Améliorer son suivi budgétaire, c'est prendre des décisions plus précises, multiplier les occasions de faire des économies et lutter contre le risque de fraude. Mais pour cela, encore faut-il disposer de la bonne stratégie et des bons outils technologiques pour le faire. Découvrez nos cinq conseils pour optimiser votre gestion budgétaire grâce à la technologie et à l’automatisation.
Bien souvent, les équipes Finance sont rattrapés par le quotidien et ne voient la gestion budgétaire que comme un fardeau, une tâche à accomplir peu respectée par le reste des collaborateurs. Pourtant, la gestion des budgets représente un aspect stratégique de la Fonction Finance, et une opportunité d’accélérer la croissance de l’entreprise. Voici les principaux avantages d’un bon suivi budgétaire pour les entreprises.
La précision de votre suivi budgétaire vous permet d’identifier les opportunités de réduction des coûts. Qui dépense le plus ? Y a-t-il des tendances dans les dépenses globales de l'entreprise ? Une fois ces analyses effectuées, vous serez en mesure de déterminer des axes d’amélioration sur vos dépenses.
Pour cela, il faut pouvoir avoir accès aux données budgétaires en temps réel et d’un outil intuitif permettant d’agir sur le budget notamment lorsqu’il faut réaffecter le budget à un nouveau projet ou renégocier les contrats avec les fournisseurs.
Le suivi budgétaire et l'analyse détaillée des dépenses de votre entreprise vous permettent de mieux comprendre la santé financière de votre organisation. Dans un récent rapport que nous avons réalisé avec Raconteur, Dans la tête du DAF : rationaliser la Finance pour accélérer la croissance, 77 % des directeurs financiers ont d’ailleurs reconnu que l'amélioration des prévisions était leur principale priorité.
En ayant accès à des données budgétaires précises, il est plus facile de prendre des décisions fiables et ainsi de mettre un terme aux dépenses non-conformes. Vous pouvez alors contrôler étroitement le budget tout en laissant les équipes dépenser dans un cadre conforme aux politiques de dépenses de l'entreprise.
Au lieu de passer des heures à répondre à des questions répétitives sur Slack telles que “Combien me reste-t-il pour le mois ?” ou “Avez-vous pris en compte l'événement en Espagne”, vous pouvez redonner de l’autonomie à vos équipes et vous déchargez des nombreux allers-retours et échanges de mails.
Les chefs d'équipe sont directement responsables de leurs propres budgets et disposent d'un accès en temps réel pour suivre et gérer les dépenses : cela permet non seulement d'éviter les dépenses non-conformes, mais aussi de gagner un temps précieux pour vous concentrer sur des missions stratégiques.
Sans moyen de faire appliquer votre politique de dépenses, les responsables de budget et les collaborateurs auront tendance à effectuer leurs dépenses professionnelles sans tenir compte des règles : cela se traduit alors par des dépenses excessives ou par l'achat de produits ou de logiciels qui ne correspondent pas aux objectifs de l'entreprise. Vous devez donc avoir une meilleure approche de votre suivi budgétaire pour réduire les écarts entre budgets provisionnés et dépenses réelles.
Pour assurer une bonne planification financière, il est essentiel de disposer d’une visibilité sur vos dépenses d’entreprise. Pour cela, voici nos conseils :
Vous pouvez avoir les meilleurs outils métiers du monde, si vous en utilisez trop pour trop de choses différentes, vous n'aurez jamais de visibilité en temps réel sur vos processus financiers. Avoir des outils déconnectés alourdit la charge de travail et peut conduire à de nombreuses erreurs, à des dépenses en double, à un risque de fraude plus élevé et à des décisions peu opportunes.
Pour commencer, vous avez besoin d'une solution qui vous aidera à suivre et à analyser toutes les dépenses de vos multiples entités à partir d'un même tableau de bord. Avec une solution comme Payhawk, par exemple, vous disposez de nombreuses fonctionnalités de suivi budgétaire : notifications de fonds faibles, visibilité des données en temps réel, et plus encore.
Pour centraliser vos données, vous avez besoin d'une solution qui s'intègre parfaitement à vos outils existants. Avec notre solution, vous n'avez plus besoin de récupérer vos données dans plusieurs systèmes disparates. Payhawk propose des intégrations natives aux principaux ERP, logiciels de comptabilité, SIRH et outils de voyage d'affaires du marché pour vous donner une vue unifiée de vos dépenses d'entreprise.
