Contrôlez vos dépenses avec des cartes d’entreprise, des workflows d’approbation et des politiques personnalisables

Or, les entreprises ne devraient pas avoir peur de confier des cartes d’entreprise à leurs équipes. Les solutions de gestion des dépenses incluent à la fois les cartes de débit et de crédit avec des capacités de contrôle intégrées et des outils de budgétisation pour aider les entreprises à rester agiles tout en gardant la main sur leurs dépenses.

Définition des fonctions de contrôle pour les cartes d’entreprise

Les contrôles appliqués aux cartes d’entreprise englobent les diverses fonctionnalités de sécurité et les restrictions mises en place par les entreprises afin de réguler l’usage professionnel des cartes de crédit et de débit. Dès lors, ces fonctions de contrôle peuvent aider votre entreprise à surveiller et à gérer les dépenses du personnel, à réduire le risque d’abus et de fraude, mais aussi à respecter les politiques et les procédures internes.

Voici quelques fonctions de contrôle des cartes d’entreprise :

1. Plafonds de dépenses : Les entreprises peuvent limiter les montants mis à disposition des employés par l’intermédiaire de leurs cartes d’entreprise. Cet outil permet d’éviter les dépassements de budget.
2. Restrictions des types de fournisseurs : Les entreprises peuvent appliquer des restrictions sur les fournisseurs chez qui les employés peuvent effectuer des achats, ou encore sur les produits et services éligibles. Par exemple, ils peuvent exclure toute dépense dans un bar ou une boîte de nuit.
3. Approbation des transactions : Les entreprises peuvent exiger l’approbation préalable de certaines dépenses (liées à des voyages ou à des achats substantiels, par exemple) pour assurer le respect de leurs politiques et budgets internes.
4. Gestion en temps réel : Certains programmes de cartes d’entreprise proposent de superviser les dépenses en temps réel, ce qui permet aux gestionnaires de suivre les achats au fur et à mesure et de repérer sans tarder toute activité inhabituelle ou suspicieuse.
5. Personnalisation des cartes de débit et de crédit : Certains programmes de cartes d’entreprise mettent à disposition des fonctions de contrôle sur mesure que vous pouvez adapter à l’échelle individuelle, pour vos équipes ou par lots. Il peut s’agir de restrictions ou de limites personnalisées, entre autres.

De manière générale, les cartes d’entreprise (et les contrôles associés) permettent aux structures professionnelles de gérer leurs dépenses, de réduire le risque de fraude et de s’assurer que les employés utilisent les fonds de l’entreprise de manière responsable.

À quoi servent les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise ?

Les entreprises évitent parfois d’utiliser des cartes d’entreprise en raison des risques associés. Ce faisant, elles passent à côté d’un gain de temps considérable. Grâce à Payhawk, AIOPSGROUP, par exemple, gagne deux heures par jour en évitant de gérer les tâches administratives financières et de rapprocher les dépenses manuellement.

En optant pour une solution de gestion des dépenses qui comprend des cartes de débit et de crédit, des fonctions de contrôle intégrées et un logiciel ad hoc, les entreprises reçoivent toutes les garanties de sécurité dont elles ont besoin, tout en allégeant la charge administrative !

Quelques avantages des contrôles appliqués aux cartes :

1. Prévention de la fraude : La gestion des cartes d’entreprise contribue à la lutte contre la fraude et les dépenses non autorisées. En établissant des plafonds de dépenses, les entreprises s’assurent que leurs employés ne dépassent pas la limite autorisée et contribuent à éviter l’utilisation abusive des fonds à usage professionnel.
2. Gestion des dépenses : Les fonctions de contrôle appliquées aux cartes d’entreprise permettent aux gestionnaires internes de surveiller et de vérifier les dépenses des employés, d’éviter que celles-ci ne dépassent un certain montant et de s’assurer que les dépenses sont catégorisées et comptabilisées comme il se doit.
3. Respect des politiques : Les fonctions de contrôle aident les entreprises à s’assurer que leurs employés suivent les politiques et procédures internes, y compris les plafonds de dépenses et les catégories autorisées.
4. Réduction des coûts : En contrôlant leurs dépenses et en assurant le respect de leurs politiques, les entreprises sont en mesure de réduire les coûts superflus et d’améliorer leur chiffre d’affaires.
5. Piste d’audit : Les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise permettent également de constituer une piste d’audit fiable de l’ensemble des transactions, ce qui aide les entreprises à suivre leurs dépenses et à rapprocher les comptes.

