Strategisch groeien met de juiste ERP- en boekhoudintegraties

Zijn je uitgaven­tools te beperkt om uitgaven goed te analyseren en te categoriseren? Terwijl je ERP te log is om onderweg uitgaven via de eigen module te beheren? En hoe zit het met de communicatie tussen die systemen? Want als die ontbreekt, leidt dat al snel tot fouten, losse data en beperkt inzicht voor goede besluitvorming.

Je hebt een setup nodig waarbij:

• Uitgaven met zakelijke betaalkaarten automatisch worden geboekt op de juiste grootboekrekeningen
• Facturen worden gecodeerd, goedgekeurd en zonder vertraging in je ERP terechtkomen
• Valuta, belastingcodes en entiteitsstructuren correct worden meegenomen
• Alles nauwkeurig, continu en veilig wordt gesynchroniseerd

Dit is waar native of directe integraties tussen uitgavenbeheer en ERP echt het verschil maken.

Native ERP-integraties geven je één betrouwbare databron, zonder discrepanties door gefragmenteerde of vertraagde data. Ze versnellen bovendien de maandafsluiting door handmatige knelpunten weg te nemen en helpen je compliant te blijven met bijvoorbeeld SOX-standaarden, waardoor je het risico op dure compliance problemen verkleint.

Je ERP + uitgavenbeheer: een realtime besturingssysteem voor moderne finance teams

Of je nu Sage Intacct gebruikt om te schalen, NetSuite om wereldwijde complexiteit te beheren of Exact Online en Visma Net om te groeien, bij Payhawk zijn onze native integraties gebouwd om met je mee te werken.

Sage Intacct
Voor snelgroeiende bedrijven die meer nodig hebben dan een basis boekhoudpakket, overbrugt onze Sage Intacct-integratie de kloof. Door stamdata zoals leveranciers, belastingcodes en grootboekrekeningen direct te synchroniseren, kunnen teams reconciliaties automatiseren en realtime nauwkeurigheid behouden. Daarnaast zorgen custom fields, gebaseerd op het rekeningschema van Sage, ervoor dat medewerkers uitgaven vanaf het begin correct coderen. Dit versnelt de maandafsluiting en versterkt de datakwaliteit.

NetSuite
Onze NetSuite-integratie is gebouwd voor schaalbaarheid. Of je nu werkt met meerdere entiteiten, valuta of afdelingen, de integratie verwerkt het allemaal en synchroniseert rekeningschema, entiteiten, classificaties en leveranciersdata. Goedgekeurde uitgaven en facturen worden in seconden geboekt, compleet met de juiste codering en documentatie. Het is een favoriet bij finance teams die complexe intercompany-structuren of projectuitgaven beheren.

Microsoft Dynamics 365 Finance
Microsoft Dynamics 365 Finance staat bekend om complexe rapportages op basis van dimensies. Onze integratie maakt dit direct gebruiksvriendelijker voor finance teams. Door realtime allocatie over kostenplaatsen, afdelingen en projecten te bieden, automatiseren we boekingen, verkleinen we fouten en versnellen we de maandafsluiting. Daarnaast zorgen we voor naadloze mapping tussen dimension-categorieën in Payhawk en Dynamics, voor een consistente dataflow.

Exact Online
Onze Exact Online-integratie is ideaal voor bedrijven in de Benelux die willen groeien met meer grip en minder handmatig werk. Finance teams kunnen gecategoriseerde uitgaven en facturen exporteren via sjablonen die perfect aansluiten op hun Exact Online-setup. In combinatie met realtime zicht op uitgaven en bonnetjes voorkom je verrassingen bij de maandafsluiting en blijft het proces efficiënt en flexibel.

Visma.net
Onze Visma.net-integratie is gebouwd voor bedrijven die complexe structuren, meerdere entiteiten en internationale activiteiten beheren. Door grootboekrekeningen, leveranciersdata en btw-codes realtime te synchroniseren, elimineer je handmatig werk en fouten. Goedgekeurde uitgaven en facturen worden direct geboekt in Visma.net, compleet met de juiste codering en documentatie. Zo verkort je de maandafsluiting, verbeter je de datakwaliteit en houd je controle, zelfs bij groei in meerdere landen.

