Enrique Tomás es una empresa familiar que nació con el propósito de ponerle nombre al jamón en el mundo. La marca destaca por su dedicación especial al cuidado y la calidad de sus productos, y se encuentra en un plan de expansión tanto a nivel de tiendas como a través de la apertura de otras líneas de negocio, como e-commerce, eventos y B2B. Para conocer más sobre la gestión financiera de la empresa, entrevistamos a Dani Fornesa, quién ha sido el CFO del grupo por más de 12 años.
Antes de empezar con Payhawk, la gestión de gastos de empleados en Enrique Tomás era un proceso totalmente manual. Los empleados anotaban uno a uno los gastos a repercutir a mano en un formulario impreso, y debían entregar los tickets adjuntos a dichos gastos.
Este sistema no era óptimo, ya que además del tiempo que el empleado tardaba en rellenar el formulario, en muchas ocasiones, los tickets adjuntos llegaban arrugados o directamente no llegaban, lo que provocaba que el IVA de muchos de ellos no pudiera contabilizarse y se perdiera.
El proceso de gestión de gastos no era rentable para la empresa ni eficiente para el equipo de finanzas, quienes debían vincular manualmente cada gasto a un centro de coste. Además, la gestión se realizaba a través de un Excel, lo cual se volvió insostenible con el crecimiento del equipo y el aumento de proyectos, complicando aún más el control y seguimiento de los gastos.
A mediados de la pandemia, y a raíz del crecimiento de la empresa a nivel de proyectos y personal, el equipo financiero de Enrique Tomás decidió dar un paso adelante hacia la automatización de procesos en la gestión de gastos, aligerando así la carga de trabajo manual sin sacrificar el control. Como comenta Dani:
Si queremos que la empresa conquiste el mundo tenemos que hacer cosas que sean escalables y no comporten una pesadilla para la gente que realmente hace la tarea.
Con más de 60 personas moviéndose por el mundo, y con el objetivo de buscar la máxima eficiencia a nivel digital y de procesos, empezaron a buscar un programa de gestión de gastos para la empresa. Buscaban un sistema en la nube, y tras evaluar algunas opciones, finalmente se decantaron por Payhawk. El hecho de que fuera una plataforma tan intuitiva, y las facilidades que ofrecía el flujo entre el trabajador y la parte administrativa fueron determinantes.
La gente cogió el cambio con muchas ganas porque todo el mundo ganaba en eficiencia y en calidad de vida. Al final, dedicaban unas horas a algo que no aportaba valor, como era el justificar un desplazamiento o una dieta. Ahora, realmente tienen más tiempo de calidad para hacer lo que realmente hacen bien, que es aportar valor a la empresa.
Para poder mantener el control de gastos en la empresa, el equipo financiero de Enrique Tomás marca unos límites de gasto por departamento y por persona. De este modo, solo ciertos gastos que superan un importe determinado requieren de aprobación, lo cual facilita el seguimiento sin detener el flujo de operaciones.
La facilidad con la que cada empleado digitaliza sus tickets y los sube a la plataforma ofrece al equipo financiero una ventaja clave para el análisis de cada uno de los gastos:
A día de hoy recibimos los reportes según lo que tenemos marcado en la plataforma. Analizamos todos los gastos para ver la razonabilidad de cada uno de ellos, de una forma mucho más ágil que antes, de manera que podemos localizar lo que no es correcto de una forma más ágil, a comparación con antes que había que ir ticket a ticket.
Payhawk es fundamental para el control financiero en Enrique Tomás, ya que como comenta Dani “nos ofrece información muy rápida y muy fiable en el momento justo en que la necesitamos”. Además, el proceso de obtención de tarjetas y gestión de tickets ha cambiado por completo, siendo un proceso más ágil para todo el equipo.
"En su día hice el estudio y estaríamos alrededor de unas 100 horas al mes de personas que nos ahorramos entre la gente que tiene que pasar los gastos y la gente que tiene validarlos. Ahora pasamos a una hora o dos horas."
En la empresa Enrique Tomás cada departamento es responsable de su propio presupuesto, y esta responsabilidad recae tanto en el líder del equipo como en sus integrantes. Como empresa, se mira que todos los gastos que se hagan sean rentables, ya que los recursos de la empresa son limitados, y es por ello que se debe hacer un uso correcto de los mismos.
La confianza es uno de los valores más importantes para el equipo de Enrique Tomás, y es algo que se refleja en la entrega de las tarjetas de empresa:
Cuando tú le das a alguien una tarjeta, es una forma también de decirle “gracias” o “confío en ti”. Y al final es lo que intentamos transmitir cada vez que damos una tarjeta.
Para Dani y el equipo de Enrique Tomás, Payhawk es control y eficiencia. Si estás pensando en mejorar la gestión financiera en la empresa, solicita una llamada con un experto de producto y descubre cómo un software de gestión de gastos puede ayudar a tu equipo.
Disponible para empresas registradas en el Espacio Económico Europeo (EEE), el Reino Unido y los Estados Unidos.
Controla el gasto de empresa en tiempo real y despídete de las tareas manuales. Nuestros expertos te enseñarán cómo puedes beneficiarte de una solución integral como Payhawk.
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