Les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise sont donc un atout crucial, dans la mesure où elles aident les entreprises à gérer leurs dépenses, à éviter la fraude et à assurer la conformité envers les politiques et les procédures internes.

Les erreurs à éviter en matière de contrôle des cartes d’entreprise

Avec une solution de gestion des dépenses comme Payhawk, les entreprises peuvent se servir des cartes d’entreprise pour réduire la charge administrative et le risque d’erreur lors de la capture des données et des reçus, suivre les dépenses en temps réel, assurer un rapprochement rapide avec le logiciel de comptabilité, mettre en place des politiques intégrées, effectuer des mises à jour en masse et plus encore. Les avantages sont conséquents et la mise en œuvre est facile.

Pour autant, les entreprises peuvent rencontrer des difficultés si elles créent et mettent en œuvre des fonctions de contrôle des cartes sans disposer d’une solution de gestion des dépenses qui tient la route. Voici quelques problèmes susceptibles de se présenter :

Manque de politiques et de procédures claires : Une erreur courante est de se lancer sans s’appuyer sur des procédures et des politiques précises en matière de gestion des cartes d’entreprise. À défaut de lignes directrices claires, les employés ne sauront pas forcément comment utiliser leur carte ni quelles dépenses sont justifiables.

Contrôles trop stricts : S’il est important de surveiller l’utilisation des cartes d’entreprise dans une certaine mesure, les contrôles trop restrictifs sont susceptibles d’entraver inutilement le travail des employés en ralentissant le processus d’achat. Les contrôles trop stricts peuvent être source d’agacement, voire décourager les employés d’utiliser leur carte.

Communication inefficace : Une autre erreur courante est de ne pas informer correctement les employés au sujet de leur nouvel outil de gestion des cartes professionnelles. En outre, le manque de renseignements clairs sur les politiques et les procédures ouvre la porte à une utilisation abusive des cartes d’entreprise.

Incapacité à gérer l’utilisation des cartes : Même en présence de politiques et procédures claires, certaines entreprises ne parviennent pas à surveiller l’utilisation des cartes d’entreprise et, par conséquent, à la contrôler. Une surveillance constante permet de repérer et d’anticiper les utilisations non autorisées et les activités frauduleuses.

Manque de formation : Enfin, certaines entreprises n’arrivent pas à contrôler leurs cartes car elles n’ont pas formé correctement leurs employés. Ces derniers sont parfois amenés à utiliser les cartes de manière inappropriée en pensant être sur le droit chemin, tandis que des erreurs se glissent dans le suivi des dépenses.

Payhawk améliore nettement l’adoption en proposant des cartes de débit et de crédit ainsi qu'une application intuitive et facile à utiliser. Comme le souligne Scott Johnson, Chief of Staff chez Essentia Analytics, "utiliser Payhawk est un jeu d’enfant comparé à certains systèmes d’entreprise mal conçus".

De plus, une large adoption permet de renforcer la conformité. Avec Payhawk, vos fonctions de contrôle des cartes et vos workflows d’approbation des dépenses et des fonds sont intégrés.

Les limites des banques traditionnelles en matière de cartes professionnelles

La plupart du temps, les entreprises passent par les banques pour contrôler leurs cartes : elles ouvrent un compte professionnel associé à une carte de crédit au nom de l’entreprise. Les employés concernés sont habilités à utiliser cette carte de crédit dans le cadre de frais professionnels déterminés (déplacements, loisirs ou fournitures de bureau, par exemple).

L’entreprise peut définir un plafond de dépenses pour la carte et surveiller les transactions en ligne. De son côté, la banque peut fournir des fonctions de contrôle supplémentaires, comme la possibilité de restreindre certains types de transactions, de définir des codes de catégories fournisseur ou encore de fixer un plafond par transaction ou par jour.

L’entreprise est généralement responsable de régler la note de crédit dans son intégralité tous les mois, que ce soit par le biais de prélèvements automatisés, par virement électronique manuel ou par chèque.

