Cinco formas de mejorar el seguimiento y la visibilidad del presupuesto empresarial

El control de gastos y presupuestos es clave para planificar el crecimiento de una empresa. Sin embargo, en muchas organizaciones la información está repartida entre distintos sistemas o en hojas de cálculo desactualizadas, lo que complica su actualización y análisis, y puede afectar a la toma de decisiones estratégicas.

Para evitar estos problemas, existen soluciones que centralizan y actualizan en tiempo real los datos del gasto y presupuesto empresarial, ofreciendo visibilidad tanto a los equipos financieros como a los responsables de cada área. Esto permite un mayor control y un seguimiento más eficaz del presupuesto. Veamos qué funcionalidades y beneficios ofrecen estos sistemas.

Cinco formas de mejorar el seguimiento y la visibilidad del presupuesto de empresa

Sea cual sea la estructura de tu organización, estas cinco prácticas pueden ayudarte a mejorar la visibilidad y el control presupuestario.

1. Centraliza el gasto corporativo en una sola plataforma

Usar múltiples herramientas desconectadas para gestionar gastos, facturas y pedidos genera ineficiencias, errores y falta de visibilidad en tiempo real. Centralizar todos los datos en una única solución permite acceder a información precisa y actualizada, reduciendo el riesgo de duplicidades, fraude y decisiones sin respaldo de datos.

2. Utiliza una solución con visibilidad en tiempo real para todo el equipo

El seguimiento efectivo del presupuesto requiere más que hojas de cálculo. Una herramienta que unifique todos los datos de gasto (por entidad, departamento o categoría, por ejemplo) y los actualice en tiempo real facilita el análisis y el control. Por ejemplo, una solución como Payhawk combina funcionalidades para mejorar el control del presupuesto empresarial, como la visibilidad instantánea de los movimientos y las notificaciones por pocos fondos.

3. Integra tus sistemas financieros para una gestión centralizada de datos

Una buena gestión presupuestaria empieza por la integración. Conecta tu plataforma de control de gastos con tu ERP, software contable, sistema de RRHH y herramientas de viaje. Así evitarás duplicidades, mejorarás la precisión de los datos y podrás tomar decisiones informadas desde una única fuente de verdad.

4. Establece flujos de aprobación personalizados

Mejorar el control del gasto pasa por definir flujos de aprobación adaptados a la estructura de tu empresa. Para ello, es fundamental contar con una herramienta que se ajuste a tus procesos, y no al revés, permitiéndote personalizar las aprobaciones según el tipo de gasto, el importe o el departamento.

Con una solución como Payhawk, puedes configurar cadenas de aprobación específicas para cada caso: gastos con tarjeta, reembolsos, pagos de facturas o pedidos de compra. Por ejemplo, puedes establecer que los gastos superiores a 1.000 € deban ser aprobados por el responsable del departamento. Así te aseguras de que todos los gastos se validan de forma coherente con las políticas internas, sin frenar la agilidad operativa o la toma de decisiones.

5. Haz seguimiento del presupuesto empresarial y ajusta previsiones en tiempo real

Tener acceso a datos actualizados ayuda a los responsables de presupuesto a seguir de cerca el gasto en sus áreas, colaborar mejor con el equipo financiero y detectar posibles desvíos antes de que afecten al presupuesto.

Con una solución integral para el control del gasto y presupuesto empresarial, los diferentes responsables de los presupuestos pueden mejorar el seguimiento de los gastos y asegurar una mejor toma de decisiones con datos actualizados, reducir las tareas administrativas de seguimiento y cumplir con los presupuestos acordados. Por otro lado, para el equipo financiero, esta mejora en la visibilidad de presupuestos permite anticiparse a los próximos gastos, ver qué partidas están comprometidas y ajustar previsiones a tiempo. Así se mantiene el control y se garantiza que el gasto esté alineado con las políticas de la empresa.

Beneficios de mejorar la visibilidad del gasto y presupuesto en la empresa

Contar con visibilidad presupuestaria en tiempo real no solo optimiza el control financiero, sino que también impacta directamente en la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas. A continuación, te mostramos algunos de los beneficios clave:

1. Detecta oportunidades de ahorro

Un seguimiento preciso del presupuesto en la empresa te permite identificar rápidamente áreas donde podrías ahorrar. Ya sea analizando qué equipos gastan más, detectando patrones en los gastos o renegociando contratos con proveedores, contar con datos accesibles y actualizados facilita decisiones más acertadas y ágiles.

