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Nerissa Goedhart
Votre clôture mensuelle et vos opérations quotidiennes sont toujours synonymes de stress ? Vous peinez à trouver les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées ? Si c’est le cas, vous vous appuyez probablement depuis trop longtemps sur des données fragmentées et des outils obsolètes. Découvrez comment regrouper vos dépenses, vos factures et vos cartes d’entreprise au même endroit afin de retrouver la tranquillité d’esprit tant souhaitée.
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Ce n’est plus un secret pour personne : pour les entreprises, le fait de disposer d’une visibilité complète sur ses dépenses est la clé pour prendre des décisions éclairées, améliorer sa santé financière et faire des économies. Toutefois, en jonglant entre plusieurs systèmes (un pour les notes de frais, un autre pour les cartes et encore un autre pour les factures), vous risquez de perdre la visibilité et la rapidité dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos dépenses et gagner en productivité.
Aujourd’hui, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à entamer une transformation numérique, ce qui les pousse à chercher à obtenir une pile technologique (tech stack) complète. Cela implique notamment d’adopter plusieurs outils et systèmes, tels qu’un outil de gestion des factures, un fournisseur de cartes d'entreprise, un logiciel de gestion des notes de frais, ou encore un système de Procure-to-Pay.
Toutefois, il y a un hic : ces outils ne communiquent pas toujours tous entre eux. Pire encore, ils ne communiquent pas avec l’ERP sélectionné par l’entreprise à l’origine. Ce qui était au départ perçu comme une solution (ou plusieurs solutions) crée désormais plus de problèmes qu’autre chose. En effet, 85 % des directeurs financiers affirment que le manque de visibilité représente un défi majeur lorsqu'ils doivent gérer plusieurs outils, suivi de près par la qualité et la cohérence des données (selon 73 % d’entre eux).
C'est notamment pour cela que de nombreux DAF choisissent désormais d’opter pour des solutions complètes de gestion des dépenses, qui leur offrent davantage de visibilité, de flexibilité et de contrôle. En vous appuyant sur la technologie adéquate, vous pourrez ainsi regrouper vos tâches et transformer vos processus financiers pour intégrer un écosystème financier dynamique, qui vous permettra de gagner en visibilité et en efficacité, qui garantira le respect de vos politiques et offrira une expérience intuitive et enrichissante à vos salariés.
Rencontrez nos agents IA : automatisez 90% de vos tâches manuelles
Chez Payhawk, nous nous sommes donnés pour mission de regrouper l’ensemble de vos processus au sein de notre plateforme, afin de vous permettre de bénéficier d’un contrôle total et d’une visibilité complète sur les dépenses de votre entreprise.
Carolina Einarsson, directrice financière d’Essentia Analytics, revient sur les problèmes rencontrés par son entreprise et résolus par Payhawk :
Avant Payhawk, nous utilisions plusieurs solutions ponctuelles, des tableurs Excel et différentes cartes de crédit, mais nous ne disposions pas d'une solution centralisée tout-en-un. Nous avons vu Payhawk comme une solution viable, qui nous permettrait de regrouper la saisie des notes de frais, les cartes d’entreprise (de débit et de crédit), les approbations, les demandes de dépenses, le paiement des factures et les remboursements, tout-en-un.
Selon une étude d'eCommerceNews, 44 % des cadres paient encore leurs frais professionnels de leur poche ; cela représente un sérieux casse-tête, non seulement pour les employés, mais aussi pour les équipes Finance. En l’absence de cartes d'entreprise, les retards et le stress s’accumulent, les tâches administratives chronophages se multiplient et les équipes perdent considérablement en visibilité et en efficacité.
Chez Payhawk, nos cartes d'entreprise sont dotées de contrôles intégrés et sont directement intégrées à notre plateforme, ce qui permet d’établir des limites, de restreindre les dépenses par marchand, par heure ou par région, d’effectuer un suivi rigoureux de toutes les dépenses engagées en temps réel et de s’assurer qu’elles sont conformes à la politique de l’entreprise. Vous pouvez ainsi agir en conséquence, réduire le risque de fraude et contrôler vos flux de trésorerie.
Selon l'agence mondiale de plateformes numériques FFW, le fait de passer d’un système de cartes dispersées dans différents pays à un système unifié a fait toute la différence.
Krasimir Angelov, Responsable Administratif et Financier (RAF) Europe et Directeur Général (DG) de FFW Bulgarie, explique :
La transparence que nous apporte Payhawk nous permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble des dépenses de l'entreprise. Avoir toutes nos transactions par carte au même endroit (et à portée de clic) apporte une vraie valeur ajoutée à nos processus financiers, et cela contribue à un meilleur contrôle et à une optimisation des coûts.
Grâce à Payhawk, vous pouvez traiter automatiquement vos factures et utiliser des workflows d'approbation personnalisés pour garantir des paiements rapides. Cette automatisation des processus éliminera les frais de retard tout en réduisant les erreurs de traitement, en améliorant la précision des données financières et en renforçant les relations nouées sur le long terme avec les fournisseurs.