Multi-entity eenvoudig gemaakt

Of je nu vijf entiteiten beheert of vijftig, onze integraties ondersteunen multi-entity workflows met regels per land of dochteronderneming. Dat omvat vier cruciale zaken:

1. Mapping van belastingcodes (bv. btw vs GST)
2. Ondersteuning voor valuta en FX met Global Payments
3. Sync van custom fields van ERP naar uitgaven- en factuurworkflows
4. Entiteitsspecifieke goedkeuringen, budgetten en rapportages

Door complexe regelgeving, valuta en structuren te automatiseren, kun je eenvoudig schalen zonder zorgen over fouten of inconsistenties.

Finance teams die NetSuite of Sage Intacct gebruiken profiteren van dezelfde “rijkdom”. Zo groeide een Britse SaaS-klant van 2 naar 12 entiteiten in 18 maanden, zonder extra finance personeel, dankzij onze geautomatiseerde workflows.

Data waarop je kunt vertrouwen. Rapportages waar je op kunt sturen.

Een van de grootste voordelen van realtime ERP-integratie is de datakwaliteit. Met Payhawk wordt elke goedgekeurde transactie direct correct geformatteerd en naar je ERP gestuurd met de juiste metadata, zoals:

• Grootboekcodes
• Afdeling- en projectlabels
• Leveranciersgegevens
• Bonnetjes
• Declaratiestatussen
• Betaalreferenties

Geen reconciliatie achteraf meer. Geen twijfel of spreadsheets nog kloppen.

En extra flexibiliteit voor Exact Online, Visma Net en meer: Niet elk bedrijf draait op NetSuite of Dynamics. Daarom ondersteunen we ook gestructureerde exports voor pakketten als Exact Online, Visma Net en bijvoorbeeld AFAS. Dit zijn geen simpele CSV’s, maar vooraf ingestelde, aanpasbare sjablonen die passen bij je boekhouding.

Het resultaat is hetzelfde: schone, betrouwbare data in het systeem dat het meest telt.

Case study 1: Hoe State of Play Payhawk + NetSuite gebruikt om DJs, drankjes en elke dollar daartussen te volgen

State of Play Hospitality, de groep achter merken als Bounce, Hijingo en Flight Club, runt meerdere locaties in het VK en de VS. Voor een finance team dat zes entiteiten beheert, en groeit, is zichtbaarheid in uitgaven per locatie onmisbaar.

Voor Payhawk gebruikte State of Play een wirwar van tools: bankkaarten, manuele declaraties en een losstaand systemen voor crediteurenbeheer (Bill.com) dat niet goed integreerde met NetSuite. “We werkten behoorlijk handmatig,” vertelt David Watson, Group Financial Controller. “Het combineerde kaarten en AP niet en integreerde zeker niet soepel met NetSuite.”

Dat veranderde volledig met Payhawk. David Watson zegt:

> Het weghalen van corporate creditcards bij traditionele banken en overstappen op een product dat direct integreert met NetSuite was echt een gamechanger.

Nu kunnen locatiemanagers uitgaven vastleggen bij de bron, via kaart of factuur, en zorgt onze realtime integratie dat alles direct in NetSuite belandt, compleet met grootboekcodes, classificaties en documentatie.

• Multi-entity management met forensische helderheid

Met ons multi-entity dashboard kan State of Play eenvoudig schakelen tussen entiteiten en direct inzicht krijgen in uitgaven, tot op transactie-, leverancier- en justificatieniveau. Dit is geen gewone rapportage, maar infrastructuur voor besluitvorming.

"Het internationale aspect van Payhawk is enorm belangrijk voor ons," zegt David. "Dat we direct tussen dashboards kunnen schakelen en precies zien waar en wanneer een transactie plaatsvond… dat was voor ons doorslaggevend."

