Financial Controllers Series - Hoe jij als finance controller de kracht van AI kunt gebruiken om tijd en kosten te besparen

In dit artikel willen we je daarom meenemen in hoe AI repetitieve taken voor je kan uitvoeren, maar ook hoe je de kracht van machine learning voor je kunt laten werken. Daarnaast willen we je een aantal tips geven over hoe jij up-to-date blijft van de laatste ontwikkelingen op het gebied van AI, zodat jij ervoor kunt zorgen dat jij de processen in jouw organisatie zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk kunt inrichten. Daarmee boost je niet alleen de moraal van je medewerkers, maar kan je ook nog eens enorm veel tijd en kosten besparen.

Om jou hiermee te helpen is het team van developers van Payhawk dagelijks op zoek naar nieuwe toepassingen van AI. Allemaal om onze uitgavenbeheersoftware nog beter en gebruiksvriendelijker te maken. In dit artikellaten we daarom ook zien hoe we AI nu al hebben geïntegreerd in onze software voor uitgavenbeheer en welke kansen wij zien om jouw leven als finance controller een stuk makkelijker te maken. Lees je mee?

3 manieren waarop AI jou in je rol als finance controller enorm kan helpen

1 - Real-time reporting

Allereerst helpt AI met realtime inzicht in de financiële data van jouw organisatie. AI kan jou hierbij helpen door het verzamelen, organiseren en verwerken van financiële data te automatiseren. Dit zorgt ervoor dat jij altijd toegang hebt tot de meest recente data, omdat er geen handmatige acties meer vereist zijn waardoor je op niemand hoeft te wachten.

Een van de toepassingen hiervan is door het gebruik van AI in OCR-technologie. Deze technologie wordt gebruikt om bonnetjes en facturen te scannen op de juiste data, waarna het systeem de kosten boekt op de juiste grootboekrekening en kostenplaats. De kracht van machine learning zorgt ervoor dat het systeem ook nog eens alsmaar slimmer wordt, waardoor bij het gebruik van deze technologie het systeem alsmaar beter wordt in het voorspellen van waar kosten thuishoren. Oftewel, hoe eerder je dit systeem omarmt en hoe vaker je het gebruikt, hoe sneller jij de efficiëntie van jouw organisatie kunt verbeteren.

2 - Snellere maandafsluiting

Eén van grootste hoofdpijndossiers van iedere finance controller is de maandafsluiting. Natuurlijk enorm belangrijk om de financiële gezondheid van jouw bedrijf nauwkeurig in beeld te brengen en te kunnen rapporteren aan investeerders, maar dit proces zorgt ook voor veel stress rond de 1e van de maand.

Je kan je werk pas goed doen als de data waarmee je gaat werken klopt. Om daarvoor eerst nog allerlei Excel-sheets aan elkaar te moeten knopen, account reconcilliaties te moeten doen en meerdere ERP- of boekhoudsystemen naast elkaar te moeten leggen schiet het niet op. Dit kost zoveel tijd dat je praktisch gezien geen tijd overhoudt om de cijfers te analyseren om kansen of bedreigingen te ontdekken.

Door alles in één systeem, zoals Payhawk, bij te houden, zorg jij ervoor dat jij niet meer allerlei Excel-sheets aan elkaar hoeft te knopen. Ook zullen hoogwaardige uitgavenbeheeroplossingen integraties aanbieden met vooraanstaande ERP- of boekhoudsystemen, zodat je tijdens de maandafsluiting niet meer allerlei systemen naast elkaar hoeft te leggen. Met een 1-op-1 koppeling tussen je ERP- of boekhoudsysteem en uitgavenbeheeroplossing heb je altijd real-time data, waardoor ook het doen van de maandafsluiting een stuk eenvoudiger wordt.

In deze integratie zal ook AI een rol spelen door het automatiseren van taken in de interface tussen de verschillende systemen. Denk bijvoorbeeld aan het categoriseren van uitgaven, het automatisch toewijzen van boekhoudkundige codes, of zelfs het verrijken van transacties met contextuele informatie. Handmatig werk wordt hierdoor alsmaar minder en de data waar je gebruik van kunt maken in jouw analyses alleen maar uitgebreider en nauwkeuriger.

3 - Hulp bij het najagen van bonnetjes en facturen

Los van dat AI jou kan helpen met het voorhanden hebben van real-time data en dat het de maandafsluiting significant sneller en makkelijker maakt, kan AI ook jouw partner-in-crime worden bij het najagen van bonnetjes en facturen. Hoeveel tijd is jouw team nu nog bezig om account reconciliaties compleet te maken?

