Hoe financiële samenwerking kan helpen bij het opschalen van je bedrijf

De functie van de financiële afdeling is veranderd. Het gaat om veel meer dan het verwerken van loonstrookjes, bonnetjes en facturen. Het huidige financiële team moet meewerken aan bedrijfsstrategieën op hoog niveau. Maar om dat te kunnen doen, moeten ze vrij zijn van handmatige administratie. En ze moeten sterk kunnen samenwerken met andere teams, dat wil zeggen dat er geen wrijving mag zijn tussen financiële en niet-financiële teams.

Waarom het wegnemen van wrijvingen tussen financiële en niet-financiële teams cruciaal is voor succes

Het financiële team is uniek omdat het een van de weinige bedrijfsonderdelen is dat alle andere teams doorkruist. Het financiële team werkt waarschijnlijk samen met alle afdelingen, van HR tot marketing, om het opstellen van budgetten, beleid en uitgavenbeheer te ondersteunen. Als de financiële afdeling het potentieel van samenwerking en processen (inclusief goedkeuring, naleving en zichtbaarheid) wil benutten, moet iedereen harmonieus samenwerken met alle afdelingen.

Een recent rapport, Building a finance function that drives business strategy and growth van Harvard Business Review Analytic Services in samenwerking met Payhawk, bracht hier een aantal overtuigende gegevens aan het licht. 84% van de leidinggevenden is het erover eens dat het financiële team een uniek en waardevol perspectief kan bieden op zakelijke uitdagingen.

Maar organisaties moeten meer doen dan deze mogelijkheid van een uniek en waardevol perspectief vaststellen. Bedrijven moeten ook manieren vinden om de financiële samenwerking binnen het bedrijf te verbeteren.

Financiële teams kunnen alleen het inzicht verwerven dat nodig is om de bedrijfsgroei te stimuleren als ze volledig financieel inzicht hebben - iets wat ze niet kunnen bereiken zonder de hulp van niet-financiële teams. Het wordt dus een cyclisch probleem.

Financiële professionals vertrouwen erop dat werknemers hen de bonnetjes bezorgen, zodat ze alle betalingen op coherente wijze kunnen matchen. Maar dit handmatige, intensieve proces neemt tijd weg van het uiteindelijke doel: het bedrijf succesvol laten groeien. Niet-financiële teams vertrouwen intussen op de financiële teams om hun leveranciers en abonnementen te betalen, zodat de zaken op hun terrein in beweging blijven.

Om het budget met vertrouwen te voorspellen en middelen te plannen, moeten financiële teams samenwerken, en soms is die samenwerking er niet. Het wegnemen van deze wrijving in elk bedrijf dat opschaalt zou een prioriteit moeten zijn, maar hoe roei je deze wrijving uit en maak je de ervaring voor iedereen beter?

Financiële teams moeten de uitdagingen van andere afdelingen begrijpen

Als je financiële team je organisatie door een periode van snelle groei wil helpen, moet het strategisch kunnen samenwerken met andere afdelingen. Maar slechts 24% van de ondervraagde leidinggevenden zei dat hun financiële team "zeer goed samenwerkt" met andere afdelingen, dus het lijkt erop dat er nog een lange weg te gaan is op het gebied van teamsamenwerking.

Dit lage cijfer kan deels te wijten zijn aan de geïsoleerde mentaliteit van de financiële teams - uit het rapport bleek dat 36% van de respondenten vond dat het financiële team geïsoleerd is. Dit scenario helpt niet om de samenwerkingssfeer te creëren die je bedrijf nodig heeft om zijn groeidoelstellingen te bereiken.

Uit het rapport bleek ook dat andere teamleden het ermee eens zijn dat financiële afdelingen zich moeten richten op meer samenwerking en zich nog meer moeten richten op strategische activiteiten in plaats van op ondergeschikte en tijdrovende taken zoals het najagen van bonnetjes.

Maar het financiële team kan niet effectief met anderen gaan samenwerken als afdelingen de functie van het financiële team niet begrijpen en vice versa.

Andere teams moeten zich bewust zijn van het belang van de financiële functie, waarom ze informatie over uitgaven nodig hebben en waarom het belangrijk is die op tijd te ontvangen. Aan de andere kant moeten financiële afdelingen de taak krijgen om de uitdagingen van andere afdelingen beter te begrijpen. Ze moeten cruciale informatie sneller delen en de kwaliteit van de ondersteuning aan hun zakelijke collega's verbeteren.

Teams moeten de vrije communicatie omarmen, maar de hulpmiddelen die de teamleden momenteel tot hun beschikking hebben, belemmeren deze vooruitgang.

Wat kan finance leren van andere teams?

