Cómo ahorrar tiempo y costes con ayuda de la IA como controller financiero

Cómo aprovechar el poder de la IA como controller financiero

Por un lado, en LinkedIn nos inundan con consejos sobre los mejores prompts para ChatGPT, y por otro, todo el mundo teme el impacto de la IA en el mundo laboral. Ya no se puede ignorar: la IA está aquí para cambiar el futuro de las finanzas.

Tanto si te identificas con el grupo A como con el B, las posibilidades de la IA son infinitas. Y como controller financiero, puedes beneficiarte enormemente de ellas.

En este artículo, queremos mostrarte cómo la IA puede encargarse de tareas repetitivas y cómo puedes aprovechar el aprendizaje automático en tu beneficio. Además, te daremos algunos consejos para mantenerte al día con los últimos avances en IA, asegurándote de implementar procesos eficientes impulsados por la IA en tu empresa. Esto no solo mejorará la moral de tus empleados, sino que también te ahorrará mucho tiempo y dinero.

En Payhawk, la innovación es parte de nuestro ADN. Nuestras tarjetas corporativas y la solución de gestión de gastos ya agilizan las tareas manuales de equipos financieros en más de 32 países, con funcionalidades como tecnología OCR para automatizar la extracción de datos de recibos, campos personalizados para gastos, sugerencias impulsadas por aprendizaje automático para los informes de gastos y mucho más. Pero ¿cómo te benefician estas funcionalidades en la práctica? Sigue leyendo para averiguarlo.

4 maneras de utilizar la IA en tu rol de controller financiero

#1. Informes en tiempo real con tecnología OCR impulsada por IA

La IA puede ayudarte a obtener visibilidad en tiempo real de los datos financieros de tu organización. Además, puede automatizar la recopilación, organización y procesamiento de los datos financieros. De este modo, siempre tendrás acceso a los datos más recientes, sin necesidad de intervención manual.

Un ejemplo de esto es el uso de la IA en la tecnología OCR. Esta tecnología se utiliza para escanear recibos y facturas, y automáticamente recorta las imágenes, extrae las fechas correctas, números de factura, proveedores y otros detalles. El sistema luego sugiere el centro de costes correcto basado en tus campos personalizados predefinidos (como proyecto, iniciativa, tipo de gasto, etc.).

Gracias al aprendizaje automático, el sistema mejora continuamente sus sugerencias. Cuanto más utilices la tecnología de cámara con IA y OCR, más eficaz será el sistema para predecir los gastos que estás escaneando y dónde deben registrarse en la contabilidad de la empresa. En otras palabras, cuanto antes adoptes este sistema automatizado y cuanto más a menudo lo utilices, más rápido podrás mejorar la eficiencia de tu organización.

Howard Thompson, Controller Financiero Global del Grupo GDS, describe la importancia de contar con datos precisos al analizar para analizar los gastos de proyectos en las soluciones de gestión de gastos y ERP:

Como tenemos todos nuestros gastos codificados según los códigos de proyecto en la solución de Payhawk, ahora podemos informar sobre nuestros márgenes por evento y demás al final de cada mes. Payhawk ha hecho un gran trabajo al garantizar que podamos obtener ese campo personalizado de NetSuite y el código de proyecto de NetSuite en Payhawk.

#2. Un cierre de mes más rápido y eficiente

Uno de los mayores quebraderos de cabeza de todo controller financiero es el cierre de mes. Este proceso es esencial para reflejar con exactitud la situación financiera de la empresa e informar a los inversores, pero también genera mucho estrés alrededor del día 1 del mes siguiente.

Para hacer bien tu trabajo, necesitas disponer de los datos correctos. Si tienes que vincular múltiples hojas de Excel, hacer conciliaciones manuales de cuentas y usar varios sistemas ERP en paralelo, probablemente tendrás que dedicar varios días al cierre de mes. En el peor de los casos, puede tomar tanto tiempo que no tendrás oportunidad de analizar los números y detectar oportunidades o amenazas.

Con una solución de gestión de gastos global y completa como Payhawk, puedes gestionar todo lo que necesitas en un solo lugar, sin tener que enlazar múltiples hojas de Excel. También puedes ahorrar horas e incluso días en la conciliación, gracias a las integraciones nativas con los principales sistemas ERP o de contabilidad, logrando una visibilidad total sobre los gastos.