2. Mejora el control financiero

Tener una visión detallada del gasto o presupuesto por departamento, categoría o entidad permite entender mejor la situación financiera global. Según el informe CFO: Oportunidades para crecer en un entorno cambiante, realizado junto a Raconteur, el 77 % de los directores financieros tiene como objetivo mejorar las previsiones. Y para lograrlo, necesitan datos fiables, en tiempo real y fácilmente accesibles.

Esto no solo permite controlar el gasto impulsivo, sino también asegurar que cada euro se gaste conforme a las políticas internas.

3. Ahorra tiempo y reduce la carga operativa

Cuando los responsables de equipo tienen acceso directo a sus presupuestos en tiempo real, pueden gestionar su gasto de forma autónoma sin depender constantemente del equipo financiero. Esto evita consultas repetitivas como «¿Cuánto me queda este mes?», «¿Puedo invertir en este evento?» o «¿Ya has contabilizado el gasto de María?».

Además de mejorar el control del gasto, esta autonomía ahorra tiempo valioso al equipo financiero, que ya no tiene que dedicar horas a resolver dudas operativas y puede centrarse en tareas más estratégicas.

4. Reduce las desviaciones entre presupuesto y gasto real

Cuando los datos están fragmentados o no se supervisan adecuadamente, es fácil que los responsables gasten más de lo previsto o en partidas no alineadas con los objetivos corporativos. Un seguimiento continuo y en tiempo real minimiza estas desviaciones y permite tomar medidas correctivas a tiempo.

¿Por qué muchas empresas siguen sufriendo situaciones de desviación de presupuesto?

Aunque el control presupuestario es clave para la salud financiera, muchas empresas aún enfrentan desafíos frecuentes. Estos son algunos de los errores más comunes que dificultan el cumplimiento presupuestario en la empresa:

Falta de visibilidad en tiempo real de presupuestos y gastos

El uso de múltiples herramientas para pagos, tarjetas, transferencias e informes contables dispersa la información, genera inconsistencias, duplicidades y un elevado trabajo manual para actualizar datos. Sin una solución que centralice y ofrezca visibilidad en tiempo real de y de los presupuestos de la empresa, el proceso de tomas de decisiones estratégicas se vuelve muy difícil, lo que retrasa la toma de decisiones y aumenta el riesgo de errores.

Dificultad para consolidar el control de presupuestos en múltiples entidades

Gestionar presupuestos en diferentes países o unidades sin una vista consolidada impide tener una imagen global del gasto corporativo, lo que puede provocar desequilibrios no detectados que afecten gravemente a la salud financiera de la empresa. En cambio, contar con una solución que te ofrezca visibilidad completa del gasto y de los presupuestos de todas tus entidades, te permite mejorar el control y la toma de decisiones.

Falta de acceso a datos para los responsables de presupuesto

Cuando los responsables de presupuesto no tienen visibilidad ni acceso directo a los datos, los equipos actúan sin coordinación ni transparencia. Esto limita su autonomía y puede llevar a decisiones desalineadas o mal fundamentadas.

En cambio, las organizaciones que cuentan con una solución específica para la gestión de presupuestos empresariales disponen de una ventaja clave: la visibilidad en tiempo real. Al ofrecer acceso directo a los responsables de cada área, se mejora tanto la toma de decisiones financieras como la capacidad de los equipos para actuar con mayor control, alineación y responsabilidad presupuestaria.

Procesos de aprobación no estandarizados y riesgo de incumplimiento de políticas

Cuando no existen procesos claros para aprobar gastos u órdenes de compra, cada equipo actúa por su cuenta, lo que genera errores, retrasos y falta de control. Esto dificulta el trabajo del equipo financiero y puede provocar desviaciones en los presupuestos.

Además, sin una supervisión adecuada, es más fácil incumplir las políticas internas de gasto. Contar con una solución que permita definir flujos de aprobación según el tipo de gasto, el importe o el responsable ayuda a mantener el control, evitar desviaciones y asegurar el cumplimiento de las normas de la empresa.

No contar con una solución integral para la gestión de presupuestos y gastos de empresa

Una solución como Payhawk permiten definir presupuestos por equipo, proyecto o entidad, asignar responsables y ofrecer acceso en tiempo real al estado del gasto. Además, facilitan la estandarización de procesos, la automatización de aprobaciones y la centralización de la información financiera. Las empresas que utilizan Payhawk reportan ahorros de tiempo de entre dos horas al día y hasta cuatro días a la semana.

Si tú también quieres saber cómo mejorar la visibilidad y el control presupuestario en tu empresa, puedes solicitar una llamada personalizada con un experto aquí.