Uiteindelijk kunnen financiële teams leren hoe andere afdelingen hun gegevens in de organisatie gebruiken - met name technische, verkoop- en marketingteams.

Zij moeten begrijpen hoe het bedrijf zijn geld verdient en hoe de gegevens die het financiële team levert daaraan bijdragen. Gegevensanalyse is een kernvaardigheid die alle marketeers bezitten. Door met dit team samen te werken, kunnen financiële professionals een beter inzicht krijgen in het bedrijf dat zij bedienen en hoe zij gezamenlijk hun doelstellingen kunnen bereiken.

Als ze begrijpen hoe de financiële gegevens van elk team worden gebruikt, kunnen ze bepalen hoe ze deze teams in de toekomst kunnen ondersteunen.

Wat kunnen niet-financiële teams leren van finance?

Alle afdelingen hebben wel eens te maken met het financiële team. En ze hebben allemaal uitgaven te verwerken en budgetten te beheren - dus finance kan een goede schakel zijn tussen mensen in de organisatie. Financiële professionals kennen veel belanghebbenden, dus er is een mogelijkheid om hen in contact te brengen met de juiste persoon in, bijvoorbeeld, je productteam.

Alle niet-financiële teams moeten budgetteren en projecten beheren, en finance kan helpen bij deze bedrijfsprocessen. Het lijdt geen twijfel dat financiële teams zeer analytisch zijn, dus andere afdelingen moeten daar gebruik van maken. De vaardigheden van de financiële teams kunnen helpen bij de kostenberekening van projecten en commerciële voorstellen, wat een probleemoplossend element toevoegt dat deze teams anders misschien zouden missen. Vaak kan de financiële afdeling ook helpen bij het ontwerpen van processen en controles, omdat dit een essentieel onderdeel is van de vaardigheden die zij nodig hebben om in hun functie te functioneren.

Samenwerking tussen afdelingen betekent dat het geïsoleerde karakter van financiën niet meer bestaat. En gegevens worden vrijelijk gedeeld tussen de teams om een meer gerichte bedrijfsgroei mogelijk te maken.

Er heeft al een verschuiving plaatsgevonden binnen de financiële afdeling

Hoewel financiële en niet-financiële teams nog moeten werken aan samenwerking, is er op hoog niveau al enige vooruitgang geboekt. 73% van de respondenten verklaart dat de CFO of het hoofd financiën meer betrokken is geraakt bij de samenwerking in de bedrijfsstrategie op hoog niveau.

En deze actie lijkt het hele financiële team aan te moedigen om mee te doen: 65% van de respondenten is het ermee eens dat de financiële afdeling zich in het algemeen in dit soort financiële samenwerking verdiept.

Hoe de ervaring van de financiële afdeling kan helpen je bedrijf te laten groeien

Om strategische bedrijfsgroei te stimuleren, moeten de financiële teams de beschikking krijgen over software voor uitgavenbeheer die hen helpt en niet hindert in hun werk. Het financiële team heeft dynamische, eenvoudige software nodig die andere afdelingen aanmoedigt om gemakkelijk informatie te delen. Software die ook de tijd vermindert die wordt besteed aan het handmatig verzamelen van bonnetjes en oude technieken voor onkostenbeheer.

Payhawk functies om financiële teams te ondersteunen

Tijdsintensieve taken automatiseren

Volgens het rapport zijn teams die hun financiële taken handmatig beheren minder geneigd zich bezig te houden met bedrijfsstrategie. En dat is logisch - ze hebben er gewoon de tijd niet voor. Payhawk helpt je om manueel intensieve taken om te zetten in moeiteloos geautomatiseerde processen.

Stel uitgavenlimieten in om in controle te blijven

Financiële teams moeten controle houden over de bedrijfsuitgaven. Stel dat ze momenteel gebruikmaken van bedrijfs- of afdelingsbrede creditcards waarbij betalingen niet aan iemand worden toegeschreven via onkostenbeheersoftware. In dat geval ontstaat er enorme verwarring en onduidelijkheid. En er is geen plaats voor onduidelijkheid bij financiële rapportage. Wanneer elke budgethouder een eigen bedrijfskaart krijgt (gekoppeld aan software voor uitgavenbeheer), kan je team- of individuele uitgavenlimieten instellen en toch elke betaling traceerbaar maken.

Duidelijk uitgavenbeleid en goedkeuringsworkflows definiëren

De controle over alle bedrijfskaarten zonder de hulp van software is behoorlijk tijdrovend. En door handmatige goedkeuringsworkflows kunnen belangrijke betalingen binnen de organisatie vertraging oplopen. Met Payhawk kun je controles op kaartniveau groeperen als het gaat om terugkerende limieten of geldopnames en kun je kaarten in bulk beheren - wat handig is als je bedrijf groeit. Bovendien kun je limieten definiëren voor automatische goedkeuringsaanvragen en aangepaste goedkeuringsworkflows bouwen die passen bij je organisatiestructuur.

