Fintech Trends: Finanzbuchhaltung & Künstliche Intelligenz

Wie Sie als Finance Controller KI einsetzen können

Auf der einen Seite wird man auf LinkedIn mit Tipps für die besten ChatGPT-Prompts überschwemmt, und auf der anderen Seite hört man alle Leute, die sich davor fürchten, wie sich die KI auf unsere Arbeitswelt auswirken wird.

Ob Sie sich nun mit Lager A oder B identifizieren, die Einsatzmöglichkeiten von KI sind endlos. Und auch in Ihrer Rolle als Controller können Sie enorm davon profitieren.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen daher zeigen, wie KI Ihnen repetitive Aufgaben abnehmen kann, aber auch, wie Sie die Möglichkeiten des maschinellen Lernens für sich nutzen können. Darüber hinaus möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich KI auf dem Laufenden halten können, um sicherzustellen, dass Sie effiziente KI-gestützte Prozesse in Ihrem Unternehmen einführen können. Das stärkt nicht nur die Moral Ihrer Mitarbeiter, sondern kann Ihnen auch viel Zeit und Geld sparen.

Um Sie dabei zu unterstützen, ist unser-Entwicklungsteam jeden Tag auf der Suche nach neuen KI-Anwendungen. Alles, um unsere Ausgabenmanagement-Software jeden Tag besser und anwenderfreundlicher zu machen. Deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie wir KI bereits in unsere Reisekostenmanagement-Lösung integriert haben und welche Möglichkeiten wir sehen, um Ihnen als Controller das Leben zu erleichtern.

3 Möglichkeiten, wie Sie KI in Ihrer Rolle als Finanzcontroller einsetzen können

Echtzeit-Berichterstattung mit KI-gestützter OCR-Technologie

Erstens hilft KI, die Finanzdaten Ihres Unternehmens Echtzeit zu visualisieren. Zweitens kann KI Ihnen helfen, die Erfassung, Organisation und Verarbeitung von Finanzdaten zu automatisieren. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Daten haben, da manuelle Eingriffe nicht mehr erforderlich sind.

Eine Anwendung ist der Einsatz von KI in der OCR-Technologie. Mit dieser Technologie werden Quittungen und Rechnungen auf das richtige Datum gescannt, woraufhin das System die Ausgaben auf das richtige Hauptbuchkonto und die richtige Kostenstelle bucht.

Dank der Leistungsfähigkeit des maschinellen Lernens wird das System immer intelligenter. Je öfter Sie OCR-fähige Kameratechnologie einsetzen, desto besser kann das System vorhersagen, welche Ausgaben Sie scannen und wo diese in den Büchern des Unternehmens verbucht werden. Mit anderen Worten: Je früher Sie dieses automatisierte System einsetzen und je häufiger Sie es nutzen, desto schneller können Sie die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.

Schnellerer und optimierter Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist eine der größten Sorgen eines jeden Controllers. Dieser Prozess ist unerlässlich, um die Finanzlage des Unternehmens korrekt darzustellen und den Investoren Bericht zu erstatten, aber er verursacht auch eine Menge Stress um den 1. des Folgemonats herum.

Sie können Ihre Arbeit nur dann gut machen, wenn die Daten, mit denen Sie arbeiten, korrekt sind. Wenn Sie alle möglichen Excel-Tabellen miteinander verknüpfen, manuelle Kontenabstimmungen vornehmen und mehrere ERP-Systeme parallel nutzen müssen, verbringen Sie am Monatsende mehrere Tage damit. So viel Zeit, dass kaum noch Zeit bleibt, die Zahlen zu analysieren und Chancen oder Risiken zu erkennen.

Sie müssen nicht mehr alle möglichen Excel-Tabellen aneinanderreihen, wenn Sie alles in einem System wie Payhawk erfassen. Darüber hinaus bieten hochwertige Spesenmanagementlösungen wie unsere nativen Integrationen mit führenden ERP- oder Buchhaltungssystemen, sodass Sie nicht mehrere Buchhaltungssysteme verwenden müssen, um Ihre Bücher abzuschließen. Mit einer 1:1-Verbindung zwischen Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem und der Spend Management-Lösung verfügen Sie immer über Echtzeitdaten, was den Monatsabschluss erheblich erleichtert.

KI wird dabei auch eine Rolle spielen, indem sie Aufgaben an der Schnittstelle zwischen den verschiedenen Systemen automatisiert. Denken Sie zum Beispiel an die Kategorisierung von Unternehmensausgaben. Die manuelle Bearbeitung kann für jede einzelne Ausgabe mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Wenn Sie Ihre Rechnungen scannen, die Daten erfassen und sie automatisch mit Buchungscodes gruppieren, spart Ihr Team unzählige Stunden. Das Ergebnis ist weniger manuelle Arbeit und eine bessere Datenqualität, sodass Sie mehr Zeit und Raum für Analysen und Verbesserungsvorschläge haben.

