Cómo realizar el seguimiento de los gastos globales con Payhawk

La vida antes de Payhawk

Como parte de un negocio global que trabaja con tecnología vanguardista para crear eventos y videos de alta calidad, el equipo financiero del Grupo GDS sabía que sus procesos necesitaban una mejora urgente.

«Antes de utilizar Payhawk, teníamos que hacerlo todo a mano en hojas de cálculo de Excel», afirmó Howard Thompson, director financiero global del Grupo GDS. «El empleado enviaba sus recibos físicos en un sobre junto con una página impresa de una hoja de cálculo, dejaba todo esto en la mesa de su director y, posteriormente, se tenía que autorizar antes de remitirlo a finanzas».

La experiencia con los gastos en papel no era adecuada para nadie, ya que el equipo financiero no conocía los gastos exactos del negocio y tenía que dedicar mucho tiempo a este proceso. Los colegas de otros departamentos tampoco estaban satisfechos.

«Antes de Payhawk, mi experiencia con los gastos de la empresa era una auténtica pesadilla. Solía haber recibos que tenía que firmar, incluirlos en hojas de cálculo de Excel y enviarlos. Después, no era capaz de llevar a cabo un seguimiento de cuándo se devolvían o de dónde estaban», nos señaló Hannah Dobson, vicepresidenta de ventas.

«El equipo financiero tenía que leer y descodificar todos los recibos para descubrir a qué categorías debían asignarse en nuestro libro mayor», continuó Howard. «Así que los retos eran numerosos».

«También los pagábamos en las nóminas», añadió Nick Millard, vicepresidente de finanzas. «Así que la gente tenía que esperar un mes para recibir el pago».

Codificación, categorización e integración para mejorar la contabilidad y la visibilidad de los presupuestos

Desde que cambiamos a Payhawk, el equipo financiero del Grupo GDS ha podido llegar al fondo en términos de codificación y análisis del gasto. Esta mejor visión y categorización del gasto ha servido para que tanto los colegas del equipo financiero como de otros departamentos puedan comprobar mejor el ROI de sus proyectos y eventos.

«Una gestión precisa del gasto mejora sustancialmente el marketing. Supone que podemos trabajar realmente con finanzas para entender mejor nuestro ROI».

«El mayor beneficio para el negocio radica en poder disponer de información en tiempo real», señaló Howard. «Es realmente importante poder llevar a cabo el seguimiento de todos nuestros gastos y costes en cada uno de los eventos. Utilizamos todos los campos personalizados a la hora de crear y añadir gastos en Payhawk, de modo que cada evento tiene un único código de proyecto».

«Gracias a que Payhawk nos permite codificar todos nuestros gastos con los códigos del proyecto correspondiente, ahora somos capaces de notificar nuestros márgenes de cada evento, etc. al finalizar cada mes», continuó Howard. «Payhawk ha llevado a cabo un trabajo excelente al garantizar que podamos integrar los campos personalizados de NetSuite y los códigos de proyectos de NetSuite en Payhawk».

Ahora, la categorización de los gastos no puede ser más sencilla para el Grupo GDS. Una vez que el equipo financiero ha colaborado con los jefes de equipo y los encargados de los presupuestos para determinar las categorías y los campos personalizados en el software, lo único que deben hacer los titulares de las tarjetas es seleccionarlos a la hora de realizar los gastos.

Así funciona: un titular de tarjeta paga con su tarjeta corporativa de Payhawk, hace una foto del recibo con el OCR de la aplicación y selecciona la categoría. ¡Listo! El gasto aparece en el programa en tiempo real, el equipo financiero puede realizar su seguimiento en cuestión de segundos y todo el gasto se sincroniza desde el programa de gestión de gastos hacia el software de contabilidad o el ERP mediante las integraciones nativas.

«Cuando estábamos eligiendo nuestra plataforma de gestión de gasto, creé una matriz con los diferentes criterios en los que teníamos que basar nuestra decisión», señaló Howard. «Así que lo primero y más importante era la integración con NetSuite, nuestra plataforma de contabilidad y, por supuesto, Payhawk ofrecía esta posibilidad».

Ahorrar tiempo e impulsar la colaboración entre equipos

«Desde que implementamos Payhawk, los beneficios han sido espectaculares», explicó Nick. «Antes, una persona tenía que dedicar todo su tiempo a realizar el seguimiento de los recibos, incluir los estados de las tarjetas de crédito en la cuenta de pérdidas y ganancias y gestionar los costes y las tarjetas de crédito».

El equipo del Grupo GDS solía dedicar más de 15 horas a la semana a codificar los gastos con el fin de garantizar que el dinero gastado se incluía en el presupuesto adecuado. Desde que cambiaron a Payhawk (y dejaron que fueran los propios titulares de las tarjetas quienes codificaran los gastos al cargar los recibos), el equipo financiero solo tiene que verificar la codificación final en tiempo real. Esto también ahorra mucho tiempo a los colegas de otros departamentos, ya que antes solían dedicar entre todos, como mínimo, 10 horas al mes a enviar y responder correos electrónicos relativos a sus gastos.