De manière générale, la banque fournit une infrastructure et des outils de gestion des cartes de crédit professionnelles, tandis que l’entreprise fixe les politiques et les lignes directrices qui encadrent l’usage de ces cartes, surveille les transactions et règle la note dans les temps. Aujourd’hui, les entreprises méritent mieux. Elles ont besoin de visibilité, d’agilité ; elles ne peuvent pas attendre que les banques effectuent des procédures interminables.

Comme l’explique Uchenna, responsable des finances chez MDM Props, "nous avions deux systèmes de carte de crédit, l’un chez Barclays et l’autre chez AMEX. Barclays mettait à notre disposition un relevé mensuel que nous devions régler sous sept jours, mais il nous arrivait de nous connecter au système et qu’aucun relevé ne soit disponible. Nous ne savions donc pas à quoi correspondaient les sommes que nous déboursions, ce qui n’était pas optimal pour le suivi de notre trésorerie. Nous devions télécharger les relevés au format PDF et y joindre les reçus physiques. Le processus de rapprochement pouvait donc prendre des jours, voire des semaines".

Aujourd’hui, les entreprises utilisent des solutions de gestion des dépenses comme Payhawk pour encadrer les cartes d’entreprise (de débit ou de crédit), gérer les flux de trésorerie et contrôler leurs dépenses avec efficacité.

Quelles fonctions de contrôle de carte mettre en place ?

Les fonctionnalités de contrôle sont proposées par les fournisseurs de cartes de paiement pour aider les gestionnaires et les détenteurs de cartes professionnelles à gérer et à suivre les dépenses des cartes de débit et de crédit mises à disposition par les entreprises. Voici quelques fonctions courantes de contrôle des cartes d’entreprise :

1. Plafonds de transaction : Vous pouvez limiter les dépenses des employés par transaction, par jour ou par mois.
2. Restrictions géographiques : Vous pouvez limiter l’utilisation de la carte à certains pays ou régions pour prévenir les transactions frauduleuses.
3. Restrictions des types de fournisseurs : Vous pouvez bloquer la validation des transactions par carte avec certains types de fournisseurs, comme les bars, les casinos ou les sites d’e-commerce.
4. (Dé)verrouillage de carte : Vous pouvez temporairement désactiver ou « verrouiller » les cartes pour éviter toute utilisation non autorisée, puis les « déverrouiller » au besoin.
5. Notifications de transaction : Vous pouvez recevoir des notifications pour chaque transaction effectuée avec les cartes de vos employés, ce qui peut vous aider à repérer les activités frauduleuses potentielles.
6. Retraits aux distributeurs : Vous pouvez bloquer les retraits d’argent liquide aux distributeurs automatiques, et les débloquer au besoin.
7. Paiements en ligne : Vous pouvez refuser les achats en ligne. Cela peut être intéressant si vos employés n’utilisent les cartes d’entreprise que pour payer l’essence de leur véhicule et quelques articles divers.

Ces exemples ne constituent qu’une partie des fonctions de contrôle des cartes envisageables. Les contrôles auxquels vous avez accès dépendent du fournisseur et du type de carte.

Quels sont les principaux avantages des fonctions de contrôle des cartes d’entreprise ?

Toutes les entreprises qui offrent des cartes professionnelles doivent instaurer des mesures de contrôle. Bien que certaines entreprises rechignent à confier leur argent aux salariés, en vérité, c’est la clé d’un contrôle des dépenses plus efficace, d’une baisse des risques et d’un flux de trésorerie plus stable (sans oublier la hausse de la satisfaction des employés qui n’ont plus besoin d’attendre des semaines avant que leurs frais professionnels soient remboursés).

Le renforcement de la sécurité, c’est un atout non négligeable de la gestion des cartes d’entreprise par le biais de fonctions de contrôle intégrées. Les entreprises sont en mesure de définir des plafonds de dépenses et de refuser les transactions avec certains fournisseurs ou d’un certain type pour mieux prévenir la fraude et les dépenses non autorisées.

Autre avantage majeur : l’amélioration du suivi des dépenses. Les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise permettent aux gestionnaires de suivre les dépenses en temps réel et, par conséquent, de mieux surveiller le flux de trésorerie et de gérer les budgets plus efficacement.