De werknemerservaring verbeteren

Zoals we al hebben aangestipt, is de samenwerking tussen werknemers de sleutel tot zakelijk succes. En het leveren van een goede werknemerservaring is van het grootste belang - het verbindt alles in je bedrijf. Je hebt geen bedrijf zonder je werknemers, dus je krijgt problemen als ze ongelukkig zijn en je hun werk niet zo efficiënt mogelijk maakt.

Maar het gaat om meer dan ongelukkige werknemers - het gaat om de gevolgen van een slecht onkostenbeheer voor je organisatie. Op het eerste gezicht lijkt het misschien alsof het niet al te veel problemen veroorzaakt, maar de realiteit is heel anders.

Uit het rapport blijkt ook dat 80% van de respondenten denkt dat de compliance zal afnemen als de onkostenbeheerprocessen niet eenvoudig genoeg zijn, waarbij veel mensen ervoor kiezen zich helemaal niet aan de regels te houden. En 90% verklaart dat als uitgaven niet gemakkelijk kunnen worden ingediend, dit een negatieve invloed heeft op de ervaring van werknemers.

Deze alarmerende statistieken zouden ongetwijfeld een bron van zorg moeten zijn voor elke organisatie.

Je moet medewerkers de best mogelijke middelen bieden om hun werk effectief en efficiënt te doen, en dat betekent investeren in de juiste software.

Rapporteren over financiële prestaties moet moeiteloos gaan. En dat betekent onder meer dat werknemers hun bonnetjes gemakkelijk moeten kunnen uploaden. Compliance is essentieel om ervoor te zorgen dat alle uitgaven aan het eind van de maand overeenkomen en, nog belangrijker, om het financiële team de technologie en hulpmiddelen te geven die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Payhawk functies ter ondersteuning van werknemersbetrokkenheid

Elke budgethouder heeft zijn eigen betaalkaart

Door werknemers autonomie te geven wordt iedereen in de organisatie verantwoordelijk gehouden en voelen werknemers zich gewaardeerd. Uitgerust met hun eigen betaalkaart (en intuïtieve mobiele app) wordt elke betaling aan hen toegeschreven via onkostenbeheersoftware, waardoor het beheer van bedrijfsuitgaven veel gestroomlijnder wordt. Dit gemoderniseerde onkostenbeheerproces neemt veel punten voor financiën weg en zorgt ervoor dat werknemers snel betaald worden.

De software voor uitgavenbeheer bevat ook vele andere functies om ervoor te zorgen dat het uitgavenbeheer zo geautomatiseerd en efficiënt mogelijk is voor zowel financiële als niet-financiële teams. De functies omvatten kilometerregistratie, per diems en abonnementenbeheer.

Een vereenvoudigd onkostenrapportageproces

In plaats van bonnetjes te verzamelen en te vertrouwen op handmatige processen, kunnen werknemers profiteren van een gestroomlijnde ervaring bij het indienen van hun onkosten. Ze kunnen gewoon ontvangstbewijzen vastleggen op de Payhawk mobiele app, waarbij de uitgaven automatisch worden gekoppeld aan de betaling.

Dankzij dit proces hoeven financiële teams hun collega's niet meer lastig te vallen voor bonnetjes. En hoeven ze hen niet meer te vragen om bonnetjes.

Samengevat

Het is duidelijk dat financiële teams een centrale rol kunnen spelen bij het stimuleren van veranderingen in je organisatie. Maar om dat goed te doen, hebben ze ondersteuning nodig - ondersteuning van andere teams en ondersteuning van technologie en integraties.

Alles komt in de financiële afdeling terecht - contracten die door de verkoop zijn gewonnen, worden verkoopfacturen voor de financiële afdeling, outputs van marketing en product komen op een bepaald moment in de financiële afdeling terecht, enzovoort. En om de financiële afdeling goed te laten functioneren, moet zij begrijpen hoe die teams werken en hoe zij wederzijds kunnen profiteren van elkaars vaardigheden.

“Je kunt alleen financiële controle over het bedrijf krijgen als je een goede bedrijfscontrole realiseert. Deze controle vereist dat de financiële afdeling samenwerkt met andere zakelijke belanghebbenden om de kernprocessen met een aanzienlijke financiële impact te optimaliseren.”

• Robbie Hadfield, Solution Engineer bij Payhawk.

Plan een demo in voor meer informatie over hoe Payhawk je financiële teams in staat stelt te automatiseren en samen te werken om het bedrijf te laten groeien.