De oplossing voor versnipperde uitgavensystemen en hoe je zichtbaarheid in finance herstelt

Zicht op uitgaven is de sleutel tot betere beslissingen, gezondere financiën en kansen om kosten te besparen. Maar als je werkt met één systeem voor uitgaven, een ander voor kaarten en weer een ander voor facturen, verlies je het essentiële overzicht en de snelheid die je nodig hebt.

Is consolidatie de toekomst van finance? Ja, en dit is waarom

Stel je het volgende voor. Je hebt een digitale transformatie doorgemaakt. Je implementeerde een slimme tool voor crediteuren om je werk makkelijker te maken. Daarna een aanbieder van zakelijke betaalkaarten. Vervolgens een uitgavenapp. En later nog een inkoopplatform. En zo ging het verder.

Je hebt een bruikbare tech stack opgebouwd. Maar het probleem is dat je tools niet met elkaar praten. En erger nog, ze praten niet met je ERP. Wat begon als een oplossing (of meerdere) zorgt nu juist voor meer problemen dan waarmee je startte. Je bent niet de enige; 85% van de CFO’s zegt dat zichtbaarheid een grote uitdaging is bij het werken met meerdere tools. Data­kwaliteit en consistentie volgen met 73%.

Daarom stappen steeds meer CFO’s over op complete oplossingen voor uitgavenbeheer die méér bieden. Met de juiste technologie kun je taken consolideren en je financiële processen transformeren tot onderdeel van een dynamisch financieel ecosysteem. Een ecosysteem dat zichtbaarheid, efficiëntie en compliance biedt én medewerkers een intuïtieve en krachtige ervaring geeft.

Payhawk: één platform voor al je financiële processen

Bij Payhawk brengen we al je processen samen. Je krijgt volledige controle en zichtbaarheid over bedrijfsuitgaven en rekent af met problemen zoals die van Carolina Einarsson, CFO bij Essentia Analytics:

Vóór Payhawk gebruikten we een paar point solutions, Excel en verschillende creditcards. Maar we hadden geen alles-in-één oplossing... We zagen Payhawk als de toekomst waarin we uitgaveninvoer, creditcards, goedkeuringen, uitgavenaanvragen, het betalen van facturen en declaraties allemaal op één plek konden beheren.

1. Wereldwijde kaarten met geavanceerde controles

Uit onderzoek van eCommerceNews blijkt dat 44% van de grootverdieners nog steeds privé betaalt voor entertainment van klanten. Dat zorgt voor hoofdpijn, niet alleen voor medewerkers maar ook voor finance teams. Zonder zakelijke betaalkaarten is er vertraging, stress, administratieve chaos en nul zichtbaarheid.

Bij Payhawk lossen we dat op. Onze zakelijke betaalkaarten hebben ingebouwde controlefuncties en volledige integratie met het platform. Zo kun je bepalen wat toegestaan is, limieten instellen, uitgaven beperken per leverancier, tijd of regio, alles in realtime volgen en zorgen dat uitgaven compliant zijn. Je zet beleid om in actie, verkleint frauderisico en houdt grip op je cashflow.

Voor het wereldwijde digital platform agency FFW maakte dat een groot verschil. Zij vervingen losse kaarten in verschillende landen door één uniform systeem.

Krasimir Angelov, Finance Manager Europe & Managing Director bij FFW Bulgarije, zegt: “De transparantie die Payhawk biedt geeft ons een veel beter overzicht van bedrijfsuitgaven. En dat al onze kaarttransacties op één plek staan (en maar één klik verwijderd zijn) voegt echt waarde toe aan ons finance proces. Het draagt bij aan betere kostenbeheersing en optimalisatie.”

2. Facturen en crediteuren

Automatiseer je factuurverwerking en gebruik aangepaste goedkeuringsworkflows om tijdige betalingen te garanderen. Zo voorkom je boetes voor te late betalingen, verminder je fouten en verbeter je de nauwkeurigheid van je financiële data.

Onze AI-gedreven OCR verwerkt facturen zonder handmatig werk, terwijl flexibele workflows goedkeuringen automatisch routeren op basis van project, afdeling of entiteit. Je kunt facturen koppelen aan inkooporders, automatisch matchen en leveranciers betalen in meer dan 160 landen, allemaal vanuit één platform.

