¿Por qué integrar QuickBooks Online con una plataforma de gestión de gastos?

Integrar QuickBooks Online con una plataforma de gestión de gastos ofrece a los equipos financieros visibilidad en tiempo real, acelera el cierre mensual y reduce el trabajo manual. Olvídate de hojas de cálculo y de perseguir recibos: apuesta por una automatización que garantiza precisión y cumplimiento.

Cuando los equipos dependen únicamente de QuickBooks Online, sin un sistema de gestión de gastos, surgen problemas frecuentes:

• La entrada manual de datos y los registros duplicados ralentizan el cierre mensual.
• La búsqueda de recibos retrasa las conciliaciones.
• Las hojas de cálculo incrementan el riesgo de errores y problemas de cumplimiento.
• La visibilidad limitada dificulta anticipar y controlar los costes.

La integración de QuickBooks con una plataforma de gestión de gastos elimina estos obstáculos mediante flujos de trabajo automatizados, sincronización instantánea y control total de los gastos. Pero no todas las integraciones aportan el mismo valor. La integración directa de Payhawk con QuickBooks Online va un paso más allá: sincroniza los gastos automáticamente, concilia los pagos y aplica las políticas de gasto en tiempo real, liberando a tu equipo para centrarse en decisiones estratégicas.

Por qué necesitas optimizar tus procesos financieros con QuickBooks Online

Optimizar no es un lujo, es una necesidad para las empresas modernas. Integrar QuickBooks Online con una plataforma de gestión de gastos significa:

• Eliminar diferencias entre seguimiento de gastos y contabilidad. Olvídate de perseguir recibos o introducir datos manualmente. Los flujos de aprobación automatizados agilizan los procesos y aceleran el cierre de fin de mes.
• Tener una única fuente de información fiable. Al unificar seguimiento de gastos y contabilidad, evitas discrepancias por entradas retrasadas o incompletas.
• Obtener una visión completa de las operaciones financieras. La integración sincroniza gastos, categorías, pagos y conciliaciones entre QuickBooks y tu software de gestión de gastos.
• Preparar tus datos para auditorías. La precisión mejora los informes y facilita cualquier revisión externa.
• Reducir hojas de cálculo. Aunque muchos CFOs siguen usando Excel para planificación y reporting, conectar tus herramientas elimina la entrada manual y exporta automáticamente facturas y pagos a QuickBooks.
• Pagar a proveedores más rápido. La sincronización automática de datos mejora el flujo de caja, la estabilidad financiera y las relaciones con los proveedores.

Cinco ventajas de integrar QuickBooks Online con una plataforma de gestión de gastos

1. Gestión simplificada de pagos recurrentes
   Olvida introducir manualmente asientos contables para alquileres, servicios o suscripciones. La integración los registra automáticamente según criterio de devengo y ajusta las entradas cuando se realizan los pagos.

2. Gastos facturables para clientes y proyectos
   Marca los gastos como facturables desde la plataforma y sincronízalos automáticamente con QuickBooks, creando facturas y un registro de auditoría completo, garantizando transparencia y control.

3. Asignación de todas las categorías a QBO
   Las transacciones se contabilizan automáticamente en la cuenta correcta, reduciendo errores y ahorrando tiempo. Funciona para gastos, artículos de servicio y categorías no de inventario.

4. Etiquetado automático de categorías y campos personalizados
   Gracias a la IA y reglas predefinidas, la plataforma sugiere códigos de cuenta y rellena campos personalizados, reduciendo tareas rutinarias y mejorando la coherencia de tus informes.

5. Conciliación automática de facturas con pagos
   Relaciona automáticamente los gastos con las transacciones correspondientes, incluso en pagos complejos o parciales, agilizando el cierre de mes y minimizando discrepancias.

Seis características clave que debes buscar en una plataforma de gestión de gastos

1. Integración nativa con QuickBooks Online
   Evita duplicar la introducción de datos y reduce errores manuales.

2. Compatibilidad con asignación automática de cuentas
   Garantiza que los gastos se clasifiquen correctamente y facilita el análisis de costes y presupuestos.

3. Sincronización y conciliación en tiempo real
   Toma decisiones rápidas con visibilidad financiera completa y detecta discrepancias o fraudes al instante.

4. Flujos de aprobación multinivel
   Controla el gasto, asegura cumplimiento de políticas y permite aprobaciones según niveles jerárquicos.

5. Etiquetado y reporting por proyectos
   Comprende el coste real de cada proyecto, mejora la facturación y optimiza la asignación de recursos.

6. Registros de auditoría y cumplimiento normativo
   Mantén trazabilidad de cada gasto y decisión para auditorías internas o externas.

Retos comunes de integración y cómo superarlos

• Datos duplicados: Payhawk detecta y evita duplicados antes de llegar a QuickBooks.
• Discrepancias en categorías: La asignación automática basada en reglas mantiene la coherencia entre sistemas.
• Incorporación de usuarios: Sencilla y centralizada; los empleados solo envían recibos y el equipo financiero gestiona asignaciones.
• Seguridad y cumplimiento: Todas las transferencias se realizan mediante API seguras.
• Actualizaciones continuas: Payhawk mantiene la compatibilidad con QBO sin interrupciones.

Cómo empezar con la integración de Payhawk y QuickBooks Online

1. Conéctate en minutos: Vincula Payhawk a QuickBooks Online con un solo clic.
2. Asigna tu estructura: Alinea cuentas, impuestos, categorías y campos personalizados.
3. Activa la automatización: Sincronización en tiempo real, etiquetado automático y flujos de conciliación.
4. Prueba y valida: Ejecuta un lote de gastos antes de la puesta en marcha.
5. Forma a tu equipo: Enseña cómo Payhawk captura y sincroniza automáticamente gastos y pagos.

Prepara tu sistema financiero para el futuro

La integración con QuickBooks Online ya no es opcional. Garantiza precisión, visibilidad en tiempo real y eficiencia, reduce costes operativos y libera a los equipos financieros para centrarse en decisiones estratégicas. La IA integrada de Payhawk automatiza tareas repetitivas, optimiza la planificación y mejora la colaboración entre equipos.