GDS Group renforce sa gestion des dépenses globales pour un meilleur ROI

Les enjeux de GDS Group

L'équipe Finance de GDS Group avait pour but d’améliorer l’usage des cartes d’entreprise (de débit et de crédit) et le traitement des notes de frais, pour supprimer les tâches manuelles chronophages.

« Avant Payhawk, nous devions tout faire manuellement, sur Excel », explique Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group. « Il fallait envoyer les justificatifs papiers dans une enveloppe accompagnée d'une copie du tableau Excel, laisser cette enveloppe sur le bureau du manager, puis la faire signer avant de la communiquer à l’équipe Finance ».

Ce processus prenait trop de temps et ne satisfaisait aucune des équipes chez GDS Group.

« Avant Payhawk, la gestion des notes de frais était un véritable cauchemar. Je recevais les justificatifs papier, puis je devais les rentrer à la main dans des tableaux Excel, pour ensuite les transmettre à l’équipe Finance. Impossible d’avoir une visibilité globale sur les dépenses engagées », raconte Hannah Dobson, VP Commercial.

« L'équipe Finance devait lire et déchiffrer tous les reçus pour déterminer dans quelles catégories les dépenses devaient être enregistrées dans notre grand livre », poursuit Howard Thompson. « Donc, il y avait pas mal de défis à relever ».

« Nous remboursions les frais professionnels sur salaire, les collaborateurs devaient donc attendre la fin du mois pour être remboursés. », ajoute Nick Millard, VP Finance chez GDS Group.

Catégorisation et intégration pour une meilleure visibilité budgétaire et une meilleure comptabilité

Depuis l’adoption de Payhawk, l'équipe Finance de GDS Group a pu se familiariser avec la catégorisation et l'analyse des dépenses. Cela a permis à l'équipe financière et au reste de l’entreprise de mieux calculer le ROI de leurs projets et événements.

« La gestion précise des dépenses est un avantage considérable pour le marketing. Elle nous permet de travailler avec l’équipe Finance pour mieux comprendre notre retour sur investissement. L’un de nos enjeux était d’obtenir des informations sur nos dépenses en temps réel. Il est très important pour nous de suivre toutes nos notes de frais et tous nos coûts pour chaque événement. Nous utilisons les champs personnalisés lorsque nous créons et ajoutons des dépenses dans la solution Payhawk. Ainsi, à chaque événement correspond un code de projet » explique Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group, « Étant donné que toutes nos dépenses sont catégorisées par codes de projet dans la solution Payhawk, nous pouvons désormais établir un reporting précis sur nos marges par événement à la fin de chaque mois. Payhawk a fait un excellent travail en veillant à ce que nous puissions avoir ce champ personnalisé de NetSuite et le code de projet de NetSuite dans Payhawk ».

La catégorisation des dépenses est désormais un jeu d'enfant pour GDS Group. Une fois que l'équipe Finance a établi avec les chefs d'équipe et les responsables de budget les catégories et les champs personnalisés dans la solution, les détenteurs de cartes n’ont plus qu’à les sélectionner lorsqu'ils effectuent des dépenses.

C’est très simple : les collaborateurs effectuent leurs achats avec la carte d'entreprise Payhawk de débit et de crédit, prennent une photo du reçu via la fonction OCR de l'application, puis sélectionnent la catégorie. La dépense apparaît alors dans la solution en temps réel, l'équipe Finance y a accès en quelques secondes, et toutes les notes de frais transitent de manière fluide de Payhawk vers le logiciel de comptabilité ou l'ERP.

« Lorsque nous avons choisi notre plateforme de gestion des notes de frais, j'ai élaboré une matrice des différents critères que nous devions prendre en compte. L’intégration à NetSuite était primordiale. Payhawk répondait à ce critère » raconte Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group.

Gain de temps et amélioration de la collaboration entre les équipes

« Depuis que nous avons adopté Payhawk, les bénéfices sont considérables. Nous avions un collaborateur à plein temps qui s’occupait de la collecte des reçus, de rassembler les relevés de cartes et de gérer toutes les dépenses » explique Nick Millard, VP Finance chez GDS Group.

