Кредитни карти за малкия бизнес: Ръководство за собственици

Дори и днес малките компании се сблъскват с липса на подходящи процеси. Те работят с хартиени документи, събиране на касови бележки и ръчно въвеждане на данни, което отнема много време и е податливо на грешки.

Освен това малките фирми може да не желаят или да нямат инфраструктурата за това финансовите и счетоводните им екипи да растат със същата скорост като компанията, което може да бъде скъпо и сложно.

Някои от най-големите проблеми, с които малките компании се сблъскват при използването на традиционни инструменти за управление на разходите, включват следното.

Липса на прозрачност

При традиционните методи за управление на разходите, собствениците на малки компании често имат ограничена прозрачност по отношение на разходите на служителите. Това затруднява идентифицирането на области в бизнеса, в които могат да се направят икономии, ефективното управление на паричния поток, както и разкриването на измамни или неразрешени разходи.

Финансовият мениджър Ученна Ибе в компанията за изработка на сценични продукти MDM Props, споделя:

"Преди да преминем към Payhawk използвахме две различни системи за кредитни карти - едната от Barclays, а другата от AMEX. С картата на Barclays получавахме месечно извлечение, което трябваше да платим в рамките на седем дни. Но понякога, когато влизахме в системата, за да изтеглим извлечението, то не беше налично. Така че не знаехме какво плащаме, което беше лошо за паричния поток. Трябваше да изтеглим извлечението в PDF формат, след което физически да вземем разписките и да ги приложим към извлечението, а това отнемаше дни, дори седмици, за да се осчетоводи. Освен това трябваше да чакаме два до три дни, за да се появят плащанията."

С Payhawk можем да категоризираме разходите по проекти с персонализирани полета, така че е много лесно да видим какво се харчи и защо.

Процеси, които отнемат време

Ръчните процеси са голяма част от традиционното управление на разходите.Това може да включва търсене и съхраняване на хартиени разходни документи и ръчно въвеждане на данни. Това отнема много време, носи риск от грешки и отвлича ненужно вниманието от важни бизнес въпроси.

Трудности при проследяването на разходите

Собствениците на малки компании може да имат затруднения при проследяването на разходите в различни категории, като пътувания, офис консумативи и представителни разходи. Тази липса на прозрачност затруднява спазването на бюджета и идентифицирането на области, в които могат да се направят икономии.

Липса на контрол върху разходите

С традиционните методи за управление на разходите, фирмите може да не са в състояние да определят лимити на разходите или да контролират къде и как служителите използват средствата на компанията.

За щастие, преходът към дигитализация значително промени начина, по който фирмите извършват транзакции.

Днес има няколко начина да се преодолеят горните предизвикателства, като например софтуер за интелигентно управление на разходите, корпоративни банкови карти и др. Много от тези инструменти обаче имат свои собствени предизвикателства, тъй като често работят на напълно отделни, несвързани платформи, без възможност за прилагане на строг контрол.

Защо малките компании трябва да използват корпоративни карти?

Преди да се задълбочим в темата е важно да направим едно уточнение. Традиционните кредитни карти, предлагани от банките, съществуват от доста време. Но те решават само част от проблема - те основно предоставят достъп до средства. Истинските предизвикателства се крият в това, което се случва преди и след като човек разполага със средствата.

На първо място, с корпоративните карти финансовите екипи могат да виждат всяка транзакция в реално време и да получат пълна прозрачност за всяко плащане. За разлика от традиционните методи на плащане, корпоративните кредитни карти предлагат модерен подход към управлението на разходите.

Корпоративните карти (със софтуер за управление на разходите) предлагат на бизнеса централизирана и автоматизирана система за проследяване, което улеснява наблюдението и контрола на разходите. Освен това, с интегрирането на счетоводен софтуер, отчитането на разходите става автоматизирано, което намалява административната тежест, свързана с ръчното проследяване.

То също така предоставя ценна информация за моделите на разходите, което позволява на бизнеса да взема информирани финансови решения и да идентифицира възможности за спестяване.

Корпоративните карти на Payhawk предлагат редица функции, които осигуряват по-голяма прозрачност и контрол върху разходите.

В допълнение към предимствата на автоматизираното отчитане на разходите и информацията за разходите, ние предлагаме и допълнителни контролни механизми, персонализиране според нуждите и екипа, кешбек, автоматично равняване на разходи с плащания, извличане на данни с помощта на изкуствен интелект и още много. Тези функции намаляват ръчната работа, като помагат за класифицирането на разходите и безпроблемното им прехвърляне към ERP системи и счетоводните системи. Като цяло, корпоративните кредитни карти предлагат на малките предприятия по-ефективен и ефикасен начин за управление на разходите им.