Une meilleure conformité, c’est l’assurance que les employés adhèrent aux politiques et aux règlements de l’entreprise, ce qui permet d’éviter les amendes coûteuses et les problèmes juridiques. Avec l’aide d’une solution comme Payhawk, qui intègre les fonctions de contrôle aux cartes elles-mêmes et à l’application, il est presque impossible d’outrepasser les règles.

Enfin, la gestion simplifiée des dépenses est un atout de taille. Les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise permettent d’agréger les dépenses sur une même carte ou une même plateforme, et se révèlent donc bien pratiques pour les équipes et les responsables financiers amenés à gérer les flux sortants.

En résumé, les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise peuvent aider les entreprises à mieux gérer leurs finances, à réduire les risques et à renforcer leur efficacité.

Quels effets les fonctions de contrôle des cartes ont-elles sur votre entreprise de manière globale ?

Les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise exercent divers effets sur les activités externes de votre entreprise. Citons-en quatre :

1. Renforcement de la confiance des investisseurs : En gardant la main sur leurs dépenses et leur flux de trésorerie tout en surveillant les transactions en temps réel avec une grande clairvoyance, les entreprises prouvent qu’elles tiennent les cordons de la bourse et contrôlent les flux dans les deux sens.
2. Lutte contre la fraude : La mise en place de fonctions de contrôle des cartes d’entreprise permet de réduire le risque d’activité frauduleuse, et donc de limiter la rétrofacturation et les pertes financières, ce qui a un effet positif sur les activités de votre entreprise.
3. Économies : En diminuant le risque de fraude et les pertes financières associées, les fonctions de contrôle des cartes aident les entreprises à réaliser des économies et à réaffecter leurs ressources à d’autres pans de l’organisation pour plus d’efficacité.
4. Recrutement et rétention du personnel : La proposition peut sembler étrange, mais une entreprise dont la réputation repose sur la responsabilisation de ses employés et sur la promotion de l’agilité est susceptible d’attirer de meilleurs talents. Personne n’a envie de travailler pour une entreprise qui ne laisse aucune marge de décision à ses collaborateurs.

Dans l’ensemble, la mise en œuvre de fonctions de contrôle des cartes peut avoir un effet bénéfique extérieur à l’entreprise en l’aidant à renforcer son image d’employeur et la confiance des investisseurs, à limiter la fraude, à respecter la réglementation, à se démarquer de la concurrence et à réaliser des économies.

Définition des workflows d’approbation

Les fonctions de contrôle des cartes ne sont pas les seuls outils de gestion des dépenses. De nombreuses entreprises adoptent également des workflows d’approbation portant sur les demandes de fonds additionnels ou les « recharges » de cartes.

Les workflows d’approbation englobent une succession d’étapes visant à valider ou à autoriser une tâche, un projet ou un processus spécifique. Ils sont généralement utilisés dans un cadre entrepreneurial lors de la consultation des parties prenantes afin de décrocher l’autorisation nécessaire pour mener à bien une action.

Les workflows d’approbation peuvent prendre diverses formes, en fonction de la complexité de la tâche et de la nature du projet. Ils passent parfois par plusieurs niveaux de validation, quand ils ne sont pas approuvés par une seule personne responsable de la prise de décision. Le workflow de validation peut inclure différentes étapes de vérification (légale ou financière, par exemple).

Dans de nombreuses entreprises, des logiciels permettent d’automatiser les workflows d’approbation. Par exemple, si un employé soumet une demande pour un nouvel outil informatique, l’entreprise peut définir des seuils d’approbation automatique en fonction du montant de l’achat. Le logiciel suit la requête et son statut, envoyant à l’employé des notifications à mesure que sa demande progresse dans le workflow de validation.

Les workflows d’approbation sont très utiles pour superviser et autoriser les demandes au moment opportun afin d’éviter les erreurs, d’améliorer l’efficacité et de réduire les risques.

Pourquoi les entreprises définissent-elles différents niveaux d’approbation des demandes de fonds ?

Les entreprises s’appuient parfois sur différents facteurs pour définir plusieurs niveaux d’approbation des demandes de fonds. Parmi ces facteurs, on peut citer le montant demandé, le risque associé à la dépense ou encore les politiques et procédures internes.