Chez Payhawk, notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) alimentée par l'IA capture et traite les factures sans aucune intervention manuelle, tandis que des workflows personnalisables acheminent les approbations en fonction du projet, du service ou de l'entité concernés. Vous pouvez désormais associer les factures aux bons de commande, les rapprocher automatiquement et régler vos fournisseurs dans plus de 150 pays, le tout depuis une seule plateforme.
Grâce à Payhawk, vous êtes désormais capable de suivre chaque facture, chaque approbation et chaque paiement en temps réel, afin de disposer d'une visibilité complète sur les montants payés, sur les règlements en attente et sur les dépenses à venir.
Grâce à nos fonctionnalités de reporting de dépenses, plus besoin de faire appel à des applications externes : vous n’avez qu’à prendre une photo de votre reçu et notre technologie OCR se charge d’extraire toutes les informations importantes, de remplir et de classer automatiquement tous vos rapports de notes de frais.
En outre, grâce à nos workflows d'approbation intégrés, vous pouvez vous assurer que ce sont les bonnes personnes qui ont validé vos notes de frais. Plus besoin d’essayer de deviner, de courir après les personnes concernées ou de passer d'un outil, d'un mail ou d'une conversation à l'autre. Tout se passe en temps réel sur une seule plateforme, ce qui rend les processus de gestion des notes de frais à la fois transparents et faciles à gérer dans toutes vos entités.
D’ordinaire, les bons de commande étaient gérés en coulisses par votre responsable des Achats, souvent de manière informelle (les employés se contentant de faire remonter ce dont ils avaient besoin). Cependant, ce type de processus peut entraîner des confusions, des retards et la création de bons de commande erronés.
Grâce à Payhawk, vous pouvez désormais structurer et contrôler le processus. Les employés soumettent des demandes d'achat qui sont automatiquement transmises via vos workflows d'approbation. Une fois approuvées, ces demandes se transforment instantanément en bons de commande, sans intervention manuelle, ni approximations. Vous bénéficiez ainsi d'une visibilité totale et réduisez les risques d’erreurs dès le départ.
Par ailleurs, notre système de rapprochement des dépenses vous permet de garder le contrôle sur vos paiements. Notre solution compare le bon de commande, la facture et le reçu pour nous assurer que tout correspond, avant que le montant ne soit réglé. Une fois vérifiés, le paiement et la facture sont exportés directement vers votre ERP ou vers votre système comptable, selon votre logique comptable existante.
Ryan Franklin, Contrôleur Financier chez Greystone GT, est ravi des avantages apportés par le système de Procure-to-Pay de Payhawk :
J'apprécie particulièrement la fonctionnalité de Payhawk qui permet de détailler les factures et de les diviser en lignes comptables. Contrairement à un système de gestion des bons de commande traditionnel, cette fonctionnalité nous permet d’analyser ces lignes de manière beaucoup plus précise, ce qui représente un sérieux gain d’efficacité.
Ce haut niveau de détail permet de connaître précisément les montants des sommes dépensées, ainsi que leur provenance. Cela permet aux entreprises de respecter leurs budgets, d’effectuer un suivi précis de chaque dépense et de prendre des décisions plus éclairées.
Grâce aux intégrations natives de Payhawk, vous pouvez désormais synchroniser les informations de vos fournisseurs depuis votre ERP, afin de garantir la cohérence des données et l'exactitude des informations de paiement. Par ailleurs, vous pouvez standardiser le processus en réservant l'accès à la création de fournisseurs aux administrateurs système ou aux comptables afin de favoriser un meilleur contrôle.
Chez Payhawk, nos fonctionnalités de gestion des fournisseurs permettent également à vos administrateurs de garder le contrôle de manière responsable, en enregistrant toutes les modifications apportées aux informations des fournisseurs, tandis que la catégorisation personnalisée des notes de frais permet d’obtenir des rapports plus pertinents et plus précis.
Depuis qu’elle a porté son choix sur Payhawk, la fintech Flowdesk a constaté que notre intégration native avec NetSuite l'avait aidée à optimiser la gestion de ses fournisseurs.
Eric Olombel, DAF de Flowdesk, explique :
Avec Payhawk, l’intégration de nouveaux fournisseurs est réalisée en une fois, sans perte de temps : un gain réel car nous avons des centaines de fournisseurs aujourd’hui. L’interface est facile à utiliser et ergonomique, Payhawk est déjà branché à Netsuite, et la comptabilité se fait quasiment toute seule ! De plus, le temps de traitement des dépenses est réduit à quelques minutes alors qu’il fallait une journée entière pour les gérer chaque mois.
La solution Payhawk vous permet d’effectuer un suivi rigoureux de vos budgets par rapport aux dépenses engagées et d’obtenir une visibilité en temps réel sur l'utilisation du budget dans tous les services, selon les projets en cours ou en fonction de chaque salarié.
