Efficiënt kaart- en reiskostenbeheer en een naadloze Exact Online integratie bij Cognito Media
Cognito Media is een bureau voor marketing en communicatie. Ze zijn gespecialiseerd in het geven van advies op het gebied van PR, eventmanagement, branding en communicatie met een sterke focus op de financiële sector en fintech.
Hoofdkantoor
Industrie:
Werknemers
Payhawk klant sinds:
Functies waar ze van houden
- Exact Online integratie
- Creditcards met ingebouwd beleid
"Voorheen werd onderling één creditcard wisselend gebruikt. Iets dat je wil voorkomen. Met Payhawk kan ik zélf bepalen wie een fysieke of virtuele kaart krijgt en welk budget daaraan hangt."
Het leven vóór Payhawk
Cognito is een internationaal bedrijf met kantoren in New York, Londen, Amsterdam, Düsseldorf en in Azië. Met ongeveer 100 werknemers en internationale klanten, brengt dat aardig wat reisbewegingen met zich mee. Dit was ook één van de pijnpunten die Cognito ervaarde voor de samenwerking met Payhawk begon: de processen van betalingen op het moment dat collega’s op reis gingen.
Voorheen zat Cognito Media bij een traditionele creditcard aanbieder. Dat werkte, toen het kantoor in Amsterdam kleiner was, prima. Toen het kantoor begon te groeien, kwamen de uitdagingen en nam de financiële administratie meer tijd in beslag. Esma:
"Op een gegeven moment hadden we zes collega’s die een persoonlijke creditcard hadden van een traditionele aanbieder. Ik ontving maandelijks een PDF bestand waarna ik vervolgens alle losse bonnetjes per medewerker moest inscannen. Dit kostte mij enorm veel tijd. Daarbovenop moest ik alles ook nog gaan verantwoorden bij de accountant."
Niet alleen Esma ervaarde de lasten, ook medewerkers. Esma:
"Wanneer collega’s op zakenreis bijvoorbeeld een etentje hadden, moesten ze constant denken aan het bewaren van het bonnetje om deze op kantoor bij mij te kunnen inleveren. Natuurlijk raakten toch regelmatig bonnetjes zoek."
Los van de taak om handmatig bonnetjes in te scannen, moest Esma de accountant ook aangeven op welke kostenplaats de gemaakte kosten konden worden gezet. Al met al kostte dit veel tijd. Esma:
"Ik was veel tijd kwijt aan het herinneren van mijn collega’s dat ze hun bonnetjes goed moesten bewaren. Als je de maand moet afsluiten, heb je écht wel genoeg andere dingen te doen."
Verbeterd kaartbeheer
Binnen Cognito Media hebben alle medewerkers nu hun eigen zakelijke Payhawk creditcard. Medewerkers kunnen simpelweg na een aankoop een foto maken van de bon, waardoor ze deze niet meer hoeven te bewaren. Esma kan vervolgens eenvoudig aangeven bij welke kostenplaats elke bon hoort, zonder overleg met de accountant.
Collega’s binnen Cognito Media hebben dus veel meer vrijheid. Door de creditcards nu breder in te zetten, zijn er meer mogelijkheden. Esma:
Voorheen werd onderling vaak van creditcard gewisseld. Iets dat je juist wil voorkomen. Met Payhawk kan ik zelf bepalen wie een fysieke of virtuele kaart krijgt en welk budget daaraan hangt.
Door de ingebouwde beleidsregels van de creditcards kan Esma aangepaste regels per werknemer, afdeling of project instellen. Iemand die vaker zakelijke reizen maakt, heeft bijvoorbeeld een hoger budget nodig dan iemand die af en toe eens een zakelijke lunch heeft. Esma:
Wanneer een collega een aankoop moet doen die buiten de limiet van de zakelijke creditcard valt, kan ik dat heel gemakkelijk en direct accorderen. Ik kan mijn collega’s nu meer vrijheid geven. Dat werkt enorm fijn.
Exact Online
De integratie tussen Payhawk en Exact Online ervaart Esma als erg prettig. Esma:
De Exact integratie werkt vlekkeloos. Het is snel en het lijkt alsof ik in één systeem werk. Dus op het moment dat je een betaling goedkeurt, komt het direct in Exact Online te staan. Het werkt enorm gemakkelijk, efficiënt en het bespaart dus veel tijd.
Omdat de integratie real-time is, kunnen gemaakte fouten ook gemakkelijk worden gecorrigeerd. Esma:
Het komt weleens voor dat ik, na goedkeuring, een kostenpost onder een verkeerde kostenplaats zie staan in Exact Online. Via Payhawk kan ik dit heel gemakkelijk aanpassen en wordt dit gelijk gesynchroniseerd in Exact Online. Heel fijn!
Focussen op wat écht belangrijk is
Na de implementatie van Payhawk binnen Cognito Media, heeft Esma nu de tijd zich te focussen op zaken die écht belangrijk zijn. Esma:
Het is heel belangrijk om je financiën goed op orde te hebben, alleen wil je daar niet te veel tijd aan kwijt zijn en gewoon efficiënt aan de slag gaan met de maandafsluiting.
Door de samenwerking met Payhawk en de directe integratie met Exact Online heeft Cognito Media meer controle over uitgaven en het administratieve proces dat daarbij hoort.
Esma en haar team kunnen zich nu richten op strategische taken, terwijl het beheer van zakelijke uitgaven efficiënter en effectiever verloopt.
Wil je meer weten over hoe Payhawk jouw bedrijf kan helpen? Neem contact met ons op voor een demo!
Meer klantverhalen
Verbeter de controle over wereldwijde bedrijfsuitgaven
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Payhawk Limited 2024, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payrnet Limited in the UK and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.