Как финансовите контрольори могат да използват силата на AI, за да пестят време и пари

Ето защо в тази статия искаме да ви запознаем с това как AI може да изпълнява повтарящи се задачи вместо вас, а също и как можете да се възползвате от възможностите на машинното обучение. Искаме да ви дадем и няколко съвета за това как да сте в крак с най-новите разработки в областта на AI, за да си гарантирате, че можете да оптимизирате процесите във вашата организация възможно най-ефективно и удобно за всички замесени. По този начин не само ще повишите мотивацията на служителите си, но и ще можете да спестите огромно количество време и разходи.

За да ви помогне в това, екипът от разработчици на Payhawk всеки ден търси нови приложения на AI. Целта е да направим нашия софтуер за управление на разходите още по-добър и по-удобен за вас. Затова в тази статия ще ви покажем и как вече сме интегрирали изкуствен интелект в него и какви възможности виждаме, за да направим живота ви като финансов контрольор много по-лесен.

3 начина, по които изкуственият интелект може да ви помогне в ролята ви на финансов контрольор

1 - Отчитане в реално време

На първо място, AI ви дава поглед в реално време върху финансовите данни на вашата организация. Изкуственият интелект може да ви помогне, като автоматизира събирането, организирането и обработката на финансови данни. Това гарантира, че винаги имате достъп до най-актуалните данни, тъй като вече не са необходими ръчни действия, което означава, че не е необходимо да чакате никого.

Едно от приложенията на AI е в OCR технологията ни. Тя се използва за сканиране на касови бележки и фактури и събиране на нужните данни, след което системата осчетоводява разходите в главната книга и разходния център. Силата на машинното обучение прави системата по-умна с времето - колкото повече използвате технологията, толкова по-добра става в подреждането на данните на правилните им места и толкова по-бързо можете да подобрите ефективността на организацията си.

2 - По-бързо равняване в края на месеца

Едно от най-големите главоболия за всеки финансов контрольор е приключването на месеца. Очевидно е, че този процес е изключително важен за точното представяне на финансовото състояние на компанията и за отчитането пред инвеститорите, но и предизвиква много стрес около 1-во число на месеца.

Можете да вършите работата си правилно само ако данните, с които ще работите, са верни. Това, че първо трябва да свържете всички видове таблици в Excel, да правите равняване на сметки и да сравнявате няколко ERP или счетоводни системи една с друга, не прави работата по-лесна. Това отнема толкова много часове, че на практика не ви остава време да анализирате цифрите, за да идентифицирате възможностите или заплахите пред бизнеса.

Като проследявате всичко в една система, като например платформата на Payhawk, ще премахнете необходимостта да свързвате всички видове листове в Excel. Висококачествените решения за управление на разходите предлагат и интеграция с водещи ERP и счетоводни системи, така че вече няма да се налага да отваряте една до друга всички видове системи по време на приключването на месеца. С директна връзка между вашата ERP или счетоводна система и платформата за управление на разходите винаги ще разполагате с данни в реално време, което също така ще направи приключването в края на месеца много по-лесно.

Изкуственият интелект също ще играе роля в тази интеграция, като автоматизира задачите в интерфейса между различните системи. Помислете например за категоризиране на разходите, автоматично присвояване на счетоводни кодове или дори обогатяване на транзакциите с контекстуална информация. По този начин ръчната работа ще става все по-малко, а данните, които можете да използвате в анализите си, ще стават все по-пълни и точни.

3 - Помощ при събирането на касови бележки и фактури

Освен че AI може да ви помогне да разполагате с данни в реално време и да направите месечното приключване значително по-бързо и по-лесно, той може да се превърне и във ваш партньор в преследването на постъпления и фактури. Колко време прекарва екипът ви в момента в равняване на сметки?

67% от всички главни директори казват, че фокусът на екипа им е върху събирането на касови бележки и фактури. 67%! Това е истинска загуба на време. И това се случва, въпреки че 64% от анкетираните твърдят, че финансовите екипи трябва да работят повече върху "анализа на финансовите данни, за да правят препоръки, свързани с цялостния бизнес модел и стратегия на организацията". Очевидно има място за подобрение.