Carolina Einarsson, directora financiera en Essentia Analytics, valora el ahorro de tiempo que han conseguido desde que utilizan Payhawk:

Antes de Payhawk, utilizábamos algunas soluciones puntuales, Excel y varias tarjetas de crédito diferentes, pero no contábamos con una solución centralizada todo en uno. Cambiar a Payhawk ha sido un gran avance para ahorrar tiempo: hemos reducido nuestro cierre de mes de diez a solo cinco días.gas

La automatización es clave para acelerar la conciliación de fin de mes y la IA va a jugar un papel crucial. Por ejemplo, en el caso de la categorización de gastos corporativos, procesar cada gasto manualmente puede llevar horas. Sin embargo, con tecnología que escanea facturas, extrae la información y agrupa los gastos automáticamente con códigos contables, tu equipo puede ahorrar un tiempo muy valioso. Como resultado, se reducirá el trabajo manual y obtendrás datos de mejor calidad, permitiéndote dedicar más tiempo y esfuerzo al análisis y a las propuestas de mejora. Además, con integraciones nativas y API, los datos de tus gastos fluyen sin problemas hacia tu ERP, siguiendo el concepto de devengo para mayor precisión y menos complicaciones para los clientes.

#3. Automatización de la gestión de recibos y facturas

Aparte de permitirte acceder a datos en tiempo real y hacer que los cierres mensuales sean mucho más rápidos y sencillos, la IA también puede convertirse en tu aliada para la gestión de recibos y facturas. ¿Cuánto tiempo dedica ahora mismo tu equipo a la conciliación de cuentas?

En una encuesta de Harvard Business Review Analytic Services en asociación con Payhawk, el 67% de los ejecutivos de nivel C afirma que su equipo se centra en recabar recibos y facturas. Mientras tanto, el 64% de los encuestados indicó que los equipos financieros deben trabajar más en "analizar los datos financieros para hacer recomendaciones relacionadas con el modelo de negocio y la estrategia global de la empresa". Estas estadísticas demuestran claramente la brecha entre lo que los equipos financieros necesitan hacer para apoyar la estrategia y el crecimiento y lo que se ven obligados a hacer para mantener el funcionamiento diario.

Sin embargo, hay otra manera: con Payhawk, la automatización integrada te proporciona datos en tiempo real y hace que el cierre de mes sea más rápido y sencillo.

Nick Millard, vicepresidente de Finanzas del Grupo GDS, dice:

Desde que implementamos Payhawk, los beneficios han sido espectaculares. Antes, una persona tenía que dedicar todo su tiempo a realizar el seguimiento de los recibos, incluir los estados de las tarjetas de crédito en la cuenta de pérdidas y ganancias y gestionar los costes y las tarjetas de crédito. Ahora podemos ser proactivos, hacer un seguimiento de los costes y tener visibilidad de los gastos a medida que se producen. Por tanto, esto nos ha permitido tener en cuenta el gasto futuro en lugar de estar siempre recurriendo al gasto histórico.

Nuestra solución también automatiza la gestión de recibos perdidos, la información de facturas incompletas y otros detalles, ahorrándote tiempo de tener que pedir constantemente información a tus compañeros, evitando que seas el "malo de la película" que siempre está detrás de ellos y mejorando la precisión y rapidez en la visibilidad de los gastos.

#4. Controles incorporados en las tarjetas y flujos de aprobación personalizables

En Payhawk, nuestra solución incluye tarjetas corporativas con controles de gasto integrados para equipos e individuos. Nuestras tarjetas Visa corporativas hacen que todas las transacciones sean visibles de inmediato para el equipo financiero en la solución de gestión de gastos y cumplen con las reglas de gasto establecidas, como bloqueos de cajeros automáticos, límites de gasto personalizados y muchas otras funcionalidades más.

El titular de la tarjeta paga con la tarjeta, toma una foto del recibo y lo sube a la aplicación, que es muy fácil de usar. Los datos del recibo se rellenan automáticamente. El empleado solo tiene que elegir una categoría de gasto (de una lista desplegable predefinida) y enviar el gasto, que se clasifica adecuadamente en el proyecto o iniciativa correspondiente (definido por el equipo financiero en colaboración con los responsables del presupuesto).

¿Y si un recibo tarda demasiado en cargarse o es fraudulento? Entonces puedes configurar la tarjeta de pago para que se bloquee automáticamente. Al principio, el software enviará una serie de recordatorios, pero si se ignoran, la IA se encargará de que se detenga el pago con tarjeta. Práctico, ¿verdad? Con la tecnología OCR, que mencionamos anteriormente, se leen todos los datos relevantes del recibo y se registran automáticamente los gastos. Luego, el equipo financiero solo tiene que verificar que todo esté correcto.