Qu'il s'agisse de dépenses marketing, de frais de déplacements professionnels ou de factures fournisseurs, chaque type de dépense fait automatiquement l’objet d’un suivi et est mis à jour en direct. Vous pouvez ainsi connaître instantanément les montants des dépenses engagées et le budget restant, ce qui vous permet de prendre des décisions proactives.
Terminés les dépassements de budget intempestifs et les ajustements tardifs : vous recevrez désormais une alerte dès qu'une demande de fonds fait passer une de vos équipes dans le rouge, de sorte à réajuster le budget sans attendre.
Grâce à Payhawk, gérer vos abonnements sur une seule et unique plateforme n’a jamais été aussi simple. Vous pourrez identifier facilement les doublons et suivre l'évolution des prix au fil du temps, afin de prendre des décisions éclairées en matière de rapport qualité-prix. Ces informations vous donneront un avantage considérable lors de négociations de contrats, ou vous indiqueront au moins les dépenses que vous pouvez supprimer et placer ailleurs.
Récemment introduite dans les domaines de la finance et de la comptabilité, l’IA a véritablement changé la donne. Au lieu de perdre du temps à effectuer des tâches manuelles fastidieuses, nous vous invitons à les confier à nos agents IA. Qu’il s’agisse d’une réservation pour un déplacement professionnel (tout en respectant votre politique de dépenses) ou d’un oubli de téléchargement de notes de frais, soyez rassuré : nos agents s'en occupent automatiquement !
Chez Payhawk, nos agents IA sont en apprentissage continu et respectent les politiques et les cadres que vous avez établis à l’intention de vos salariés. Ils n’effacent pas les interactions humaines pour autant et contribuent simplement à accélérer les processus, de sorte à libérer de précieuses ressources financières.
Pour faire en sorte que vos salariés respectent les politiques de votre entreprise, vous avez besoin de choisir un outil simple et évolutif, que tout le monde pourra maîtriser et adopter facilement.
Chez Payhawk, notre application mobile est intelligente et intuitive, ce qui facilite la saisie d'un reçu ou d'une facture et permet d’envoyer une demande de fonds en un seul clic.
Selon le comparateur G2 ou le site TrustPilot, Payhawk est une solution particulièrement appréciée par les salariés, comme en témoignent ces avis :
"Le design épuré de l'application facilite la navigation et la soumission des dépenses, en particulier via l'application mobile, est incroyablement rapide. J'apprécie de ne plus avoir à me battre avec des interfaces compliquées. Elle est conviviale, efficace et me fait gagner un temps précieux !"
"L'application mobile et la visibilité en temps réel sont des atouts majeurs, en particulier pour les équipes en déplacement."
Si vous êtes actuellement aux prises avec les budgets de plusieurs entités, il est essentiel de choisir une solution capable d'évoluer avec vous. Elle doit vous faciliter la tâche en vous apportant plusieurs avantages, du traitement des factures dans plus de 60 langues à leur paiement dans plusieurs devises, tout en vous offrant une visibilité totale sur chacune de vos entités grâce à un tableau de bord de groupe.
Toutefois, il est important de garder à l’esprit que le fait de gérer plusieurs entités ne doit pas vous forcer à investir dans plusieurs outils. La plateforme Payhawk constitue un guichet unique pour la gestion des dépenses internationales.
Chez Payhawk, nous veillons à ce que vous n'ayez pas à changer d'ERP en adoptant notre solution. Au contraire, nous nous intégrons de manière native à tous les grands logiciels et outils du secteur de la finance, de Microsoft Dynamics 365 Finance ou Business Central à NetSuite, en passant par Odoo.
Il ne fait aucun doute que le fait de regrouper les outils et les systèmes ou logiciels comptables simplifie grandement la gestion des fournisseurs et la budgétisation. Elle permet d’obtenir une visibilité inégalée sur les dépenses engagées, tout en vous permettant d’avoir un contrôle granulaire.
En regroupant tous vos outils sur une seule plateforme, vos employés n'ont désormais plus besoin de passer d'un produit à l'autre, de se connecter, de se déconnecter, puis de se reconnecter pour vérifier les informations des fournisseurs, un processus laborieux et hautement chronophage.
En outre, le fait de tout regrouper au même endroit permet de réduire la maintenance informatique, les renouvellements de matériel et permet de rester conformes aux politiques établies. Vous pouvez ainsi compter sur une équipe Finance qui travaille plus rapidement, plus efficacement et plus intelligemment à l'échelle mondiale.
Réservez une démo personnalisée dès aujourd'hui et laissez nos experts vous montrer comment regrouper vos outils pour bénéficier d'une visibilité complète sur vos dépenses en toute simplicité.
Nerissa Goedhart est Senior Content Manager au Pays-Bas. Elle nourrit sa passion pour le partage d'informations et de solutions précieuses à travers des contenus attrayants. Elle a pour mission claire d'aider et de donner les moyens aux entreprises de la région en améliorant leur gestion des dépenses.
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