Voici quelques raisons qui poussent les entreprises à établir des niveaux d’approbation des demandes de fonds :

1. Contraintes budgétaires : Une entreprise qui dispose de fonds limités préférera peut-être mettre en place des workflows d’approbation plus stricts pour s’assurer que les fonds sont réservés aux projets et dépenses cruciaux.
2. Gestion des risques : Les entreprises peuvent prévoir un seuil d’approbation plus élevé pour les dépenses associées à un plus grand risque, comme pour les investissements ou les projets de grande ampleur. Une fois configuré, ce flux de validation permet à plusieurs parties prenantes de passer en revue la demande de fonds et d’évaluer les risques avant de s’engager.
3. Traçabilité : Les entreprises exigent parfois plusieurs niveaux d’approbation pour assurer la traçabilité des dépenses et lutter contre la fraude et l’utilisation abusive de fonds professionnels.
4. Conformité : De nombreuses entreprises ont instauré des politiques et des procédures visant à respecter la réglementation légale, fiscale ou comptable. Les processus d’approbation permettent de vérifier que les dépenses sont appuyées par des preuves conformes à ces exigences réglementaires.
5. Structure hiérarchique : Certaines entreprises articulent leurs processus d’approbation sur les structures hiérarchiques internes, réservant à certains responsables le droit de valider des dépenses importantes ou des projets significatifs.

Pour résumer, les entreprises peuvent mettre en place des processus d’approbation des demandes de fonds centrés sur différents facteurs : les contraintes budgétaires, la gestion du risque, la traçabilité, la conformité et la structure hiérarchique, entre autres. Par ailleurs, le niveau d’approbation requis pour chaque dépense dépend des politiques et procédures internes de l’entreprise.

Comment les entreprises élaborent-elles leurs workflows ?

Idéalement, votre entreprise peut compter sur une solution complète comme Payhawk, qui rassemble cartes d’entreprise et logiciel de gestion des dépenses au même endroit. Pour garder la main sur votre budget, vous pouvez tirer parti des fonctions de contrôle des cartes d’entreprise et des flux d’approbation tout en déployant votre politique de gestion des dépenses directement dans l’outil utilisé par les détenteurs des cartes.

Bien entendu, vous pouvez choisir le niveau de validation adapté à votre structure et à vos besoins. Nos clients optent généralement pour deux niveaux d’approbation.

37,84 % des clients Payhawk intègrent deux niveaux d’approbation à leur workflow. (données récoltées auprès de clients des cartes Visa d’entreprise Payhawk entre le 1er janvier et le 30 septembre).

Leon Steenbrink, directeur financier chez Mercell Nederland, déclare : « J’apprécie pouvoir confier des niveaux de responsabilité et d’approbation distincts à différentes personnes. Avant Payhawk, nous disposions d’un seul niveau d’approbation qui ne suffisait pas pour me permettre de contrôler les dépenses. »

Selon votre entreprise et vos objectifs, vous pouvez confier l’approbation à un seul individu, à deux personnes ou plus. Vous pouvez même définir un seuil en dessous duquel les dépenses sont automatiquement approuvées, afin que votre personnel n’ait pas à s’en soucier.

Comment configurer les workflows d’approbation des cartes d’entreprise avec Payhawk ?

Définir des workflows d’approbation sur Payhawk est un jeu d’enfant. Tout d’abord, sélectionnez le type de paiement ou de requête concerné par le workflow d’approbation. Voici quelques exemples:

• Paiements par carte de crédit ou de débit
• Demandes de fonds
• Virements bancaires, y compris dus ou payés
• Remboursements en faveur des employés, comme dans le cadre de déplacements professionnels
• Liquidités professionnelles (payées par l’entreprise)
• Demandes de carte de débit ou de crédit

Vous pouvez ensuite élaborer votre workflow et attribuer les étapes d’approbation à des membres du personnel (chefs d’équipe, chefs de projet, comptables ou administrateurs, par exemple).

Vous pouvez également définir le nombre d’étapes du workflow d’approbation et activer la validation automatique si applicable.

Qu’est-ce qu’une politique de dépenses ?

Une politique de dépenses regroupe des directives et les règles visant à encadrer les dépenses d’une entreprise. Elle comporte des indications relatives aux méthodes et aux limites adéquates en matière de frais, ainsi que les critères d’éligibilité des remboursements ou des paiements.