«Podemos ser proactivos, hacer un seguimiento de los costes y tener visibilidad de los gastos a medida que se producen, en lugar de ser reactivos e ir siempre un paso por detrás. Por tanto, esto nos ha permitido tener en cuenta el gasto futuro en lugar de estar siempre recurriendo al gasto histórico».

«Lo maravilloso de Payhawk es el gran nivel de colaboración que tenemos ahora entre finanzas y el resto del negocio», nos comentó Howard. «Payhawk ha ayudado realmente a que el departamento de finanzas asuma el papel de facilitador».

«Payhawk nos permite mirar mucho más hacia el futuro. La persona que solía llevar a cabo el seguimiento de los recibos a tiempo completo, ahora tiene un papel totalmente diferente», explicó Nick. «Pueden ser proactivos, hacer un seguimiento de los costes y tener visibilidad de los gastos a medida que se producen, en lugar de ser reactivos e ir siempre un paso por detrás. Por tanto, esto nos ha permitido tener en cuenta el gasto futuro en lugar de estar siempre recurriendo al gasto histórico».

Fácil de usar y sin seguimiento de recibos

El equipo financiero del Grupo GDS fue muy diligente a la hora de buscar un programa de gasto adecuado que solucionara sus problemas con la gestión de gastos.

«Consideramos la usabilidad del software, su sencillez de uso y la facilidad con la que podrían utilizarlo las personas que no pertenecieran al departamento financiero», explicó Nick. «Con la aplicación, el OCR y los controles incorporados en las tarjetas, la gente puede utilizarlo sobre la marcha y enviar las cosas con gran rapidez».

Con Payhawk, el Grupo GDS puede dar un soporte completo a su equipo de ajetreados profesionales técnicos y creativos. Los miembros del equipo pueden realizar gastos sobre la marcha y olvidarse de las pilas de recibos en papel y hojas de Excel grapadas.

«Payhawk me ahorra mucho tiempo, pero lo más importante es que ahorra tiempo a mi equipo», afirmó Hannah. «Es un sueño hecho realidad porque ahora puedo hacer que mi equipo realice sus propios gastos y aprobarlos desde la distancia de forma rápida y eficaz. Es una gran experiencia para el usuario. Y esto significa que pueden centrarse en actividades con más valor añadido».

El programa es estupendo para los colegas no financieros, lo que es fantástico. Para sacar el máximo provecho de nuestros controles incorporados en las tarjetas (para políticas) y los campos personalizados (para contabilidad), es vital que el nivel de adopción sea elevado.

«Payhawk es una plataforma que puede utilizar fácilmente la gente de equipos no financieros», compartió con nosotros Howard. «Pueden iniciar sesión, subir un recibo y codificar y procesar sus gastos en cuestión de segundos. ¡De diez!».

La funcionalidad de gestión multi-entidad hace que sea una herramienta única

La gestión de múltiples entidades es fundamental para el Grupo GDS. Con oficinas en los Estados Unidos, el Reino Unido, y Kosovo, el equipo tiene que poder comprobar el gasto en todo el mundo de forma sencilla y en tiempo real

«En el Grupo GDS, trabajamos con el Reino Unido, los Estados Unidos y Europa, así que necesitamos un producto compatible con múltiples regiones», señaló Nick. «Payhawk era uno de los pocos programas que funcionan en estas (y más) regiones, así que esto fue fundamental para nosotros»

En Payhawk, nuestra funcionalidad de gestión multi-entidad y el panel de control de Grupo implica que clientes como el Grupo GDS puedan controlar por completo su gasto internacional. El conjunto global de funcionalidades les permite:

• Mejorar la transparencia del gasto de múltiples entidades
• Gestionar el flujo de caja de diversas entidades y en diferentes divisas
• Determinar ajustes de gasto uniformes en todo el mundo
• Optimizar los flujos de aprobación de múltiples entidades
• Racionalizar el proceso de las cuentas a pagar entre entidades
• Agilizar el cierre a fin de mes
• Dar soporte a la contabilidad multi-entidad
• Fomentar una incorporación más rápida y sencilla de empleados y equipos en diferentes entidades

¿Preparado para controlar el gasto global y comprender mejor el ROI?

Payhawk ha ayudado al Grupo GDS a mejorar su gasto global, ahorrar tiempo y aumentar la precisión de los informes gracias a campos personalizados y a una adecuada categorización del gasto.

«Payhawk nos ha prestado una ayuda increíble», señaló Nick. «Deja tiempo libre a la gente del equipo financiero, nos ayuda a mejorar la precisión de los informes y a presentarlos en el momento oportuno todos los meses».

¿Quieres asumir el reto de gestionar los gastos de los equipos, proyectos y emplazamientos de tu empresa? Si es así, reserva una demo hoy mismo.