67% van alle C-level directeuren geeft aan dat de focus van hun team op het najagen van bonnetjes en facturen ligt. 67%! Zonde van de tijd. En dat terwijl 64% van de ondervraagden in het onderzoek aangeeft dat financiële teams meer moeten werken aan "het analyseren van financiële gegevens om aanbevelingen te doen met betrekking tot het overkoepelende bedrijfsmodel en de strategie van de organisatie" Ruimte voor verbetering dus…

Een belangrijke manier hoe we dit met Payhawk doen is het uitgeven van zakelijke betaalkaarten waarmee medewerkers hun bedrijfsuitgaven kunnen doen. Deze kaarten zijn voor het finance team inzichtelijk in de uitgavenbeheertool, en kunnen hierin eenvoudig beheerd worden. De medewerker die de kaart mag gebruiken kan uitgaven doen tot een bepaald limiet wat van tevoren is ingesteld, hoeft daarna enkel nog een foto te maken van het bonnetje en te uploaden in de gebruiksvriendelijke app. Daarna is het voor deze medewerker simpelweg nog een kwesite van een uitgavencategorie kiezen.

Zo ben jij met je team van de rol als boeman af, want onze software neemt de zware taak op zich om bonnetjes na te jagen bij de medewerkers die geen informatie over hun transacties aanleveren. En als het te lang duurt voordat een bonnetje geüpload wordt? Dan kan je instellen dat de betaalkaart automatisch geblokkeerd wordt! Eerst zal de software natuurlijk een aantal herinneringen sturen, maar als het echt te gek wordt, regelt de AI dat er niet meer betaald kan worden met de betaalkaart. Handig, zo’n assistent. Met de OCR-technologie, waar we eerder ook al even over vertelden, wordt alle relevante data van het bonnetje afgelezen en de kosten automatisch geboekt. Het enige wat nog nodig is, is even een check van het finance-team om na te gaan of alles goed gaat.

In een onderzoek dat we recent hebben laten uitvoeren komt naar voren dat dit soort oplossingen volgens zowel financials als andere managers binnen het bedrijf nog te weinig gebruikt worden. 9 van de 10(!) leden van het finance team geven aan dat hun dagelijkse werkzaamheden verder gestroomlijnd kunnen worden door het automatiseren van bepaalde processen. En meer dan 4 van de 5 bedrijven geeft aan financiële processen te willen automatiseren, waarmee de meeste bedrijven dus in lijn met hun finance teams antwoorden. Met het implementeren van een uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk kun je al snel een paar quick wins voor je bedrijf boeken, en daarmee voldoen aan de wens van zowel je team als de andere managers binnen jouw organisatie.

4 stappen waarmee jij ervoor zorgt dat jij als finance controller het maximale uit AI kunt halen

Hierboven hebben we je verteld wat je nu al met AI kunt doen, en hoe we daar met de uitgavenbeheertool van Payhawk op proberen in te spelen. In de komende jaren zullen de mogelijkheden van AI zich alsmaar verder uitbreiden, en daarom is het van groot belang dat jij als finance controller up-to-date blijft van alle ontwikkelingen op het gebied van AI. Hieronder vind je 4 stappen om ervoor te zorgen dat jij de kracht van AI voor je kunt gebruiken, zodat jij jouw organisatie kunt helpen haar ambities waar te maken.

1 - Zorg dat je de taal van AI spreekt.

Oftewel, zorg dat jouw vermogen om concepten uit te leggen, data te lezen en trends te analyseren up-to-date blijft. Daarmee weet jij hoe je de kracht van AI toe kunt passen waarmee je de efficiëntie en kwaliteit van jouw werk en dat van je team verbetert. Doordat jij weet hoe jij met AI moet omgaan kan je het maximale uit de eindeloze mogelijkheden halen die AI te bieden heeft.

2 - Blijf op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van AI, zodat jij hier je voordeel mee kan doen in je werk.

Door op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op het gebied van AI zal je ook sneller kansen zien voor innovatieve oplossingen met behulp van AI. Dit kan uiteenlopen van het automatiseren van routineprocessen, meer complexe risicoanalyses doen, tot trends in de markt identificeren. De inzichten die je hieruit krijgt kunnen je helpen met het maken van de juiste beslissingen om zo jouw organisatie future-proof te maken.

Manieren waarop je dit kunt doen is bijvoorbeeld een wekelijkse nieuwsbrief lezen die alle nieuwtjes met betrekking tot AI uitlicht. Ook is het handig om de resources op onze website in de gaten te houden. Hierop delen wij regelmatig relevante informatie over hoe wij AI integreren in onze software om ervoor te zorgen dat jij je bezig kunt houden met zaken die wèl waarde toevoegen.

3 - Investeer in software die de operationele taken van jou en jouw team uit handen neemt.

