Guía: Cómo poner fin a sistemas desconectados en finanzas

La visibilidad del gasto es clave para tomar decisiones acertadas, mejorar la salud financiera y encontrar oportunidades de ahorro. Pero si gestionas gastos, tarjetas y facturas en sistemas separados, perderás rapidez y visión estratégica.

¿Es la consolidación el futuro de las finanzas? Sí, y aquí te explicamos por qué

Imagina esto: implementaste un software de cuentas por pagar para agilizar tu trabajo. Luego una tarjeta corporativa. Después otro sistema de gastos. Y un software de compras. Todo empezó como soluciones independientes… pero ahora tus herramientas no se comunican entre sí, y mucho menos con tu ERP.

El resultado: más problemas que soluciones. No estás solo; el 85 % de los CFOs señala la visibilidad como un gran desafío al gestionar múltiples herramientas, y un 73 % apunta a la consistencia y calidad de los datos.

Por eso muchos CFOs optan ahora por soluciones completas de gestión de gastos. Con la tecnología adecuada, puedes consolidar tareas y transformar tus procesos financieros en un ecosistema dinámico que ofrece visibilidad, eficiencia, cumplimiento y una experiencia de usuario ágil y satisfactoria para tus empleados.

Payhawk: Una sola plataforma para todos tus procesos financieros

En Payhawk, centralizamos todos tus procesos, dándote control y visibilidad total sobre el gasto de tu empresa, eliminando problemas como los que comentaba Carolina Einarsson, CFO de Essentia Analytics:

Antes de Payhawk, usábamos varias soluciones puntuales, Excel y diferentes tarjetas, sin un sistema centralizado… Con Payhawk tenemos entrada de datos de gastos, tarjetas, aprobaciones, solicitudes de gasto, pagos de facturas y reembolsos, todo en un mismo lugar.

1. Tarjetas globales con controles avanzados

Las tarjetas corporativas de Payhawk permiten definir límites, restricciones por comerciante, hora o región, controlar el gasto en tiempo real y garantizar cumplimiento.

Dani Fornesa, CFO en Enrique Tomás, dice:
"Payhawk nos ofrece información muy rápida y muy fiable en el momento justo en que la necesitamos”"

Lee la historia completa del cambio en Enrique Tomás aquí

2. Facturas y cuentas por pagar

Automatiza la gestión de facturas y flujo de aprobaciones personalizado, evitando retrasos y errores. Nuestro OCR con IA captura y procesa facturas automáticamente, vincula POs, hace matching y permite pagar proveedores en más de 160 países. Todo desde una única plataforma.

3. Informes de gastos

Sube una foto del recibo y nuestro OCR extrae los datos, categoriza automáticamente y genera informes de gastos precisos, con aprobaciones integradas y en tiempo real, sin herramientas externas.

4. Órdenes de compra

Convierte solicitudes de gasto en POs aprobadas automáticamente, con matching de dos o tres vías entre PO, factura y nota de recepción. Integración directa con ERP para pagos exactos y seguimiento completo.

Ryan Franklin, Financial Controller en Greystone GT:
"La funcionalidad por línea de Payhawk nos permite analizar las facturas con mucho más detalle que un sistema tradicional."

5. Gestión de proveedores

Sincroniza proveedores desde tu ERP y controla su creación, accesos y cambios. Eric Olombel, CFO en Flowdesk:
"Con Payhawk, los proveedores se integran de una sola vez, ahorrando mucho tiempo. La contabilidad casi se hace sola."

6. Seguimiento de presupuestos

Supervisa gastos en tiempo real por departamento, proyecto o persona. Visualiza el gasto comprometido y el presupuesto restante, recibiendo alertas antes de exceder límites.

7. Suscripciones

Gestiona todas las suscripciones en un solo lugar, detecta duplicados y analiza valor versus precio, optimizando negociaciones y gastos.

Ahmed Mustafa, Financial Controller en Kamera Express:
"Ahora tenemos visibilidad de todas nuestras suscripciones en la plataforma, algo imposible antes."

8. Agentes de IA

Automatiza tareas repetitivas como seguimiento de recibos o reservas de viaje dentro de políticas establecidas, liberando tiempo del equipo financiero.

9. UX que empodera a los empleados

Según Cristina Fuentes, responsable de tesorería en Wallapop:

”Uno de los motivos por los que elegimos Payhawk fue la accesibilidad y facilidad de uso para todo el equipo. Al ser tan intuitiva permite que cualquier empleado, incluso los que solo viajan de forma puntual, puedan gestionar sus gastos de viaje sobre la marcha. El proceso es muy sencillo: pagan, hacen una foto y pueden olvidarse del papeleo."

10. Solución global

Gestiona múltiples entidades con facturas en 60+ idiomas, pagos en 50+ monedas y visibilidad total desde un panel de grupo. Una sola herramienta para todo el mundo.

11. Integra tu ERP, mejora la experiencia

Compatible con Microsoft Dynamics 365 Finance, NetSuite, Xero, QuickBooks y Exact Online. Nick Millard, VP Finance en GDS Group: "Payhawk integra perfectamente nuestros campos y códigos de NetSuite; todo funciona de forma automática."

El beneficio: una plataforma, cero lío de proveedores

Consolidar todas tus herramientas en Payhawk significa menos saltos entre sistemas, menos mantenimiento y renovaciones, cumplimiento más sencillo y un equipo financiero más rápido y eficiente a nivel global.

Dani Fornesa, CFO en Enrique Tomás, dice:

"En su día hice el estudio y estaríamos alrededor de unas 100 horas al mes de personas que nos ahorramos entre la gente que tiene que pasar los gastos y la gente que tiene validarlos. Ahora pasamos a una hora o dos horas."

Solicita tu demo personalizada y descubre cómo conectar todos tus sistemas de gasto para obtener visibilidad completa y gestión eficiente.