L'équipe de GDS Group consacrait auparavant plus de 15 heures par mois à la catégorisation des dépenses pour s'assurer que les fonds dépensés s'inscrivaient dans le budget approprié. Depuis le déploiement de Payhawk, les détenteurs de cartes catégorisent eux-mêmes leurs dépenses au fur et à mesure qu'ils téléchargent leurs reçus, l'équipe Finance n’a plus qu’une étape de vérification. Toute l’équipe gagne un temps considérable, car la gestion des dépenses via des échanges d’emails avec l’équipe Finance représentait plus de 10 heures par mois.

« Nous sommes davantage proactifs dans la gestion des dépenses et des finances, au lieu d'être réactifs et de toujours travailler en retard. Cette démarche nous a permis de nous concentrer sur la planification budgétaire plutôt que de perdre du temps à gérer les dépenses déjà engagées qui restaient intraçables ».

« Ce qui est formidable avec Payhawk, c'est le degré de collaboration qui existe désormais entre l’équipe Finance et le reste de l'entreprise. Payhawk a vraiment aidé l’équipe Finance à jouer un rôle de facilitateur » ajoute Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group.

Interface tournée vers l’expérience utilisateur

L'équipe Finance de GDS Group a été minutieuse dans sa recherche d’une solution de gestion des dépenses.

« Nous étions attentifs à l’expérience utilisateur de l’interface : le fait d’avoir une application mobile, de disposer d’un OCR et de contrôles de cartes intégrés… ce sont des éléments qui comptent pour nos salariés souvent en déplacements, pour qu’ils puissent gérer leurs notes de frais facilement et rapidement ».

Grâce à Payhawk, GDS Group peut soutenir pleinement ses équipes. Elles peuvent effectuer des dépenses même étant en déplacement et dire adieu aux piles de justificatifs et aux tableaux Excel.

« Payhawk m'a fait gagner du temps, et surtout, a fait gagner du temps à mon équipe. C'est super car je peux désormais demander à mon équipe d’effectuer leurs propres dépenses et je peux les approuver à distance rapidement. L’application offre une excellente expérience aux utilisateurs. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des activités plus importantes » explique Hannah Dobson, VP Commercial chez GDS Group.

La solution est très appréciée de toute l’équipe GDS Group. Afin de tirer pleinement parti de l’utilisation de cartes d'entreprise (de débit et de crédit), le taux d'adoption est essentiel.

« Payhawk est une plateforme que n’importe qui peut utiliser facilement, même s’il ne fait pas partie de l’équipe Finance. Il suffit de se connecter, de télécharger son reçu, de rentrer la bonne catégorie, et la note de frais est traitée en quelques secondes. C’est génial ! » témoigne Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group.

La gestion multi-entités fait la différence

La gestion de plusieurs entités réparties dans plusieurs pays est essentielle pour GDS Group. Avec des bureaux aux États-Unis, au Royaume-Uni et au Kosovo, l'équipe doit pouvoir contrôler les dépenses dans le monde entier facilement et en temps réel.

« GDS Group mène ses activités au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Europe, c'est pourquoi nous avions besoin d'un produit compatible avec plusieurs régions. Payhawk était l'une des rares solutions à fonctionner dans ces régions, ce qui était un élément crucial pour nous » raconte Nick Millard, VP Finance chez GDS Group.

Chez Payhawk, notre fonctionnalité de gestion multi-entités et notre tableau de bord de Groupe permettent à des clients comme GDS Group de prendre le contrôle de leurs dépenses au niveau international. La suite complète de fonctionnalités leur permet de :

• Améliorer la transparence en matière de dépenses à travers plusieurs entités.
• Gérer les flux de trésorerie à travers plusieurs entités et devises.
• Définir des modalités de dépenses cohérentes à l'échelle mondiale.
• Optimiser les workflows entre plusieurs entités
• Rationaliser les processus de factures fournisseurs entre les entités.
• Rationaliser la clôture mensuelle
• Prendre en charge la comptabilité de plusieurs entités
• Encourager l'adoption de la plateforme dans les différentes entités

Prêt à contrôler l'ensemble de vos dépenses et à mieux comprendre votre ROI ?

Payhawk a permis à GDS Group d'avoir une meilleure visibilité sur ses dépenses globales, de gagner du temps et d'améliorer la précision de ses reportings grâce à des champs personnalisés et à une catégorisation pertinente des dépenses.

« Grâce à Payhawk, nous gagnons du temps au sein de l'équipe Finance, nous améliorons la précision de nos rapports et nous n’avons plus de retard sur nos clôtures mensuelles » témoigne Nick Millard, VP Finance chez GDS Group.

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