen sein, fünf verschiedene Systeme für die Kreditorenbuchhaltung zu nutzen, nur weil es unterschiedliche Pflichten zur E-Rechnungsstellung gibt. Das möchten wir lösen.

Ein Workflow für die Kreditorenbuchhaltung für jede Entität

Payhawk führt diese in einem zentralen Bereich zusammen. Jede Entität registriert sich im selben Konto unter ihrer eigenen Kennung, und die Rechnungen fließen in Payhawk ein. Eine strukturierte E-Rechnung aus einem nationalen Netzwerk und ein von einem Lieferanten per E-Mail gesendetes PDF durchlaufen nach ihrem Eingang denselben Prozess.

Die Einrichtung und Nutzung der E-Rechnungsstellung in Payhawk erfolgt in fünf Schritten:

1. Jede Entität registrieren. Unter Einstellungen > Integrationen > E-Rechnungsstellung. Jede Entität verbindet sich mit dem in ihrem Land verwendeten Weg: KSeF für Polen, eine akkreditierte Plattform (Plateforme Agréée) für Frankreich, SDI für Italien, Finvoice für Finnland und Peppol für Belgien sowie alle anderen unterstützten Länder.
2. Empfangen. Lieferanten senden strukturierte E-Rechnungen über das Netzwerk ihres Landes. Sie fließen vom Zugangspunkt des Lieferanten in Payhawk ein und werden automatisch an die richtige Entität weitergeleitet.
3. Validieren und genehmigen. Payhawk prüft, ob die XML-Struktur korrekt und lesbar ist, extrahiert die Daten und leitet sie durch die bestehenden Genehmigungsworkflows des Kunden.
4. Im ERP buchen. Geprüfte E-Rechnungen werden wie jede andere Rechnung mit dem ERP synchronisiert.
5. Zahlen und abgleichen. Zahlungsläufe werden über Payhawk ausgeführt, und Rechnungszahlungen werden automatisch mit der gebuchten E-Rechnung abgeglichen.

Unterstützte Formate umfassen Peppol BIS 3.0, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, KSeF XML, UBL 2.1 und CII.

Nichts davon wird separat berechnet. Die E-Rechnungsstellung ist in jedem Tarif ohne Zusatzkosten enthalten, und jeder Kunde kann die Integration aktivieren. Hadzhiev versteht dies als Produktentscheidung und nicht als Preisentscheidung:

Wir verkaufen die E-Rechnungsstellung nicht als zusätzliches Modul. Eine Plattform für die Kreditorenbuchhaltung, die die Vorschriften zur E-Rechnungsstellung nicht berücksichtigt, ist für uns keine sinnvolle Lösung für Kunden. Deshalb möchten wir Kunden nicht die Möglichkeit geben, darauf zu verzichten.

Vor Ablauf der Frist bereit – Land für Land

Ein Workflow, der den heutigen Anforderungen gerecht wird, muss auch den nächsten gerecht werden. Wenn in einem von Payhawk unterstützten Land eine Pflicht eingeführt wird, ist die Verbindung für Kunden bereits eingerichtet. Belgien war die erste nationale Integration, die Payhawk entwickelte, gefolgt von KSeF in Polen, PPF in Frankreich, SDI in Italien und Finvoice in Finnland. Alexander Delev, Senior Software Engineer bei Payhawk, berichtet:

Da die API für alle Registrierungen und den Rechnungsempfang ähnlich ist, nutzen wir große Teile der bestehenden Infrastruktur in jedem neuen Land und ergänzen lediglich die länderspezifischen Details.

Diese Bereitschaft geht auf eine Entscheidung zurück, die getroffen wurde, bevor Belgien live ging. Die Verbindungen intern aufzubauen, war die erste diskutierte Option – aber die Idee überlebte nur wenige Tage. Hadzhiev erläutert warum:

Wenn man alle Zertifizierungen und Gesetze jedes einzelnen Landes in Europa durchlaufen muss, muss das das Kerngeschäft sein.

Stattdessen ging Payhawk eine Partnerschaft mit Invopop ein für die Schaffung eines Zugangspunkt für alle europäischen Netzwerke statt einer Integration pro Land. Invopop läuft als eingebettete API innerhalb von Payhawk. Entitäten registrieren sich daher über das Payhawk-Portal für Netzwerke, und Rechnungen gehen automatisch ein.