Une politique de dépenses englobe diverses catégories, comme les déplacements et les loisirs, les fournitures de bureau et le matériel, la formation et divers autres frais professionnels. Cette politique peut également définir la méthode et le délai de soumission par les employés de leurs dépenses en vue d’un remboursement, le montant autorisé dans des cadres spécifiques, ainsi que la documentation requise pour justifier de tels frais.

Du point de vue de l’entreprise, une politique de dépenses permet de vérifier que les employés utilisent les fonds à bon escient en réduisant le risque de fraude ou d’usage abusif des fonds. Par ailleurs, une politique de dépenses bien cadrée aide les entreprises à contrôler les coûts, à améliorer leur budgétisation et à respecter les règlements internes et externes.

Qu’est-ce qu’une politique de gestion des dépenses ?

Une politique de gestion des dépenses regroupe les directives et les règles émises par une entreprise dans le but de gérer et de contrôler ses dépenses. Elle comporte des indications relatives aux méthodes et aux limites adéquates en matière de frais, ainsi que les critères d’éligibilité des remboursements ou des paiements.

Les entreprises instaurent des politiques de gestion des dépenses pour s’assurer que ces dernières sont acceptables, nécessaires et en accord avec leurs objectifs. Une telle politique peut couvrir une large gamme de dépenses, des déplacements professionnels aux fournitures de bureau et au matériel en passant par la formation et divers autres frais professionnels ou personnels.

Ce cadre peut avoir pour but de définir les types de dépenses autorisées, le montant maximal que les employés sont habilités à dépenser dans chaque catégorie, ou encore le processus d’approbation des dépenses qui ne rentrent pas dans le champ d’application. C’est aussi l’occasion d’encadrer la soumission des rapports de dépenses et des reçus, ainsi que les délais de remboursement et de paiement.

Du point de vue de l’entreprise, une politique solide de gestion des dépenses permet de vérifier que les employés utilisent les fonds à bon escient en réduisant le risque de fraude ou d’usage abusif des fonds. Par ailleurs, encadrer ses dépenses par une politique claire permet à l’entreprise de garder la mainmise sur les coûts, d’améliorer ses capacités de budgétisation et de respecter les règlements internes et externes.

Quel rôle les workflows et les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise peuvent-ils jouer dans vos politiques de gestion des dépenses ?

Les workflows et les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise peuvent influencer vos politiques de gestion des dépenses de plusieurs façons :

• Définition des plafonds : Les fonctions de contrôle des cartes professionnelles permettent aux entreprises de limiter les dépenses de leurs employés, afin d’éviter un dépassement ou un achat non pertinent vis-à-vis de l’entreprise, du projet ou des budgets alloués à leur équipe. Selon les besoins de l’entreprise, les gestionnaires peuvent configurer des plafonds par employé ou par équipe.
• Approbation des achats : Les entreprises peuvent instaurer des workflows de contrôle pour s’assurer que tous les achats et/ou demandes de fonds sont validés par la bonne personne avant d’être octroyés.
• Surveillance directe : Les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise permettent de suivre en temps réel les dépenses des employés ; dès lors, les responsables sont habilités à repérer tout achat inhabituel ou suspect. Cette visibilité contribue à la prévention des fraudes, garantissant le respect des politiques de gestion de dépenses de l’entreprise par les employés.
• Suivi des dépenses : Grâce aux workflows et aux fonctions de contrôle des cartes d’entreprise, les gestionnaires sont en mesure de suivre sans difficulté les dépenses des employés, et de repérer par la même occasion des pistes de réduction desdites dépenses. Ce suivi en temps réel peut aider les entreprises à prendre des décisions financières plus éclairées et à garder le cap.
• Gestion simplifiée des dépenses : En rationalisant le processus de gestion des dépenses, les workflows et les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise allègent la charge administrative qui pèse sur les employés et les responsables, leur permettant de se consacrer à d’autres tâches cruciales.

En résumé, les workflows et les fonctions de contrôle des cartes d’entreprise étayent les politiques de gestion des dépenses en aidant les entreprises à définir des plafonds, à faire approuver les achats par qui de droit, à suivre les dépenses et à faciliter leur gestion. Par le biais de ces fonctions de contrôle, les entreprises peuvent s’assurer que les employés respectent à la fois les directives de la politique de gestion des dépenses et le budget.