En dankzij onze platform-pricing (niet per transactie) schaalt het bedrijf zonder budgetstress per nieuwe locatie.

• Custom fields, DJs en variantieanalyse

De kracht zit in de details. Andrew Jacobi, VP of US Finance, legt uit hoe wij helpen om uitgaven per locatie, categorie en budgetpost op te splitsen, nog vóórdat ze in NetSuite belanden:

We gebruiken de aanpasbare class settings in Payhawk om locaties te onderscheiden en prestaties te analyseren. Of het nu gaat om de juiste grootboekcode of om overschrijdingen, het is ontzettend waardevol.

Dat betekent dat afwijkingen in entertainmentbudgetten (zoals DJs) direct zichtbaar worden. Elke factuur wordt gevolgd, gelabeld en geëvalueerd, zodat analyse proactief wordt in plaats van reactief.

"Aan het einde van de periode vragen we: hebben we onze uitgaven goed voorspeld? Als DJs op één locatie $7.000 kostten in plaats van de geplande $5.000?" zegt Andrew. "We kunnen precies traceren wat er gebeurd is en besluiten of we ons budget moeten aanpassen."

• Snellere onboarding van leveranciers, betere uitgavencontrole

In hospitality kan drie dagen wachten op een kaart goedkeuring campagnes, leveranciersrelaties of inkoopdeadlines in gevaar brengen. Met Payhawk draait State of Play dat om.

"We kunnen direct een kaart uitgeven aan een collega voor een specifieke leverancier, met een exact limiet," zegt Andrew. "Zo blijven onze teams wendbaar, terwijl finance de controle houdt."

Met AI-gestuurde factuurherkenning (OCR) en volledige NetSuite-sync is reconciliatie geen maandafsluit-stress meer, maar een live, continu proces.

• Helderheid bereiken: het Payhawk-effect

Vandaag besteedt het finance team van State of Play minder tijd aan data en meer tijd aan margeverbetering, budgetoptimalisatie en schaalbare groei. Door losse tools te vervangen door één wereldwijd platform hebben ze realtime grip op elke locatie, valuta en categorie.

Andrew zegt:

Payhawk laat ons overschrijdingen in de hele P&L razendsnel zien. Het heeft onze manier van uitgavenbeheer compleet veranderd.

Bekijk meer over de Payhawk-ervaring van State of Play in de video hieronder (video in het Engels).

Case study 2: Hoe Wellpointe Inc. Payhawk + NetSuite gebruikt om orde te scheppen in fusies en overnames

Wellpointe Inc., een zorgbedrijf uit Californië dat gespecialiseerd is in boutique assisted living, kent complexiteit als geen ander. Het bedrijf werkt met vijf dochterondernemingen en groeit snel via fusies en overnames (M&A). Ze hadden een slimmere manier nodig om financiële operaties te beheren in hun multi-entity structuur, zonder te verdrinken in handmatig werk. Hun oude creditcardoplossing en losse processen rondom crediteurenbeheer konden het tempo niet bijhouden. Het team had iets nodig dat gebouwd was voor multi-entity operaties, dat met hen kon meegroeien en direct integreerde met NetSuite.

• Friction elimineren met realtime data en continuous close

Wellpointe stapte eind 2023 over op Payhawk met duidelijke doelen: geconsolideerd uitgavenbeheer over vijf entiteiten, meer zichtbaarheid en een naadloze NetSuite-integratie die continuous closing mogelijk maakte. Dat laatste was cruciaal. Niet alleen voor compliance of rapportages, maar vooral om sneller en slimmer te beslissen.

CEO en oprichter George Kutnerian zegt:

Met Payhawk gebruiken we realtime data om onze M&A-doelen te benchmarken en indien nodig vroegtijdig bij te sturen. We wachten niet tot maand negen om te ontdekken dat we van koers zijn.