Bisher wurden bereits Zehntausende E-Rechnungen über Payhawk und Invopop verarbeitet, und mehr als 300 Kunden sind angebunden. Weitere Netzwerke sind in Arbeit, und die Abdeckung wird ausgeweitet, sobald neue Pflichten bestätigt sind. Finanzteams müssen nicht jede Ankündigung der Steuerbehörden verfolgen oder vor Ablauf einer Frist kurzfristig ein neues Tool einführen.

Pflichtenkalender: Was ansteht und was jetzt zu tun ist

Welche dieser Fristen relevant ist, hängt davon ab, wo die Entitäten ansässig sind. Hat eine Gruppe eine Entität in einem dieser Länder, gilt die Empfangspflicht bereits oder tritt innerhalb der nächsten achtzehn Monate in Kraft.

Quelle: Payhawk FAQ zur E-Rechnungsstellung. Termine können sich ändern. Prüfen Sie die Angaben jeder Steuerbehörde, bevor Sie Ihre Planung darauf stützen.

Sieben Fragen an jeden Anbieter für die Kreditorenbuchhaltung

Eine richtlinienkonforme Verbindung ermöglicht den Empfang von E-Rechnungen. Ob die Kreditorenbuchhaltung dadurch schneller wird, hängt davon ab, was nach ihrem Eingang geschieht. Diese sieben Fragen decken beides ab.

E-Rechnungen in jedem Land empfangen

1. Ist die E-Rechnungsstellung enthalten oder wird sie als Zusatzoption berechnet? Eine Zusatzoption zeigt, was mit dem Preis passiert, wenn das nächste Land hinzukommt.
2. Welche nationalen Netzwerke sind heute aktiv und nicht nur geplant? Eine Peppol-Verbindung ist keine europaweite Abdeckung.
3. Was passiert, wenn ein Land, das Sie noch nicht abdecken, eine Pflicht einführt? Sie benötigen einen Anbieter, der Ankündigungen verfolgt und vor dem Stichtag entwickelt – und nicht erst wartet, bis Kunden danach fragen.
4. Kann sich bei einer Gruppe mit mehreren Entitäten jede Entität separat in ihrem lokalen Netzwerk für die E-Rechnungsstellung registrieren? Jede Entität benötigt ihre eigene Kennung. Kann ein Konto nicht alle Kennungen aufnehmen, braucht die Gruppe wieder separate Systeme pro Land.

Wissen, wofür jede Rechnung bestimmt ist

5. Geht eine Rechnung mit Kontext ein oder muss ihn jemand erst beschaffen? Eine strukturierte E-Rechnung nennt Absender und Betrag. Sie gibt jedoch nicht an, wer sie bestellt hat oder zu welchem Budget sie gehört. Payhawk ordnet eingehende Rechnungen automatisch dem zugehörigen Bestellauftrag zu, sofern einer vorhanden ist, und weist sie der Person zu, die ihn erstellt hat. Die zuständige Person bestätigt die Rechnung, anstatt dass die Kreditorenbuchhaltung den Kontext über zehn Entitäten hinweg zusammensuchen muss.
6. Was geschieht mit Rechnungen für Einkäufe, die bereits per Karte bezahlt wurden? Viele Lieferantenrechnungen, von Software-Abonnements bis hin zu Reisen, betreffen Ausgaben, die bereits mit einer Firmenkarte getätigt wurden. Werden sie nicht zugeordnet, landen sie in der Warteschlange der Kreditorenbuchhaltung und könnten doppelt bezahlt werden. Payhawk ordnet sie automatisch der Kartentransaktion zu, sodass sie als Belegdokument abgelegt und nicht zur Zahlung vorgemerkt werden.
7. Durchlaufen E-Rechnungen dieselben Genehmigungen, Zahlungen und ERP-Exporte wie jede andere Rechnung? Compliance, die einen parallelen Prozess schafft, verlagert die Arbeit lediglich, statt sie zu beseitigen.

Stellen Sie Ihrem aktuellen Anbieter für die Kreditorenbuchhaltung diese Fragen und erfahren Sie dann, wie Payhawk die E-Rechnungsstellung für alle Entitäten handhabt. Oder überspringen Sie den Fragebogen und sehen Sie sich an, wie es bei Ihren eigenen Entitäten funktioniert. Vereinbaren Sie eine Demo und geben Sie das Land an, bei dem Sie am unsichersten sind.

