Wat doet AI in finance? Vier use cases met een Financial Controller Agent

Wat die precies voor je doet? Deze slimme agent past moeiteloos in je bestaande processen en neemt tijdrovende taken uit handen. Denk aan documentcontrole, compliance, goedkeuringsflows en meer. Zo houd jij tijd en capaciteit over voor wat écht telt.

Finance- en accountingteams hebben genoeg aan hun hoofd. Van het najagen van bonnetjes en documenten verspreid over meerdere platforms, tot handmatig toezicht houden op uitgaven en het beperken van compliancerisico’s — het resultaat? Traagheid, frustratie en eindeloos veel administratie. En de maandafsluiting? Die wordt daar alleen maar zwaarder van.

Maar wat als het anders kan?

Stel je voor: een snelle, stressvrije maandafsluiting — ondersteund door automatische dataverzameling, realtime reconciliatie, veilige controles en volledig inzicht in uitgaven.

Dat is precies wat een modern, enterprise-grade uitgavenbeheerplatform zoals Payhawk mogelijk maakt.

Maak kennis met onze Financial Controller Agent

Stel je voor: een slimme digitale assistent die je finance team ondersteunt in het dagelijks werk — zonder extra tools, zonder omslachtige onboarding. Precies dat biedt onze Financial Controller Agent.

Deze agent stroomlijnt het verzamelen en analyseren van uitgavedocumenten. Geen eindeloos gezoek meer naar bonnetjes, facturen of ontbrekende goedkeuringen. Alles wordt automatisch opgevolgd — snel, accuraat en volledig geïntegreerd in je bestaande Payhawk-platform.

Je hoeft dus geen processen aan te passen. Wat je wél krijgt, is een efficiëntere manier van werken: minder handmatig gedoe, meer overzicht, en snellere maandafsluitingen.

Wat maakt dit anders dan andere AI-tools?

In plaats van een generiek AI-sausje gebruiken we een gerichte aanpak. Onze agent is speciaal ontwikkeld voor financiële workflows en voldoet aan strikte beveiligingsstandaarden. Zo blijf jij in control — met behoud van snelheid én zekerheid vanaf dag één.

Vier manieren waarop onze intelligente Financial Controller Agent je financiële team kan ondersteunen

So far, so good, maar hoe ziet het er in de praktijk uit en wat betekent dit allemaal voor jouw organisatie?

1. Nooit meer documenten najagen over meerdere platforms

Stel je voor: elke declaratie kost zo’n 15 tot 20 minuten. Je moet bonnetjes verzamelen, aanvullende documenten opduiken (zoals reisschema’s of kilometerregistraties), en ondertussen zorgen dat alles tijdig en correct wordt ingediend. Dat is een enorme belasting voor je administratie. En laten we eerlijk zijn: niemand zit te wachten op het najagen van documenten.

Wat als dat niet meer nodig was?

Dat is precies waar onze Financial Controller Agent in uitblinkt. Deze slimme AI-agent stuurt medewerkers automatisch een vriendelijke, maar duidelijke reminder om hun bonnetjes of goedkeuringen in te dienen. Via Slack of direct binnen het platform. Op tijd, zonder dat jij erachteraan hoeft.

Het resultaat? Managers hoeven niet meer achter ontbrekende documenten aan, en finance verspilt geen tijd meer aan eindeloze follow-ups. Meer rust, meer focus, minder frustratie.

2. Intelligente analyse van onkostendocumenten

Eenvoudige toegang tot accurate financiële inzichten leidt tot betere zakelijke beslissingen. De AI-agent verzamelt en beoordeelt elke onkostenpost regel voor regel, zodat je snel nauwkeurige inzichten krijgt zonder enige moeite.

De slimme technologie classificeert elke regel op naleving en analyse, en biedt samenvattingen van onkosten direct via Slack of in-platform opmerkingen.

3. Ongebruikelijke uitgavenpatronen opsporen en zorgen voor compliance

Wist je dat 57% van de bedrijven aangeeft dat werknemers zich niet goed aan het onkostenbeleid houden?