„Преди Payhawk използвахме няколко решения, Excel и няколко различни кредитни карти, но нямахме централизирано решение, което да обединява всичко това, казва финансовият директор на Essentia Analytics, Каролина Ейнарсон.

„За нас подобряването на управлението на разходите чрез преминаването към Payhawk беше бърза победа. Видяхме в Payhawk бъдещето, в което можем да имаме въвеждане на данни за разходи, кредитни карти, процеси на одобрение, заявки за разходи, плащане на фактури, възстановявания – всичко в едно.“

Малките компании често се нуждаят от помощ при процесите по обработка на разходите. Част от причината за това е, че с разрастването им предишните процеси изглеждат незрели и невъзможни за увеличаване в мащаб, а те не разполагат с екипи или инструменти, предназначени за тяхното подобряване.

В Payhawk вярваме, че са необходими няколко основни елемента за постигането на отлични резултати във всяка организация. Изборът на подходящо решение за корпоративни карти е един от тях.

Нуждаете се от помощ при имплементирането и използването на решение за корпоративни карти?

Ето нашите най-важни съвети:

Управление и контрол

В Payhawk нашите корпоративни карти ви позволяват да персонализирате настройките на кредитните карти за всеки екип и служител. Създаването, автоматизирането и прилагането на политики за бизнес разходи, включително колко могат да харчат служителите, дневни лимити и др., са ключът към постигането на ефективен и опростен финансов процес.

Винаги ще има екипи и служители, които се нуждаят от големи разходи. Предоставянето на автоматичен лимит, достатъчен за техните нужди, е едно от най-важните действия за спестяване на време, които вашият финансов екип може да предприеме. В зависимост от организацията, това ще варира от екип до екип, но маркетингът обикновено е един от обичайните заподозрени.

Гъвкавостта по отношение на разходите и политиката не означава липса на контрол. Някои от най-ценните ограничения, които можете да приложите върху корпоративните карти, включват дневни и единични лимити за транзакции или дори за разрешени търговци. По този начин можете да гарантирате, че служителите имат право да харчат там, където трябва и предотвратявате измами и неразрешени разходи.

„В Rentals United сме установили бюджети и сме въвели използване на карти с предварително определени лимити, за да гарантираме спазването на нашата политика за разходи. Ако някой иска да излезе извън бюджета, трябва да подаде заявка чрез приложението на Payhawk и да обясни причината“, споделя Хавиер Горена, финансов директор в Rentals United. „След това, благодарение на персонализираните процеси за одобрение, съответните мениджъри могат да приемат или отхвърлят тези извънредни заявки за средства (и получават напомняне от Payhawk да го направят).“

Друг аспект, който често се пренебрегва при изготвянето на подходяща фирмена политика за разходите, е осигуряването на автономност на служителите. Обикновено проектите или инициативите изискват няколко души да харчат от общ бюджет. Обединяването на няколко карти в един общ лимит е отличен начин да се даде повече власт на служителите и да се елиминира необходимостта от управление на дребно.

Ако сме реалисти, знаем, че винаги ще има изключения, дори и да изготвим най-сложната и изчерпателна политика за разходи.

В бързоразвиващите се малки компании служителите трябва да могат да подават и/или одобряват заявки в движение. Даване на възможност на служителите да заявят допълнителни средства, въвеждане на многостепенни процеси за одобрение в зависимост от заявената сума и гарантиране на пълна прозрачност на тези заявки за финансовия екип са някои от най-важните принципи на управление и контрол.

Удовлетвореност на служителите и допълнителни придобивки

Всъщност служителите са основните заинтересовани страни, когато става въпрос за изграждане на стабилно решение за управление на разходите. Разходите от джоба създават проблеми и не са най-ефективният начин за управление на разходите на компанията.

Въвеждането на корпоративни кредитни карти предлага допълнителни предимства освен контрола и прозрачността. Това често идва с бонуси като кешбек, което може да има положително нетно въздействие върху разходите.

В крайна сметка, предоставянето на карти на служителите може да помогне на малките предприятия да спестят пари и да управляват риска по-ефективно. Това също подобрява работата на служителите, тъй като те няма да трябва да плащат от джоба си и да чакат за възстановяване на разходите.

