Enrique Tomás ist ein familiengeführtes Unternehmen mit einem klaren Ziel: Jamón deutschlandweit bekannt zu machen. Dank des Fokus auf Qualität und Sorgfalt wächst das Unternehmen schnell – mit neuen Filialen sowie einer Erweiterung in den Bereichen E-Commerce, Events und B2B.
Seit der Einführung von Payhawk hat das Team von Enrique Tomás beeindruckende Ergebnisse erzielt:
Vor Payhawk war die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben bei Enrique Tomás langsam, manuell und frustrierend. Die Mitarbeitenden mussten handschriftlich Formulare ausfüllen und jeden Papierbeleg einzeln beifügen.
Dieser Prozess nahm viel Zeit in Anspruch. Zudem konnten Belege durch den Papieraufwand beschädigt werden oder wichtige Informationen fehlten, sodass das Team keine Mehrwertsteuer zurückfordern konnte.
Die Abläufe waren für das gesamte Team mühsam. Im Finanzbereich musste jede Ausgabe manuell einem Kostenstellenkonto zugeordnet werden, und alles lief über Excel – das bei wachsendem Team und steigender Projektanzahl schnell an seine Grenzen stieß.
Das Team bei Enrique Tomás wuchs rasant und wusste, dass ihre bisherigen Prozesse nicht mitwachsen konnten. Denn wenn man erstklassigen Jamón herstellt, sollte man nicht Zeit mit Belegbearbeitung verschwenden.
„Ich habe damals vor der Einführung von Payhawk nachgerechnet: Wir haben monatlich etwa 100 Stunden für die Bearbeitung der Ausgaben aufgewendet – sowohl für die Mitarbeitenden, die sie eingereicht haben, als auch für diejenigen, die sie geprüft haben. Heute dauert das nur noch ein bis zwei Stunden.“
Mitten in der Pandemie, bei wachsendem Team und mehr Projekten, erkannte das Finanzteam von Enrique Tomás, dass es Zeit war, die Prozesse zu ändern. Man wollte den manuellen Aufwand reduzieren, ohne dabei die Kontrolle zu verlieren – die Lösung war Automatisierung.
Dani Fornesa, CFO bei Enrique Tomás, bringt es auf den Punkt:
Wenn wir wollen, dass das Unternehmen weltweit erfolgreich ist, brauchen wir skalierbare Systeme, die für die Mitarbeitenden keine Belastung darstellen.
Mit mehr als 60 Außendienstmitarbeitenden suchten Dani und sein Team nach einer cloudbasierten Lösung für das Ausgabenmanagement, die ihre digitalen Ziele unterstützt und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigert. Nach Prüfung verschiedener Optionen entschieden sie sich für Payhawk – nicht nur wegen der leistungsstarken Firmenkarte und der Ausgabenmanagement-Software, sondern auch, weil unsere Plattform insgesamt, inklusive der benutzerfreundlichen App und der OCR-Technologie, intuitiv ist und den Austausch zwischen Mitarbeitenden und Finanzteam von Anfang an reibungslos gestaltet.
Die Effizienzgewinne waren sofort spürbar: Das Team konnte schneller arbeiten, bessere Entscheidungen treffen und wertvolle Zeit statt mit manuellen Prozessen mit wertschöpfenden Aufgaben verbringen. Dani erklärt:
Früher haben die Mitarbeitenden Stunden mit Tätigkeiten verbracht, die keinen Mehrwert brachten, wie die Rechtfertigung von Mahlzeiten oder Geschäftsreisen. Heute haben sie mehr Zeit, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt – dem Unternehmen echten Mehrwert zu bieten.
Für CFO Dani bedeutete die Verwaltung der Ausgaben eines wachsenden Teams und mehrerer Abteilungen, eine bessere Lösung zu finden, um die Kontrolle zu behalten – ohne den täglichen Ablauf zu verzögern.
Gesucht wurde eine Lösung, die Ausgaben einfach nachvollziehbar macht, Limits setzt und gleichzeitig die Zeit des Finanzteams entlastet.
Heute kann das Finanzteam mit unserer Lösung klare Ausgabelimits nach Abteilung, Mitarbeitenden und weiteren Kriterien festlegen. Außerdem werden Freigabeprozesse so eingerichtet, dass nur Ausgaben über einem bestimmten Betrag geprüft werden müssen. Alle sind sich einig: Das Ergebnis entspricht genau den Erwartungen. Die Kontrolle bleibt erhalten, ohne den Ablauf zu verlangsamen.
So funktioniert es, wenn ein Mitarbeitender von Enrique Tomás eine Ausgabe erfassen möchte: Er fotografiert den Beleg und lädt ihn direkt in die Plattform hoch – so erhält die Finanzabteilung Echtzeit-Einblick in jede Ausgabe.
Dani erklärt:
Wir erhalten Berichte sofort, basierend auf den von uns definierten Regeln. Die Ausgaben zu prüfen und Unregelmäßigkeiten zu erkennen, geht jetzt viel schneller – ganz anders als früher, als wir jeden Beleg einzeln durchgehen mussten.
Heute verfügen sie genau dann über schnelle und verlässliche Daten, wenn sie sie brauchen. Das Verwalten von Karten und Belegen ist keine zeitraubende, manuelle Aufgabe mehr.
Dank vollständiger Transparenz über die Ausgaben, benutzerfreundlicher Kontrollmechanismen zur Verantwortungsübernahme und zusätzlicher Zeitersparnis durch Automatisierung hat Enrique Tomás seine Ausgabenkultur grundlegend verändert.
Die neue Einstellung ist einfach: Jede Ausgabe muss sich lohnen. Da die Ressourcen begrenzt sind, muss jeder Euro sinnvoll eingesetzt werden.
Jede Abteilung verwaltet jetzt ihr eigenes Budget, und die Verantwortung liegt sowohl beim Teamleiter als auch beim gesamten Team.
Bei einem Unternehmen, das seit Jahrzehnten Jamón perfektioniert, ist es nur folgerichtig, dass auch die Finanzen präzise, effizient und qualitativ hochwertig geführt werden.
Für Dani und sein Team bietet Payhawk die ideale Balance zwischen Kontrolle und Effizienz. Er erklärt:
Payhawk liefert uns schnelle, verlässliche Informationen genau dann, wenn wir sie brauchen.
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