Door entiteitsspecifieke zakelijke betaalkaarten uit te geven en uitgaven direct bij de aankoop te categoriseren, stroomlijnde Wellpointe de dataverwerking en verhoogde de nauwkeurigheid. Ze hoeven zich geen zorgen meer te maken over vertragingen bij reconciliatie, kwijtgeraakte bonnetjes of verkeerd toegewezen uitgaven.

• Medewerkers versterken, accountability vergroten

Een van de grootste cultuurveranderingen kwam door onze custom expense coding. Medewerkers kunnen hun uitgaven nu zelf coderen met het live rekeningschema uit NetSuite.

Zo hebben we de administratie afdeling ontlast van werk zonder toegevoegde waarde. Medewerkers coderen transacties meteen correct bij de aankoop. Dat bespaart tijd en geeft instant helderheid.

En het gaat verder dan werkdruk verlagen voor finance. Het versterkt ook een cultuur van eigenaarschap en transparantie in uitgaven.

• FP&A dat verder gaat dan boekhouding

Voor George en zijn team ligt de echte kracht in wat er ná de transactie gebeurt. Met realtime zicht en gedetailleerde categorisatie helpen we hen om de stap te maken van reactieve boekhouding naar proactieve FP&A.

George zegt:

We zijn actief in meerdere regio’s in de VS en voedselkosten, een van onze grootste uitgaven, kunnen enorm verschillen. Met Payhawk kunnen we exact zien waar een afwijking vandaan komt: ligt het aan de lokale leverancier? Aan het inkoopproces? Nu kunnen we de juiste vragen stellen en snel handelen.

Dit detailniveau stelt het team in staat om uitgaven tussen entiteiten te benchmarken en strategie aan te passen zonder te wachten op maandrapporten. Het is wendbare, datagedreven besluitvorming, precies wat een groeiend, M&A-gericht bedrijf nodig heeft.

• Een NetSuite-integratie “zo soepel als boter”

De financiële strategie van Wellpointe draait om segmenteren en consolideren van prestaties over de verschillende dochterondernemingen. Dat vereist een krachtig ERP zoals NetSuite én een frictieloze integratie.

“Met Payhawk en de ERP-integratie hebben we de dataflow die nodig is om onze kapitaalpartners en geconsolideerde rapportages te ondersteunen,” zegt George. “Het is zo soepel... Ik zou zeggen als boter.”

Het team profiteert nu van automatische synchronisatie van uitgavendata, inclusief bonnetjes, codes en entiteitsegmentatie, rechtstreeks naar NetSuite. Dat betekent snellere closings, minder fouten en een sterkere financiële basis voor groei.

• Bouwen aan de toekomst, entiteit per entiteit

Naarmate Wellpointe groeit, blijft onze oplossing (en integratie) centraal in hun finance stack. Het versterkt gebruikers, vereenvoudigt audits en ondersteunt onderbouwde beslissingen bij elke stap.

George zegt: “Dankzij Payhawk kunnen we ons nu nog meer richten op onze missie: uitzonderlijke zorg bieden aan onze bewoners, met de zekerheid dat onze financiële processen in goede handen zijn.”

Om af te sluiten: Integraties die met je meegroeien

Je bouwt geen strategische finance functie op pleisters en losse tools. Wie wil schalen zonder extra complexiteit (of headcount) kan niet zonder ERP-integratie. Het is de basis.

Bij Payhawk helpen we finance leaders om operationele taken te automatiseren, controlemechanismen af te dwingen en de inzichten te krijgen die ze nodig hebben om te leiden. Onze native ERP-integraties verbinden systemen niet alleen, ze versterken je finance team. Je krijgt betrouwbare, realtime data die efficiëntie, compliance en strategische besluitvorming in het hele bedrijf ondersteunt.

Of je nu NetSuite, Microsoft Dynamics of een ander ERP gebruikt, de vraag is niet meer ‘hoe verbinden we finance?’, maar ‘wanneer start ik met Payhawk?’ Boek een demo en ontdek meer.