Nuestros flujos de aprobación automatizados para facturas y la triple conciliación de órdenes de compra también respaldan el control de gastos corporativos. Puedes usar las automatizaciones para establecer límites en las aprobaciones y discrepancias, lo que significa que cualquier gasto o discrepancia que esté por debajo del límite puede ser aprobado automáticamente. Al mismo tiempo, cualquier gasto planificado que exceda el límite se marcará automáticamente.

Una encuesta que encargamos recientemente reveló que tanto los profesionales financieros como otros gerentes de la empresa aún utilizan muy poco el software de conciliación automatizada. 9 de cada 10(!) miembros del equipo financiero indican que sus operaciones diarias podrían agilizarse aún más automatizando procesos como este, y actualmente no lo hacen.

Dado que más de 4 de cada 5 empresas afirman querer automatizar sus procesos financieros, la implementación de una solución de gestión de gastos como Payhawk puede ayudar a que el departamento financiero de tu empresa consiga algunos éxitos rápidamente.

3 maneras en que la IA ya está ayudando a los controllers financieros

Ahora que comprendes algunas de las formas en que la IA en finanzas puede ayudarte en el futuro en tu papel de controller financiero, aquí te mostramos cómo puedes aprovechar estas tecnologías hoy mismo:

#1. Usa la IA como tu asistente personal

La IA ha llegado para quedarse, y si no la adoptas, podrías quedarte atrás. Con la IA ahorrando tiempo y esfuerzo de manera rutinaria, tanto en el trabajo como fuera de él, los líderes financieros no son una excepción.

Por ejemplo, la IA ayuda a los controllers financieros a gestionar las siguientes tareas no específicas de finanzas (entre otras):

• Automatizar tareas financieras repetitivas como la introducción de datos
• Redactar y editar correos electrónicos
• Investigar tendencias del mercado
• Analizar a la competencia
• Investigar oportunidades de inversión

#2. Simplifica la gestión de riesgos con la IA

Según el Financial Times, numerosos expertos prevén que la IA tendrá un papel decisivo en varias áreas de la gestión de riesgos financieros en los próximos años.

• Evaluar nuevos tipos de riesgos
• Desarrollar estrategias para mitigar estos riesgos
• Acelerar las tareas de los gestores de riesgos mediante la automatización

#3. Apoyo en tareas financieras manuales y análisis de datos

Gracias a la IA, los profesionales financieros ya están aprovechando su potencial para generar informes, analizar grandes volúmenes de datos y más, con muchas oportunidades adicionales en el horizonte.

Por otro lado, en términos de automatización, las soluciones de gestión de gastos como la nuestra eliminan tareas manuales, mejorando la precisión y ahorrando tiempo.

Eduardo Felipez, contable de gestión en la empresa de comercio electrónico Heroes, de Londres, describe así los beneficios de nuestra integración nativa con Netsuite: “Tenemos cinco entidades, con un número de gastos que oscila entre 300 y 500 al mes en la empresa matriz. Antes me tomaba un día completo por entidad revisar, importar, exportar y poner los gastos en el formato adecuado. Con la integración nativa de Payhawk con NetSuite, solo me lleva una hora al día. Es una ayuda enorme”.

Imagina reducir un día de trabajo a solo una hora. Y piensa en todas las iniciativas estratégicas y de optimización de costes en las que podrías enfocarte en su lugar para impulsar el crecimiento y la estabilidad del negocio.

Próximos pasos: Saca el máximo partido a la IA con Payhawk

En este artículo, te hemos explicado el poder de la inteligencia artificial, la manera en que los directores financieros la están utilizando y cómo nuestro software de gestión de gastos con automatización y aprendizaje automático apoya a los equipos financieros para mejorar su trabajo diario.

Al delegar tareas repetitivas en una herramienta de IA, tú y tu equipo podéis ahorrar una enorme cantidad de tiempo y, por tanto, de dinero. ¿Te gustaría ver con más profundidad cómo funciona nuestro software de gestión de gastos y cómo puedes aprovechar al máximo el poder de la inteligencia artificial? Habla con nuestro equipo para hacer un tour por nuestro producto y comprobarlo por ti mismo.