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logo d'Enrique Tomas

Enrique Tomás économise 100 heures de travail par mois sur la gestion des notes de frais

Enrique Tomás est une entreprise familiale créée pour mettre le jambon à l’honneur. La marque se distingue par la qualité de ses produits et le soin particulier qu’elle porte à leur fabrication. Elle connaît actuellement une période de forte expansion à la fois par le nombre de magasins et la diversification de ses activités (e-commerce, événements, B2B). Pour mieux comprendre la gestion financière de l'entreprise, nous avons interviewé Dani Fornesa, Directeur financier du groupe depuis plus de 12 ans.

Siège
Barcelone
Industrie
Distribution alimentaire
Nb de salariés
340
Déploiement de Payhawk
2022
Fonctionnalités préférées
  • Cartes d'entreprise
  • Contrôles de cartes
  • Dématérialisation des notes de frais via l'app

Quel était le principal défi du département Finance avant l’adoption de Payhawk ?

Avant l’adoption de Payhawk, la gestion des notes de frais chez Enrique Tomás reposait sur un processus entièrement manuel. Les collaborateurs devaient transcrire chaque dépense à la main sur un formulaire imprimé et y joindre les reçus correspondants.

Ce système était loin d’être optimal, car en plus du temps que l'employé mettait à remplir le formulaire, les reçus joints arrivaient souvent froissés voire pas du tout. En conséquence, dans de nombreux cas, la TVA ne pouvait pas être récupérée et passait en pertes et profits.

Ce processus de gestion des notes de frais n'était ni rentable pour l'entreprise ni efficace pour l'équipe Finance, qui devait lier manuellement chaque dépense à un centre de coûts. De plus, les notes de frais étaient gérées sur un fichier Excel, ce qui était devenu insoutenable en raison de l’augmentation du nombre de collaborateurs et de projets, qui compliquait encore davantage le contrôle et le suivi des dépenses.

À quel moment l’entreprise a-t-elle décidé de passer à Payhawk ?

En pleine pandémie, poussée par la croissance de l'entreprise, l'équipe Finance d'Enrique Tomás a décidé de s’orienter vers l'automatisation des processus de gestion des notes de frais, afin d’alléger la charge de travail manuel des équipes tout en maintenant le contrôle sur les dépenses.

Selon Dani Fornesa, Directeur financier d’Enrique Tomás :

Si nous voulons conquérir des parts de marché à l’international, nous nous devons de mettre en place des processus évolutifs qui ne deviennent pas un casse-tête pour nos équipes.

Avec plus de 60 collaborateurs qui sont amenés à se déplacer régulièrement dans le monde entier et afin de maximiser l’efficacité de ses outils numériques, l’équipe s’est mise en quête d’une solution de gestion des notes de frais pour l'entreprise. Ayant arrêté leur choix sur une solution cloud, ils ont finalement sélectionné Payhawk après avoir évalué différentes options.

L’ergonomie de la plateforme, ainsi que la facilité de communication entre les collaborateurs et l’équipe administrative, ont été des critères de choix déterminants.

Tous les collaborateurs ont accueilli ce changement avec beaucoup d'enthousiasme, car il leur permettait de gagner en efficacité et en charge de travail. Avec l’ancien système, ils consacraient des heures à des tâches sans aucune valeur ajoutée, comme justifier un déplacement ou un repas.

Désormais, ils disposent de plus de temps pour se consacrer à leur principales missions, à savoir créer de la valeur pour l'entreprise.

Comment la plateforme Payhawk assiste-t-elle Enrique Tomás au quotidien ?

Afin de contrôler les dépenses de l'entreprise, l'équipe Finance d'Enrique Tomás fixe des limites de dépenses par département et par collaborateur. Ainsi, seules les dépenses dépassant un certain montant ont besoin d’être approuvées, ce qui facilite le suivi sans interrompre le flux des opérations.

La facilité avec laquelle chaque employé peut numériser ses reçus et les télécharger sur la plateforme offre à l'équipe Finance un avantage crucial pour l'analyse de chacune de ces dépenses :

Aujourd'hui, nous recevons les rapports en fonction de ce que nous avons saisi sur la plateforme. Nous analysons toutes les dépenses pour voir si elles sont justifiées. Nous avons beaucoup gagné en agilité et nous sommes capables de repérer les erreurs plus rapidement. Auparavant, nous devions procéder reçu par reçu.

Payhawk joue un rôle essentiel dans le contrôle des finances d’Enrique Tomás. En effet, selon Dani Fornesa : « la plateforme nous fournit des informations fiables extrêmement rapidement, au moment où nous en avons besoin ». En outre, les processus d’émission des cartes d’entreprise et de gestion des reçus ont été entièrement repensés, ce qui a permis à l’ensemble de l'équipe de gagner en agilité.

Dani Fornesa, DAF d'Enrique Tomás

« J'ai calculé et nous économisons environ 100 heures par mois entre les personnes qui devaient passer les dépenses et celles qui devaient les valider. Aujourd'hui, cela ne nous prend plus qu'une heure ou deux. »

Dani Fornesa, DAF d'Enrique Tomás

Quelle est la politique d’entreprise en matière de dépenses chez Enrique Tomás ?

Chez Enrique Tomás, chaque département est responsable de son propre budget. Cette responsabilité incombe à la fois au manager et aux membres de l’équipe. La confiance est l'une des valeurs essentielles d’Enrique Tomás et cela se reflète dans la manière dont ils émettent des cartes d'entreprise :

Lorsque nous confions une carte à quelqu'un, c'est aussi une façon de le remercier et de lui témoigner notre confiance. C'est ce que nous essayons de transmettre chaque fois que nous émettons une carte pour l’un de nos collaborateurs.

Pour Dani Fornesa et l'équipe d'Enrique Tomás, Payhawk est synonyme de contrôle sur les dépenses et d'efficacité opérationnelle. Vous souhaitez également améliorer la gestion financière de votre entreprise ? Demandez à être rappelés par l’un de nos expert produit pour obtenir une démo personnalisée.