Het goede nieuws: onze Financial Controller Agent maakt gebruik van technologie om afwijkingen te herkennen, waarmee de geldigheid van facturen wordt gegarandeerd door bijvoorbeeld betalingsgegevens van leveranciers te verifiëren.

De software signaleert ook ongewoon hoge bedragen voor leveranciers en merkt afwijkingen van de gebruikelijke betalingsmethoden op, zoals betalingen via de bank in plaats van per kaart, wat zorgt voor extra beveiliging en risicopreventie.

Zonder fraudedetectie en beleidshandhaving binnen je financiële processen loop je het risico dat je resultaten in gevaar komen. Gelukkig detecteert de AI-agent ontbrekende gegevens, vindt transacties die buiten het beleid vallen en zorgt ervoor dat de regels worden nageleefd voordat ze worden ingediend – waardoor de risico’s tot een minimum worden beperkt.

4. Naadloze integratie met onze bedrijfsinfrastructuur

Onze AI-agent respecteert rolgebaseerde toegangscontroles, waardoor al je bestaande Payhawk-permissies, audit trails en workflowregels intact blijven.

Kritieke en gevoelige operaties vereisen altijd menselijke tussenkomst, zodat de controle bij de mensen blijft, terwijl de AI het zware werk verricht.

Het is essentieel dat AI daadwerkelijk waarde toevoegt, en dat is precies wat we waarborgen. We zorgen ervoor dat de AI het proces van het financiële team niet verstoort, maar naadloos integreert in de gevestigde goedkeuringsketens van de workflow en volledige transparantie biedt over elke transactie.

De voordelen van een geïntegreerde Financial Controller AI agent

De zakelijke impact is verstrekkend. Hier zijn slechts vijf van de tijdbesparende dingen die onze nieuwe agent voor je doet:

1. Vermindert administratieve overheadkosten: De AI-agent zet handmatige handelingen om in automatisering, waardoor je financiële teams meer tijd hebben om zich te richten op grote beslissingen, zoals strategische financiën, cashflowvoorspellingen en budgetplanning.
2. Geeft je toegang tot nauwkeurigere onkostendeclaraties: Door het verzamelen van gegevens en het opsporen van afwijkingen te stroomlijnen en te automatiseren, kunnen je financiële controllers genieten van snellere (stressvrije) maandafsluitingen en betere, nauwkeurigere rapportages.
3. Verbetert de ervaring van medewerkers: De AI-agent vermindert de wrijving tijdens het indienen van onkosten, waardoor de algehele ervaring van je financiële team met de software verbetert.
4. Lagere kosten: Het automatiseren van taken zoals het verzamelen van documenten betekent minder menselijke fouten en meer manieren om onnodige kosten te besparen op financieel gebied. Je financiële team hoeft geen tijd te besteden aan het corrigeren van kleine maar belangrijke fouten, waardoor iedereen efficiënter en productiever wordt.
5. Maakt schaalbaarheid van processen mogelijk: Naarmate je organisatie groeit en schaalt, worden processen omslachtiger en complexer. Dit beheren zonder de hulp van kunstmatige intelligentie betekent meer fouten en administratieve middelen en minder efficiëntie en zichtbaarheid. Laat AI je ondersteunen terwijl je schaalt zonder meer tools of complexiteit toe te voegen.

Verminder de operationele last

Financiële teams kunnen alleen zo snel werken als de handmatige administratie die hen belast. Om wendbaar te blijven en efficiënt te kunnen schalen, moet je een slimme stap maken. En dat is precies waar AI-agents van pas komen – niet om mensen te vervangen, maar om hun impact te vergroten.

Door routinematige taken zoals het verzamelen van onkosten en het opvragen van betalingen uit het takenpakket van je financiële team te halen, kunnen zij zich richten op wat echt belangrijk is: strategie, inzichten en de groei van het bedrijf.

Wil je de maandafsluiting versnellen, administratietijd besparen en “bonnetjes jagen” eindelijk van je takenlijst schrappen? Begin dan met het boeken van een gepersonaliseerde demo van ons complete platform en zie onze AI-gestuurde agents in actie.