Основният начин, по който помагаме в тази посока с Payhawk, е чрез нашите корпоративни карти, които позволяват на служителите да правят служебни разходи. Движенията по тези карти са видими за финансовия екип в платформата за управление на разходите и могат лесно да се управляват оттам. Служителят, на когото е разрешено да използва картата, може да харчи до определен лимит, който се задава предварително. При покупка, служителят трябва само да снима касовата бележка с телефона си и да я качи в мобилното приложение. След това просто трябва да избере категория на разходите.

Прямо казано, това освобождава вас и вашия екип от ролята на пъдар, тъй като нашият софтуер поема тежката задача да преследва служителите за техните касови бележки, когато те забравят да предоставят информация за своите служебни разходи. Имаме решение и в случай, че определен служител редовно закъснява или изобщо не качва разходните документи. Тогава можете да настроите платформата автоматично да блокира корпоративната карта на дадения човек. Първо, разбира се, софтуерът ще изпрати няколко напомняния, но ако нещата наистина минат отвъд разумните граници, изкуственият интелект ще замрази плащанията с картата. С помощта на OCR технологията, за която също ви споменахме накратко по-горе, от касовата бележка се извличат всички данни и разходът се осчетоводява автоматично. Остава само една бърза проверка от финансовия екип, за да се увери, че всичко е наред.

Проучване, което наскоро поръчахме, разкрива, че както според финансистите, така и според други мениджъри в компаниите, този вид решения все още не се използват достатъчно. 9 от 10(!) членове на финансовия екип посочват, че ежедневната им работа може да бъде допълнително оптимизирана чрез автоматизиране на определени процеси. А повече от 4 от 5 компании заявяват, че искат да автоматизират финансовите процеси, което означава, че повечето компании реагират в унисон с финансовите си екипи. Чрез внедряването на решение за управление на разходите, като например Payhawk, можете бързо да отбележите няколко бързи победи за вашата компания като отговорите на желанията както на вашия екип, така и на останалите мениджъри във вашата организация.

4 стъпки, с които да извлечете максимума от AI като финансов контрольор

По-горе ви разказахме какво можете да правите с помощта на изкуствения интелект и как ние го използваме в нашето решение за управление на разходите. През следващите години възможностите на изкуствения интелект ще продължат да се разширяват и точно затова е много важно вие като финансов контрольор да сте в крак с всички разработки в областта. По-долу ще намерите 4 стъпки, с които да бъдете сигурни, че можете да използвате силата на изкуствения интелект във ваша полза и да помогнете на компанията ви да постигне целите си.

1 - Уверете се, че говорите езика на AI

С други думи, уверете се, че способността ви да обяснявате концепции, да разчитате данни и да анализирате тенденции е актуална. По този начин ще знаете как да прилагате силата на изкуствения интелект, за да подобрите ефективността и качеството на своята работа и на работата на екипа си. Умението да се справяте с AI ще ви помогне да се възползвате максимално от безкрайните му възможности.

2 - Следете новостите в областта на изкуствения интелект, за да се възползвате от тях в работата си

Като следите най-новите развития в областта на изкуствения интелект, ще можете по-бързо да откриете възможностите за иновативни решения с помощта му. Това може да варира от автоматизиране на рутинни процеси, извършване на сложен анализ на риска до идентифициране на пазарните тенденции. Идеите, които ще получите, ще ви помогнат да вземете правилните решения, за да осигурите растежа на вашата организация.

Начините, по които можете да бъдете в крак с AI, включват четене на новини и нюзлетъри, които следят темата. Също така е полезно да следите ресурсите на нашия уебсайт. Тук редовно споделяме подходяща информация за това как интегрираме AI в нашия софтуер, за да можете вие да се съсредоточите върху нещата, които добавят стойност.