Pour contrôler les dépenses, vous devez mettre en place des politiques de dépenses claires et créer des workflows d'approbation sur mesure (ce que vous pouvez faire à l'aide de notre Designer de workflows). Quelle que soit la structure de votre organisation, vous pouvez créer des circuits d'approbation personnalisés pour chaque type de dépense - dépenses par carte, remboursements, paiements de factures, bons de commande - et fixer des limites de dépenses, par exemple, votre chef de service approuve les dépenses supérieures à 1 000 €, etc.
Il est essentiel de trouver une solution qui puisse être adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise, car aucune organisation ne bénéficiera vraiment d'une solution unique.
Grâce au suivi budgétaire en temps réel, vous et votre équipe financière pouvez avoir une visibilité complète de l'utilisation du budget dans tous les services, et ainsi créer une approche collaborative avec les responsables du budget.
Plutôt que d'attendre le reporting de fin de mois, les équipes peuvent accéder à des informations actualisées sur les dépenses par département, catégorie ou employé, ce qui permet une prise de décision plus rapide et plus éclairée. Cette approche favorise la discipline budgétaire et réduit les allers-retours entre vos collaborateurs et votre équipe Finance. Chacun peut alors se concentrer sur des missions plus stratégiques.
En tant que DAF ou RAF, vous pouvez accéder aux dépenses à venir, au montant du budget engagé pour les mois à venir, aux dépenses excessives et aux postes de dépenses les plus importants. Vous bénéficiez ainsi d'une visibilité totale sur les dépenses de votre entreprise, de sorte que tout reste dans les limites de la politique et du budget.
Si le suivi budgétaire est si important pour les entreprises, comment expliquer les dépassements de budget ? Nous avons quelques idées...
Le manque d’accessibilité aux données en temps réel est un problème majeur pour les DAF. Pour y remédier, vous devez vous équiper d’une plateforme de gestion des dépenses qui vous permette de rassembler toutes ces données. Cette plateforme doit disposer de fonctionnalités de contrôle des dépenses et de suivi budgétaire. Vous n'aurez pas accès à ces données essentielles si votre logiciel n'est pas à la hauteur.
Si vous utilisez plusieurs systèmes pour gérer vos données, c'est-à-dire différents fournisseurs de paiement : une banque locale pour les cartes, un logiciel de gestion des dépenses, un ERP pour les virements bancaires, une autre néobanque ou une fintech pour plus de cartes, vos données seront forcément dispersées sur plusieurs plateformes. Cela signifie qu'il faut se connecter à chaque plateforme pour mettre à jour les données, ce qui peut entraîner des incohérences, une perte de temps et, surtout, vous utiliserez des données qui ne sont pas toujours à jour ou exactes.
Si vous gérez plusieurs entités, par exemple, comment suivre les dépenses de votre entité espagnole par rapport à celles de votre entité britannique ? Le suivi d'un seul champ de dépenses ne vous permet pas d'avoir une vue d'ensemble des dépenses de votre entreprise. Vous avez besoin d'une solution qui vous permette de suivre toutes les dépenses de toutes vos entités au même endroit.
L'utilisation de systèmes disparates signifie que les équipes, les départements et les chefs de projet n'ont pas accès aux mêmes données. Ce qui conduit inévitablement à une dépense du budget aléatoire et à un manque de communication entre les départements. Vos équipes ne devraient pas avoir à attendre des réunions mensuelles, ou pire, trimestrielles, pour savoir comment le budget est alloué et dépensé. Les responsables de budget doivent bénéficier d’un accès en temps réel aux fonds afin de pouvoir prendre des décisions commerciales efficaces basées sur des données précises.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la standardisation des processus a un impact positif immédiat : une gestion plus organisée des notes de frais, moins de retards de paiements, une relation plus saine avec vos fournisseurs, etc.
Avec Payhawk, vous pouvez assigner différents responsables de budget et définir des budgets par département, par projet, ou de toute autre manière qui vous permettra de refléter votre structure. Les responsables disposent ainsi d’une visibilité complète des dépenses.
Pour en savoir plus sur notre module de suivi budgétaire, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts pour programmer une démonstration personnalisée.
Trish Toovey crée du contenu pour les marchés britannique et américain. Couvrant tous les domaines, du texte publicitaire au script vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée en matière de création de contenus pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
Que votre entreprise compte 10, 100 ou 1000 collaborateurs, Payhawk vous permet de rationaliser et d’optimiser la gestion de toutes vos dépenses d’entreprise.
Libérez le potentiel de vos équipes Finance !
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