Discordia figure parmi les 20 premières entreprises européennes de transport et de logistique. Elle compte plus de 2 400 employés et une flotte de plus de 1 500 camions. Elle assure le transport routier international ainsi que le fret ferroviaire, maritime et aérien, et intervient dans plus de 70 pays.

Avec plus de 2 000 chauffeurs présents dans plus de 70 pays, Discordia voyait ses difficultés s'accumuler. Chaque mois, plus de 25 000 notes de frais devaient être saisies manuellement dans son système ERP. Les reçus arrivaient tard, endommagés ou rédigés dans des langues étrangères, ce qui ralentissait le rapprochement des dépenses et favorisait les erreurs. Le recours aux cartes personnelles des chauffeurs entraînait des délais et des frais bancaires, tout en limitant la visibilité de Discordia sur les dépenses. En déplacement, les chauffeurs devaient attendre pour obtenir des fonds d'urgence, ce qui compliquait leur travail.

Les achats effectués en déplacement étaient tout aussi laborieux. Lorsqu'un chauffeur avait besoin de faire un achat en cours de route, il devait appeler le service d'assistance de Discordia et expliquer ce qu'il lui fallait. Le service créait alors un ticket, puis le transmettait à une équipe chargée de l'approbation. Chaque transfert rallongeait le délai. Faute de savoir clairement qui devait approuver chaque demande, les tickets étaient souvent transmis à la mauvaise personne, ce qui prolongeait encore l'attente.

Discordia a déployé Payhawk pour numériser et automatiser la gestion des dépenses dans toute l'entreprise. Les chauffeurs utilisent désormais des cartes d'entreprise et une application mobile pour enregistrer leurs dépenses immédiatement, sans documents papier. Les équipes financières n'ont plus à saisir les données manuellement : les dépenses sont traitées automatiquement et synchronisées avec l'ERP, ce qui évite les erreurs de saisie et fait gagner du temps. Des cartes émises à l'avance permettent d'équiper immédiatement les nouveaux chauffeurs ou les chauffeurs de remplacement.

Discordia a ensuite commencé à utiliser Payhawk pour gérer les demandes d'achat, au moment où la plateforme lançait son nouveau Procurement AI Agent. Cet agent accélère et simplifie l'approbation des demandes et le rechargement des fonds, tout en permettant aux équipes financières de garder le contrôle des dépenses.

Les chauffeurs peuvent désormais demander des fonds supplémentaires par un simple message dans un chat. Le Procurement AI Agent de Payhawk transforme leur message en demande complète et l'adresse directement à la personne chargée de l'approuver. Des règles d'approbation définies à l'avance permettent d'appliquer automatiquement la politique de dépenses adaptée à chaque demande. L'agent accompagne les chauffeurs à chaque étape, quelle que soit leur langue maternelle, ce qui représente un véritable atout pour cette équipe internationale toujours en déplacement.

Le traitement manuel des dépenses a été entièrement supprimé et la productivité a quadruplé. Les chauffeurs n'avancent plus d'argent personnel et ne remplissent plus de rapports manuels. Ils paient avec des cartes d'entreprise et transmettent leurs justificatifs dans l'application. Ce fonctionnement leur fait gagner du temps et leur permet de travailler plus sereinement sur la route. Les équipes financières suivent désormais les dépenses en temps réel, ce qui leur permet de mieux les contrôler et de maîtriser les coûts.

Les demandes d'achat sont elles aussi traitées beaucoup plus vite. Depuis le lancement, Discordia en a traité plus de 7 000 par l'intermédiaire de l'agent, soit environ 660 par semaine. Plus des deux tiers sont approuvées dans les 32 minutes suivant leur soumission, deux fois plus vite qu'auparavant. Grâce à ces règles d'approbation, les demandes sont désormais presque toujours transmises à la bonne personne. Chaque mois, le système traite des demandes d'un montant total supérieur à 350 000 €. Environ deux tiers des dépenses sont automatiquement rapprochées de leur demande, sans intervention manuelle.

L'adoption a été rapide elle aussi. L'agent ressemble à un chat ordinaire : les chauffeurs l'ont adopté presque immédiatement, qu'ils soient ou non à l'aise avec les outils numériques et quelle que soit leur langue maternelle.