We volgen elke factuur, goedkeuring en betaling realtime, zodat je nooit uit het oog verliest wat betaald is, wat nog openstaat en wat eraan komt.

3. Declaraties

Met onze functies voor declaratiebeheer heb je geen externe apps meer nodig. Maak een foto van je bonnetje en zie hoe OCR alle belangrijke informatie ophaalt, je rapport invult en automatisch categoriseert.

Dankzij ingebouwde goedkeuringsworkflows weet je zeker dat de juiste mensen hebben goedgekeurd. Geen gegok, geen gejaag, geen geswitch meer tussen tools, e-mails of chats. Alles gebeurt op één platform, realtime, en is transparant en makkelijk te beheren, ook over meerdere entiteiten heen.

4. Inkooporders

Inkooporders werden vaak informeel afgehandeld door de inkoopafdeling, met medewerkers die simpelweg hun behoeften doorgeven. Dat leidt tot verwarring, vertragingen en foutieve POs.

Met Payhawk breng je structuur en controle. Medewerkers dienen een aanvraag in die automatisch door de workflows gaat. Na goedkeuring wordt de aanvraag direct omgezet in een inkooporder zonder handmatig najagen of giswerk. Je hebt vanaf het begin zichtbaarheid en minder fouten.

Onze 2-way en 3-way matching zorgt dat betalingen kloppen: PO, factuur en leveringsbewijs worden gematcht voordat er geld de deur uitgaat. Daarna worden betalingen en facturen rechtstreeks naar je ERP of boekhoudsysteem geëxporteerd, volgens je bestaande boekingslogica.

Ryan Franklin, Financial Controller bij Greystone GT, vertelt:

Ik ben vooral fan van de line-item functionaliteit van Payhawk. Hiermee splitsen we factuurdetails uit in regels. We kunnen die regels vervolgens veel gedetailleerder analyseren dan met een traditioneel PO-systeem.

Dat detailniveau laat precies zien wat er gekocht wordt en waarom, zodat je binnen budget blijft, uitgaven nauwkeurig volgt en slimmere beslissingen neemt.

5. Leveranciersbeheer

Synchroniseer leveranciersgegevens vanuit je ERP via onze slimme integratie. Zo zorg je voor dataconsistentie en correcte betaalgegevens. Je kunt het proces standaardiseren door alleen admins of accountants toegang te geven tot het aanmaken van leveranciers. Of importeer leveranciers direct vanuit je gekoppelde systeem.

Onze functies loggen alle wijzigingen in leveranciersdata, en met aangepaste uitgavencategorieën maak je rapportages inzichtelijker en accurater.

Het technologieplatform Flowdesk profiteerde van onze native NetSuite-integratie. Eric Olombel, CFO bij Flowdesk, zegt:

Met Payhawk kunnen nieuwe leveranciers in één keer worden geïntegreerd zonder tijdverlies. Een groot voordeel, want we hebben nu honderden leveranciers. De interface is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Payhawk is direct verbonden met NetSuite en de boekhouding gebeurt praktisch automatisch! Bovendien duurt het verwerken van declaraties nu nog maar enkele minuten, terwijl dit vroeger een hele dag per maand kostte.

6. Budgetbewaking

Budgetten volgen zou geen speurtocht moeten zijn. Met onze oplossing kun je budgetten volgen ten opzichte van realtime uitgaven en heb je direct zicht op budgetgebruik per afdeling, project of medewerker zonder spreadsheets en zonder blinde vlekken.

Of het nu gaat om marketingkosten, reiskosten of leveranciersfacturen, alle uitgaven worden automatisch gevolgd en live bijgewerkt. Je ziet direct de verplichtingen en het resterende budget, zodat je proactief beslissingen kunt nemen.

Een budget aanpassen? Dat kan meteen. Overschrijdingen voorkomen? Je krijgt direct een melding zodra een aanvraag een team over de limiet duwt.

7. Abonnementen

Beheer al je abonnementen op één plek. Zie dubbele abonnementen, volg prijswijzigingen en beslis of de waarde opweegt tegen de kosten. Zo krijg je een sterkere onderhandelingspositie of ontdek je wat je kunt schrappen.

Voor retailer Kamera Express waren abonnementen verspreid over meerdere kaarten, waardoor overzicht ontbrak.