Door te investeren in software die van jou en je team handmatige taken uit handen neemt, kunnen jij en je team enorm veel tijd besparen. De initiële kosten hiervoor kunnen mogelijk wat hoger zijn, maar op de lange termijn gaat deze investering zich 100% terugverdienen doordat je enorm kunt besparen op personeelkosten. Daarnaast worden processen door AI in te zetten een stuk minder foutgevoelig, wat op lange termijn natuurlijk ook de kosten drukt.

Daarnaast zal de softwareontwikkelaar er ook alles aan doen om de meest vooruitstrevende toepassingen van kunstmatige intelligentie te kunnen aanbieden, waarmee je als bedrijf sneller kunt inspelen op veranderende marktomstandigheden en daarmee absoluut een voorsprong kunt behalen op de concurrentie.

Als laatste kun je door te investeren in software je processen schaalbaar maken. Als een proces automatisch loopt maakt het niet uit of je 10 of 100 facturen per dag moet verwerken, het systeem doet dit immers voor je. Je zou zelfs een argument kunnen maken dat het met 100 facturen per dag soepeler werkt, omdat je hierdoor de volledige kracht van machine learning kunt benutten om het systeem precies te leren wat het moet leren.

Giancarlo Bruni, CFO van e-commercebedrijf Heroes in Londen, zegt het volgende over waarom zijn bedrijf investeert in software: "Zouden we kunnen leven zonder uitgavenbeheer en een ERP? Jawel, maar het zou zijn alsof je rijdt in een 30 jaar oude auto die op zijn laatste benen loopt. Niet comfortabel, niet prettig en zeker niet snel. Sommige bedrijven zijn tevreden met een backoffice met 25 mensen die cijfers invoeren, maar dat is niet efficiënt, niet snel en ook niet nodig. Wij werken liever met Payhawk om te automatiseren, te integreren en geld te besparen op personeel!"

4 - Zie het als een persoonlijke assistent, niet als een vijand die het bestaansrecht van jouw rol bedreigt.

Finance controllers die kunnen omgaan met AI en hier het meeste uit kunnen halen, zullen alsmaar belangrijker worden in organisaties. Daarmee worden finance controllers ook steeds meer gewild op de arbeidsmarkt, omdat dit de financials zijn die de output en efficiëntie kunnen verhogen. Als je niet kan werken met AI zal jij op den duur tegen een plafond aan lopen. De routinematige en voorspelbare taken zullen overgenomen worden door AI, en als jij je niet regelmatig hiermee bezig houdt kan het zomaar zijn dat jij op den duur overbodig wordt. Daarom is het van ontzettend groot belang dat jij leert om om te gaan met AI, en niet alleen om de organisatie naar het volgende niveau te tillen, maar ook voor jezelf.

AI gaat hoe dan ook een impact maken

Linksom of rechtsom, AI gaat een impact maken en duidelijk zijn sporen achterlaten in de wereld. Met de komst van technologieën als ChatGPT, maar ook de krachtige OCR-technologie waarover we je in dit artikel vertellen, heb je het bewijs dat AI nu al gebruikt wordt. En als we alles wat we om ons heen horen moeten geloven, gaat deze olievlek zich alleen maar verder uitspreiden.

Omdat AI zo goed is in het herkennen van patronen en het uitvoeren van repetitieve taken, kan het in het bedrijfsleven een enorm krachtige tool worden. Helemaal voor jou als finance controller kan AI jou helpen met het automatiseren van allerlei vervelende taken, waarmee het jou ook nog eens helpt inzicht te krijgen in real-time data. Door AI voor je te laten werken wordt het doen van de maandafsluiting een eitje, en zal dat constante najagen van bonnetjes verleden tijd worden. Handig dus, zo’n digitale assistent.

Omdat AI zich zo snel ontwikkelt wil jij op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen. Zo kun jij voor jezelf bewaken dat je als bedrijf niet achterop raakt, en kan je met de eindeloze toepassingen van AI je werk een stuk makkelijker kan maken. Zorg daarom dat je de taal van AI spreekt, en durf ook te investeren in software die AI omarmt om jou te helpen in het doen van je werk. Prachtige ontwikkelingen, en we hopen dat ook jij hiermee je voordeel gaat doen.

Benieuwd hoe Payhawk de kracht van AI toepast?

In deze blog hebben we je verteld over de kracht van AI, en ook hoe de uitgavenbeheersoftware van Payhawk dit benut om finance controllers en andere leden van het finance team te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. Door repetitieve taken te delegeren naar een AI-tool, kun jij met je team enorm veel tijd en daarmee dus ook kosten besparen. Benieuwd naar onze uitgavenbeheersoftware en hoe je hiermee de kracht van AI voor je kan laten werken? Plan dan hier een demo waarin we je laten zien hoe onze software werkt. En dan beantwoorden we natuurlijk graag alle vragen die je hebt!