Contrôleurs financiers : 4 bonnes raisons d’adopter l’IA

Aujourd’hui, entre LinkedIn qui nous inonde de conseils pour rédiger les meilleurs prompts sur ChatGPT et les inquiétudes grandissantes d’untel ou unetelle concernant l’impact de l’intelligence artificielle sur nos sociétés, le doute n’est plus permis : l’IA est en train de bouleverser les différents secteurs d’activité et la finance n’y échappe pas.

Nous vous partagerons également quelques conseils pour rester constamment informés des dernières avancées en matière d’IA, de sorte que vous puissiez toujours mettre en place des processus efficaces au sein de votre entreprise. Ainsi, vous serez non seulement capables d'améliorer le moral de vos équipes, mais aussi de réaliser des économies significatives en termes de temps et d'argent.

Faciliter le travail des contrôleurs financiers grâce à l’IA

L'équipe de développeurs de Payhawk est engagée au quotidien pour trouver de nouvelles manières d’appliquer l'IA dans vos processus financiers, afin de perfectionner nos fonctionnalités de gestion des notes de frais et de faciliter son utilisation autant que possible.

#1 – Un reporting en temps réel grâce à la technologie OCR

Tout d'abord, l'IA permet aux contrôleurs financiers d’obtenir une visibilité en temps réel des données financières de l’ensemble de l’entreprise. Finies les interventions manuelles souvent sources d’erreurs : l’IA automatise la collecte, la catégorisation et le traitement de vos données, ce qui permet d’accéder en permanence à des données toujours actualisées.

Notre technologie OCR est ainsi boostée à l’IA ; celle-ci est utilisée pour scanner les reçus et les factures afin d'en extraire des informations exactes et pertinentes, avant de laisser le système comptabiliser la dépense dans le bon compte du grand livre et la classer dans le centre de coûts approprié.

Par ailleurs, la puissance du Machine Learning permet également au système de gagner en intelligence. Plus vous utiliserez notre technologie OCR et notre appareil Photo IA, plus le système sera capable de prédire le type de dépenses que vous scannez et de les classer dans le grand livre de l'entreprise. En d'autres termes, plus vite vous adopterez ce système automatisé et plus souvent vous l'utiliserez, plus vite votre entreprise gagnera en efficacité.

#2 – Une clôture mensuelle plus rapide et rationalisée

La clôture mensuelle est l’un des principaux casse-têtes auxquels se heurtent les contrôleurs financiers. Si ce processus est essentiel pour dresser un portrait fidèle de la santé financière de l’entreprise et rendre compte aux investisseurs, il représente également une grande source de stress à mesure que la fin du mois se rapproche.

Si vous utilisez encore plusieurs fichiers Excel, que vous effectuez manuellement vos rapprochements bancaires et que vos différents outils métiers ne communiquent pas entre eux, vous risquez de perdre en temps et en productivité. En disposant de données exactes regroupées au sein d’un seul système – tel que Payhawk –, vous disposerez de la tranquillité d’esprit nécessaire pour travailler le plus efficacement possible ; vous pourrez même consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telle que l’identification d’opportunités et de menaces.

En outre, notre solution complète de gestion des dépenses offre des intégrations natives avec les principaux ERP et outils comptables du marché. Plus besoin d’utiliser plusieurs systèmes pour effectuer votre clôture mensuelle : grâce à l’intégration native entre votre ERP ou votre système comptable et notre solution de gestion des dépenses, vous pouvez toujours accéder à vos données en temps réel.

L'IA joue également un rôle majeur à cet égard en automatisant les tâches manuelles. Prenons par exemple le processus de catégorisation des dépenses de l'entreprise : effectué manuellement, dépense par dépense, cela peut prendre des heures. En scannant vos factures, en récupérant les données et en les regroupant automatiquement avec des codes de comptabilisation, votre équipe gagne un temps considérable, réduisant ainsi les interventions manuelles. Vous obtiendrez donc des données de meilleure qualité qui vous permettront d’effectuer des analyses plus complètes et plus approfondies pour pouvoir suggérer des pistes d'amélioration.

Vous souhaitez effectuer votre clôture mensuelle de la meilleure manière possible ? Nous vous conseillons de télécharger notre eBook intitulé « Clôture mensuelle : La To-Do List de l'équipe Finance ».

#3 – Un partenaire de choix dans la chasse aux reçus et aux factures

L'IA peut également devenir un partenaire de choix pour vous aider dans la chasse aux reçus et aux factures. Selon une étude récente menée par Payhawk, 67 % des DAF interrogés déclarent que leur équipe se consacre essentiellement à cette chasse et au rapprochement bancaire manuel, ce qui constitue une réelle perte de temps. Par ailleurs, 64 % d’entre eux ont indiqué que les équipes Finance devraient travailler davantage sur « l'analyse des données financières afin de formuler des pistes d’amélioration liées au business model et à la stratégie globale de l'organisation. »

#4 – Un rapprochement automatisé des dépenses

Pour gagner en efficacité, Payhawk recommande d’utiliser des cartes d'entreprise afin de permettre aux employés d'effectuer eux-mêmes leurs dépenses professionnelles. En s’appuyant sur notre solution de gestion des dépenses, l’équipe Finance dispose ainsi d’une visibilité en temps réel sur toutes les transactions effectuées à partir de ces cartes, ce qui leur permet de les classer dans les catégories de dépenses adéquates en toute simplicité.

Par ailleurs, il est possible de personnaliser les modalités de contrôle de ces cartes d’entreprise : cela permet notamment à l’employé détenteur de la carte d’effectuer des dépenses jusqu'à une certaine limite, puis de prendre simplement une photo du reçu et de le télécharger dans l'application, où il sera automatiquement catégorisé. Il ne reste plus qu’à soumettre la dépense et le workflow d’approbation s’enclenche.