Les atouts d’une politique de gestion des dépenses

Une politique de gestion des dépenses vous permet de faire en sorte que vos achats soient en accord avec vos plans de financement. Elle doit être claire et facile à respecter pour que vos employés sachent à quoi s’en tenir avant d’engager des dépenses liées à des activités professionnelles. Selon The Economist, les employés heureux sont plus productifs, et ce que vous attendez d’eux (avancer des dépenses, subir de longues procédures de remboursement) peut entacher le moral de toute l’équipe.

Voici la règle des 7C en matière de politiques de gestion des dépenses :

• Clarté : Une politique de gestion des dépenses clarifie ce que les employés peuvent ou ne peuvent pas faire en matière de dépenses. Cette clarté permet d’éviter tout malentendu relatif aux frais pris en charge par l’entreprise.
• Cohérence : Une politique de gestion des dépenses permet d’appliquer les mêmes critères et directives à tous les employés, ce qui permet d’éviter des incohérences et de mettre toutes les équipes sur la même longueur d’onde en matière de gestion des frais.
• Contrôle : Une politique de gestion des dépenses permet à l’entreprise de garder la main sur la façon dont son personnel dépense l’argent et de s’assurer que les fonds sont utilisés à des fins professionnelles adéquates.
• Conformité : Une politique de gestion des dépenses aide les entreprises à se conformer aux exigences légales et réglementaires, tant du point de vue fiscal que comptable.
• Coût : Une politique de gestion des dépenses aide les entreprises à éviter les dépenses superflues et à réduire les coûts. En définissant clairement les dépenses autorisées, les entreprises sont en mesure d’éviter un dépassement de budget et de gâcher des ressources.
• Comptabilité : Une politique de gestion des dépenses peut encourager la transparence et la traçabilité au sein de l’entreprise, dans la mesure où les employés doivent fournir des reçus et d’autres documents pour étayer leurs dépenses.
• Confiance : Une politique de gestion des dépenses permet parfois d’améliorer la réputation de l’entreprise en s’assurant que les employés dépensent les fonds professionnels de manière responsable et éthique.

Par le biais d’une politique efficace de gestion des dépenses, les entreprises peuvent s’assurer que leurs salariés dépensent les fonds professionnels de manière responsable et éthique, tout en remplissant leurs objectifs commerciaux.

Les critères d’une bonne politique de gestion des dépenses

Avec Payhawk, vous pouvez élaborer des politiques de gestion des dépenses directement dans le logiciel et les mettre à jour au besoin en quelques clics. Vous pouvez également mettre en place des restrictions et des contrôles par lots, et réaliser des économies substantielles en temps et en argent tout en assurant la conformité.

Voici quelques initiatives pratiques :

• Personnaliser les règles relatives aux dépenses (transactions individuelles, plafonds journaliers, hiérarchies et catégories)
• Concevoir et appliquer des workflows d’approbation sécurisés
• Créer des workflows d’approbation centrés sur divers critères (y compris le type de dépense)
• Fixer des plafonds de manière individuelle (employé, équipe) ou groupée
• Émettre des cartes à solde nul et sans risque (et assigner des flux d’approbation pour les demandes de fonds)
• Bloquer des cartes
• Geler des cartes
• Supprimer des cartes
• Limiter les dépenses hors ligne
• Désactiver les retraits aux distributeurs

Toutes les fonctionnalités citées ci-dessus sont intégrées aux cartes de débit et de crédit et à l’application utilisées par les employés. L’intégration de ces règles rend pratiquement impossible la non-conformité, pour le plus grand plaisir des équipes financières et des chefs d’entreprise. Mais les détenteurs des cartes ne sont pas en reste ! Ils n’ont plus besoin de partir à la pêche aux infos pour savoir ce qui rentre (ou pas) dans le cadre de la politique de l’entreprise. Tout est là, au creux de leur main.

Les meilleures politiques de gestion des dépenses sont simples et faciles à respecter. De ce point de vue, Payhawk ne pourrait pas faire mieux. Nous partageons toutes les mises à jour avec les administrateurs et comptables des équipes financières de nos clients, afin qu’ils puissent les transmettre sans difficulté aux employés concernés. Aussi, notre équipe chargée de la réussite client prend en charge la mise en œuvre dès le premier jour pour s’assurer que les administrateurs sont habilités à tirer le meilleur parti de notre solution.

Payhawk vous intéresse ?

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