Möchten Sie noch mehr Tipps, wie Sie Ihren Monatsabschluss so reibungslos wie möglich gestalten können? Dann laden Sie sich das E-Book "CFO Tipps für den Monatsabschluss" herunter. Für dieses E-Book haben wir 6 CFOs verschiedener Start-ups und Scale-ups gefragt, worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie einen schnellen Monatsabschluss wollen. Diese Tipps haben wir in einem E-Book zusammengefasst, mit dem wir jedem CFO und Controller die Werkzeuge an die Hand geben wollen, um den nächsten Monatsabschluss noch schneller zu machen.

Automatisierte Nachverfolgung von Belegen und Rechnungen

Abgesehen davon, dass KI Ihnen den Zugriff auf Echtzeitdaten ermöglicht und die monatlichen Abschlüsse deutlich schneller und einfacher macht, kann KI auch Ihr Partner bei der Bearbeitung von Belegen und Rechnungen werden. Wie viel Zeit verbringt Ihr Team im Moment mit der Abstimmung von Konten?

67 % aller Geschäftsführer geben an, dass sich ihr Team auf die Verfolgung von Belegen und Rechnungen konzentriert. 67 %! Gleichzeitig gaben 64 % der Befragten an, dass die Finanzteams mehr an der "Analyse von Finanzdaten arbeiten müssen, um Empfehlungen in Bezug auf das übergreifende Geschäftsmodell und die Strategie des Unternehmens abzugeben."

Automatisierter Abgleich von Unternehmensausgaben & Firmenkarten

Eine wichtige Hilfe ist die Ausgabe von Firmenkarten, mit denen die Mitarbeiter ihre Geschäftsausgaben tätigen können. Diese Karten und alle Transaktionen sind für das Finanzteam sofort im Ausgabenmanagement-Tool sichtbar und können leicht nach einer Reihe von Ausgabenfiltern und Kategorien gruppiert werden.

Der Mitarbeiter, der die Karte benutzen darf, kann bis zu einem angepassten Ausgabenlimit ausgeben, dann einfach ein Foto des Belegs machen und ihn in die benutzerfreundliche App hochladen, wo er automatisch vorausgefüllt wird. Dann muss der Mitarbeiter nur noch eine Ausgabenkategorie auswählen und die Ausgabe einreichen.

So sind Sie und Ihr Team die Rolle des Buhmanns los, denn unsere Software übernimmt die lästige Aufgabe, Quittungen von Mitarbeitern aufzuspüren, die keine Angaben zu ihren Transaktionen machen.

Und wenn das Hochladen eines Belegs zu lange dauert oder er gefälscht ist? Dann können Sie festlegen, dass die Zahlungskarte automatisch gesperrt wird! Zunächst wird die Software natürlich eine Reihe von Mahnungen verschicken, aber wenn die Dinge wirklich zu verrückt werden, wird die KI dafür sorgen, dass die Zahlung mit der Zahlungskarte eingestellt wird. Was für ein praktischer Assistent! Mit der OCR-Technologie, die wir Ihnen vorhin schon kurz vorgestellt haben, werden alle relevanten Daten aus dem Beleg gelesen und die Ausgaben automatisch verbucht. Jetzt muss nur noch das Finanzteam kurz prüfen, ob alles richtig läuft.

Eine kürzlich von uns in Auftrag gegebene Umfrage hat ergeben, dass sowohl Finanzfachleute als auch andere Manager im Unternehmen automatisierte Abstimmungssoftware noch immer zu wenig nutzen.

9 von 10 (!) Mitgliedern des Finanzteams geben an, dass ihre täglichen Abläufe durch die Automatisierung solcher Prozesse weiter rationalisiert werden könnten, was derzeit nicht der Fall ist.

Da mehr als 4 von 5 Unternehmen angeben, dass sie Finanzprozesse automatisieren wollen, kann die Implementierung einer Ausgabenmanagementlösung wie Payhawk dazu beitragen, dass die Finanzabteilung Ihres Unternehmens schnell einige Erfolge erzielt.

Betrachten Sie KI als einen persönlichen Assistenten

Die Rolle der Finanzcontroller bei der optimalen Nutzung von KI wird für Unternehmen immer wichtiger werden. Damit werden auch Finanzcontroller auf dem Arbeitsmarkt immer gefragter, denn das sind die Finanzleute, die Leistung und Effizienz steigern können. Wenn man nicht mit KI arbeiten kann, stößt man irgendwann an eine Grenze. Routinemäßige und vorhersehbare Aufgaben werden von der KI übernommen, und wenn Sie nicht regelmäßig mit KI arbeiten, werden Sie möglicherweise überflüssig. Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie lernen, mit KI umzugehen, nicht nur, um das Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben, sondern auch für sich selbst.

Sie fragen sich, wie Payhawk künstliche Intelligenz einsetzt?

In diesem Blog haben wir Ihnen von der KI erzählt und auch davon, wie die Ausgabenmanagement-Software von Payhawk diese nutzt, um Finanzcontroller und andere Mitglieder des Finanzteams bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.

Indem Sie sich wiederholende Aufgaben an ein KI-Tool delegieren, können Sie und Ihr Team enorm viel Zeit und damit Kosten sparen. Sind Sie neugierig auf unsere Kostenverwaltungssoftware und wie sie die Leistung von KI für Sie nutzen kann? Buchen Sie sich noch heute eine Demo!