Grâce à Payhawk, le contrôleur financier et son équipe ne perdent plus de temps à chercher les reçus manquants des employés qui omettent de fournir des informations sur leurs transactions. Et si un reçu met trop de temps à être téléchargé ou s’il semble frauduleux, l’IA peut faire en sorte de bloquer automatiquement la carte de paiement après avoir reçu un certain nombre de notifications. La technologie OCR permet alors de consulter toutes les données pertinentes du reçu et de comptabiliser automatiquement la dépense. L’équipe Finance n’a plus qu’à effectuer une vérification rapide pour s'assurer que tout va bien.

Les 4 étapes à suivre pour tirer le meilleur parti de l'IA

Les contrôleurs financiers doivent toujours s’assurer de rester constamment informés des avancées en matière d’IA dans leur secteur. Pour ce faire, Payhawk a identifié 4 étapes essentielles à suivre pour tirer le meilleur parti de l'IA afin d’aider votre entreprise à atteindre ses objectifs.

#1 – Comprendre ce qu'est l'IA (et comment l'utiliser efficacement)

En d'autres termes, vous devez être toujours capable de consulter des données et d’analyser des tendances, et de les transformer en données exploitables pour nourrir vos solutions d'IA. Ce faisant, vous saurez comment appliquer la puissance de l'IA pour améliorer l'efficacité et la qualité de votre travail et de celui de votre équipe. Savoir comment utiliser l'IA vous aidera à tirer le meilleur parti des possibilités infinies qu’elle a à offrir.

#2 – Rester informé des évolutions dans le domaine de l'IA afin d’avoir une longueur d’avance

En restant toujours au fait des avancées dans le secteur de l'IA, vous serez en mesure de saisir les opportunités d'innovation dès qu’elles se présenteront, ce qui vous permettra d’avoir toujours une longueur d’avance sur vos concurrents. Cela peut aller de l'automatisation de processus routiniers – comme le rapprochement des reçus –, à la conduite d'analyses de risques plus complexes et de prévisions des futures tendances du marché. Les informations obtenues peuvent alors favoriser une prise de décisions éclairées pour façonner l'avenir de votre entreprise.

Il existe de nombreuses façons de se tenir au courant des sujets relatifs à l'IA, nous vous conseillons également d’explorer les nombreuses ressources de notre site web, où nous partageons régulièrement des informations pertinentes sur la manière dont Payhawk intègre l'IA dans ses fonctionnalités afin de permettre aux entreprises de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

#3 – Investir dans des logiciels qui vous déchargeront des tâches manuelles

Si les coûts initiaux peuvent sembler un peu plus élevés, cet investissement sera amorti à 100 % sur le long terme, puisque vous réaliserez de grandes économies sur les effectifs. En outre, l'utilisation de l'IA réduit considérablement le risque d'erreurs humaines dans les processus, ce qui permet de réduire les coûts à long terme.

Enfin, en investissant dans des logiciels intégrant l'IA, vous pouvez rendre vos processus plus évolutifs. Vous devez traiter 10 à 100 factures par jour ? Pas de problème : le processus s'exécutera automatiquement et le système s’en chargera pour vous. Mieux encore : en traitant 100 factures par jour, le processus gagnera en fluidité car il permettra d'exploiter toute la puissance du Machine Learning pour entraîner le système en conséquence.

Giancarlo Bruni, DAF de Heroes, explique ainsi pourquoi son entreprise a choisi d’investir dans de tels logiciels :

Aujourd’hui, travailler sans solution de gestion des dépenses professionnelles et sans ERP, c'est un peu comme conduire une voiture vieille de 30 ans : tout avance très lentement et on se retrouve souvent dans une position inconfortable. Certaines entreprises disposent d’un back-office avec 25 personnes qui passent leur temps à saisir des chiffres, mais ce n'est ni efficace, ni nécessaire. Nous préférons travailler aux côtés de Payhawk pour automatiser nos processus, effectuer des intégrations et réaliser des économies sur les effectifs.

#4 – Considérer l’IA comme un assistant personnel

Les contrôleurs financiers joueront bientôt un rôle de plus en plus important au sein des entreprises, notamment dans le cadre de l’exploitation des capacités de l'IA. En conséquence, le métier sera de plus en plus recherché sur le marché du travail, car il deviendra synonyme d’augmentation de la productivité et de l'efficacité. L’intelligence artificielle continue de trouver sa place dans nos sociétés et prend de plus en plus en charge les tâches routinières des entreprises ; c’est pourquoi il est important que vous puissiez et que vous sachiez l’utiliser correctement, afin d’aider votre entreprise à se développer davantage et d’éviter de vous retrouver à la traîne.

L’impact de l’IA sur la finance sera considérable

Aujourd’hui, le doute n’est plus permis : l'IA aura un impact significatif sur tous les secteurs d’activité et laissera clairement sa marque dans le monde entier. Avec l'avènement de technologies telles que ChatGPT, OpenAI et la technologie OCR de Payhawk, vous avez la preuve que l'IA est déjà largement utilisée dans de nombreux métiers et qu'elle contribue grandement à rationaliser les opérations commerciales.

En tant qu’assistant numérique, l’IA peut aider les contrôleurs financiers à automatiser toutes sortes de tâches fastidieuses, tout en leur permettant de mieux comprendre les données en temps réel, mettant ainsi un terme aux sempiternels casse-têtes de la clôture mensuelle et de la chasse aux reçus.

Curieux de découvrir comment notre solution de gestion des dépenses peut vous aider à tirer le meilleur parti de l'IA ? Prenez rendez-vous pour échanger avec l’un de nos experts.