Ahmed Mustafa, Financial Controller bij Kamera Express, zegt: “Voorheen stonden abonnementen op de ICS-kaart, maar met Payhawk hebben we inzicht in al onze abonnementen via het overzicht in het platform. Dat maakt het veel eenvoudiger ongebruikte abonnementen te identificeren en beheren.”

8. AI Agents

AI in finance en accounting verandert alles. In plaats van uitgeput raken van repetitief werk, laat je dit over aan onze AI agent. Reis boeken binnen beleid? Geen probleem. Bonnetjes vergeten te uploaden? De AI agent volgt dat automatisch op.

Onze AI agent leert voortdurend, maar blijft altijd binnen de kaders die jij bepaalt. Het neemt waardevolle menselijke interactie niet weg, maar versnelt processen en geeft je team tijd terug.

9. UX die medewerkers kracht geeft

Wil je goede naleving van beleid? Dan heb je goede adoptie nodig. En daarvoor moet het een tool zijn die iedereen graag gebruikt.

Volgens G2, TrustPilot, en Capterra gebruiken medewerkers Payhawk met plezier. Onze mobiele app is intuïtief en slim. Een bonnetje of factuur indienen is zo gedaan, en geld aanvragen gaat met één druk op de knop.

Onze G2-reviews zeggen bijvoorbeeld:

• "Het strakke ontwerp van de app maakt navigeren eenvoudig, en declaraties indienen, vooral via de mobiele app, gaat supersnel. Ik hoef niet meer te worstelen met ingewikkelde interfaces. Het is gebruiksvriendelijk, efficiënt en bespaart kostbare tijd!"
• "De mobiele app en realtime zichtbaarheid zijn grote pluspunten, vooral voor teams die vaak onderweg zijn."

10. Een wereldwijde oplossing

Als je budgetten voor meerdere entiteiten beheert (of dat in de toekomst wilt doen), heb je een oplossing nodig die met je meegroeit.

Van facturen verwerken in meer dan 60 talen en betalen in meer dan 50 valuta, tot volledige zichtbaarheid via je groepsdashboard en alles daartussenin.

Meerdere entiteiten betekent niet meerdere tools. Met ons platform hoef je je geen zorgen te maken over versnipperd zicht op uitgaven. Payhawk is je one-stop shop voor wereldwijd uitgavenbeheer.

11. Behoud je ERP, verbeter de ervaring

Met Payhawk hoef je je ERP niet te vervangen. We integreren naadloos met alle grote spelers, van Microsoft Dynamics 365 Finance en NetSuite tot AFAS, Odoo en Exact Online.

Nick Millard, VP of Finance bij GDS Group, legt uit:

Payhawk heeft geweldig werk geleverd door onze custom fields en projectcode vanuit NetSuite in Payhawk te krijgen en vice versa... Toen we ons uitgavenplatform selecteerden, maakte ik een matrix met criteria waarop we wilden beslissen. Belangrijkste vraag: integreert het met NetSuite, ons boekhoudplatform? Payhawk voldeed hier absoluut aan.

Het resultaat: één platform, geen leverancierschaos

Er is geen discussie mogelijk: consolidatie maakt leveranciersbeheer en budgettering eenvoudiger. Je krijgt ongeëvenaard zicht op uitgaven en volledige controle over hoe geld wordt besteed en beheerd.

Door al je tools samen te brengen in één platform, bespaar je tijd. Medewerkers hoeven niet te wisselen tussen producten, in- en uit te loggen en vendor-gegevens handmatig te controleren.

Alles onder één dak betekent minder IT-onderhoud, minder verlengingen en eenvoudigere compliance. Je finance team werkt sneller en slimmer, wereldwijd.

Brand experience agency Undercurrent geniet van realtime zichtbaarheid, sterkere verantwoordelijkheid binnen het team en veel tijdsbesparing. Stuart Bellet, Finance Controller bij Undercurrent, zegt:

Als we alle admin-uren optellen die we besparen… Dan gaat het om zeker vijf dagen per maand! Dat is ongelooflijk veel tijd, en als creatief bedrijf is minder admin echt een win-win voor iedereen!

Vraag een gratis, gepersonaliseerde demo aan en laat ons expertteam je laten zien hoe je je uitgavensystemen verbindt voor volledig en moeiteloos zicht op uitgaven. Boek je demo vandaag nog.