Оптимизиране на процесите в края на месеца

Лудостта в края на месеца може да бъде истинско предизвикателство за бизнеса, независимо дали е голям или малък. Тя включва жонглиране с финансови отчети, равняване на разходи и оценки на представянето.

Нашият най-важен съвет е да изберете корпоративна кредитна карта, която предлага автоматично равняване с банката. Трябва да очаквате, че вашето решение за управление на разходите автоматично ще съпостави транзакциите по картата с подходящата категория разходи, за да ви помогне да се справите с големи транзакции.

Освен приключването на месеца, автоматичният трансфер на данни към вашите ERP и счетоводни системи е от решаващо значение за одита и приключването на тримесечието и годината. В Payhawk ние дълбоко разбираме как клиентите използват своите ERP и счетоводни системи, а нашите кредитни карти се интегрират безпроблемно с тях, което улеснява малките компании да следят финансите си и да оптимизират счетоводните си процеси.

„Имаме пет дружества в платформата на Payhawk, а в компанията майка имаме 300–500 месечни разходи. С директната интеграция на Payhawk с NetSuite вече не се налага да преглеждам, импортирам и експортирам и да ги поставям в правилния формат (което ми отнемаше до един ден за едно дружество)“, казва Едуардо Фелипес, счетоводител в Heroes. „С директната интеграция с NetSuite, отделям около час дневно за това. Това ми помага изключително много.“

Как Payhawk улеснява управлението на корпоративни карти за собствениците на фирми

Управлението на корпоративни кредитни карти не трябва да бъде главоболие. Ние ви предоставяме всички необходими инструменти, които ви помагат да контролирате разходите без усилие. Ето как:

Незабавна видимост на разходите

С Payhawk не е нужно да чакате до края на месеца, за да разберете къде са отишли парите ви и защо. Вижте транзакциите в момента, в който се случват, получавайте информация в реално време и управлявайте паричния поток, докато сте в движение.

Автоматизирано отчитане на разходите

Кажете сбогом на търсенето на касови бележки или чакането на служителите да подадат отчети. Payhawk автоматично категоризира разходите ви и позволява на служителите да качват касови бележки и фактури, директно от приложението, като всичко е организирано и лесно за намиране. По-малко документи, повече продуктивност.

Персонализирани функции за контрол на разходите

Можете да зададете лимити на разходите за всяка карта според ролята на служителя или нуждите на проекта, така че да няма място за изненади. Независимо дали става дума за дневен лимит, бюджет на проект или конкретни търговци, ние ви позволяваме да запазите контрол без усилия.

Гъвкави процеси на одобрение

Имате нужда от малко повече контрол? Вашите процеси на одобрение в Payhawk могат да бъдат персонализирани, за да отговарят на структурата на вашия бизнес. Настройте многостепенни одобрения, така че всяка покупка да съответства на вашите фирмени политики и никога да не бъдете изненадани.

Директна ERP интеграция

С директна интеграция в счетоводни софтуери като NetSuite и Xero, нашето решение ще ви спести ръчното прехвърляне на данни. Транзакциите се синхронизират автоматично, което прави края на месеца много по-гладък и освобождава времето на вашия финансов екип (някои от нашите клиенти дори спестяват по над 4 дни седмично!)

Улеснение за служителите и кешбек

Payhawk не само помага за контролиране на разходите, но и предлага някои бонуси. Нашите корпоративни карти предлагат кешбек, което добавя допълнителна стойност към вашия бизнес. Освен това, когато служителите имат свои собствени карти, те не трябва да използват лични средства и да чакат за възстановяване на разходите, което също им улеснява живота.

Вградени функции за сигурност

Сигурността е основен приоритет за Payhawk. Задайте ограничения за всяка карта, като дневни лимити за разходи или одобрени доставчици, за да предотвратите измами и неразрешени разходи и да сте спокойни, че средствата ви са защитени.

С корпоративните кредитни карти от Payhawk собствениците на фирми могат да оптимизират разходите, да подобрят финансовия контрол и да предоставят на екипите си необходимите ресурси – всичко това без главоболия и загуба на време.

Следващите ви стъпки

С все по-голямата дигитализация, използването на корпоративни кредитни карти се развива. Малките бизнес собственици могат да извлекат максимална полза от корпоративните си кредитни карти, като установят ясни политики и процедури, наблюдават редовно транзакциите, използват софтуер за управление на разходите, плащат сметките си навреме и използват кредитни карти за бизнес разходи – дори и с малък екип.

Искате ли да научите повече за използването на корпоративни карти на работното си място? Свържете се с нас, за да видите нашето решение за управление на разходите в действие.