3 - Инвестирайте в софтуер, който премахва оперативните задачи от вашите ръце и от ръцете на вашия екип

Инвестирайки в софтуер, който поема ръчната работа, вие и вашият екип можете да си спестите огромно количество време. Първоначалните разходи за това може да са малко по-високи, но в дългосрочен план тази инвестиция ще се изплати на 100%, защото можете да направите огромни икономии от разходите за нов персонал. Освен това чрез автоматизация на задачите с изкуствен интелект оставяте много по-малко място за грешки, което, разбира се, също намалява разходите в дългосрочен план.

Нашите софтуерни разработчици ще направят всичко възможно, за да предложат най-модерните приложения на изкуствения интелект, което ще ви позволи като компания да реагирате по-бързо на променящите се пазарни условия и по този начин определено да спечелите конкурентно предимство.

И накрая, като инвестирате в софтуер с AI, можете да осигурите растеж за процесите ви. Ако даден процес се изпълнява автоматично, няма значение дали трябва да обработвате 10 или 100 фактури на ден, тъй като системата ще направи това вместо вас. Дори е валиден аргументът, че при 100 фактури на ден тя работи по-плавно, защото ви позволява да използвате пълната мощ на машинното обучение.

Джанкарло Бруни, финансов директор на компанията за електронна търговия Heroes в Лондон, споделя защо компанията му инвестира в софтуер: "Бихме ли могли да живеем без управление на разходите и ERP? Да, но това би било като да караме 30-годишен автомобил. Не е удобно, не е приятно и със сигурност не е бързо. Някои компании са доволни от администрация с 25 души, които въвеждат цифри, но това не е ефективно, не е бързо и не е необходимо. Предпочитаме да работим с Payhawk, за да автоматизираме, интегрираме и пестим пари!"

4 - Мислете за него като за личен асистент, а не като за враг, който застрашава съществуването на вашата работа

Финансовите контрольори, които могат да се справят с AI и да се възползват максимално от него, ще стават все по-важни в организациите. В резултат на това те са все по-търсени на пазара на труда, тъй като това са финансистите, които могат да увеличат производителността и ефективността. Ако не можете да работите с изкуствен интелект, в крайна сметка ще ударите таван. Рутинните и предвидими задачи ще бъдат поети от AI и ако се занимавате само с тях, в крайна сметка може да станете излишни. Ето защо е изключително важно да се научите да се справяте с AI, не само заради компанията си, но и заради себе си.

Изкуственият интелект ще окаже влияние на всичко

С появата на технологии като ChatGPT, както и на мощната OCR технология, за която ви разказваме в тази статия, имате доказателства, че изкуственият интелект вече се използва активно. И ако можем да вярваме на това, което говори светът около нас, тази тенденция само ще се разраства.

Тъй като изкуственият интелект е изключително добър в разпознаването на модели и в изпълнението на повтарящи се задачи, той може да се превърне в изключително мощен инструмент в бизнеса. Особено за вас като финансов контрольор, AI може да ви помогне да автоматизирате всякакви досадни задачи, с което също така ви помага да наблюдавате за данните в реално време. Като оставите AI да работи за вас, месечното приключване ще стане детска игра, а постоянното преследване на касови бележки и фактури ще остане в миналото.

Заради скоростта, с която се развива AI, вие трябва да бъдете в крак с последните нововъведения. Така ще можете сами да следите дали не изоставате като компания и можете да улесните много работата си с безкрайните приложения, захранвани от изкуствен интелект. Така че се уверете, че говорите езика му и обмислете сериозно инвестицията в софтуер, захранван от него, за да ви помогне в изпълнението на работата ви.

Чудите се как Payhawk използва силата на изкуствения интелект?

В тази статия ви разказахме за силата на изкуствения интелект, както и за това как софтуерът за управление на разходите на Payhawk го използва, за да помага на финансовите контрольори и други членове на финансовия екип в ежедневната им работа. Като делегирате повтарящи се задачи на инструмент с AI, вие и вашият екип можете да спестите огромно количество време, а оттам и пари.

Интересувате се от нашия софтуер за управление на разходите и как той може да използва силата на AI за вашата работа? Тогава заявете демонстрация тук, където ще ви покажем как работи той. А след това, разбира се, ще се радваме да отговорим на всички ваши въпроси!